Transformação Digital nas PMEs

Seis meses após o alerta de pandemia, a COVID-19 provocou, entre outros efeitos, o agravamento da crise econômica. Com as restrições sociais impostas, muitos negócios tornaram-se inviáveis do ponto de vista financeiro e operacional. Em uma reação em cadeia, empresas de todo o mundo viram seu crescimento despencar.

Neste cenário, as pequenas e médias empresas (PMEs) foram as mais afetadas. Em maio, a McKinsey estimou que um terço dos empregos estivesse em risco nos Estados Unidos, sobretudo nos setores de alimentação, vendas e serviços. Desta fração, 54% (cerca de 30 milhões de empregos) eram de empresas com até 500 funcionários.

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Com o aumento do trabalho remoto, do e-commerce e das interações online, o “novo normal” acelerou uma transição em curso no mercado. Trata-se do imperativo digital – momento no qual a própria sobrevivência das empresas depende de sua estrutura tecnológica e capacidade de inovar.

Lidando com equipes e orçamentos reduzidos, muitas PMEs lutam para se adaptar à nova realidade. Neste artigo, vamos sinalizar oportunidades para a transformação digital de pequenos negócios, indicando como essas empresas podem promovê-la a curto ou médio prazo.

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Transformação digital: o que é isso?

O termo transformação digital define hoje o uso de tecnologias digitais para apoiar a inovação e a gestão estratégica nas empresas. Entre os recursos mais utilizados, estão as chamadas tecnologias SMAC: social (redes sociais), mobile (dispositivos móveis), analytics (análise de dados) e cloud (computação em nuvem).

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A transformação digital alia tecnologias em ascensão na última década para modernizar as formas de pensar e executar tarefas. Além de otimizar processos, trazendo eficiência e praticidade, o fenômeno promove a disrupção – isto é, o surgimento de produtos, práticas e modelos de negócio inéditos no meio corporativo.

Por esse motivo, a transformação digital está acirrando a competição no mercado contemporâneo. Pense em como a Uber revolucionou os serviços de mobilidade urbana, e o Airbnb, a operação de grandes redes de hotéis. Estes são exemplos de negócios facilitados por novas tecnologias, e que impactaram toda a organização do ramo em que se inserem.

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Promover a transformação digital, portanto, é pré-requisito para acompanhar a evolução do mercado e dos padrões de consumo. Em um mundo hiperconectado, o público espera que as empresas tenham não só presença digital, mas excelentes ofertas e atendimento online.

A jornada de compra também ficou mais complexa: antes de fechar negócio, o cliente pesquisa referências e compara diversas opções nos canais à disposição. Assim, além de operar de forma dinâmica e criativa, as empresas devem conhecer seu público a fundo a fim de personalizar os serviços e mantê-lo fiel à marca.

Grandes empresas vs. PMEs: diferenças na transformação digital

Em geral, empresas de grande porte detêm mais recursos para atravessar crises como a pandemia e a recessão econômica. Além de aportes financeiros maiores, estes negócios possuem infraestrutura e governança aprimorada – o que torna a adaptação ao “novo normal” bem menos traumática.

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Muitas grandes empresas também se encontram em estágio avançado de transformação digital – ou seja, já integram recursos de automação, inteligência artificial e outras tecnologias em processos transversais, fomentando a performance, a sinergia e a criatividade das equipes.

Dessa forma, não é de se estranhar que essas empresas migrem rapidamente para o trabalho remoto ou ampliem suas vendas via e-commerce e marketplaces. O aumento na produtividade também produz resultados inovadores e altamente assertivos – gerando ainda mais receita, ganho de escala e market share para grandes players.

Todos esses fatores colocam as pequenas empresas em desvantagem no mercado atual. Em cada região, governos e iniciativa privada buscam subsidiar as PMEs para gerar empregos e reaquecer a economia. Enquanto isso, as que seguem operando buscam saídas acessíveis para garantir o futuro dos negócios.

Vantagens da transformação digital nas PMEs

Apesar das limitações do período, as PMEs têm características que favorecem a transformação digital, permitindo até a concorrência com empresas de grande porte. São estas:

1. Estrutura flexível

Para ser completa e efetiva, a transformação digital deve abranger todas as áreas da empresa, envolvendo diretoria, lideranças e liderados.

Por operarem em menor escala, as PMEs podem executar mudanças estruturais com menos burocracias e questões de compliance em jogo. Essa flexibilidade facilita a reinvenção do próprio modelo de negócios, caso a empresa identifique esta necessidade.

A dimensão das PMEs também confere maior controle sobre o processo de transformação digital, que pode ser coordenado entre poucos escritórios ou algumas dezenas de funcionários.

2. Abertura ao trabalho colaborativo

A operação em menor escala também influi sobre a cultura das PMEs. Geralmente, há mais proximidade entre as equipes – o que favorece a cooperação e coordenação dos times. A necessidade de fazer mais com menos também estimula a iniciativa dos liderados, abrindo espaço para novas ideias e experimentações.

Alguns pequenos negócios também aderem ao outsourcing, firmando parcerias com outras empresas e profissionais autônomos para terceirizar atividades de que sua operação necessita, porém não comporta.

3. Personalização no atendimento ao cliente

Talvez o maior trunfo das PMEs em relação às grandes empresas seja a familiaridade com os próprios clientes. Muitos pequenos negócios integram um ecossistema local e estabelecem relações de confiança com a comunidade. Mesmo na internet, a escala reduzida das empresas permite focar nos clientes conquistados – o que ajuda na retenção e diferencia os serviços.

Dessa forma, as PMEs incorporam a personalização no atendimento, uma das principais tendências da era digital. Além de conhecerem o perfil dos clientes, os pequenos negócios normalmente promovem interações mais diretas, agregando humanização e exclusividade à experiência de compra.

Transformação digital nas PMEs: Soluções e dicas práticas

Você já conhece os principais desafios e pontos em que as PMEs podem se desenvolver. E agora: como promover essa evolução na prática?

Listamos a seguir alguns caminhos para iniciar ou acelerar o processo de transformação digital das PMEs. Caberá a você e sua equipe avaliarem o melhor ponto de partida para o seu negócio, para então traçar um plano de ação gradual e sustentável.

Confira as principais frentes de transformação digital nas PMEs e dicas para trabalhá-las:

Fortalecimento da estrutura de TI

A transformação digital integra a tecnologia a todas as áreas da empresa. Para garantir o sucesso deste movimento, o ideal é contar com profissionais capacitados para manejar as ferramentas e derivar o máximo de aproveitamento destas.

Estruturar a área de tecnologia da informação (TI) auxilia em processos como:

• Contratação de novas ferramentas e serviços de tecnologia;
• Implementação de tecnologias e sistemas de gestão;
• Suporte aos colaboradores na rotina produtiva;
• Análise e gestão estratégica de dados (leia mais abaixo);
• Manutenção da cibersegurança e respeito à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Para algumas PMEs, montar uma estrutura completa de TI pode ser inviável a princípio, por questões de orçamento. Nestes casos, recomenda-se promover a transformação digital aos poucos, atentando aos gargalos do processo e realizando investimentos estratégicos para atender clientes e colaboradores da melhor maneira.

Automação de tarefas

Otimizar processos e aumentar a produtividade é um dos principais objetivos da transformação digital. Para atingi-lo, implementar softwares e sistemas de automação é essencial.

Além de ganhos em agilidade e eficiência, as ferramentas de automação introduzem esquemas muito mais inteligentes de trabalho. Isso porque a maioria emite relatórios ou insights em tempo real, indicando melhorias e pontos que merecem atenção.

Entre as ferramentas de automação mais populares, destacam-se os ERPs (voltados à gestão empresarial), o CRM (voltados ao relacionamento com o cliente) e softwares de gestão de projetos (leia mais abaixo). Todos são baseados na nuvem e podem ser acessados em qualquer lugar, por diversos dispositivos.

A escolha do melhor software de automação passa pela avaliação das necessidades da empresa. Você pode implementá-los a qualquer momento: basta se planejar e contratar um plano adequado à operação.

Automação de marketing

Uma categoria bastante rica das soluções de automação é o de ferramentas para automação de marketing. Estes softwares facilitam a divulgação da sua marca e o marketing de conteúdo, melhorando as conversões e o relacionamento com os clientes.

A automação de marketing abrange, além do CRM, ferramentas que permitem o agendamento de publicações em blogs e redes sociais, disparo automático de e-mails, criação de landing pages e chatbots para atendimento online.

No geral, a automação de marketing traz como benefícios a interação direta com o cliente e a facilidade em continuar o relacionamento. Os dados gerados também permitem personalizar os conteúdos e mantê-los relevantes para o público.

Gestão inteligente de projetos

Com o trabalho remoto em evidência, softwares que facilitem a gestão de projetos e o trabalho colaborativo são ainda mais necessários.

A exemplo do CRM – que oferece uma visão ampla e integrada do funil de vendas –, as ferramentas de gestão de tarefas monitoram o andamento do projeto, os prazos e o desempenho de cada colaborador. Também centralizam a comunicação e o carregamento de arquivos, evitando confusões entre múltiplas pastas e canais diferentes.

A aplicação de ferramentas de produtividade normalmente se alia ao de metodologias ágeis como Kanban, Scrum e Design Thinking. Além de acelerarem a execução de tarefas, estes métodos envolvem o cliente no desenvolvimento de soluções. Se desejar, você pode adicioná-lo como usuário nas plataformas implementadas.

Análise de dados

Para as PMEs, decisões equivocadas têm muito mais impacto, sobretudo em momentos de crise.

Nesse sentido, as análises informadas por inteligência artificial permitem atacar pontos críticos da operação e agir de forma precisa, gerando os resultados desejados. Os dados também indicam alterações ou novos padrões de comportamento dos clientes, ajudando a recalibrar ações de forma quase imediata.

Grande parte das ferramentas de automação emitem relatórios com alto grau de apuração, que podem embasar planos estratégicos e de menor risco. No entanto, sua empresa precisa de profissionais treinados para interpretar os dados e instrumentalizá-los, a fim de integrar tecnologia, planejamento e gestão de processos.

Capacitação digital de equipes

O ritmo da evolução tecnológica exige atualização constante dos profissionais. Em empresas em transformação digital, cursos e treinamentos são necessários para familiarizar as equipes com os novos recursos e estimular a curiosidade e o pensamento criativo.

Dependendo do estágio do processo, o recrutamento pode ser orientado a encontrar talentos para funções complexas, com alto grau de especialização e uso de tecnologias de ponta.

Revisão dos modelos de gestão

Ainda sobre a capacitação digital: vale destacar que as lideranças devem dar o exemplo assumindo uma postura aberta à inovação e ao aprendizado.

Como regra, a transformação digital se dá com muito mais fluidez se a empresa incorpora uma mentalidade “tecnológica” à rotina e ao uso de quaisquer ferramentas. Este é um pré-requisito para – caso haja oportunidade – repensar o modelo de negócios a partir das possibilidades que a tecnologia oferece.

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As PMEs são vitais para a geração de empregos e a ativação da economia no mundo. Sustentá-las e desenvolvê-las impacta positivamente todo o ambiente de negócios, incentivando a inovação em diversos níveis.

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