ビジネスにおける案件とは？案件管理の具体的な手法やツールも解説

案件という言葉にはいくつかの意味がありますが、ビジネスシーンにおいては企業や組織が取り組む具体的な仕事や事業を指し、明確な目的と期限がある取り組みのことです。

営業活動で案件を獲得したものの、管理が行き届かず失注するケースもありますので、案件を適切に管理し進捗状況や顧客情報などを把握する案件管理が重要です。本記事では、ビジネスにおける案件の概要から案件管理の具体的な手法、案件管理のメリット、注意点などを解説します。案件管理に役立つツールの種類や選び方も説明するため、ぜひ参考にしてください。

案件とは？

ビジネスの現場で頻繁に耳にする「案件」という言葉ですが、意味は主に以下の3つです。

• 現在進行形で取り組んでいる課題や事業
• 将来的に検討や対応が必要となる事項
• 訴訟事件

一般的なビジネスシーンでは、ほとんどの場合において1つ目の「現在進行形で取り組んでいる課題や事業」の意味で使用されます。つまり、現在進行形で取り組んでいる業務や具体的なプロジェクトを指して「案件」と呼びます。

とくに営業活動やプロジェクトマネジメントの文脈では、個別の商談や開発案件などを「案件」として扱い、その進捗や状況を管理していくことが一般的です。なお、3つ目の「訴訟事件」としての使用は、主に法律の世界に限定されており、一般的なビジネスパーソンは日常的に使用しません。

ビジネスシーンにおける案件

ビジネスの世界における「案件」は、企業や組織が取り組む具体的な業務プロジェクトを指します。たとえば、新規のウェブサイト制作プロジェクトや製品開発における研究開発、企業へのコンサルティングサービスの提供などが典型的な例として挙げられます。

また、具体的な予算枠が設定されており、そのなかで成果を挙げることが求められるのが一般的です。多くの場合、発注企業と受注企業との間で正式な契約が交わされ、その契約内容にもとづいて業務が進められます。

案件と商談の違い

ビジネスにおける「案件」と「商談」は、明確に異なります。案件は、業務やプロジェクト全般を包括的に指す広義な用語です。行政における政策立案や法律関連の業務など、必ずしも商業的な要素を含まない場合もあります。また、案件はプロジェクト全体の流れを表現する際に使用され、長期的な視点で捉えられることが特徴です。

一方、商談は具体的なビジネス上の取引に関する協議を指し、より狭い範囲で使用されます。たとえば、特定の製品やサービスの価格交渉や契約条件の確認といった具体的なやり取りを指します。商談は通常、その場限りの短期的な話し合いを指すのです。

実際のビジネスシーンでは、ある企業との取引全体を「案件」として捉え、そのなかで行われる個別の価格交渉や契約条件の詰めなどを「商談」として位置づけることが一般的です。このように、案件と商談は密接に関連しながらも、それぞれ異なる役割と範囲をもっています。

案件管理の意味と目的

案件管理とは、企業の営業活動において、見込み顧客の発見から商談の獲得、最終的な契約締結にいたるまでの一連のプロセスを管理し、売上目標の達成を目指す取り組みのことです。

案件管理によって、顧客のニーズ把握や最適なタイミングで適切な提案を行うことが可能になります。商談の成約率向上につながり、顧客との長期的な信頼関係を築くことが可能です。このような継続的な関係性の構築は、安定した収益基盤の確立につながるでしょう。

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案件管理の主な管理項目

効果的な案件管理を実現するためには、以下のような項目を管理する必要があります。

• 取引先名
• 商談日
• 担当営業
• 対象商材
• 商談の経緯
• 商談の内容
• 受注予定
• 見込額
• 受注角度
• 商談の進捗
• 担当営業の行動履歴
• 顧客情報や提案する商材
• 担当営業の行動履歴　など

詳細な情報を案件ごとに管理することで、管理職が各案件の進捗状況を効率的にチェック可能です。また、担当営業が不在の場合でも、ほかのスタッフが適切に対応できる体制を整えられます。結果として、組織全体での業務効率の向上と顧客満足度の維持・向上につながるでしょう。

案件管理を実践するための具体的な3つの手法

案件管理を実践するための具体的な手法は、以下の3つです。

• パイプライン管理
• オポチュニティ管理
• 顧客関係管理

それぞれ詳しく解説します。

パイプライン管理

パイプライン管理は、案件の進捗状況を営業プロセスに沿って管理する手法です。見込み顧客の発掘からはじまり、具体的な商談の実施、受注の確定、最終的な製品やサービスの納品にいたるまでの一連の流れを可視化します。パイプライン管理によって、各案件を効率的に進めることが可能になります。

オポチュニティ管理

オポチュニティ管理は、パイプライン上に存在する個別の案件について、より詳細な情報を管理する手法です。オポチュニティとは、受注の可能性がある個別の商談を意味します。各オポチュニティについて、詳細な顧客情報や具体的な提案内容、受注の確度、予想される受注金額といった情報を一元的に管理します。

顧客関係管理

顧客関係管理（Customer Relationship Management）は、企業が顧客との関係を構築し、維持するための戦略や技術を指します。CRMは、顧客情報や行動履歴を管理し、顧客のニーズを把握することで、よりよいサービスを提供し顧客満足度を向上させることを目的としています。

案件管理の3つのメリット

案件管理を実施するメリットは、以下の3つです。

• 業務の効率化につながる
• 営業の知識やノウハウを標準化できる
• 案件の性質を見極めて受注確度を高められる

それぞれ詳しく解説します。

業務の効率化につながる

案件管理を行うことで、必要な業務が明確になるため、効率化につながります。たとえば、商談の段階や次のアポイントメントの日時、提案書の提出期限などが一元管理できるため、営業担当者は優先順位をつけて効率的に業務を進めることが可能です。また、過去の商談履歴や顧客とのやり取りも記録されているため、情報の引き継ぎや共有もスムーズに行えます。

もしも案件管理ができていないと、各営業担当者が顧客管理を行う必要があるため、多くの時間や手間がかかってしまいます。案件管理をすることで、このような個人の手間を解消して大幅な時間短縮が可能です。

営業の知識やノウハウを標準化できる

成功事例や失敗事例を案件管理システムに蓄積することで、組織として営業ノウハウを共有・活用できます。たとえば、特定の業界や規模の企業に対して効果的だった提案や、よくある商談での課題とその解決方法などを体系化できます。また、優秀な営業パーソンが身につけている営業スタイルやノウハウを、チーム全体に共有することも可能です。これにより、新人営業担当者の育成が効率化され、組織全体の営業力向上にもつながります。

案件の性質を見極めて受注確度を高められる

案件管理を通じて、商談の進捗状況や顧客のニーズ、競合の状況などを詳細に分析できます。これにより、案件の優先順位付けや、受注可能性の判断がより正確になります。たとえば、予算や決裁者の有無、導入時期の明確さなどの要素を総合的に評価することで、限られたリソースを効果的に配分し、受注確度の高い案件に注力できるでしょう。また、過去の類似案件データと比較することで、より精度の高い見込み判断が可能になります。

案件管理に取り組む際の3つの注意点

案件管理に取り組む際の注意点は、以下の3つです。

• 運営体制を整える
• リアルタイム性を重視する
• チーム全員が使いやすい仕組みを構築する

それぞれ詳しく解説します。

運営体制を整える

案件管理を効果的に機能させるには、短時間で効率的に情報を更新・管理できる体制の構築が重要です。なぜなら、案件管理の運用には、継続的な情報の入力と更新が不可欠であり、その作業に時間がかかりすぎると結果的に管理が機能しなくなるからです。

たとえば、導入初期は熱心に案件管理に取り組んでいても、時間の経過とともに更新頻度が低下し、システムが形骸化してしまうケースも少なくありません。このような事態を防ぐため、営業担当者の負担を最小限に抑えつつ、必要な情報を確実に入力できる仕組みづくりが必要です。

リアルタイム性を重視する

市場状況や顧客ニーズは刻々と変化しています。そのため、案件管理においては情報のリアルタイム性が非常に重要であり、チーム内で共有される情報は常に最新の状態を保つ必要があります。

リアルタイム性を重視するためには、クラウドベースのCRM（顧客管理システム）やSFA（営業支援ツール）の導入、あるいはExcelデータのクラウド保存など、適切なツールやシステムの選択が不可欠です。これにより、営業担当者がいつでもどこでも最新の情報にアクセスできる環境を整えることが可能です。

チーム全員が使いやすい仕組みを構築する

案件管理システムは、チームメンバーが容易に理解し、活用できるように設計する必要があります。注意すべき点は、トップ営業パーソンのようにスキルの高い人物を基準としないことです。複雑な手順や細かすぎるプロセスは、実際の営業活動の妨げとなり、システムの有効活用を阻害する可能性があります。

案件管理に活用できる3つのツール

案件管理に活用できるツールは、以下の3つです。

• Excel
• CRM
• SFA

それぞれ詳しく解説します。

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Excel

Excelは身近な案件管理ツールとして、広く活用されています。ほとんどのビジネスパーソンが日常的に使用しており、基本的な操作に慣れている人も多いため、導入の障壁が低いのが特徴です。

しかし、Excelはあくまでも表計算ソフトであり、案件管理で必要な「時系列での管理」ができず、入力されたデータ間の関連付けや高度な分析には適していません。また、各案件の受注確度や営業活動のフェーズ評価において、客観的な評価基準の設定が難しく、マネージャーの主観的判断に頼らざるを得ない面があります。

CRM

CRM（顧客管理システム）は、企業が顧客との関係を管理し、強化するためのツールです。主な特徴として、顧客情報の一元管理が挙げられます。これにより、顧客の購入履歴や問い合わせ内容、フィードバックなどをひとつのプラットフォームで把握でき、営業やマーケティング活動の効率化を図ることが可能です。

また、CRMはデータ分析機能を備えており、顧客の行動パターンやニーズを把握することで、ターゲットを絞ったマーケティング施策を展開できます。顧客とのコミュニケーション履歴を記録することで、パーソナライズされたサービスを提供し、顧客満足度の向上に役立たせることも可能です。

さらに、CRMはチーム間の情報共有を促進し、営業活動の進捗管理や業務の可視化を実現します。業務の効率化や売上の向上が期待できるため、多くの企業が導入を進めています。

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SFA

SFA（営業支援ツール）は、営業活動を効率化し支援するためのツールです。主な特徴として、営業プロセスの可視化が挙げられます。これにより、営業チームは進捗状況をリアルタイムで把握でき、効果的な戦略を立てやすくなります。

また、SFAは顧客情報の管理を一元化し、過去の商談履歴や顧客のニーズを分析することで、よりパーソナライズされたアプローチが可能です。タスク管理機能やスケジュール管理機能を備えており、営業担当者は効率的に業務を進められます。

SFAはデータ分析機能ももっているので、営業成績の分析や予測を行うことで、戦略的な意思決定をサポートすることも可能です。これにより、営業活動の成果を最大化し、企業全体の業績向上に寄与することが期待されます。SFAは、営業チームの生産性を向上させるための強力なツールと言えます。

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案件管理にはAI機能を搭載したSalesforceの「Sales Cloud」がおすすめ

Salesforceが提供する最新のSFAツール「Sales Cloud」は、過去の商談データや顧客とのコミュニケーションデータなどが蓄積されており、営業の成果向上に役立ちます。

「Sales Cloud」にはAI機能「Einstein」が搭載されており、高度な分析を通じて顧客との会話から重要なインサイトを自動的に抽出します。これにより競合状況や価格設定に関する的確な提案が可能です。

さらに、予測AI機能を活用することで、見込み顧客の特定や優先度の高い案件の選別ができ、成約率の向上につながる効果的なアプローチが可能です。このような先進的な機能により、案件管理の効率化と営業成果の最大化を同時に実現できます。

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案件を効果的に管理してビジネスを成功させよう

効果的な案件管理は、現代のビジネス成功において不可欠な要素と言えます。適切な管理手法とツールを選択し、組織全体で一貫した取り組みを行うことで、業務効率の向上や売上の増加を実現可能です。

組織のニーズや規模に合わせてCRMやSFAなどの業務効率化ツールを選択し、継続的な運用体制を整えることで、はじめて案件管理の真価を発揮できます。案件管理を取り入れて、顧客との良好な関係を構築し、ビジネスの成長を実現しましょう。