Vi è mai stato chiesto se, nella vostra piccola azienda, tenete puliti i dati? Questa domanda potrebbe farvi sorgere un dubbio: cosa si intende, esattamente, per "dati puliti", e perché questo aspetto è importante?

I "dati puliti" (ovvero dati e record privi di imprecisioni, ripetizioni e informazioni mancanti) consentono alla vostra piccola azienda di operare in modo più rapido, lineare ed efficiente. I "dati sporchi" possono causare problemi e possono anche fare la differenza tra l'acquisizione di nuove opportunità di business e l'invio di messaggi che non raggiungono mai i clienti potenziali ed esistenti. Secondo Forbes, ciò costa alle aziende il 12% del fatturato complessivo, ovvero circa 3,1 miliardi di dollari all'anno. Fortunatamente, mantenere puliti i dati è un'operazione che può essere indolore e che sicuramente vale la pena di effettuare.

 

Come si presentano i dati puliti?

Aprite l'app Contatti sul telefono e scorrete le voci. Ci sono molti duplicati o contatti con indirizzi vecchi che ritenete non essere più validi? Quelli sono i dati sporchi. Un elenco di contatti perfettamente pulito ha una sola voce per contatto, con tutte le informazioni consolidate sotto ogni voce (nome, indirizzi fisici ed e-mail, numeri di telefono e così via)  accurate e aggiornate. Eventuali voci duplicate o informazioni imprecise sono esempi di dati sporchi.

Avere dati non aggiornati su un contatto non è piacevole. Se la vostra azienda opera con informazioni obsolete, ne deriva solo uno spreco di tempo e denaro nonché opportunità perse a causa di lead non validi, e-mail non recapitate e previsioni imprecise.

Se utilizzate un sistema CRM (Customer Relationship Management) o state pensando di adottarne uno, la pulizia dei dati è fondamentale per ottenere il massimo dagli strumenti. Ciò è particolarmente vero se utilizzate qualsiasi tipo di funzionalità di automazione del marketing, social media listening o altre funzionalità correlate alle informazioni di contatto dei vostri clienti. 

 

Cinque passi per pulire i dati

State tranquilli, non avete bisogno di una laurea in informatica o di una tuta ignifuga per pulire i vostri dati. Mantenere i dati aziendali puliti vuol dire, principalmente, elaborare un piano e rispettarlo.

Seguite questi cinque passi per pulire i dati e mantenerli puliti:

 

1. Elaborate un piano

Esaminate i dati raccolti dalla vostra azienda. Determinate quali parti vengono effettivamente utilizzate. Cercate quindi di capire cosa manca, cosa avete ma non usate e se, e in che modo, i dati raccolti diventano "sporchi".

Ad esempio, la maggior parte delle aziende tiene traccia delle informazioni di contatto di base di tutti i clienti potenziali, dei clienti esistenti e dei fornitori. Raccogliete e tenete traccia di tutto ciò di cui avete bisogno? Alcuni campi non sono aggiornati in molte voci? Avete molti duplicati? Identificate i punti ciechi e i punti deboli nei vostri set di dati e metodi di raccolta attuali ed elaborate un piano per farvi fronte in futuro. Mettere in ordine i dati prima di andare al passaggio successivo può richiedere un po' di sforzo, ma ne vale davvero la pena.

 

2. Controllate i dati quando li inserite

Basatevi sul piano che avete appena elaborato al passo uno e definite una procedura per controllare tutti i dati nel momento in cui vengono inseriti. Che siate liberi professionisti e teniate traccia voi stessi di ogni nuovo cliente o che abbiate un piccolo team che utilizza un CRM, assicuratevi che chiunque immetta i dati segua la procedura per verificarli nel momento in cui vengono inseriti. Qualche piccolo controllo preventivo in più può far risparmiare alla vostra azienda ulteriore fatica ed evitarvi di perdere opportunità importanti in futuro. 

 

3. Verificate l'accuratezza

Verificate l'accuratezza di ogni voce nel database dei clienti. A seconda delle dimensioni dell'azienda e del database, questo passo potrebbe richiedere un'ora o due se lo svolgete per conto vostro oppure giustificare la ricerca di uno strumento software o di un consulente. 

Un'altra idea semplice è chiedere ai clienti di inviarvi le loro informazioni aggiornate. Mettete a confronto le loro risposte, ma mano che arrivano, con i dati che avete in archivio.

 

4. Deduplicate i duplicati

Ricordate l'esempio dell'app Contatti con cui abbiamo iniziato? Le voci duplicate possono causare gravi danni ai team di vendita che svolgono molte attività di ricerca di potenziali clienti utilizzando gli elenchi di contatti dell'azienda. Ancora una volta, se la vostra è un'azienda molto piccola con una base clienti relativamente piccola, potreste essere in grado di deduplicare i dati manualmente. In caso contrario, qui alcune app gratuite e a pagamento che possono aiutarvi se siete utenti Salesforce.

 

5. Ripetete l'operazione e raccogliete più dati secondo necessità

Una volta che i dati sono puliti e in ordine, la manutenzione è facile tanto quanto continuare il lavoro svolto nei passi da uno a quattro di cui sopra. Elaborate un piano per raccogliere tutti i dati di cui avete bisogno (e non di più), ricontrollateli nel momento in cui vengono inseriti e verificatene regolarmente l'accuratezza; così, dovreste essere a posto. Tenete presente che i team di vendita con più persone che svolgono molte attività di ricerca di potenziali clienti potrebbero dover rivedere e deduplicare i dati più spesso rispetto alle organizzazioni più piccole.

Dopodiché, basta espandere la raccolta dei dati per soddisfare le esigenze aziendali in continua evoluzione. E utilizzare i migliori strumenti aziendali per ottenere il massimo da quei dati attraverso l'automazione, le previsioni e l'offerta di un supporto e di esperienze clienti eccezionali. 

Siete alla ricerca di uno strumento che vi aiuti a iniziare il vostro percorso verso la pulizia dei dati? Scoprite di più su Salesforce per PMI, il CRM creato per le piccole aziende, oppure date un'occhiata alle nostre soluzioni aggiuntive per le piccole aziende.

 

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