タスク管理を無理なく確実に行うには?

投稿日:2020.4.3
やるべき作業を効率良く処理するには、日常のタスク管理が欠かせません。また、個人のタスク管理がおろそかになることで、部門全体の進捗に悪い影響を与えてしまうこともあります。 果たすべきタスクにはいくつかの種類がありますから、それぞれに合った方法で管理することが大切です。ここでは、代表的なタスク管理の方法をご紹介します。

タスク管理を始める前に行うこと

どんな仕事であっても、日々の業務を回していく上で、処理しなくてはならない多くの作業が発生します。しかし、それらのタスクには、さまざまな種類があります。チームで足並みをそろえて進めなくてはならないものであったり、自分一人で処理すべきものであったり。さらには、メールの送信や会議室の手配など、タスクとはいえないような小さな作業もあります。
タスク管理を始める前に、まずはこれら多種多様なタスクを分類し、細分化することが第一となります。ここからは、タスクの分類・細分化の方法を解説します。

タスクを種類ごとに分類する

タスクの分類方法はいくつかありますが、「チームタスク」「個人タスク」「ToDo」の3種類に分類するのが一般的です。それぞれについて、詳しく解説していきましょう。
  • チームタスク
    チームタスクは、社内プロジェクトのように、複数人がまとまって1つの作業を動かしていく、チームプレーの中で果たすべきタスクです。チームの中の誰か一人でも、自分に課されたタスクをクリアできずにいると、全体の業務がそれだけ遅れることになってしまいますから、スケジュールどおりにクリアすることが最も優先されるタスクです。
  • 個人タスク
    個人タスクは、個人として達成したいプロジェクトを実現するためのタスクです。書籍を書く、新たなスキルを身につけるなど、仕事とは離れた領域にある場合もあります。 チームタスクとは異なり、スケジュール上の縛りはきつくありませんが、それだけについ後回しにしてしまいやすいタスクです。
  • ToDo
    ToDoは、プロジェクトとして扱うほどのものではない小さなタスクです。デスクの整理をする、部屋を片づけるなどの作業がこれにあたります。

タスクを優先度と重要度で分類する

タスクに優先順位をつけていく分類方法もあります。 数多くのタスクを抱え込んでしまうと、どれをどの順序でこなしていけばいいのか混乱してしまいます。そんなとき、この方法でタスクを分類しておくと、「今すぐ手掛けるべきタスク」が一目瞭然になります。
<重要度と緊急度による分類の仕方>

  • 重要度と緊急度を軸にしたマトリクスを作る
  • 4つのスペースそれぞれに、タスクを入れ込む

この分類方法では、今あるタスクが「緊急かつ重要」「緊急ではあるが、重要ではない」「重要ではあるが、緊急ではない」「重要でも緊急でもない」の4つに分類されます。こうして、緊急度の高いタスクから処理していきます。

1つのタスクを細分化しておく

多くのタスクは、その作業内容をいくつかのプロセスに細分化することができます。たとえば、「競合他社の状況を資料にまとめる」というタスクであれば、「競合他社をピックアップする」「それぞれの状況を調査する」「資料としてまとめる」という、3つのプロセスに分けることができます。タスクの内容によっては、もっと細分化することもできるでしょう。
1つのタスクを複数の作業ブロックに分割するこのやり方は、「重要ではあるが緊急ではない」タスクを処理するときに有効です。緊急性が低いタスクは、つい後回しにされがちですが、作業を細分化して、隙間時間に入れ込むことによって放置されることを防ぎ、タスクを少しずつ進めていくことが可能になります。

タスク管理に使うツールは?

タスクを内容によって分類したら、次は「どのように管理するか」です。これにはアナログとデジタル、両方のやり方がありますが、それぞれに特徴やメリットがあります。
管理すべきタスクの性質や作業の流れなどによって、最も管理しやすい方法を選ぶようにしましょう。

付箋

PCのモニターの周囲にびっしりと付箋が貼りついているという光景は、まだまだ多くのオフィスで見られます。実にアナログな方法ですが、個人的なタスクを管理するには、これで十分という人も多いでしょう。
また、チーム作業の場合にも、個々の作業内容を記した付箋をホワイトボードに貼り、作業の進捗に合わせて「ToDo」「Doing」「Done」とステータスを移動していくというやり方も広く用いられています。

カレンダー

手帳あるいは卓上のカレンダーに直接書き込む、あるいはカレンダーアプリを使ってタスクを管理するという方法です。この方法は個人タスク向きで、チーム全体のタスク管理にはあまり向きません。1日ごとのタスクを明確にするにはいいのですが、数日にわたって作業するタスクを複数管理するとなると、煩雑になりがちな傾向があります。

Excel

工事工程表のように、複数のスタッフがいつからいつまで、どのような作業を行うかを表したものがガントチャートです。縦軸に作業担当者、横軸に作業期間が入り、プロジェクト全体の進行の中で「いつ誰が、どんな作業をどれほどの期間をかけて行うのか」が視覚的にわかるため、どこで作業が滞っているかもすぐにわかります。
ただし、Excelでガントチャートを作成した場合、進捗の遅延や前倒しがあった場合に、チャートの修正に手間がかかるという難点があります。

SFA

営業業務をサポートするSFAでは、ToDo機能で進行中の案件に対して「やるべきこと」を紐づけ、管理することができます。また、Salesforceでは、プラグインツールを使うことでガントチャートを作成することができ、外出先でも最新の情報を参照し、タスクの進行を管理することができます。 チーム全員で最新情報を共有できることや、案件情報に紐づいたタスク管理ができることなど、セールス部門にとってSFAは、使い勝手のいいタスク管理ツールとなるでしょう。

タスク管理のありがちな失敗例

せっかく「タスク管理をしよう!」と意気込んで始めてみても、実際にやってみると思うようにいかないことはよくあるものです。失敗から多くを学ぶことはできますが、失敗せずに済めば、それに越したことはありません。
最後に、タスク管理におけるありがちな失敗例と、その対策についてまとめました。

入力が更新されない

SFAのToDo機能など、せっかく優れたツールが用意されているのに、それをチェックしない、あるいは必要事項を入力しないというのは、管理以前の問題です。場合によっては、「タスクの存在を忘れてしまう」ということも起こります。
まずは紙に手書きでもいいので、自分の手でタスクをテキスト化する習慣をつけましょう。

実際の進捗が予定どおりにいかない

タスクが予定どおりに進捗できていない原因は、タスクの優先順位が適切につけられていないことや、所要時間を読み誤っていることなどが挙げられます。本来、優先すべきタスクを後回しにしてしまっては、プロジェクト全体の進捗にも悪影響を与えることになるでしょう。 また、タスクの処理中には、予想外の案件が割り込んでくることもありますから、時間的に余裕を見ておくことも必要です。

設定したタスクがなかなか片づかない

緊急度の低いタスクは、得てして進まない状況に陥りがちです。これは、緊急度の低さゆえに、明確な期限を切っていないからではないでしょうか。
「手の空いたときにやっておけばいい」というタスクは、意外と多くあるものです。しかし、これらのタスクにも期限を設けておかないと、ダラダラと先延ばしになったあげく、手つかずのまま放置されることになります。
こうしたタスクは細分化して、「いつまでに、ここまでは進めておく」と決めておくのも大切でしょう。

急なタスクが割り込んできた

急なタスクが発生することは、まさに日常的に起こっているはずです。そんなときにどう対応するかは人それぞれ。また、手掛けているタスク・割り込んできたタスクの内容によっても違うでしょう。しかし、あらかじめルールを設定しておけば、いざそのときになって迷わずに済みます。
たとえば、「10分以内で終わるタスクが割り込んできたら、その場で対処する」などと決めておけば、効率良くタスクを処理していくことができます。

自分なりの方法で確実なタスク管理を

タスクの数と量が増えてくると、時間の配分が難しくなりますし、取りこぼしの危険性も高まります。個人的なタスクならまだしも、チーム内でのタスクの取りこぼしは、全体の進捗にブレーキをかけることになってしまいます。
そうしたことにならないよう、自分に合ったツールと方法で、適切なタスク管理を行ってください。
 

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