Jeder Mensch hat 72.000 Gedanken pro Tag. Wenn Milliarden von Menschen – und zunehmend auch künstliche Intelligenz (KI) Ideen generieren, gibt es ein schier unerschöpfliches Potenzial an neuen Geschäftskonzepten.
Gute Ideen verdienen Aufmerksamkeit, und die gewinnen Sie am besten mit einem robusten Business Case. Sie haben eine Idee, die echten Wert schöpfen kann? Dann beweisen Sie mit Ihrem Business Case, warum sie die Investition wert ist. Einen eingängigen und ansprechenden Business Case können Entscheidungsträger:innen nur schwer ignorieren.
Wir geben Ihnen eine detaillierte Anleitung zu den einzelnen Schritten beim Ausarbeiten eines Business Case, von der klaren Zielsetzung bis zum Formulieren überzeugender Argumente. Los geht’s!
Key Takeaways
Unsere Themen:
- Was ist eigentlich ein Business Case?
- Was unterscheidet einen Business Case von einem Geschäftsplan?
- Was muss ein robuster Business Case enthalten?
- Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Business Case
- Welche Tools erfordert das Erstellen eines Business Case?
- Häufige Fehler (und wie Sie sie vermeiden)
- So kann Salesforce Sie unterstützen
Was ist eigentlich ein Business Case?
Ein Business Case legt dar, warum ein Projekt (oder eine Geschäftsinitiative) umgesetzt werden sollte. Er umreißt das Problem, den Lösungsvorschlag, die erwarteten Vorteile und die Kosten, damit Entscheidungsträger:innen (Führungskräfte, Abteilungsleiter:innen oder Finanzteams) verstehen, warum sie die Lösung genehmigen sollten. Manche Szenarien erfordern die Genehmigung durch mehrere Teams (z. B. Finanzen und Betrieb).
Ein Business Case beantwortet die grundlegende Frage: „Lohnt sich das?“ Der Zweck Ihres Business Case besteht darin, Entscheidungsträger:innen den Wert Ihrer Idee aufzuzeigen. Ob es um die Einführung eines neuen Produkts oder das Durchführen einer Marketingkampagne geht: Mit einem gut ausgearbeiteten Business Case schaffen Sie die besten Voraussetzungen für die gewünschte Entscheidung.
Warum brauchen Sie einen Business Case?
Anhand eines Business Case können Sie aufzeigen, warum ein Projekt eine gute Idee ist (vor allem zum Einholen der erforderlichen Finanzierung). Ein Business Case zeigt, welche Vorteile und welcher Ertrag zu erwarten sind. Er hilft Ihnen, potenzielle Probleme zu erkennen und Überzeugungsarbeit zu leisten. Durch klare und schlüssige Argumente sichern Sie sich die Unterstützung der Entscheidungsträger:innen – und damit die erforderlichen Ressourcen. Ein überzeugender Business Case schafft klare Erwartungen und setzt genaue Ziele.
Ein robuster Business Case deckt darüber hinaus bereits frühzeitig potenzielle Probleme auf, sodass Sie kostspielige Fehler vermeiden können. Er sorgt dafür, dass alle Beteiligten die Zielsetzung verstehen und wissen, was Sie erreichen wollen. Durch das Fokussieren auf die wichtigsten Projekte können Sie Ressourcen sinnvoll einsetzen und alle Beteiligten in die Verantwortung nehmen.
Wann brauchen Sie einen Business Case?
Nicht jede Entscheidung erfordert einen Business Case. Für wiederkehrende Kosten oder geringfügige Veränderungen brauchen Sie wahrscheinlich keinen. Wenn ein Projekt jedoch beträchtliche Investitionen oder Ressourcen verlangt, ist ein Business Case unverzichtbar. Erstellen Sie einen Business Case, wenn …
- Sie ein Budget für ein neues Projekt anfordern;
- das Projekt mehrere Abteilungen betrifft oder abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erfordert;
- das Projekt neu oder unerprobt ist und eine robuste Begründung erfordert;
- die Genehmigung durch die Geschäftsleitung klare Angaben zum voraussichtlichen Return on Investment (ROI) erfordert;
- mehrere Lösungen bewertet werden müssen, um die beste Vorgehensweise für Ihr Projekt zu ermitteln.
Was unterscheidet einen Business Case von einem Businessplan?
Business Case und Businessplan werden oft in einen Topf geworfen, aber sie verfolgen grundverschiedene Zwecke. Die folgende Gegenüberstellung schafft Klarheit.
Was muss ein robuster Business Case enthalten?
Ein überzeugender Business Case enthält alle erforderlichen Details und nichts Überflüssiges. Er muss die folgenden Punkte umfassen.
- Zusammenfassung: Der Elevator Pitch. Fassen Sie das Problem, die Lösung, die erwarteten Vorteile und die wichtigsten Erkenntnisse in wenigen Sätzen zusammen. Formulieren Sie prägnant und eingängig. Diesen Abschnitt lesen die Beteiligten als Erstes.
- Problemstellung: Definieren Sie das Problem, das Sie mit Ihrem Projekt lösen wollen. Werden Sie konkret. Führen Sie Daten, Trends oder Beispiele aus der Praxis an, um zu verdeutlichen, warum dieses Problem umgehende Aufmerksamkeit erfordert.
- Lösungskonzept: Beschreiben Sie Ihre Idee in einfachen Worten. Erklären Sie, was Sie vorschlagen und warum es im Vergleich zu Alternativen die beste Option ist.
- Vorteile und ROI: Zeigen Sie, wie Ihre Lösung Kosten spart und die Effizienz steigert, den Umsatz fördert oder die Customer Experience verbessert. Nennen Sie Zahlen, wenn möglich.
- Risiken und deren Eingrenzung: Nennen Sie potenzielle Herausforderungen und erklären Sie, wie Sie sie minimieren werden. Dadurch schaffen Sie Vertrauen in Ihren Plan.
- Implementierungsplan: Schlüsseln Sie auf, wie Sie Ihre Idee in die Tat umsetzen werden. Nennen Sie wichtige Schritte, Fristen und Zuständigkeiten. Bleiben Sie dabei praxisrelevant.
- Budgetaufschlüsselung: Geben Sie eine klare Kostenschätzung an, von der anfänglichen Investition bis zu den laufenden Kosten. Rechtfertigen Sie jeden Euro und zeigen Sie auf, wie die Vorteile die Kosten übertreffen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Business Case
Die Anleitung zum Erstellen eines Business Case zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Vorteile, Kosten und potenziellen Probleme präsentieren sollten. Befolgen Sie diese Schritte, um einen klaren und überzeugenden Plan aufzustellen, den alle Beteiligten verstehen. Dies sind die 9 Schritte zum Erstellen eines robusten Business Case:
1. Schritt: Nennen des Problems
Jeder robuste Business Case beginnt mit einem konkreten Problem. Ohne ein Problem besteht kein Bedarf an einer Lösung. Definieren Sie also genau, welche Herausforderung Ihr Unternehmen meistern muss. Überlegen Sie, worin die Herausforderung besteht und was die Folge wäre, wenn sie ignoriert wird. Belegen Sie Ihre Behauptungen mit Daten aus der Praxis, Kundenfeedback oder der Nennung interner Problembereiche. Zweck dieser Vorgehensweise ist es, den Beteiligten das Problem deutlich zu machen und Handlungsbereitschaft zu wecken.
Legen Sie den Fokus konsequent auf ein bestimmtes Problem. Ein robuster Business Case zeigt eine wirkungsvolle Lösung für genau ein grundlegendes Problem auf. Nennen Sie nicht mehrere Probleme auf einmal. Wenn Sie ein Problem klar umrissen haben, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
2. Schritt: Definieren potenzieller Lösungen
Ein Business Case zeigt, dass Sie mehrere Optionen geprüft und die beste ausgewählt haben. Das untermauert Ihr Konzept und schafft Vertrauen bei allen an Ihrem Projekt Beteiligten. Sie können verschiedene Lösungsansätze aufführen. Berücksichtigen Sie Kosten, Machbarkeit und langfristige Auswirkungen. Sie brauchen hier noch nicht ins Detail zu gehen. Nennen Sie einfach die Möglichkeiten. Erwägen Sie Folgendes:
- Lässt sich das Problem durch bessere Prozesse oder Technologie beheben?
- Gibt es eine branchenübliche Standardlösung?
- Wie gehen Wettbewerber vor?
- Können Sie bestehende Ressourcen optimieren, statt eine neue Investition zu tätigen?
3. Schritt: Einbeziehen des Teams und Unterstützung
Sie müssen Ihren Business Case nicht im Alleingang erstellen. Beziehen Sie Kolleg:innen ein, die das Problem erfassen und Ihnen helfen können, die passende Lösung zu finden. Wenn Sie die richtigen Teammitglieder bereits frühzeitig einbeziehen, können Sie Ihre Idee leichter ausarbeiten und sich Unterstützung sichern, bevor Sie den Entscheidungsträger:innen Ihr Konzept präsentieren.
Sie benötigen außerdem Tools zum Untermauern Ihrer Argumente – zum Beispiel Kundenfeedback, Kostenschätzungen oder einfache Berichte, die zeigen, warum Ihre Lösung sinnvoll ist. Beispiel: Mit Customer Relationship Management (CRM)können Sie Kundeninteraktionen verfolgen und Erkenntnisse gewinnen, die Sie benötigen, um Ihre Argumentation zu belegen. Wählen Sie also nicht einfach Ihre Lieblingsoption aus. Entscheiden Sie sich stattdessen für die Lösung, die für Ihr Team am besten funktioniert.
4. Schritt: Analysieren von Finanzdaten und ROI
Beim Analysieren und Aufnehmen von Finanzdaten in einen Business Case sollten Sie einige wichtige Aspekte beachten.
- Schätzen Sie die Projektkosten ein, z. B. Material, Arbeitskosten und ggf. neue Geräte.
- Berechnen Sie die potenziellen Vorteile, z. B. Umsatzsteigerungen, Kosteneinsparungen oder neue Kund:innen.
- Zeigen Sie abschließend die Auswirkungen des Projekts auf Ihr Gesamtbudget und die finanziellen Zielsetzungen auf. Dadurch verdeutlichen Sie sowohl für sich selbst als auch für die Entscheidungsträger:innen, dass das Projekt eine gute Investition darstellt.
- Wenn Sie die Kosten genannt haben, verlagern Sie den Schwerpunkt auf den ROI. Zeigen Sie, wie Ihre Lösung Wert schöpft. Sprechen Sie Umsatzsteigerung und Kosteneinsparungen an. Betonen Sie ggf. auch die damit zu erzielenden Effizienzen.
Entscheidungsträger:innen möchten wissen, in welchem Zeitraum und Umfang sich ein Projekt rentiert. Wenn die finanziellen Vorteile die Kosten innerhalb eines annehmbaren Zeitrahmens übertreffen, kann Ihr Business Case für künftige Investitionen in Betracht gezogen werden.
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5. Schritt: Bewerten von Risiken und Eingrenzungsstrategien
Jede geschäftliche Entscheidung birgt Risiken. Potenzielle Hindernisse verschwinden nicht, wenn Sie sie einfach ignorieren. Sie müssen sich mit den Risiken auseinandersetzen und einen robusten Plan zu ihrer Eingrenzung vorlegen. Damit untermauern Sie Ihr Argument. Berücksichtigen Sie die folgenden Risikokategorien.
- Finanzielle Risiken: Höhere Kosten oder geringere Rendite als erwartet.
- Betriebliche Risiken: Beeinträchtigung bestehender Workflows während der Implementierung.
- Marktrisiken: Veränderungen bei der Nachfrage oder bei Branchentrends.
- Akzeptanzrisiken: Widerstand von Mitarbeiter:innen, Kund:innen oder Stakeholdern.
Umreißen Sie die Risiken und die Strategien zu deren Eingrenzung. Dazu können auch Kostenpuffer zählen. Erwägen Sie die phasenweise Einführung der Lösung und halten Sie Rückfallpläne bereit. Dass Risiken sich nicht vollständig ausschließen lassen, liegt auf der Hand. Sie sollten jedoch zeigen, dass Sie sich potenzieller Hindernisse bewusst sind und über angemessene Tools und Strategien zu deren Überwindung verfügen. (Kleiner Tipp: Das einzige Tool, das Sie brauchen, ist ein CRM).
6. Schritt: Darlegen des Umsetzungsplans
Ohne einen Umsetzungsplan verläuft selbst die beste Idee im Sande. Erklären Sie, wie Sie Ihre Idee in die Tat umsetzen werden. Listen Sie dazu als Erstes die wichtigsten Schritte auf. Soll die Einführung in Phasen oder auf einen Schlag erfolgen? Wer ist für die einzelnen Aspekte zuständig? Benötigen Sie zusätzliche Hilfe, Schulungen oder Tools? Ihr Ziel ist eine einfache und umsetzbare Vorgehensweise.
Ohne ein strukturiertes System wird die Umsetzung jedoch schnell unübersichtlich. Wichtige Informationen werden übersehen, und niemand weiß, wer wofür zuständig ist. Neueinsteigern kann ein CRM mit KI helfen, alles an einem Ort im Griff zu behalten. Es organisiert Aufgaben und macht es leicht, den Fortschritt zu verfolgen. So wissen alle Beteiligten, was zu tun ist, und Ihr Plan wird reibungslos umgesetzt.
7. Schritt: Verfassen, Prüfen und Abschließen Ihres Business Case
Sie haben alle Details zusammengetragen. Nun ist es Zeit für die abschließende Anpassung und Prüfung Ihres Business Case. Prüfen Sie jeden Abschnitt auf Klarheit und Eingängigkeit. Sie können relevante Statistiken oder Zitate von Expert:innen aufnehmen, die Ihre Argumente belegen.
Kontrollieren Sie die Vollständigkeit der Angaben und vereinfachen Sie Formulierungen, falls erforderlich. Ein ansprechender Business Case erleichtert die Genehmigungsverfahren und hilft Entscheidungsträger:innen, den Wert Ihrer Idee schnell zu erfassen.
8. Schritt: Einführen und Nachverfolgen
Auf die Genehmigung Ihres Business Case folgt die Einführung. Präsentieren Sie ihn den Partnern und Teammitgliedern, damit alle den Plan und ihre Rolle bei seiner Umsetzung verstehen. Legen Sie einen Einführungstermin fest und sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten von Anfang an die richtigen Tools haben. Legen Sie klare Meilensteine zum Verfolgen des Fortschritts fest und gehen Sie Herausforderungen zeitnah an. Prüfen Sie nach der Einführung kontinuierlich die Ergebnisse. Falls etwas nicht wie erwartet funktioniert, nehmen Sie Anpassungen vor. Durch regelmäßiges Nachfassen sorgen Sie dafür, dass Ihre Idee richtig umgesetzt wird und den angestrebten Wert erzielt.
Welche Tools erfordert das Erstellen eines Business Case?
Mit den richtigen Tools können Sie Ihren Business Case überzeugend präsentieren. Die folgenden Tools ersparen Ihnen das mühsame Zusammensuchen von Informationen und den leidigen Kampf mit Tabellenkalkulationen.
Customer Relationship Management (CRM): Ein CRM für kleine Unternehmen liefert Ihnen die Datengrundlage für Ihren Business Case. Mit Salesforce können Sie den Vertrieb, die Kundeninteraktionen und die Pipelinetrends verfolgen und Kennzahlen abrufen, die Ihre Argumente untermauern. Sie können Berichte zur Vertriebsleistung abrufen und Marketing-Kennzahlen auswerten. Und mithilfe integrierter Automatisierung sowie KI-basierter Erkenntnisse können Sie aussagekräftige Prognosen erstellen.
Plattformen für Zusammenarbeit und Kommunikation: Ein Business Case erfordert oft die Mitwirkung mehrerer Teams. Tools wie Slack sorgen für übersichtliche Unterhaltungen und ermöglichen schnelles Feedback. Arbeiten Sie an Projekten, Vertrieb, Kundenservice und in Team-Meetings zusammen – alles an einem Ort. So bleiben alle Beteiligten aufeinander abgestimmt und können gemeinsam Wachstum erzielen.
Tools für Analysen und Berichterstellung: Manchmal sind Zahlen allein nur die halbe Geschichte. Eine Plattform wie Tableau hilft Ihnen, Rohdaten in aussagekräftige, eingängige Visualisierungen zu verwandeln, mit denen Ihre Argumente leichter zu verstehen sind. Zeigen Sie Kennzahlen und Leistung in Diagrammen und Präsentations-Tools.
Testplattformen: Wenn Ihr Business Case eine neue App oder ein digitales Produkt betrifft, können Sie auf einer Plattform wie Heroku schnell einen Prototyp oder eine Testumgebung erstellen. Das hilft Ihnen, Stakeholdern schnell erste Ergebnisse vorzulegen.
Häufige Fehler (und wie Sie sie vermeiden)
Ist ein Business Case zu allgemein gehalten, wird er leichter abgelehnt. Entscheidungsträger:innen werden Ihren Antrag nicht in Betracht ziehen, wenn klare Daten oder eine strukturierte Lösung fehlen. Untermauern Sie Ihre Argumente daher mit konkreten Zahlen oder Fallstudien.
Ein weiterer gängiger Fehler: unzureichende Finanzdaten. Ohne robuste ROI-Prognosen kann Ihr Business Case keiner Untersuchung standhalten. Belegen Sie die finanziellen Auswirkungen Ihrer Idee anhand von klaren Kostenschätzungen und Angaben zur voraussichtlichen Rendite.
Achten Sie auf das Abstimmen Ihres Business Case auf die Unternehmensziele. So gut Ihre Idee auch sein mag: Ist für die Geschäftsführung nicht ersichtlich, wie sie zum Erreichen der Ziele beiträgt, wird sie nicht genehmigt. Stellen Sie den klaren Zusammenhang zwischen Ihren Argumenten und den geschäftlichen Prioritäten wie Umsatzwachstum, Effizienz oder Customer Experience her. Sie müssen auch Einwände vorhersehen. Wenn Ihr Business Case potenzielle Risiken oder alternative Lösungen außer Acht lässt, weckt das schnell Zweifel bei Stakeholdern. Gehen Sie klar und offen auf mögliche Bedenken ein und bieten Sie Lösungen an, die zeigen, dass Sie durchdacht vorgehen.
Das geht mit KI deutlich leichter. In der Studie zu Trends in kleinen und mittleren Unternehmen erklärten 87 % der KMU-Führungskräfte, dass KI die Skalierung beschleunigt. Mit datenbasierten Erkenntnissen und klaren Prognosen untermauert KI Ihren Business Case. Sie können KI sogar nutzen, um Ihren Business Case eingängiger zu strukturieren, Finanzergebnisse zu prognostizieren und potenzielle Risiken frühzeitig zu erfassen. Kurz: KI kann Ihnen helfen, einen zuverlässigeren Business Case für die Stakeholder zu erstellen.
So kann Salesforce Sie unterstützen
Das Erstellen eines robusten Business Case umfasst weitaus mehr als nur das Rechtfertigen einer Investition. Ein überzeugender Business Case stellt eine Verbindung zwischen Strategie und Umsetzung her. Ohne die richtigen Tools wird das Zusammentragen und Präsentieren dieser Daten jedoch schnell zur Sisyphusarbeit. Ein einheitliches System hingegen macht Ihnen diese Arbeit leicht.
Salesforce für kleine Unternehmen hilft Ihnen, alles – Vertrieb, Marketing, Service, Commerce und Zusammenarbeit – an einem Ort zusammenzuführen. Mit konsolidierten Daten und erweiterten Berichten gewinnen Sie eine umfassende Sicht auf Ihr Unternehmen. So erstellen Sie Ihren Business Case souverän auf Grundlage echter Erkenntnisse. Sie verfügen über die richtigen Informationen für eine bessere Entscheidungsfindung und für die Wachstumsförderung.
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Beim Verfassen und Bearbeiten dieses Artikels wurde zur Unterstützung KI eingesetzt.
