12 idées concrètes pour faire décoller la productivité de votre PME

Améliorer la productivité figure parmi les priorités des dirigeants d’entreprise qui souhaitent développer leur PME et maintenir la compétitivité. La bonne nouvelle, c’est que cet objectif n’a jamais été aussi facilement atteignable qu’à l’heure actuelle, notamment grâce à l’introduction de nouvelles technologies et à la formation des employés.

Voici quelques astuces concrètes pour vous aider à améliorer le rendement de votre PME et à réaliser un gain de temps quotidien.

• Gagnez la course contre-la-montre

Votre agenda est bien rempli et vous n’avez pas une minute à vous ? C’est peut-être le signe qu’il est temps de revoir votre emploi du temps. Lorsqu’on est multi-tâches – et qui ne l’est pas aujourd’hui ? –, il est parfois difficile d’avoir une idée précise du temps que requiert chacune d’elles. Or, cette connaissance permettrait justement de modifier ses habitudes de travail pour booster la productivité.

Installer des outils d’analyse permet d’avoir une idée précise de comment vous et vos collaborateurs répartissez votre temps. Grâce aux données mises à jour, vous pourrez ainsi éliminer les goulots d’étranglement présents dans certains processus ou regrouper certaines tâches pour gagner du temps.

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• Stop à la tyrannie de la boîte mail

Créé en 1971, le courrier électronique a été un outil de communication révolutionnaire dans le monde de l’entreprise. Aujourd’hui pourtant, l’email montre ses limites, notamment auprès des jeunes générations de salariés.

Selon certaines études, un employé lambda reçoit 180 emails par jour. Il parvient à en ouvrir seulement 60 %. Les cadres, eux, consacrent à la gestion de leurs courriels, environ 5 à 6 heures par jour !

Stressants, chronophages, les emails nuisent à la productivité en entreprise. En outre, l’arrivée des plateformes de messagerie collaborative, – qui favorisent une communication plus fluide et moins intrusive – ont démontré qu’il était possible de s’en passer ou en tout cas, de réduire leur usage.

Pour limiter ces aspects négatifs, des experts en time management recommandent aux employés de définir des plages horaires dédiées au traitement de leurs courriels et d’en informer leurs collaborateurs en organisant l’envoi d’un email automatique, mentionnant les moments allouées à la lecture des mails et bien sûr, les mesures à prendre en cas d’urgence.

• Dites adieu aux réunions sans fin

Les réunions comme les emails sont de véritables tueurs de productivité.

Une étude réalisée aux États-Unis par AtTask et Harris Poll a déterminé que seulement 45 % du temps d’un employé était consacré à ses missions principales, avec 14 % pour le traitement des emails et 41 % dédié aux réunions, tâches administratives et autres interruptions !

Réduisez le nombre de réunions par jour et surtout leur durée, car bien souvent, les points d’une heure peuvent être réduits à 30 minutes. Certaines entreprises mettent également en place des journées sans réunion, « no meeting days », pour encourager leurs collaborateurs à avoir un jour par semaine sans réunion.

• Respectez la loi… de Pareto

Manque de temps, ressources humaines et financières limitées, bienvenue dans le quotidien de nombreuses PME ! Lorsqu’on est cadre ou dirigeant au sein d’une petite ou moyenne entreprise, ces contraintes sont souvent source de frustration. Mais si l’on en croit Vilfredo Pareto – un économiste et sociologue italien du 19e siècle – il est de toute manière plus stratégique de concentrer ses efforts. En effet, la loi de Pareto (ou principe de Pareto, loi 80/20) démontre que 80 % des effets sont le résultat de 20 % des causes.

Autrement dit, rien ne sert de courir plusieurs lièvres à la fois. Mieux vaut déterminer quels objectifs sont les plus importants pour votre entreprise, quels sont les projets déterminants et vous concentrez dessus. Vous pouvez déléguer ou abandonner le reste sans remords !

• Injectez de la technologie

Outils de gestion de la relation client (CRM), logiciels de gestion et d’optimisation des agents sur le terrain ou applications de visioconférence… À l’ère du tout connecté, les PME les plus agiles tirent parti des nouvelles technologies pour travailler plus efficacement et rapidement, faciliter la collaboration des équipes et être à la hauteur des attentes de personnalisation et d’instantanéité des consommateurs.

En outre, avec l’essor du télétravail et les nouvelles tendances du futur du travail, ces outils deviennent incontournables pour maintenir l’alignement des employés dispersés géographiquement.

• Déployez la magie de l’IA

Qui n’a jamais rêvé de se délester, définitivement, auprès d’un assistant des tâches ingrates et chronophages qui lui incombent ? Aujourd’hui, c’est possible !

Automatisez toutes les tâches redondantes et à faible valeur ajoutée grâce à l’intelligence artificielle. En vous débarrassant de ces tâches ennuyeuses, vous allégez votre emploi du temps et celui de vos collaborateurs et libérez de précieuses heures pour vous concentrer sur des projets à forte valeur ajoutée.

• Fiez-vous aux données pour prendre des décisions

La plupart des outils technologiques cités ci-dessus fonctionnent grâce aux données. Mais celles-ci peuvent également se révéler utiles pour vous guider dans votre prise de décisions stratégiques et opérationnelles et, sérieusement stimuler votre productivité personnelle et celle de votre entreprise. Ne manquez pas notre article sur l’importance de développer une stratégie de gestion de données pour les PME.

• Soyez à l’écoute de vos employés

En matière de productivité, les mieux placés pour identifier les faiblesses des processus et des flux de travail sont les employés. Encouragez-les à faire remonter du feedback et leurs suggestions d’amélioration, – y compris de façon anonyme si nécessaire afin de lever toutes les barrières, – vous serez agréablement surpris du résultat. Lorsqu’on sollicite et valorise leurs recommandations, les employés s’impliquent davantage, non seulement en faisant part de leurs observations, mais aussi, en cherchant de manière proactive des solutions aux problèmes qu’ils constatent.

• Cultivez l’agilité et l’innovation

Pour avoir une équipe au top, inspirez-vous des grands sportifs qui s’entraînent constamment pour accomplir les meilleures performances. Vous aussi, encouragez vos collaborateurs à se former continuellement et à obtenir de nouvelles compétences à mettre au service de l’entreprise.

Envoyer les employés en formation fait parfois grincer des dents les chefs d’entreprise qui craignent la perte de précieuses journées de travail et les frais liés à la nécessité de se déplacer sur un lieu de formation. Mais aujourd’hui, il existe des plateformes d’apprentissage en ligne qui permettent aux employés d’acquérir de façon ludique, de nouvelles connaissances, de n’importe quel endroit et à n’importe quel moment. Avoir au sein de son entreprise des employés qui développent de nouvelles compétences, en phase avec les objectifs à long terme de l’entreprise, ne peut être que profitable aux PME et à leur croissance.

• Soyez du matin… ou pas

Une bonne harmonie entre vie professionnelle et personnelle permet d’être productif au travail. Certains employés sont sur les starting blocks dès qu’ils ont mis un pied hors de chez eux (voire même avant), ils utilisent leur temps de transport pour planifier leur journée ou traiter quelques emails. D’autres profitent de ces moments pour méditer, laisser leur esprit vagabonder ou encore écouter leur podcast favori. Ces instants de détente les préparent à être opérationnels et donc plus productifs lorsqu’ils démarrent leur journée de travail.

En réalité, peu importe dans quelle équipe vous vous trouvez, l’important est que vous soyez satisfait et que vous déterminiez le fonctionnement qui vous convient. C’est une démarche primordiale notamment pour les employés en télétravail.

• Créez un environnement où il fait bon travailler

Les collaborateurs sont un maillon indispensable de la productivité en PME. Mais en France, seulement 7 % des employés se considèrent véritablement engagés dans leur entreprise, contre 20 % au niveau mondial. Un des moyens de stimuler la productivité est de créer un environnement professionnel agréable, dans lequel chacun des individus se sent intégré, respecté et valorisé.

En un mot, faites le bonheur de vos collaborateurs, car un employé heureux est 31 % plus productif !

• Optez pour le bon tempo

D’après le proverbe, la musique adoucit les mœurs. Selon, une étude scientifique, elle permettrait aussi d’augmenter ses capacités de réflexion et de gagner des points de QI ! Un phénomène plus connu sous le nom d’effet Mozart.

Certes, depuis sa publication cette théorie a été contestée, on lui reproche entre autres l’échantillonnage trop faible. Quoi qu’il en soit, nul ne peut nier que l’écoute de musique a des bienfaits apaisants et si au passage, elle permet de glaner des points de quotient intellectuel, pourquoi s’en priver ?

Appliquez ces 12 astuces dans votre vie professionnelle et faites ainsi gagner votre entreprise en productivité. Pour approfondir le sujet de la productivité au sein des PME, téléchargez dès maintenant gratuitement notre guide.

Bonne lecture !

5 astuces de productivité pour votre entreprise

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