Im ersten Teil meines Beitrags habe ich erläutert, wie sich mit der Salesforce Plattform force.com eine Auswahlliste in Verbindung mit einem benutzerdefinierten Objekt sowie ein „normaler“ Workflow erstellen lässt – individuell angepasst auf die jeweiligen Anforderungen eines Unternehmens.  Heute geht es um die Themen „Genehmigungsprozess“, „Visual Workflow“ und „Visual Lifecycle“.

Genehmigungsprozess

Für alle Salesforce Objekte (Standard und benutzerdefiniert) lassen sich formale Genehmigungsprozesse definieren, etwa wenn ein 4-Augen-Prinzip gewünscht oder eine Zustimmung des Vorgesetzten erforderlich ist. Die zur Genehmigung definierten Personen erhalten beispielsweise eine E-Mail- oder Chatter-Benachrichtigung und können der Genehmigungsanfrage zustimmen oder sie ablehnen. In unserer Bewerbungs-App könnte eine Genehmigung des Personal-Chefs erforderlich sein, bevor der Bewerber eine finale Zusage erhalten darf. Andere Anwendungsfälle wären zum Beispiel Urlaubsanträge oder eine Genehmigung des Vertriebsleiters, falls der gewährte Rabatt im Angebot einen bestimmten Prozentsatz übersteigt.

Thiel2Visual Workflow

Mit Visual Workflow können Abläufe visuell konfiguriert werden, d.h. die einzelnen Schritte und Weichen im Prozessverlauf sind wie bei Business-Process-Management-Werkzeugen üblich grafisch konfiguriert und nachvollziehbar. Einsatzzweck und Funktionsumfang sind jedoch anders als bei normalen Workflows. So stellt ein Visual Workflow verschiedene grafische Elemente bereit, um Bildschirmmasken schnell zu konfigurieren. Es stehen Variablen und Funktionen zur Verfügung, um komplexe Prozessverläufe abzubilden (z.B. Entscheidungsbaum). Zudem lassen sich beliebige Datensätze lesen und schreiben – auch objektübergreifend!!

Der Einsatzzweck sind also insbesondere Abläufe, bei denen der Benutzer durch spezielle selbst erstellte Masken geführt werden soll und abhängig von den jeweiligen Eingaben unterschiedliche Folgemasken erscheinen. Ideal geeignet ist diese Funktionalität beispielsweise für die Realisierung von Call Scripts im Support Center.

Visual Lifecycle

Falls nicht objektübergreifende bzw. objektunabhängige Prozesse im Fokus stehen wie bei Visual Workflows, sondern vor allem der Ablauf innerhalb eines Objektes gesteuert und sichergestellt werden soll, spielt Visual Lifecycle seine Stärken aus. Wenn ein Prozess über Visual Lifecycle konfiguriert wurde, erhält der Benutzer je nach aktuellem Zustand jeweils nur die erlaubten Folgeaktivitäten angezeigt. Zusätzlich sieht der Benutzer grafisch, in welcher Phase des Prozesses er sich gerade befindet. Visual Lifecycle ist keine Salesforce Funktionalität, sondern eine Zusatzapplikation, die jedoch ebenfalls vollständig auf force.com basiert und kostenlos auf dem AppExchange verfügbar ist.

Visual Lifecycle ist geeignet, wenn die Themen Process Compliance, Datenqualität und Reduktion von Komplexität in der Benutzerführung innerhalb des Prozesses eine große Rolle spielen oder wenn erweitertes Reporting zum Prozessverlauf benötigt wird, also zum Beispiel die Frage beantwortet werden muss, welcher Prozessschritt durchschnittlich wie lange dauert.

Die Forderung nach Process Compliance ist mir insbesondere im Call-Center-Umfeld häufig begegnet, da hier oft viele Mitarbeiter (extern oder intern) ohne intensive Schulungen einzuarbeiten sind und sichergestellt werden soll, dass der Übergang zwischen den verschiedenen Teams (z.B. Dispatching, 1st Level, 2nd Level, 3rd Level, Entwicklung) sowie das Setzen der Inhaber und Statuswerte nur in fest definierten Übergängen möglich ist. Auch im Vertriebsprozess oder bei Ihren eigenen Prozessen kann der Einsatz jedoch sinnvoll sein.

Was verwenden Sie?

Zusammen mit Teil 1 meines Blogposts habe ich Ihnen eine hoffentlich hilfreiche Auswahl der aus meiner Sicht wichtigsten Möglichkeiten gegeben, Prozesse und Workflows für eigene Objekte in Salesforce abzubilden bzw. zu automatisieren. Natürlich sind noch viele weitere Funktionen verfügbar. Welche Möglichkeiten verwenden Sie in Ihrer Salesforce-Umgebung regelmäßig? Setzen Sie Tools des AppExchange zur Steuerung bzw. Automatisierung Ihrer Prozesse ein? Ich freue mich auf Ihre Kommentare.