Die Erstellung von Angeboten ist ein zentraler Bestandteil Ihres Geschäfts. Angebote ermöglichen es Ihnen, neue Kunden zu gewinnen und das Geschäft mit Ihrem bestehenden Kundenstamm auszudehnen. Ein rundum gelungenes Angebot zu erstellen, das Sie von der Konkurrenz abhebt, ist jedoch gar nicht so einfach.
Es gibt bei der Angebotserstellung nämlich eine ganze Reihe von Gesichtspunkten, die für die Entscheidung des Kunden, Ihrem Unternehmen einen Auftrag zu erteilen, eine Rolle spielen. Im Folgenden möchten wir Ihnen einige Aspekte vorstellen, die bei der Angebotserstellung manchmal vernachlässigt werden. Wenn Sie diese besonders berücksichtigen, hinterlassen Sie einen bleibenden Eindruck bei Ihren Kunden. Egal, ob Ihr Kunde eine kleine B2C-Firma oder ein multinationaler B2B-Konzern ist, diese Angebotsformulare werden selbst wählerische Entscheidungsträger überzeugen.
So gestalten Sie gelungene Angebote
1. Unterscheiden Sie zwischen einem Angebot und einem Kostenvoranschlag.
Manchmal wird nicht ausreichend zwischen einem „Kostenvoranschlag“ und einem „Angebot“ unterschieden. In der Regel enthält ein Kostenvoranschlag jedoch mehr Informationen und erfolgt vor dem eigentlichen Angebot. Deshalb sollten Sie in dieser Phase des Vertriebsprozesses nicht mit Informationen für Ihre Kunden geizen. Achten Sie bei Preisen und Leistungsumfang auf eindeutige und nicht zu komplizierte Formulierungen und eine übersichtliche Formatierung.
2. Wählen Sie eine übersichtliche Formatierung.
Angebote übersichtlich zu gestalten, ist entscheidend dafür, das Vertrauen von Kunden zu gewinnen. Neben der Angabe relevanter und verlässlicher Informationen sollten Sie dem Kunden das Verständnis durch eine übersichtliche Formatierung erleichtern. Viele der Angebotsvorlagen, die Geschäftssoftware Ihnen bieten, sind ähnlich wie Rechnungen aufgebaut. Die Kunden sind mit diesem Format vertraut und wissen, was sie zu erwarten haben. Achten Sie außerdem darauf, etwaige Rabatte oder Änderungen, die sich gegenüber einem früheren Angebot ergeben haben, fett oder kursiv zu formatieren, um Missverständnisse zu vermeiden.
3. Manchmal ist eine kurze Einleitung erforderlich.
Kurzeinleitungen sind oft Teil von Kostenvoranschlägen, aber eigentlich nicht in Angeboten zu finden. Eine kurze Einleitung kann jedoch auch in einem Angebot nützlich sein, z. B. wenn Sie das Gefühl haben, sie könnte sinnvoll sein, kein formeller Kostenvoranschlag erstellt wurde oder wenn zwischen Kostenvoranschlag und Angebot ein längerer Zeitraum vergangen ist. Eine Einleitung gibt Ihnen folgende Möglichkeiten:
Den aktuellen Stand der Kommunikation mit dem Kunden noch einmal zusammenzufassen
Auf maßgebliche Informationen zu verweisen, z. B. Produktbeschreibungen oder das ursprünglich Angebot
Ihre Kontaktinformationen anzugeben, damit der Kunde sich mit Anschlussfragen an Sie wenden kann
Jetzt wäre auch der Zeitpunkt, Anmerkungen zu Dingen hinzuzufügen, über die noch nicht geredet wurde. Dies könnte z. B. einen zusätzlichen Rabatt betreffen, der bisher für das Angebot an den Kunden noch nicht berücksichtigt wurde. Oder eine neue Angebotsoption für ein anderes als das ursprünglich besprochene Produkt, das vielleicht besser für den Kunden geeignet ist. Wenn Sie etwas in ein Angebot aufnehmen, das ursprünglich nicht darin enthalten war, sollten Sie den Kunden darauf aufmerksam machen und den Grund dafür in der Einleitung erläutern.
4. Machen Sie alle zugehörigen Angaben.
Ein gut aufgebautes Angebot enthält sämtliche Informationen, die ein Entscheidungsträger zur Genehmigung des Geschäfts benötigt. Hierzu gehören möglicherweise auch mehrere unterschiedliche Szenarien mit unterschiedlichen Preisen auf Grundlage unterschiedlicher Produkte oder Rabatte, die sich möglicherweise aus der speziellen Situation des Kunden ergeben. Wahrscheinlich wünscht sich Ihr Ansprechpartner so viele Informationen wie möglich. Machen Sie also alle Angaben, die dazu geeignet sind, den Kunden bei seiner Entscheidung zu unterstützen. Dieser Vorgang kann durch Software für die Angebotserstellung vereinfacht werden.
5. Achten Sie auf Nachvollziehbarkeit.
Zwei weitere wichtige Aspekte bei der Angebotserstellung sind Nachvollziehbarkeit und Ehrlichkeit. Eine übertrieben dramatische Darstellung, die den Eindruck erweckt, als böten sie mehr an, als tatsächlich der Fall ist, sollte ebenso vermieden werden wie eine Flut von Informationen, die den Kunden letztendlich nur verwirrt.
Führen Sie die einzelnen Posten Ihres Angebots klar und übersichtlich auf. Gehen Sie auf etwaige Fragen schon im Voraus ein. Bei einem gut gestalteten Angebot, das wirklich interessierte Kunden anspricht, kommt es nicht darauf an, seitenweise Informationen zu liefern.
6. Je schneller, desto besser.
Eine weitere Eigenschaft von erfolgreichen Angeboten ist eine schnelle Angebotserstellung. Auch hier ist es dank moderner Technologie einfacher denn je, die Angebotserstellung und -zustellung erheblich zu verkürzen. Wenn Ihr Angebot umgehend bei einem Interessenten ankommt, hat das für Sie viele Vorteile, z. B.:
Ihr Angebot wird möglicherweise vor den Angeboten Ihrer Wettbewerber gelesen, was die Beziehung zu Ihrem Lead verbessern kann.
Wenn der Kunde sämtliche Informationen umgehend vor sich hat, vereinfacht dies den Entscheidungsprozess.
Auch wenn Ihr anfängliches Angebot genau den Vorstellungen des Interessenten entspricht, sind nachträgliche Änderungen nicht ausgeschlossen. Software zur Angebotserstellung vereinfacht und beschleunigt die Aktualisierung von Angeboten und verkürzt so Ihren Vertriebszyklus.
Weniger offensichtliche Aspekte von guten Angeboten
Manchmal geht es nicht nur um die nackten Zahlen. Schließlich führen „57 % aller erstellten Angebote letztendlich nicht zu zusätzlichem Umsatz.“
Es gibt viele Gründe, warum es nicht zu einem Geschäftsabschluss kommt, und häufig erfährt der jeweilige Vertriebsmitarbeiter nie, woran dies lag. Eine Beziehung zu einem Interessenten aufzubauen, kann jedoch erheblich dazu beitragen, einen neuen Kunden zu gewinnen und zusätzlichen Umsatz zu erzielen.
Interessenten während des Vertriebsprozesses zu begleiten – durch Kommunikation und Interaktion zwischen Vertriebsmitarbeitern und den potentiellen Kunden –, ist entscheidend für den Aufbau einer Beziehung und somit für den Geschäftsabschluss.
Oft entscheiden sich Unternehmen und Entscheidungsträger für einen Anbieter, weil die Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern hervorragend ist und ihre Budgetvorstellungen berücksichtigt werden. In diesem Bereich haben gerade kleine und mittlere Unternehmen aufgrund ihrer flacheren Hierarchien Vorteile: Legen Sie den Schwerpunkt auf einen ausgezeichneten und persönlichen Service und halten Sie alle gesetzten Fristen ein. Das ist oft schon die halbe Miete, um den Kunden zu beeindrucken. Hier einige weitere Gesichtspunkte eines guten Angebots, die über den reinen Schriftverkehr hinausgehen.
Sozialkompetenz und Aufbau von Beziehungen
Soziale Kompetenzen wie aktives Zuhören, Empathie und Anpassungsfähigkeit sind wichtige Voraussetzungen, die gute Vertriebsmitarbeiter besitzen müssen. Gesprächsführung und Zuhören sind Kompetenzen, die im Vertrieb ebenso wichtig sind wie die Produkte und Dienstleistungen, die Sie anbieten.
Ihre Vertriebsabteilung sollte mit Menschen besetzt sein, mit denen sich zu unterhalten Spaß macht. Egal, ob sie eher introvertiert oder extrovertiert sind, gute Vertriebsmitarbeiter hören sich an, was der Kunde zu sagen hat, und können sich in seine oder ihre Probleme und Schwierigkeiten hineinversetzen. Andererseits schrecken Mitarbeiter, die gehetzt wirken und auf einen Abschluss drängen, Kunden häufig ab. Gute Vertriebsmitarbeiter konzentrieren sich nicht nur darauf, einen Abschluss zu erreichen, sie versuchen, eine Beziehung aufzubauen.
Achten Sie auf pünktliche Abgabe und Follow-Up
Eine gelungene Einleitung ist eine wichtige Voraussetzung für ein erfolgreiches Angebot, aber nicht das einzige, was für die Präsentation Ihres Angebots wichtig ist. Sie sollten bei der Abgabe Ihres Angebots zwei Dinge berücksichtigen:
Pünktliche Abgabe, so wie vom Kunden erwartet.
Die Zustellung erfolgt so, wie es für den Kunden am einfachsten ist.
Angebote werden heutzutage häufig per E-Mail abgegeben. Manchmal wollen Kunden ein Angebot jedoch noch einmal telefonisch oder bei einem persönlichen Gespräch durchgehen. Deshalb ist es nach der Angebotsabgabe so wichtig, nachzufassen und herauszufinden, ob auf Kundenseite noch Fragen bestehen.
Erfolgt keine Rückmeldung, ist es an der Zeit, über die nächsten Schritte nachzudenken. Bei vielen Kunden sind einige Follow-Up-Versuche erforderlich, bis sie antworten, da sie anderen Verpflichtungen nachkommen müssen und ein neuer Geschäftsabschluss möglicherweise nicht die allerhöchste Priorität hat. Seien Sie bei Follow-ups konsequent, ohne aufdringlich oder nervig zu werden.
Den Schwerpunkt auf das Ergebnis legen
Ein effektives Angebot beinhaltet das Ergebnis, das der Kunde erwarten darf, nicht unbedingt nur die Leistung selbst. In der Regel sind Kunden nämlich vor allem an dem Endergebnis interessiert und nicht an dem Prozess, wie sie dorthin gelangen.
Erläutern Sie deshalb, bevor Sie zu den nackten Zahlen Ihres Angebots kommen, welche Vorteile Ihre Produkte oder Dienstleistungen für den Kunden haben. Anstatt zu sagen „Wir bieten Ihnen die Produkte XYZ“, versuchen Sie es doch einmal mit: „Unsere Produkte XYZ können Ihre Fluktuationsrate um 20 % verringern und Ihre Rücklaufquote potentiell um 35 % reduzieren.“
Erstellen Sie ein Angebot, das Sie vom Wettbewerb abhebt
Idealerweise enthält ein Angebot klare und übersichtliche Informationen und ist Ausdruck einer echten Beziehung zwischen dem Vertriebsmitarbeiter (und seinem oder ihrem Unternehmen) und dem Kunden. Der Verlust eines Auftrags aufgrund verwirrender Kostenvoranschläge oder Angebote, einer verspäteten Abgabe oder einer aufgezwungenen Kundenbeziehung kann Konsequenzen haben, die über das betreffende Geschäft hinausgehen: Ihnen entgehen nämlich möglicherweise auch Empfehlungen oder zusätzliche Aufträge durch diesen Kunden.
Sobald ein Interessent bereit ist, gilt Folgendes: Je schneller Sie das Angebot erstellen, umso besser. Vorlagen und Software zur Erstellung von Angeboten zu nutzen, gibt Ihnen die Möglichkeit, alle relevanten Informationen schnell und eindeutig zu präsentieren, damit die Entscheidungsträger auf Kundeseite sich ein Urteil bilden können. Dies fördert einen reibungslosen Übergang in der Kundenbeziehung und sorgt für eine angenehmere Erfahrung für alle Beteiligten.
