Les pièges de la confidentialité des données ? Pas avec ces 5 étapes pour réussir votre mise en conformité

Les organisations s’engagent dans des relations clients plus approfondies et des expériences plus personnalisées, souvent avec l’aide de l’IA générative. Dans ce contexte, la conformité en matière de données personnelles et de confidentialité des données devient un élément essentiel de cette stratégie. En effet, 94 % des chefs d’entreprise estiment que leurs organisations devraient tirer davantage de valeur de leurs données. D’ailleurs, comme chacun sait, une bonne IA nécessite des données de qualité. 

Mais dans ce paysage technologique en constante évolution, l’utilisation des données personnelles nécessite un traitement particulier. D’autant plus lorsqu’il s’agit d’établir et de maintenir une relation de confiance avec vos clients, tout en restant conforme au nombre croissant de réglementations à travers le monde.

Pourquoi la conformité en matière de confidentialité des données est un impératif

Des réglementations telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) en Europe, la California Privacy Rights Act (CPRA) aux États-Unis, la Digital Personal Data Protection Act (DPDPA) en Inde et l’Australian Privacy Act établissent des normes internationales en matière de protection des données.

Les organisations sont soumises à une pression croissante pour protéger les droits individuels à la confidentialité tout en évoluant dans un environnement réglementaire de plus en plus complexe. Dans le même temps, les consommateurs sont plus conscients et préoccupés par la manière dont leurs informations personnelles sont collectées, utilisées et protégées. En renforçant les cadres relatifs à la confidentialité et à la conformité, les entreprises peuvent instaurer une relation de confiance avec les consommateurs, réduire les risques juridiques et éviter les amendes potentielles.

Alors, comment garantir la sécurité et la protection des données clients tout en respectant les réglementations internationales ? Voici cinq étapes pour vous aider à renforcer la confidentialité et la conformité des données au sein de votre organisation.

1. Comprenez les données dont vous disposez et classez-les

La classification des données en fonction de leur sensibilité (informations personnelles, données financières ou dossiers médicaux, par exemple) est essentielle pour garantir une gestion et une protection efficaces. Il est essentiel de comprendre ce qu’est une donnée, comment elle peut être utilisée et les mesures de protection qui l’entourent. Cela vous permet ensuite de mettre en œuvre des mesures de sécurité et des contrôles d’accès ciblés, conformes aux réglementations telles que le RGPD, la CPRA et l’Australian Privacy Act.

Une classification adéquate des données permet également de localiser précisément les informations sensibles au sein d’une organisation. Vous pouvez ainsi mettre en place des mesures de protection appropriées, telles que le chiffrement, la pseudonymisation ou l’anonymisation.

Cette classification claire permet non seulement de respecter les lois sur la protection des données, mais aussi de répondre rapidement aux demandes d’accès des personnes concernées, en adhérant aux principes de minimisation des données et de limitation de la finalité, tout en créant une relation de confiance avec vos clients. 

Salesforce fournit un outil gratuit de classification des données qui simplifie le processus de classification des champs standard et personnalisés, vous aidant ainsi à identifier vos données les plus sensibles et à les intégrer dans vos politiques de sécurité et de confidentialité.

2. Vérifiez et mettez à jour vos contrôles d’accès

Une fois vos données classifiées, vous pouvez déterminer qui, au sein de votre organisation, doit avoir accès à quelles données. Vérifiez vos contrôles d’accès et déterminez si les droits d’accès sont appropriés. 

Examinez si des autorisations excessives ont été accordées par inadvertance ou intentionnellement, puis mettez à jour les autorisations d’accès en fonction des rôles des collaborateurs, de la sensibilité des données et des exigences réglementaires. Cela permet d’atténuer les risques liés aux violations de données et à la non-conformité. 

Avec une gestion solide des contrôles d’accès, vous répondez aux exigences d’un certain nombre d’inspections ou d’audits réglementaires internationaux tout en garantissant que seules les personnes qui ont absolument besoin d’accéder aux données sensibles peuvent les consulter. Vous pouvez gérer efficacement les contrôles d’accès à l’aide d’outils qui vous permettent de définir des autorisations à différents niveaux, garantissant ainsi que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux données sensibles.

Salesforce vous permet de gérer les accès au niveau des utilisateurs, des objectifs et des champs à l’aide des paramètres d’autorisation et d’accès. Cette approche contribue à maintenir la sécurité et la conformité dans l’ensemble de votre organisation.

3. Dépersonnalisez les données dans votre environnement de test

Les entreprises peuvent être confrontées à des violations de données lorsqu’elles utilisent des données réelles dans leurs environnements de test. Tout le monde veut des données réalistes pour tester son application. Mais en anonymisant ou en pseudonymisant les informations sensibles, les organisations peuvent simuler des scénarios réels sans compromettre les droits à la confidentialité des individus ni risquer de violation de données. 

Cette pratique garantit que toutes les données classées comme informations personnelles identifiables (IPI) lors de la première étape (telles que les noms, adresses et numéros de sécurité sociale) ne sont pas exposées lors des tests logiciels, ce qui réduit le risque de violation des données ou d’accès non autorisé. 

L’anonymisation est essentielle à la minimisation des données, car elle garantit que vous n’utilisez que les données nécessaires aux tests. Cela limite le risque d’exposition des données et vous permet de rester en conformité avec les lois sur la confidentialité. En utilisant des techniques de dépersonnalisation fiables et en respectant les pratiques éthiques en matière de données, vous pouvez protéger les informations sensibles et renforcer la confiance de vos clients.

Pour vous aider à dépersonnaliser les données, Salesforce propose des solutions qui protègent les données sensibles dans des environnements de test sécurisés, telles que Data Mask. Ces outils peuvent vous aider à créer des politiques visant à masquer ou remplacer les informations sensibles par des données non identifiables, à l’aide de méthodes telles que des caractères aléatoires, des mots similaires, un masquage basé sur des modèles ou même la suppression des données. En associant ces outils à la classification des données (mentionnée dans la première étape), vous vous assurez que toutes vos données sensibles sont incluses.

En outre, envisagez des solutions qui offrent une visibilité complète sur vos environnements de test et gèrent la sécurité. Grâce à des outils tels que Security Center, vous pouvez surveiller, consulter et gérer votre sécurité sur plusieurs environnements de manière centralisée sur une seule plateforme, ce qui facilite le maintien d’une conformité et d’une sécurité solides grâce à des insights exploitables.

4. Mettez en place un suivi et des alertes pour les données sensibles 

Une fois vos données classifiées, les contrôles d’accès mis en place et les applications testées pour vérifier leur conformité en matière de confidentialité, il est temps de configurer des systèmes de surveillance, de journalisation et d’alerte afin de garantir la sécurité de l’ensemble.

Le suivi et l’enregistrement des activités des utilisateurs vous permettent de surveiller les habitudes d’accès, de détecter les anomalies et de réagir rapidement aux problèmes de sécurité potentiels. Des alertes proactives et en temps réel peuvent vous aider à détecter et à bloquer les activités indésirables et à empêcher les fuites de données avant qu’elles ne se produisent. 

En enregistrant toutes les actions dans votre système, vous pouvez rechercher des problèmes, tirer des enseignements des comportements passés et améliorer la gestion de la surveillance. La journalisation vous permet également de fournir des preuves de conformité lors d’inspections réglementaires ou en réponse à des demandes d’accès des personnes concernées.

Les organisations peuvent utiliser des ensembles d’outils pour améliorer la conformité aux réglementations en matière de données et garantir la confidentialité des données. Grâce à des outils tels qu’Event Monitoring, les entreprises peuvent surveiller la sécurité, suivre les performances des applications et recueillir des insights sur les produits à partir des journaux d’événements. 

Il est important de disposer de solutions qui identifient de manière proactive les menaces de sécurité et y répondent efficacement, qui facilitent les audits grâce au stockage et à la consultation des données d’événements à l’aide de SOQL, et qui garantissent le respect des exigences de conformité.

5. Fournissez aux clients des contrôles pour la gestion du consentement et des préférences 

Enfin, l’un des aspects les plus critiques d’un programme de confidentialité et de conformité est le respect des souhaits de vos clients concernant l’utilisation de leurs données. La réponse aux demandes des personnes concernées, la minimisation des données et la gestion efficace des consentements sont essentielles pour se conformer aux lois internationales en matière de confidentialité.

Des réglementations telles que le RGPD, la CPRA, la DPDPA et l’Australian Privacy Act mettent l’accent sur les droits des individus à accéder à leurs données, à les supprimer et à révoquer leur consentement. En répondant rapidement à ces demandes, les organisations respectent les droits à la confidentialité et évitent les risques juridiques et les amendes liés à la non-conformité. 

La mise en œuvre de la minimisation des données vous garantit de collecter et de conserver uniquement les données essentielles, réduisant ainsi l’impact des violations potentielles. Une gestion efficace des consentements signifie obtenir un consentement clair et éclairé avant de traiter des données à caractère personnel, favorisant ainsi la transparence et la confiance. Ces pratiques renforcent la protection des données et la crédibilité d’une organisation, démontrant ainsi son engagement envers des pratiques éthiques en matière de traitement des données, conformément à l’évolution des lois sur la confidentialité.

À la dernière étape, envisagez des solutions pour faciliter la gestion des consentements et des demandes liées aux données, ce qui vous permettra de traiter efficacement la confidentialité des données et de garantir votre conformité. Par exemple, Privacy Center est une suite d’outils de gestion des données conçue pour vous aider à gérer les composants des lois sur la confidentialité des données. Il vous permet de créer, surveiller et suivre les demandes, en répondant automatiquement aux demandes d’accès aux données et au droit à l’oubli des personnes concernées.

Les clients peuvent facilement mettre à jour leur consentement et leurs préférences en remplissant des formulaires hébergés sur votre site web ou dans Experience Cloud et en mettant à jour leurs données de consentement et de préférence auprès de votre organisation, Marketing Cloud nouvelle génération ou Data Cloud. Et il est possible de dépersonnaliser, de supprimer ou de déplacer les données personnelles et sensibles.

Avec les pratiques et les outils adéquats, notamment la dépersonnalisation, la suppression ou le transfert des données personnelles, vous conservez un environnement de données classifié, sécurisé et soumis à des autorisations minimales, répondant aux exigences de conformité en matière de confidentialité des données.