法人全体で入学前から卒業後まで一気通貫の学生支援プラットフォームを構築

西園寺公望を学祖とする歴史ある立命館大学と学生の約半数が留学生という国際色豊かな立命館アジア太平洋大学（以下、APU）などを運営する学校法人立命館。同校では、2030年までの中期計画として、次世代研究大学を目指し、日本の大学の課題としている研究成果と社会実装の結びつきを強化するために、イノベーション・創発人材の育成に注力しています。そのためには、個別最適化された学生支援が重要ですが、学生情報は大学側の各部署に閉じた形で共有化がされていない状況でした。一方、留学生比率が多く卒業後に全世界で活躍する人材が財産であるAPUでしたが、留学生の獲得状況や現地協定校のステータス可視化、一元的な卒業生データベースを構築できていないことが課題でした。そこで、学校法人としてシステムの共通化を視野に、学生管理プラットフォームとしてSalesforceを導入しました。

立命館大学では、学生や卒業生情報を一元管理し共有化することで、個別最適な学生支援を実現。同時に職員の煩雑だった校務効率を向上させたほか、今後は蓄積した学生情報をTableauで分析し、エビデンスベースでの施策展開を目指しています。APUでは卒業生管理を実現しましたが、立命館大学の学生管理の仕組みを横展開することで、入学前から卒業後まで一気通貫で見られるプラットフォームとして成長させる予定です。

• 立命館大学では「学生部：（メンタルケアを含めた学生生活全般の相談窓口）」「国際部（留学支援や留学生支援窓口）」「キャリアセンター（進路・就職活動支援窓口）」の学生支援フロント３部門が存在しています。部門を越えた情報共有が難しかった中、Salesforceの導入による学生情報の共有の実現を目指しています。個別最適な支援のほか、職員で属人化しやすかった支援の均一化を図っていきます。

• 学生が成績の妥当性確認を申請できる「成績確認制度」の校務では、Web申請を実現していたものの、業務処理過程における暗号化対応や記入漏れ等の不備による手戻りが発生していました。これが画面フローを活用することで申請時の不備を減らし、より少ないクリック数での確認・回答が可能となり、Salesforceのセキュアなプラットフォーム上で完結。実務担当職員からは1件当たり処理時間の50％削減が実現したとの評価を得ています。

• 留学生比率が半数を超えるAPUでは、各国で活動するリクルートエージェントとのやり取りをSalesforceで管理、協定校との契約状況や対応履歴も一目でわかるようSalesforceでの記録を前提とした業務に移行しました。これにより属人化していた応対を組織として対応可能になっただけでなく、業務の引き継ぎ負荷の軽減や対応品質の向上を実現しました。

• APUでは卒業生の詳細な情報を管理するデータベースを構築。併せて、自由に卒業生と在校生が交流できるポータルを刷新しました。転職後のキャリアも追跡可能となり、これまで以上に在校生と卒業生の接点が創出可能になったほか、ポータルの利用者数も約36％に増加。さらに法人内での教務システムの統一化に合わせて立命館大学で行っている在学生向けの仕組みを横展開することも視野に入れています。

• 学生の支援を手厚く行う学校法人立命館ですが、数多くの支援策の情報が学生に十分に届いていない課題も感じています。そのため学生向けポータルを構築し、プッシュ型の情報提供を強化したいと考えています。また、研究関連の申請情報の一覧性向上を目的として、学生に先んじて教員向けポータルを構築し、リリースしました。今後、学生・教員ともに情報取得のハードルを下げています。

• 学生情報プラットフォームの基盤を整えた学校法人立命館では、今後データを蓄積しながら、Tableauの活用も視野に入れています。これまでの経験や感覚に頼っていた支援施策において、データをもとにした政策立案としてEBPM（エビデンス・ベースト・ポリシー・メーキング）の実践を構想しています。

Salesforceによるアジャイル型開発の実践

今回、Salesforceの選定理由の１つには、アジャイル開発の推進がありました。学生のニーズの変化やステークホルダーも多く権限制御なども複雑な設定が必要になる校務システムとしては、SaaSでありながら柔軟性もあるSalesforceが効果的でした。スクラッチで構築するよりも一定の品質が担保されることで、スピーディな開発が展開できたと評価されています。

DX人材の育成にもSalesforceのアドバンテージ

DX人材育成の資格制度やTrailhead、ハンズオントレーニングなどの学習体制が整備されていることも高く評価されています。森田氏はIT未経験ながら2年間で4つのSalesforce認定資格を取得し、アドミニストレーターとしてリリース済機能の運用保守及び、学内におけるSalesforce導入プロジェクトのマネジメントを担当しています。Salesforce未経験者が迅速に機能の理解ができ、操作習得が可能であると実感しています。

柔軟なシステム連携によるメリット

同校では、データレイクをMicrosoftのAzure上で構築。Azure上からSalesforceへ学生情報や業務データを夜間連携で流す仕組みを構築しています。こうした場面でCSV連携になりがちな課題も、Salesforceの機能開発やツールが充実していたことでスムーズに解決できました。

学校法人として系列大学のシステム共有化を実践できた意義

学校法人として、系列大学間で学生情報基盤を同じプラットフォームで開発・導入したことは明確な狙いがありました。現在、オンラインシラバスや学生ポータルなどを同時に開発し各大学の特色に合わせた調整を行うことでスピード展開を実現。職員交流や移動にも対応するほか、広くデータが共有できる意味でEBPMの推進にも役立てられると考えています。

Salesforceをマネジメントプラットフォームへ

管理するデータの範囲と種類を広げていくと同時に、生成AIを活用した職員の校務効率化も検討しています。また、Marketing Cloudの活用も検討されており、単純なマーケティング用途のみならず、学生が学園生活を良好に送れているかのファクトチェックのような使い方をするアイデアも。入学前から卒業後までの一気通貫のマネジメントプラットフォームとなることが期待されています。

※ 本事例は2024年11月時点の情報です