Reporting pour les PME : des rapports plus efficaces en 5 étapes

Le reporting, qu’est-ce-que c’est ? Il s’agit tout simplement de la communication périodique de données d’entreprise, sous la forme de rapports ou de tableaux de bord. La définition du reporting est très simple, mais les enjeux derrière n’en sont pas moins extrêmement importants.

En effet, un reporting efficace et bien mené permet aux organisations de mettre en lumière des informations importantes liées à leurs actions passées. Elles peuvent ainsi mieux comprendre certains résultats et effectuer des bilans. Un autre des atouts du reporting est sa dimension analytique. Grâce à elle, les PME peuvent tirer des enseignements des informations mises en avant, obtenir une visibilité sur les tendances futures et confirmer qu’elles avancent dans la bonne direction. Dans les périodes où le climat économique n’est pas au beau fixe et où chaque décision peut impacter lourdement les finances et l’avenir des PME, obtenir des prédictions et des insights pour améliorer la productivité et la rentabilité est un atout de taille. Le reporting devient ainsi un outil essentiel.

Le reporting ne se limite pas au bilan annuel

En matière de reporting, les PME se contentent bien souvent du bilan annuel. Ce rapport permet, comme son nom l’indique, de faire un bilan des opérations menées et des résultats obtenus par l’entreprise au cours des 12 derniers mois. Il présente des informations clés et permet à l’entreprise de disposer d’une photographie de son patrimoine. C’est aussi, une obligation légale pour les entreprises.

Son inconvénient majeur réside dans le fait que les informations incluses sont exclusivement centrées sur le passé. Sa publication se fait également bien après la fin de l’année. Les informations ne sont donc plus d’actualité. Pour prendre des décisions éclairées pour le futur ou optimiser leur fonctionnement, les organisations ont besoin d’un reporting plus détaillé et plus stratégique qui prend en considération les dernières tendances et évolutions et, bien sûr, les activités récentes.

Le temps, facteur clé du reporting

La force du reporting, c’est qu’il permet de présenter les informations de manière à ce que ceux qui les consultent en tirent des conclusions et prennent ainsi de meilleures décisions. Pour profiter au maximum du potentiel du reporting, il est nécessaire que celui-ci soit centré sur les besoins uniques de chaque entreprise.

Ainsi, vous pouvez commencer par :

1. Analyser vos KPIs (indicateurs clés de performance) afin de déterminer les domaines dans lesquels vous dépassez vos objectifs et ceux qui nécessitent des améliorations.
2. Observer également si vous voyez des tendances se dessiner
3. Comparer les résultats passés aux résultats actuels
4. Identifier les données aberrantes et les raisons derrière

En matière de reporting, le temps est un facteur essentiel. Les rapports doivent être fréquemment générés afin que les personnes concernées puissent en prendre connaissance rapidement et agir de manière opportune. Voici quelques-uns des rapports les plus courants en entreprise.

Les différents types de reporting

Le reporting ne s’adresse pas uniquement aux PDG, il concerne tous les collaborateurs et tous les départements de l’entreprise. Son contenu doit d’ailleurs prendre en considération l’audience à laquelle il est destiné.

Le reporting stratégique

Réalisé sous forme de tableaux de bord, il est destiné aux cadres dirigeants de l’entreprise. En suivant les KPIS les plus importants pour l’organisation, il permet

d’obtenir une vue globale de ses performances et de valider (ou pas) le succès de sa stratégie.

Le reporting financier

Toutes les entreprises sont amenées à préparer des rapports sur leur santé financière. Ils peuvent être destinés à un public interne afin de guider la prise de décisions stratégiques, comme à un public externe, lorsque les rapports sont destinés à des actionnaires ou à des organismes de régulation.

Le reporting commercial

Il consiste à analyser les données liées à l’activité et aux performances d’une équipe commerciale. Grâce au reporting commercial, vous pouvez obtenir une vue globale : par exemple, le nombre de ventes réalisées sur une période donnée, le chiffre d’affaires obtenu et ainsi, déterminer si l’équipe est sur la bonne voie pour réaliser les objectifs commerciaux.

Il offre aussi une vue plus détaillée. Ainsi, vous pouvez comparer le nombre d’appels passés par chacun de vos agents commerciaux ou celui des rendez-vous obtenus. Avec ce type d’informations, vous êtes plus à même d’identifier les difficultés rencontrées par vos agents et déterminer quelles solutions apporter pour les aider.

Le reporting opérationnel

Comme son nom l’indique, ce type de reporting est lié aux opérations des entreprises. En monitorant sur une courte durée les opérations, il permet de mettre en lumière les processus peu pertinents et les modes de fonctionnement qui gagneraient à être améliorés.

Chaque département de l’entreprise peut ainsi être amené à réaliser des reporting opérationnels dans le but d’accroître son efficacité opérationnelle pour gagner en productivité et en compétitivité.

Le reporting analytique

C’est le haut de gamme du reporting ! Il fait partie de la Business Analytics et nécessite des outils spécifiques. Il permet d’extraire un nombre important de données afin de fournir une analyse approfondie de la situation. Ainsi, les tableaux de bord présentés ne se contentent pas de décrire le présent, ils analysent les causes, réalisent des analyses prédictives et suggèrent des solutions.

Un reporting plus efficace en 5 étapes

Vous avez décidé quels types de rapports vous souhaitez créer et pour quels départements ? La prochaine étape, c’est de déterminer comment extraire les bonnes informations et comment les présenter à votre audience. Voici 5 étapes à suivre pour réaliser un reporting plus efficace.

• Identifiez les données essentielles à votre entreprise

Le carburant du reporting, ce sont les données. Sans elles, aucune analyse n’est possible. Un reporting de bonne qualité nécessite donc impérativement des données fiables, pertinentes et récentes. Découvrez-en plus sur les 3 qualités de la donnée en entreprise dans cet article, avec Denis Berthault, expert des données et président du Groupement Français de l’Industrie de l’Information (GFII).

• Facilitez-vous la vie avec des outils de reporting

Comme évoqué un peu plus haut, l’utilisation d’outils est indispensable au reporting analytique. D’ailleurs n’hésitez pas à consulter cet article pour découvrir comment choisir un outil de Business Analytics pour votre PME.

Rechercher les bonnes informations, remplir les feuilles de calcul et enfin, générer et mettre en forme les rapports… Tout cela nécessite du temps et du travail. Ces obstacles peuvent freiner vos collaborateurs et les dissuader de réaliser ces rapports. Quel que soit le type de reporting que vous désirez effectuer, vous gagnerez à utiliser des outils de reporting dédiés.

• Définissez un rythme de publication

Des rapports générés à un rythme irrégulier ne vous permettent pas de tirer pleinement parti des avantages du reporting. Cela peut même vous coûter cher en vous faisant passer à côté d’informations précieuses.

Pour ne plus avancer à l’aveuglette, soyez ferme sur la fréquence à laquelle les rapports doivent être générés. Pour encourager vos équipes à fournir ces rapports régulièrement sans que cela n’ajoute à leur charge de travail, la meilleure solution est de se tourner vers des outils de reporting.

• Centralisez et automatisez la collecte des données

Lorsque les données sont centralisées sur une plateforme unique comme sur notre CRM par exemple, il est bien plus facile d’obtenir des données intègres, sans doublon. Par ailleurs, notre solution permet aussi d’automatiser la collecte des données et de générer des rapports et des tableaux de bord en un clic, pour le marketing, le service client ou encore le service commercial.

• Soignez le fond …et la forme

On ne peut parler de reporting sans évoquer l’aspect visuel. La pertinence des informations contenues dans les rapports est cruciale. Mais il ne faut pas pour autant faire l’impasse sur la manière dont ces informations sont présentées ! Les informations doivent être véhiculées de manière lisible, claire et attrayante. Tableau, la plateforme d’analytique visuelle, partage ici quelques bonnes pratiques pour maîtriser les clés du reporting.

Pour les PME, le reporting est un atout de taille. Il leur permet de garder l’œil sur toutes leurs activités, de prendre des décisions basées sur des données et d’améliorer leur fonctionnement. N’attendez-plus et tirer vous aussi parti du reporting pour les PME.

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