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RFPとは？RFIとの違いや作成の流れ、注意点を解説

RFPは発注者がプロジェクトの実施を依頼するベンダー（受注者）に対し、提案や見積もりを求めるための資料。本記事ではRFPの概要やRFI・RFQとの違い、作成の手順などを解説します。

Salesforce Japan

2026年3月23日 25 分（読み終わるまで）

業務委託やシステム導入の現場で欠かせないのが「RFP（提案依頼書）」です。

ベンダー選定を適切に進め、プロジェクトを成功させるために、何を・どこまで・どう依頼するかを明文化するのがRFPの役割です。

本記事では、RFPの基本的な定義から、目的・メリット・注意点・構成要素を網羅的に解説。
さらに後半では、注意点や金融・医療・コンサル業界におけるRFPの使われ方も紹介します。

「はじめてRFPを作成する」「他社や他業界の進め方を知りたい」という方にも役立つ内容です。

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RFPとは？

RFPとは、「Request For Proposal」の略で、日本語では「提案依頼書」と訳されます。

発注者がプロジェクトの実施を依頼するにあたって、候補となる複数のベンダー（受注者）に対し、提案や見積もりを求めるために作成する資料です。

RFPには、発注者が実現したい業務の背景や目的、求める要件、納期など、プロジェクト遂行において重要となる情報が詳細に記載されます。

RFPの質は、そのまま受け取る提案の精度に直結するため、プロジェクト成功の鍵を握る重要資料ともいえるでしょう。

IT業界では、システム開発や業務システムのリプレイス、インフラ構築など、技術的・金額的に複雑な案件において頻繁に活用されています。

SIer（システムインテグレーター）やソフトウェアベンダーとの契約プロセスで不可欠な存在といえるでしょう。

関連記事：SIerがSaaSアプリの開発に挑む理由とは？

RFI・RFQとの違い

RFPと似た言葉に「RFI（Request For Information）」と「RFQ（Request For Quotation）」がありますが、それぞれ目的や活用されるタイミングが明確に異なります。

以下に表で整理します。理解でき、的確な提案が可能になります。結果として、プロジェクト全体の品質向上とスムーズな進行が実現できます。

項目	RFP（Request For Proposal）	RFI（Request For Information）	RFQ（Request For Quotation）
日本語表記	提案依頼書	情報提供依頼書	見積依頼書
主な目的	実際に発注を見据えて、提案や見積もりを依頼する	市場調査・情報収集のため、幅広く候補を知る	具体的な仕様が確定した後、正式な見積を取得する
利用タイミング	選定・比較段階（発注に向けて候補を絞るフェーズ）	調査段階（ベンダーの存在や技術力の把握）	発注直前（最終的な価格交渉・契約条件の確定）
記載内容	要件・実施内容・体制・スケジュール・金額・提案方針など	会社概要、技術領域、導入実績、製品概要など	確定仕様にもとづく詳細な見積、納期、支払条件など
用途	実務的な提案を受け、発注先を決定するため	ベンダーの選定候補を把握・絞り込むため	契約前の最終的な価格・条件を確定するため

RFIは情報収集が目的で、市場の動きや会社などを知るための段階で活用するのが一般的です。

RFPは「選定のために本格的な提案を求める」実務フェーズで使われ、提案書・見積書の精度が直接契約に影響を与える資料となります。

RFQは仕様が完全に固まったあと、最終的な価格や条件を詰めるために用いられます。つまり、「RFI→RFP→RFQ→契約」という順序で活用されることが一般的です。

RFPを作成する5つのメリット

RFPを作成することには、単なる形式的な手続き以上の大きな意味があります。

システム開発や業務委託、マーケティング支援などの外部発注においては、RFPの有無がプロジェクトの成功可否を左右すると言っても過言ではありません。

ここでは、RFPを作成することで得られる5つの代表的なメリットについて解説します。

1. 要件の整理と社内認識の統一ができる

RFP作成のメリットのひとつは、発注側の要件や目的を明確にできることです。

単に外注先に依頼するための資料ではなく、社内にとって何を実現したいのかを整理しなおす機会にもなります。

マーケティングや情報システム、営業など複数の部署が関与するプロジェクトでは、各部門ごとに異なるニーズや前提条件をもっていることもあり、意見が食い違いやすい傾向があります。

RFP作成の過程でひとつの文書に落とし込むことで、関係者全員が共通認識をもち、発注前の準備を整えやすくなるでしょう。

また、業務課題や現行フローの問題点を洗い出し、どう改善したいのかを明文化することで、自社内の整理にもつながります。

依頼内容が曖昧なまま外部に投げるような事態を防げ、より的確な提案を引き出せます。

2. ベンダー選定の比較軸が明確になる

RFPを提示することで、複数のベンダーからの提案を同一基準で評価が可能です。

RFPには、仕様要件やスケジュール、予算などの条件が明記されており、各社が同じ条件にもとづいて提案書を作成するため、提案の粒度や方向性が揃いやすくなります。

その結果、印象や営業トークに左右されず、定量的かつ客観的な比較が可能となります。

会社	強み	課題・リスク	総合評価のポイント
A社	費用が安い	納期がタイトで遅延リスクあり	コスト重視なら有力候補
B社	サポート体制が充実、実績も豊富	費用が高め	安心感・品質重視で選ぶなら有力
C社	柔軟な対応・開発体制がスピーディ	実績が少ない	将来性はあるが慎重な検討が必要

トレードオフを可視化することで、メリットとデメリットを俯瞰的に捉えた精度の高い意思決定が可能になります。

3. 開発・制作のトラブルを未然に防げる

多くのプロジェクトで発生する問題の原因は、認識のズレや想定外の対応によるものです。

RFPをしっかり作成しておくことで、そうしたトラブルの多くを未然に回避することが可能です。

RFPには、以下のような内容が記載されます。

実施すべき機能や対応範囲
納期やスケジュール
成果物の形式やボリューム
合意すべき契約条件（対応外項目、費用条件など）

プロジェクト進行中に起きがちな「聞いていない内容だった」「追加費用が必要になる」といったトラブルを防ぎやすくなります。

4. 社内承認・予算申請がスムーズになる

RFP（提案依頼書）は、単なるベンダー向けの依頼資料だけでなく、社内での稟議・予算申請・部門間調整においても、大きな効力を発揮します。

とくに以下のような場面で役立ちます。

上層部への説明（意思決定のための判断材料として）
他部門との調整（予算、納期、体制の共有）
稟議書・事業計画書の添付資料としての活用

大規模なプロジェクトや中長期の投資案件ほど、「なぜ必要か」「どこまでの費用か」という根拠の明文化が求められます。

RFPがあれば、そのまま社内文書として転用可能です。が一般的です。

5. ベンダー側の理解度が高まり、提案の質が向上する

RFP（提案依頼書）によって依頼内容が明確化されることで、ベンダー側の理解度が向上し、提案の精度や実行可能性が大幅に高まります。

RFPには、以下のような要素が具体的に記載されているのが一般的です。

プロジェクトの目的や背景
解決すべき課題・要件
期待する成果物の内容・形式
想定予算やスケジュール

情報が揃っていることで、ベンダーは課題の本質を捉えやすくなり、自社の強みを活かした最適な提案を行えるようになります。

RFPを作成する際の4つの注意点

RFPはプロジェクトを成功に導く有効なツールですが、作成の仕方によっては逆効果となることもあります。

ここでは、RFPを作成する際にとくに注意すべき4つのポイントについて解説します。

1. 作成に時間と手間がかかる

RFPはプロジェクトの骨格を形づくる戦略的な文書です。

そのため、作成には相応の時間とリソースが必要になります。

関係部署へのヒアリングや業務要件・背景の整理、予算の検討、目的や成果物の明確化など、準備すべき項目は多岐にわたります。

はじめてRFPを作成する企業の場合、何を書けばよいかという段階から手探りになることも少なくありません。

フォーマットの設計や関係者間の調整に時間がかかり、数日〜数週間にわたる作業になることも想定されます。

したがって、RFPの作成には早めに着手し、専任または兼任のプロジェクトメンバーを配置するなど、あらかじめリソースを確保しておくことが重要です。

2. 曖昧な表現や漏れがあると逆効果になる

RFPは、明確かつ具体的であることが求められます。

内容が曖昧なまま提出すると、むしろプロジェクトの混乱を招き、発注側・受注側双方にとって大きなリスクとなるでしょう。

「わかりやすいUIにしてほしい」「迅速な対応ができる体制」など、主観的で解釈が分かれる表現はベンダーによって捉え方が異なり、認識のズレが生じやすくなります。

また、要件に抜け漏れがあると、初期見積の段階では考慮されず、後になって追加対応・追加費用が発生するケースも多発します。

外部システムとの連携や保守・運用フェーズの要件が見落とされがちです。

RFPを作成する際は、できるだけ具体的な数値や条件で表現し、想定する業務フローや運用体制まで見据えて記述することが、精度の高い提案とスムーズな進行につながります。

3. 過剰な要求や細かすぎる指示は柔軟性を損なう

RFPを作成する際に注意したいのが、過剰な要求や細かすぎる仕様指定です。

一見すると明確な指示のようでありながら、プロジェクトの自由度や可能性を狭めてしまうリスクがあります。

指示の出し方による違いと適切なRFP記述例は以下が挙げられます。

NGな指示例（過剰・固定的）	問題点	改善されたRFP記述例（裁量を残す）
ボタンはすべて青色、フォントは12px、左揃えで	デザインの自由度がなく、UX改善の余地を奪う	視認性と操作性に配慮したUI設計を提案してください
Reactで開発すること。AWSのみ使用すること	技術選定の余地がなく、提案の幅が狭くなる	将来的な拡張性と保守性を考慮した技術構成を提案してください
〇〇機能はこの画面で、この順番で表示すること	ユーザーフロー全体を無視して設計を固定してしまう	この機能を実装するうえで、最適なUI構成を提案してください

その結果、ベンダー側の創意工夫が活かされず、ただの作業者になることも。

発注側としても、「よりよい提案」や「プロの視点による改善案」を得るチャンスを逃すことになります。

4. 社内で意思決定ができていないまま出すと混乱する

RFPを、社内で意思決定ができていないまま出すと混乱する可能性があります。

プロジェクトの概要が社内で整理されていない段階でRFPを出してしまうと、ベンダーとのやりとりの中で方針変更が繰り返され、信頼関係を損ねる原因になります。

RFPを出す前には、経営層や情報システム部門、事業責任者など、社内のキーパーソンとの合意形成をしっかりと済ませておくことが大切です。

ベンダーにとっても、意思決定が統一されている発注者は、安心して提案・開発に取り組める存在となります。

RFPの構成要素

RFPを効果的に活用するためには、必要な情報を過不足なく整理し、ベンダーにとってわかりやすい形で提示することが重要です。

ここからは、RFPに盛り込むべき代表的な構成要素と、書き方のポイントを解説します。

開発予定のシステムの概要

記載すべき内容	具体例
プロジェクトの目的	・営業プロセスの標準化と可視化・顧客満足度の向上
現在抱えている課題	・案件の進捗状況がリアルタイムで把握できない・顧客対応履歴が属人化している・顧客情報が部門ごとに分散し、一元管理ができていない・営業活動の可視化不足による機会損失が発生している
品質や納期などの具体的なゴール	・2026年4月までに本番稼働・案件管理の効率を30%向上
システム導入の範囲	・開発完了まで・運用保守も含む3年契約
自社の組織図や社内のシステム利用者の情報	・営業部門50名、マーケティング部門15名が主要ユーザー
既存のシステム構成や機器情報	・現行の〇〇環境から⬜︎⬜︎への移行を検討

これらの情報を整理することで、ベンダーはプロジェクトの全体像を把握し、自社の強みを活かした的確な提案が可能になります。経営的な背景や課題を丁寧に記載することで、単なる機能実装ではなく、ビジネス課題の解決を見据えた提案が期待できるでしょう。

関連記事：プロジェクトマネジメントとは？意味や手法、必要なスキルをわかりやすく解説

提案依頼の範囲と期待内容

ベンダーに対して「何を、どこまで依頼するのか」を明確に定義することは、提案のズレや見積の過不足を防ぐために重要です。

まず、依頼範囲として、各フェーズのうち、発注対象となる領域を明示します。

フェーズ	実施主体	備考
要件定義	自社	業務知識が必要なため自社で実施
設計	ベンダー	UI設計含む
開発	ベンダー	システム構築全般
テスト	ベンダー	単体テスト・結合テスト含む
運用	自社	社内体制で対応予定
保守	ベンダー	月次サポート契約を想定

加えて、機能提案やUI・UX改善、セキュリティ要件などの提案内容に含めてほしい視点なども明記しておくと、質の高い提案が集まりやすくなります。

提出形式・スケジュール・評価基準

ベンダーからの提案を効率的に比較検討するためには、提出方法やスケジュール・評価基準を事前に統一しておくことが重要です。

項目	内容例
提出形式	Word/PDF/PowerPoint など目次や章立て構成も指定する
提出方法	メール添付、ファイル共有URL（Google Drive／Dropbox など）、専用ポータルへのアップロード
提出期限	2025年6月10日（火）17:00 まで
提案に含めてほしい要素	・価格見積・体制図・実績紹介・導入スケジュール案・体制・対応フローなど

評価基準では、価格50点、技術力30点、体制・実績20点などを記載しておけば、ベンダーは重点を理解したうえで的確な資料を提出できます。

基準を明確にし、選定プロセスの透明性を高めると、要件に合ったベンダーを募りやすくなるでしょう。

RFP作成の6つのステップ

RFPを効果的に作成するための段階的なアプローチは、以下のとおりです。

目的と課題の明確化
必要要件・希望要件のリストアップ
RFP文書の作成
ベンダー選定と社内説明
発注先候補からの提案書・見積書を精査
発注先の決定と契約

各ステップを詳しく解説します。

ステップ1：目的と課題の明確化

RFP作成の第一歩は、なぜこのプロジェクトが必要なのかを明確にすることです。現状の業務課題を洗い出し、システム導入やサービス活用で何を解決したいのか、どのような成果を期待するのかを具体的に定義します。課題の洗い出し方法は、以下のとおりです。

現場担当者へのヒアリング
業務フローの可視化と問題点の特定
既存システムの課題整理
競合他社や業界標準との比較

たとえば、「営業活動の可視化ができていない」「顧客情報が分散している」「案件の進捗管理が属人化している」といった課題を特定します。次に、これらの課題を解決することで得られる成果を、定量的な目標（KPI）として設定します。KPI設定の例は、以下のとおりです。

案件管理の効率を30%向上させる
顧客対応時間を平均20%短縮する
営業チーム全体の売上を前年比15%増加させる
顧客満足度スコア（NPS）を10ポイント向上させる

目的と課題が明確になることで、ベンダーは「何のために」「何を解決すべきか」を理解し、より的確な提案ができるようになります。

ステップ2：必要要件・希望要件のリストアップ

目的が明確になったら、次は具体的な要件を整理します。要件は「必須要件」と「希望要件」の2つに分類することが重要です。

必須要件は、そのシステムやサービスに絶対に必要な機能や条件で、これが満たされない場合は選定対象から外れます。一方で、希望要件は実現できれば望ましいが、必須ではない項目です。

優先順位を明確にすることで、ベンダーも提案しやすくなり、予算に応じた最適な提案が得られます。また、「必須要件を満たしたうえで、希望要件をどれだけ実現できるか」を評価軸にすることで、より精度の高い選定が可能になります。

要件をリストアップする際は、現場の声を丁寧に拾い上げることが大切です。実際にシステムを使う担当者の意見を反映することで、実用性の高い要件定義ができるでしょう。

ステップ3：RFP文書の作成

整理した情報をもとに、正式なRFP文書を作成します。先に解説した「RFPの構成要素」を参考にしながら、必要な情報を過不足なく盛り込みましょう。

文書作成のポイントは、「読み手であるベンダーが提案しやすい情報を提供すること」です。曖昧な表現を避け、具体的な数値や条件を明記することで、精度の高い提案を引き出せます。

また、質問受付期間や問い合わせ窓口も明記し、ベンダーが提案しやすい環境を整えることが重要です。「不明点があれば〇〇まで連絡してください」といった一文を加えるだけで、ベンダーの理解度が高まります。

ステップ4：ベンダー選定と社内説明

RFP文書が作成できたら、提案を依頼するベンダーを選定します。選定の際には、以下のような項目を考慮し、3〜5社程度に絞り込みましょう。

類似案件の実績があるか
技術力や専門性は十分か
サポート体制は充実しているか
財務状況は健全か（長期的なパートナーシップを考慮）
企業文化や価値観が自社と合うか

候補企業が決まったら、守秘義務契約（NDA）を締結し、RFPを提出します。NDAを結ぶことで、自社の機密情報や戦略を安心して開示できます。

必要に応じて説明会を開催し、プロジェクトの背景や要件を詳しく説明することで、ベンダーの理解を深めることが可能です。対面での説明機会を設けることで、質疑応答もスムーズに行え、より精度の高い提案が期待できるでしょう。

同時に、社内の関係部署や経営層にもRFP内容を共有し、選定プロセスや評価基準について合意を得ておくことが重要です。後の意思決定がスムーズに進むよう、事前に社内の合意形成を済ませておきましょう。

ステップ5：発注先候補からの提案書・見積書を精査

提出期限までに集まった提案書と見積書を、事前に設定した評価基準にもとづいて精査します。複数の部門や役職者が参加する評価チームを編成し、評価シートを用いて各項目を採点することで、客観的な評価が可能です。

評価結果は定量化し、客観的なデータとして記録することで、最終決定時の根拠として活用できます。評価チームで議論を重ね、各社の強みと弱みを洗い出すことで、より精度の高い意思決定ができます。また、必要に応じてベンダーにプレゼンテーションを依頼し、提案内容の詳細や疑問点を確認することも有効です。

ステップ6：発注先の決定と契約

評価結果をもとに、最終的な発注先を決定します。評価点がもっとも高い企業を選ぶことが基本ですが、総合的な判断も重要です。以下が、最終決定時の考慮事項の一例です。

評価点だけでなく、長期的なパートナーシップの可能性
担当者との相性やコミュニケーションの円滑さ
企業の安定性や継続性
プロジェクト成功へのコミットメント

発注先が決まったら、契約条件の詳細を詰めます。契約時に明確化すべき項目は、以下のとおりです。

導入スケジュール（各フェーズの開始・完了時期）
支払条件（着手金、中間金、完了金の割合と支払時期）
サポート内容（対応範囲、対応時間、窓口）
SLA（サービスレベル契約）（応答時間、稼働率の保証など）
保守条件（保守費用、対応範囲、契約期間）
知的財産権の帰属
機密保持条項
契約解除条件

これらを明確にし、契約書に盛り込むことで、後のトラブルを防げます。契約締結後は、キックオフミーティングを開催し、プロジェクトを正式にスタートさせます。

キックオフでは、プロジェクトの目的・スケジュール・役割分担・コミュニケーションルールなどを再確認し、全員が同じ方向を向いてスタートできる状態を作りましょう。

【業界別】RFPの活用事例

1. 金融業界

金融業界においても、RFPは他業界同様に提案依頼書として活用されています。

システム開発やアウトソーシング案件が多い分野であり、勘定系システムの刷新や、リスク管理システム、決済インフラの導入などで活用されるケースが一般的です。

この分野では、情報漏洩やセキュリティ要件の厳格さが求められるため、RFPには高い精度と明確な要件整理が求められます。

RFPの内容が曖昧だと、金融庁や監査法人からの指摘リスクが高まるため、コンプライアンス・ガバナンスの観点でも慎重な作成が必須です。

2. 医療業界

医療業界におけるRFPは、抗生物質「リファンピシン（Rifampicin）」としての意味合いがあります。

リファンピシンは、主に呼吸器系や結核の治療薬として知られているため、医療従事者の中には“薬の名称”としての認識ケースもあるでしょう。

しかし、情報システムや病院経営の領域では、提案依頼書（Request For Proposal）としての意味でRFPが使われるケースも少なくありません。

電子カルテシステムや医事会計、画像診断管理（PACS）などの導入時に、病院側がベンダーに対して提示する資料として活用されます。

ただし、医療機関ではRFP作成のノウハウが不足していることも多く、外部のコンサルタントやSIerに支援を依頼するケースもあります。

関連記事：医療DXとは？主な取り組みと推進のポイント、成功事例を解説

3. コンサル業界

コンサルティング業界でもRFPはビジネスの現場で標準的に使用されており、クライアント企業が戦略立案や業務プロセス改善、IT導入支援などの外部パートナーを選定する際に用いられます。

複数のコンサル会社に対して提案を求める「コンペ形式」もあり、RFPの構成には他社との差別化に重きを置いた期待内容や納期・評価基準などが必要です。

さらに、実績や支援体制、担当者のスキルセットまで記載を求めるケースもあり、コンサル業界では、一般的な資料としてRFPが扱われています。

RFP作成の効率化に役立つソフトウェアやツール

RFP作成から発注先決定までのプロセスは、多くのタスクと関係者が関わる複雑なプロジェクトです。適切なツールを活用することで、作業効率を大幅に向上させ、より精度の高いRFPを作成できます。ここでは、RFP作成プロセスを効率化する3つのツールを紹介します。

1. プロジェクト管理ツール

RFP作成から発注先決定までのプロセスには、多くのタスクと複数の関係者が関わります。プロジェクト管理ツールを活用することで、各ステップの進捗状況を可視化し、タスクの漏れや遅延を防ぐことが可能です。

たとえば、ガントチャート機能を使えば、要件定義の完了期限やRFP配布日、提案書提出期限、評価会議の日程などを時系列で一覧表示できます。全体のスケジュールが一目で把握できるため、「要件定義が遅れているため、RFP配布日を1週間延期する必要がある」といった判断が早期にできるようになるでしょう。

また自動リマインド機能を設定することで、期限が近づいたタスクを自動で通知してくれるため、うっかり忘れを防げます。代表的なプロジェクト管理ツールは、以下のとおりです。

Asana
Trello
Notion
Jira

これらのツールを活用することで、RFP作成プロセス全体の透明性が高まり、関係者全員が現在の状況を把握しやすくなるでしょう。

2. コラボレーションツール

RFP作成では、営業部門や情報システム部門、経営企画部門など、複数の部署が関わることが一般的です。コラボレーションツールを活用すれば、部門間のコミュニケーションを円滑にし、情報共有の効率を大幅に向上させられます。チャット機能やメッセージング機能を使えば、リアルタイムでの意見交換や質問対応が可能です。

営業部門が顧客要件を追記し、同時に情報システム部門が技術要件を記載するといった並行作業ができるため、作成期間の短縮にもつながります。代表的なコラボレーションツールは、以下のとおりです。