Polycom Migliora la Precisione delle Previsioni di Vendita entro un Margine di Errore di Appena il 2% e Riduce del 75% i Costi di Approvazione Grazie a Salesforce e AppExchange

Quando ripensa al 2003, anno in cui entrò in Polycom come vice presidente responsabile delle vendite mondiali, David Phillips scuote la testa. Ogni giovedì, era prevista la riunione di analisi delle conferme di prenotazione con i responsabili di vendita. Per prepararla, iniziava a organizzarsi il lunedì estraendo le informazioni di previsione raccolte in una serie di enigmatici fogli di calcolo. Al momento della riunione del giovedì, i dati presentati erano vecchi di quattro giorni.

Nessuno osava contestare l'utilità della riunione. L'efficienza e la struttura dei costi delle attività di Polycom, dalla gestione di catena di approvvigionamento e produzione manifatturiera al marketing e alla contabilità, si basavano su un volume costante di informazioni relative a opportunità di vendita e previsioni. Ma la preparazione era un'attività noiosa e costituiva un costo significativo a discapito di altre opportunità. Le giornate trascorse interpretando i fogli di calcolo avrebbero potuto essere, infatti, dedicate ai clienti.

"Non si può gestire una forza vendita basandosi su un foglio di calcolo", commenta Phillips. "Non è pensabile basarsi su informazioni inesatte e non aggiornate. Abbiamo perso troppo tempo in previsioni e troppo poco nel contatto con i clienti, e i rapporti che preparavamo erano spesso imprecisi e datati. Avevamo bisogno di migliorare l'efficienza in tutte le nostre attività, ci serviva un collegamento più ravvicinato tra informazione ed esecuzione".

La Fine delle Previsioni Nebulose

Polycom si affidava a un sistema proprietario per la raccolta dei dati sulle previsioni di vendita, ma questo sistema non era in grado di offrire all'azienda ciò di cui aveva realmente bisogno: informazioni istantanee, in tempo reale e integrate con le varie linee di attività e il canale.

Phillips immaginava una soluzione che fornisse una visibilità in tempo reale della pipeline di vendita, in modo che il suo team potesse redigere un rapporto trimestrale delle previsioni dei flussi di reddito. La sua strategia prevedeva il bilanciamento della linearità delle vendite nel corso del trimestre (il suo obiettivo era un prospetto mensile "30-30-40" delle vendite trimestrali in percentuale). Phillips fissò anche una probabilità del 70% sulle trattative previste a breve termine, corrispondente all'obiettivo di chiudere il 70% delle trattative all'interno di una finestra di previsione da 30 a 60 giorni. Il raggiungimento di questo obiettivo avrebbe conferito prevedibilità alla linearità di Polycom.

"Da quando abbiamo distribuito Salesforce, i nostri ricavi si sono mantenuti entro un margine di errore del 2% dalle previsioni, fornendo una visibilità dell'intera azienda con precisione millimetrica. "La visibilità immediata e costante di Salesforce ci ha permesso di operare con agilità ed efficienza".

La Ricerca di un'Attività Incentrata sul Contatto Diretto con il Cliente

I vantaggi di una visibilità immediata vanno ben oltre la funzionalità di previsione. Con Salesforce, gli incontri sulle prenotazioni della pipeline non richiedevano più giorni e giorni di preparazione. Per raccogliere informazioni precise e in tempo reale bastava mettersi al lavoro 15 minuti prima della riunione, risparmiando un'intera giornata di lavoro da dedicare invece all'interazione con i clienti.

"L'accesso immediato alle informazioni è stato uno dei fattori chiave che ci hanno permesso di migliorare in modo significativo la produttività delle vendite negli ultimi tre anni", afferma Phillips. "Basandoci sulla quantità di tempo che in precedenza dedicavamo alle operazioni amministrative, possiamo affermare che il nostro risparmio in termini di perdita della produttività delle vendite è pari a una giornata lavorativa alla settimana e stiamo allineando i team di vendita a questa strategia di contatto diretto". In definitiva, con Salesforce l'intero team di vendita è più produttivo. L'accesso offline per gli addetti alle vendite fuori sede ha significato un utilizzo efficace del tempo trascorso in viaggio. In più, fornendo alle operazioni di vendita informazioni valide e in tempo reale, la produzione, la contabilità, il marketing, il telemarketing e il canale hanno visto aumentare l'efficienza nell'intero ciclo di vendita, dalla generazione dei lead alla gestione degli ordini fino all'esecuzione.

Se da un lato la maggiore efficienza consente di dedicare più tempo al contatto diretto con il cliente per concludere le vendite, dall'altro permette di ampliare le attività di Polycom. I team addetti alla catena di approvvigionamento e alla produzione manifatturiera esaminano i rapporti generati da Salesforce per progettare mix di prodotti e gestire i costi di produzione. Il team di marketing convalida le campagne di sensibilizzazione e di generazione dei lead tenendo traccia delle trattative finali.

"La mia strategia intendeva realizzare un'organizzazione di vendita con un forte contatto umano", rivela Phillips. "Avevamo bisogno di semplicità. Avevamo bisogno di ridurre al minimo il lavoro amministrativo e di coinvolgere al massimo i clienti. Avevamo bisogno di un sistema on-demand che potesse sincronizzare a livello globale tutte le nostre attività. Salesforce ci ha offerto tutto questo".

Salesforce Permette di Conseguire ROI da Record

Polycom auspicava un'implementazione in 60 giorni e il modello basato su Web di salesforce.com fece intuire a Phillips che il suo team avrebbe potuto raggiungere l'obiettivo senza dover aspettare l'intervento del team IT o di altri costosi consulenti.

E il suo sesto senso aveva ragione. In circa otto settimane Salesforce è stato reso operativo nel Nord America, che rappresenta il 50% dei ricavi mondiali di Polycom. Da subito, la direzione vendite ha creato i cruscotti digitali e i responsabili account hanno creato i propri rapporti dettagliati indicando trattative recenti, previsioni e probabilità, nonché le principali trattative per area geografica, senza dover richiedere l'intervento del personale IT. In un attimo, gli addetti alle vendite hanno avuto accesso alle informazioni, in ogni parte del mondo e in qualsiasi momento, anche offline, in volo o in aeroporto.

Polycom ha inoltre utilizzato AppExchange Builder per creare applicazioni per la gestione delle commissioni e l'approvazione degli sconti speciali; un altro vantaggio per l'azienda, visto che grazie al sistema è stato possibile ridurre i costi di approvazione del 75% rispetto al sistema precedente. Un elemento di fondamentale importanza è il tempo di approvazione, che è passato da una media di cinque-sette giorni ad appena qualche ora indipendentemente dalla parte del mondo in cui lo sconto speciale viene generato.

"È difficile stabilire il pareggio del ROI", spiega Phillips. "Tuttavia, se avessimo adottato l'altra soluzione che avevamo preso in considerazione, avremmo ancora da sei a nove mesi prima di riuscire a completare l'implementazione, gettando letteralmente al vento un milione di dollari. Abbiamo rivitalizzato la nostra infrastruttura di vendita grazie a Salesforce, e prevediamo di sincronizzare la gestione delle opportunità e le previsioni con i nostri canali, per creare una macchina di generazione dei ricavi ancora più dinamica".

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