ビル運営と管理を効率化、蓄積した情報を活用し安全安心な街づくりを推進

総合デベロッパーとして、「都市を創り、都市を育む」をテーマに、東京都港区を中心に再開発事業に取り組んできた森ビル株式会社。「六本木ヒルズ」「虎ノ門ヒルズ」「麻布台ヒルズ」といった、商業・オフィス・住宅などの多様な都市機能を徒歩圏内に複合させた街を管理運営する同社は、本社にビル管理・メンテナンス部門を内包。管理物件に入居するテナントに寄り添ったきめ細かな管理業務を日々行っています。しかしビル内で作業を行う業者の「作業申請」や「作業入館」などの手続きは、長らく紙とハンコ、FAXを使ったアナログなワークフローに依拠しており、テナント、業者、森ビルの管理部門のそれぞれにおいて業務の効率や質を低下させる原因になっていました。

従来から作業申請の受付システムは運用していましたが、受付後の承認フローは依然として紙とハンコで行われていました。そこで業務フローを見直しプラットフォームとしてSalesforceを導入。CRMとしての利用はもちろんのこと承認申請もデジタル化、Salesforceに蓄積される日々の業務データをダッシュボードで可視化・共有することで業務変革を目指しました。

• 同社が目指したのは、単なる入館申請のデジタル化ではなく、顧客ロイヤルティの向上を実現するデータドリブンな仕組みでした。そのためにも業務プロセスを見直し大掛かりな再構築を断行。Salesforceを活用することで、作業申請～入館〜貸出～退館といった一連の業務をフルデジタル化することで従業員、協力会社、テナント含めた業務変革を実現しました。

• 作業申請フローをオンライン化したことで、システム導入前に比べ、作業申請の手続き全体に要する時間を年間3万時間、45％削減できました。また作業入館処理についても同じく二次元バーコードを活用したデジタル化により、年間1万7500時間、約60％の作業時間短縮を達成。多くのテナントや作業業者から「便利になった」との声が寄せられています。

• 各種手続き業務がデジタル化されたことで、例えば日々の貸出品棚卸など煩雑なルーチン業務の省力化を実現、人手不足など社会課題の解決にも先手を打つことが可能になりました。また、業務で発生するデータをリアルタイムに活用した状況の可視化を実現。作業件数や内容の把握だけではなく、貸出品の返却をもって退館処理を可能とすることで、返却漏れの未然防止を実現しています。

• ビルの管理担当者が毎日の業務報告を行う「ビルディングレポートシステム」も、Salesforceを活用して刷新しました。これにより報告結果がSalesforceを通じて自動的に集計・可視化されるようになり、業務内容を把握することはもちろん、将来のビルメンテナンス計画を立てる際に役立つ貴重なデータが手に入るようになりました。

• BIツール「Tableau」も併せて導入し、ダッシュボード機能だけでは参照できない詳細なデータの可視化や、外部データなどと組み合わせた詳細なデータ分析が可能になりました。これにより、今後、データを利活用し、よりきめ細かなサービスを提供することが可能になります。また、将来の都市開発に生かせる貴重なデータが収集できることで、企業全体の競争力の強化にも役立てられます。

データの集約・可視化でデータドリブンなビル運営に貢献

管理業務において求められるさまざまな情報を集約・可視化したことで、現場だけでなくマネジメント層の素早い意思決定にも貢献できるデータ利活用基盤を実現しました。またこれらの情報を中長期的に蓄積・分析することで、将来的な管理人員体制の最適化や無駄のない搬入動線の設計や、既存物件の管理業務を見直す際にもデータを有効活用できるようになりました。

テナントのロイヤルティ向上を実現

作業申請と作業入館処理のデジタル化を実現したことで、単に自社の管理業務を効率化できただけでなく、利用者が抱えていた紙出力や押印の負荷を大幅に低減することができました。また、今後の都市開発全体の価値を向上させていくには「予見」が必要です。そのためにはデータが不可欠であり、デジタル化を標榜したのです。

現場部門主導によるDXを短期間のうちに実現

ローコード／ノーコードで素早く柔軟に構築できるSalesforceの強みを生かして、ワークフローのペーパーレス化とデータの可視化を現場部門だけでわずか7カ月間で構築できました。従来はフルスクラッチのシステムだったため、項目名称変更やレイアウト変更にも追加開発が必要でコストと時間がかかっていましたが、Salesforceにより機能追加や改修をより柔軟に行えるようになりました。

今後はSalesforceのAI機能を使ったデータ活用も

将来的には蓄積された膨大な報告データをAgentforceで活用し、これによって日々の業務の中で生成されるデータから新たな気付きや知見を得て、今後のさらなる業務改善や将来の再開発プロジェクトに生かしていきたいとしています。

※ 本事例は2025年1月時点の情報です