グループウェアとは？代表的な機能や導入効果、選び方を解説

グループウェアとは、組織内のやり取りを一元管理し、コミュニケーションを円滑にするシステムで、共同作業の効率化が可能です。グループウェアの機能から導入メリット、選び方のポイントまで解説します。

グループウェアとは、組織内でのスケジュールや業務の管理、情報共有、共同作業の効率化も実現してくれるツール

グループウェアとは、メンバー間でのやり取りを一元管理し、組織内でのスケジュールや業務の管理、情報共有、共同作業の効率化も実現してくれるツールです。「掲示板」「スケジュール管理」「施設予約」「ファイル共有」など多彩な機能を搭載しており、それらを活用することで円滑なコミュニケーションと共同作業が可能になります。

グループウェアはSFA（営業支援システム）と混同されがちですが、データの軸や管理項目に加え、できることが異なっており、それぞれの特徴を理解し、目的にあった導入が重要です。

グループウェアの主な3つの機能

グループウェアの機能は、大きく「伝達・コミュニケーション促進機能」「情報共有促進機能」「業務効率化機能」の3つに分けられます。

伝達・コミュニケーション促進機能

グループウェアには、伝達・コミュニケーション促進のために以下のような機能が備わっています。

• 掲示板
• SNS、チャット

メンバー内で閲覧できる掲示板は、日々の報告やメンバー全員への相談・問いかけなど、ネット上に数多くある掲示板と同様に使います。社内回覧板や社内広報の代わりに使うことも可能です。また、一般に使われているSNSやチャットツールと同様の機能が、グループウェアにも備わっています。メンバー間の連絡やコミュニケーション、グループチャットによる特定メンバー内での連絡やメッセージの送受信など、メールよりスピーディーで手軽ですし、内容はしっかり記録されますから、チームメンバー同士の連絡に便利です。

情報共有促進機能

情報共有促進のために、以下のような機能があります。

• ファイル共有
• Web会議
• タスク管理
• スケジュール管理

ファイル共有は画像や書類など、さまざまなデータを共有する機能です。メンバー間で共有できる、クラウドストレージのようなものと言えるでしょう。なお、共有範囲を設定することもできますが、メンバー数やファイルの種類によってデータ量が大きくなり、容量不足を招くこともあります。その場合は、追加購入やプランの変更によって容量の拡大が可能です。

Web会議は、ZoomやTeamsのようなリモート会議を行う機能です。後述する「スケジュール管理」や「施設予約」の機能と連携し、参加メンバーの空き時間で効率的に会議を設定できます。なお、議事録の作成をサポートし、参加者に共有する機能を持つものもあります。

タスク管理は、グループメンバーの作業状況を管理する機能です。複数人でのプロジェクトでは、「誰が、何を、いつまでに」という要素がとても重要になります。タスク管理機能を使えば、各自の作業状況をいちいち報告する必要がなく、チーム全員がリアルタイムで進捗状況を確認できます。

そしてスケジュール管理は、個々のメンバーやプロジェクトグループのスケジュールを管理する機能です。Web会議や後述する施設予約と連携できるため、メンバーのスケジュールに合わせた予定を素早く組み、即座に全員に通知できます。

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業務効率化機能

業務効率化のための機能として、以下のようなものがあります。

• 施設予約
• スケジュール管理
• ワークフロー
• タスク管理

スケジュール管理やタスク管理は、情報共有促進機能でご説明した通りの機能です。これらは、活用することで業務効率化にも繋がります。

グループウェアには、会議室や応接室、プロジェクターなど、施設や設備の予約・利用状況を確認できる機能が備わっています。予約を入れれば情報がリアルタイムで共有されるため、ダブルブッキングの心配はありません。また、ワークフローは出張経費の精算や有給休暇の届け出など、社内での各種申請を電子化する機能です。用意したフォーマットに記入して送信するだけで、手続きが短時間で完了できます。プリントアウトが不要なので、社内のペーパーレス化にも貢献してくれるでしょう。

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そのほかの機能

グループウェアは、製品によってさらに多様な機能が備わっています。具体的には、以下のようなものです。

• 文書管理
• アドレス帳
• 日報作成機能
• 社内アンケートを配布して集計する機能
• 全文検索機能

搭載されている機能は製品によって異なりますので、自社にとって何が必要なのかをイメージし、導入前にしっかりリサーチしておいてください。

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グループウェア導入の3つのメリット

企業におけるグループウェアの導入は、業務の効率化と生産性向上に大きな効果をもたらします。

以下にて、グループウェア導入の主な3つのメリットについて詳しく解説します。

＜グループウェア導入の3つのメリット＞

• 情報共有による業務の効率化
• 多様な働き方にも対応可能
• 業務の高速化

情報共有による業務の効率化

クライアントからの資料や企画書などの文書のほか、個人のスケジュールや伝言などの情報もグループウェアで簡単に共有できます。そのため、例えば緊急会議を行う際にも、各個人にスケジュールを確認することなく、空いている時間帯を確認して設定可能です。設定後はメンバーに通知が届くので、見落とすこともありません。そのほか、外出時の入電もグループウェアでメモを残し、即時対応するといったこともできます。業務が効率化できるほか、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

多様な働き方にも対応可能

また、グループウェアを導入すれば場所を選ばず仕事ができるので、コロナ禍で増えたテレワークなど多様な働き方に対応できます。自宅や外出先でも、まるで社内にいるかのように業務を進めることが可能です。パソコンだけでなくタブレットやスマートフォンからもアクセスできるので、どこにいても共同作業が実現できます。

業務の高速化

高額な資機材の購入や人員採用などの際には、稟議書をあげて上層部の許可を得ることが少なくないでしょう。しかし、決裁者が不在だと稟議がストップしてしまい、仕事のスピードが鈍ることがあります。こうした業務をグループウェア上で行えば、決裁者がどこにいても即座に対応してもらうことが可能。

スピーディーに仕事が進められます。また、データ化によってペーパーレス効果も得られ、スペースの有効利用や検索性の向上にもつながるでしょう。

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グループウェア導入の3つのデメリット

グループウェアは、企業のコミュニケーションとコラボレーションを向上させるために広く利用されています。しかし、導入に伴うデメリットも存在します。ここでは、グループウェア導入における主な3つのデメリットを詳しく解説します。

＜グループウェア導入の3つのデメリット＞

• 導入費用と運用費用の負担
• カスタマイズの難しさ
• システム依存のリスク

導入費用と運用費用の負担

グループウェアを導入する際のコストは無視できません。導入費用（初期費用）として、ライセンス費用、ハードウェアやソフトウェアのセットアップ費用、さらにはシステムのカスタマイズ費用が発生します。また、導入後も定期的なメンテナンス費用やサポート費用などの運用費用が必要となります。例えば、システムの更新やセキュリティ対策の強化、ユーザーサポートにかかる費用などが含まれます。これらのコストは特に中小企業にとって大きな負担となり、他のビジネス投資に影響を及ぼす可能性があります​。

カスタマイズの難しさ

多くのグループウェアは、一般的なビジネスニーズに対応するように設計されていますが、特定の企業の特殊な要件に完全に対応するためには、追加のカスタマイズが必要です。このカスタマイズには高度な技術的専門知識が必要であり、社内にそのようなスキルが不足している場合は、外部のコンサルタントや技術者のサポートを依頼する必要があります。これにより、追加の費用や時間がかかり、場合によってはプロジェクトのスケジュールに遅れが生じることがあります。また、カスタマイズが不十分な場合、システムが期待通りに機能せず、業務効率が低下するリスクもあります。

システム依存のリスク

グループウェアに依存することで、システム障害や技術的な問題が発生した場合に業務が停止するリスクがあります。特にクラウドベースのグループウェアを利用している場合、インターネット接続が途絶えるとアクセスできなくなり、業務に大きな支障をきたす可能性があります。このため、バックアップ計画や復旧計画を適切に設計し、緊急時に迅速に対応できる体制を整えることが重要です。また、システムが頻繁にダウンする場合、従業員の士気や生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。

グループウェアの2つの導入形態

グループウェアには、「オンプレミス型」と「クラウド型」という2種類の導入形態があります。

オンプレミス型

オンプレミス型とは、自社サーバーにソフトウェアをインストールして運用するものです。インターネットを通じて外部にアクセスする必要がないため、セキュリティ性を保ちやすいのがメリットと言えるでしょう。また、自社でシステムを構築するため、柔軟にカスタマイズできます。

ただし、ネットワークやサーバーの構築・管理、さらに開発などには大きなコストが伴い、この点はオンプレミス型の大きなデメリットです。

クラウド型

クラウド型とは、オンライン上で提供されているソフトウェアを、インターネットを介して運用するものです。初期費用がおさえられ、自社でのサーバー管理等が必要ない点がメリットとなります。インターネットさえ繋がっていれば、場所を問わずどこからでもアクセス可能です。

ただし自社開発ではないため、オンプレミス型と比べてカスタマイズ性は低くなります。また、すでに使用している社内システムがある場合、連携できないことも考えられるでしょう。こうした点は、クラウド型のデメリットです。

グループウェアの選び方の3つのポイント

グループウェアの導入にあたっては、チェックすべきポイントがいくつかあります。自社に合った製品を選択するためにも、これからご紹介するポイントには注意してください。

必要な機能を選別しておく

「自社にはどんな機能が必要なのか」を明確にしておくことが大切です。そのためには「グループウェアで何をしたいのか」という導入目的を決め、その達成に必要な機能を洗い出してから選定しましょう。この段階で社内ヒアリングを行い、現場の意見を吸い上げておくことも重要です。いくら豊富な機能があっても、ほとんど活用されないのでは意味がありません。また、安価だからと導入したものの、使いたい機能が実装されていなくては本末転倒です。

デモ版で使い勝手を確かめる

インターフェースの見やすさや操作性の良さ、使い勝手は、とても重要な要素です。無料トライアル期間やデモ版を利用して、実際の使い勝手を確認しておきましょう。

いくら高機能でも、画面が見づらく使いにくいものは敬遠されがちです。

既存システムとの連携が可能か

現在使っているほかのツールやシステムと連携させることで、さらなる効果が期待できます。例えば、営業プロセスをサポートするSFAと組み合わせれば、商談の進捗に合わせた社内スケジュールの調整が可能です。また、顧客情報を管理するCRMと連携することで、グループウェア上から個々の顧客の情報や取引履歴、商談内容などにアクセスすることができます。他の使用したいシステムとシームレスに連携できるかは事前に確認しましょう。

グループウェアとSFA、CRMとの違い

前項でご紹介したSFAとCRM。これらは一部似た機能を持つため、混同されることもありますが、それぞれ別のツールです。これらの違いについても、あらかじめ頭に入れておきましょう。

SFAの特徴

SFA（Sales Force Automation）は、営業活動のサポートを目的としたシステムです。主には、営業の活動履歴や商談の進捗情報などの管理を目的としています。営業活動を仕組み化し、より効率的に行ったり、ノウハウを蓄積・共有することで営業スキルを標準化させたりするのに活用できます。

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CRMの特徴

CRM（Customer Relationship Management）は、顧客との関係を軸にした情報を扱うシステムです。顧客情報や行動履歴、顧客との関係性などを管理できます。顧客情報を一元管理することで業務効率や生産性を高めるほか、分析データをもとにした適切なコミュニケーションにより顧客満足度を向上させたり、営業プロセスにおいては、主に受注後のリピート化に役立つでしょう。

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グループウェア選定では、必要な機能を見極めることが大切！

グループウェアは組織内でのやり取りを一元管理し、コミュニケーションを円滑にできます。多様な働き方への対応や業務効率化など、さまざまなメリットを得られるでしょう。そのため、多くの企業がグループウェアを導入しています。

ただし、製品によって搭載されている機能、そして使い勝手などが異なります。あらかじめ必要な機能を明確化し、デモ版などで実際の操作性等を確認しておくと良いでしょう。グループウェアを導入する際は、目的に合った製品を選べるよう十分に検討を重ねてください。