บทนำเกี่ยวกับไซโลข้อมูล: ไซโลข้อมูลคืออะไร และเหตุใดจึงเป็นปัญหา

ไซโลข้อมูลคือชุดของข้อมูลที่มักถูกจัดการโดยแผนกหรือกลุ่มงานต่าง ๆ และไม่เปิดให้คนนอกกลุ่มเข้าถึง ลองนึกภาพไซโลข้อมูลว่าเป็น “เกาะข้อมูล” เนื่องจากไซโลข้อมูลสร้างกำแพงในการแบ่งปันข้อมูล จึงทำให้งานของทุกคนยากขึ้น ข่าวดีคือ คุณสามารถดำเนินการเพื่อทำลายไซโล เพิ่มประสิทธิภาพของระบบนิเวศข้อมูล และเร่งการเข้าถึงข้อมูลเพื่อช่วยให้ตัดสินใจได้ดีขึ้น รวดเร็วขึ้น และทำให้การปฏิบัติงานไหลลื่นขึ้น

ไซโลข้อมูลคือข้อมูลที่ถูกแยกออกจากส่วนอื่น ๆ ขององค์กรและไม่สามารถเข้าถึงได้ ตัวอย่างเช่น แผนกการเงิน การตลาด HR และแผนกอื่น ๆ มักต้องการข้อมูลที่แตกต่างกันในการทำงาน เมื่อเวลาผ่านไป แต่ละแผนกจะสร้างและดูแลระบบข้อมูลของตนเอง แต่ข้อมูลกลับไม่ถูกแบ่งปันกัน ทำให้เกิดความซ้ำซ้อนและความไม่สอดคล้อง นอกจากนี้ ทีม IT มักเก็บข้อมูลสำคัญขององค์กรไว้ในดาต้าเลคหรือคลังข้อมูลอย่างปลอดภัย แต่ข้อมูลเหล่านี้อาจเข้าถึงได้เฉพาะทีมเทคนิค ไม่ใช่ธุรกิจในวงกว้าง

ไซโลข้อมูลสามารถฉุดรั้งการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลของคุณได้ คุณจะไม่สามารถปรับขยายกระบวนการได้ง่าย การดำเนินงานจะเต็มไปด้วยความไม่มีประสิทธิภาพ และความร่วมมือระหว่างแผนกจะเป็นเรื่องยาก ในตัวอย่างของเรา หากฝ่ายการตลาดทำแคมเปญได้สำเร็จ แต่ระบบการเงินไม่ได้อัปเดตข้อมูลยอดขายที่ถูกต้อง บริษัทก็ไม่สามารถรายงานผลประกอบการประจำไตรมาสได้อย่างแม่นยำ

ไซโลข้อมูลมักเกิดขึ้นเมื่อองค์กรของคุณเติบโตและนำระบบหรือกระบวนการใหม่ ๆ มาใช้ การแยกระบบตามแผนกเคยเป็นแนวปฏิบัติทั่วไปก่อนยุคคลาวด์หรือก่อนที่ระบบอย่าง แพลตฟอร์มข้อมูลลูกค้า จะถูกใช้อย่างแพร่หลาย

องค์กรโดยเฉลี่ยใช้แอปพลิเคชันเกือบ 900 ตัว และมีเพียงหนึ่งในสามเท่านั้นที่ผสานข้อมูลเข้าด้วยกัน ความท้าทายอยู่ที่กลยุทธ์ข้อมูลที่ซับซ้อนซึ่งบริษัทจำเป็นต้องใช้ ผู้ที่พยายามจัดการข้อมูลของตนมักพัฒนาระบบนิเวศข้อมูลที่ใหญ่และซับซ้อน ผ่านดาต้าเลค ดาต้าเลคเฮาส์ และคลังข้อมูล แม้ว่าระบบเหล่านี้จะช่วยรวมศูนย์ข้อมูลจากหลายแหล่ง แต่ก็ยากต่อการนำไปใช้งานจริง เพราะข้อมูลยังคงนิ่งและติดอยู่ในระบบหลังบ้านที่ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อใช้งานข้อมูลในเวิร์กโฟลว์และแอปพลิเคชันที่ทีมธุรกิจใช้ในการมีส่วนร่วมกับลูกค้า ระบบจึงล้มเหลวใน “ขั้นสุดท้าย” ของการใช้งานข้อมูล ทำให้ประสบการณ์ลูกค้าแย่ลงเพราะข้อมูลขาดการเชื่อมต่อหรือเข้าถึงไม่ได้

ไซโลข้อมูลมักเกิดจากโครงสร้างองค์กรที่แต่ละแผนกทำงานโดยมีเป้าหมาย ตัวชี้วัด (KPI) หรือความสำคัญที่แตกต่างกัน เมื่อแต่ละแผนกจัดการระบบหรือข้อมูลของตัวเองเพื่อตอบสนองวัตถุประสงค์เฉพาะ การแบ่งปันข้อมูลข้ามแผนกมักถูกมองข้าม หากองค์กรขาดการกำกับดูแลข้อมูลแบบรวมศูนย์ คุณอาจพบความไม่สอดคล้องกันในวิธีการเก็บ รักษา และเข้าถึงข้อมูล การเมืองในสำนักงานและการต่อต้านการเปลี่ยนแปลงก็มีบทบาทสำคัญ แผนกที่ไม่ร่วมมือกันมักไม่เต็มใจที่จะแบ่งปันข้อมูลกัน

ระบบเก่าและเทคโนโลยีที่เข้ากันไม่ได้มักทำให้เกิดไซโลข้อมูล เครื่องมือและแพลตฟอร์มรุ่นเก่ามักขาดฟีเจอร์และมาตรฐานที่จำเป็นต่อการผสานการทำงานกับระบบสมัยใหม่ ทำให้เกิดแหล่งข้อมูลที่ถูกแยกออกไป และเข้าถึงหรือนำมารวมกันได้ยาก เมื่อมีการนำเครื่องมือหรือแพลตฟอร์มใหม่มาใช้ บางครั้งเครื่องมือเหล่านั้นไม่ได้ถูกออกแบบให้ทำงานร่วมกับโครงสร้างระบบเดิม ทำให้สถานการณ์ซับซ้อนยิ่งขึ้น ผลลัพธ์คือข้อมูลถูกกักไว้ในบางแผนกหรือระบบ ทำให้ยากต่อการสร้างสภาพแวดล้อมข้อมูลแบบรวมศูนย์และเชื่อมโยงกัน

การสื่อสารที่ไม่ดีระหว่างแผนกต่าง ๆ ภายในองค์กรของคุณ ก็สามารถทำให้เกิดไซโลข้อมูลได้ เมื่อแผนกต่าง ๆ ไม่มีเป้าหมายร่วมกัน หรือขาดช่องทางความร่วมมือที่เปิดกว้าง การแบ่งปันข้อมูลก็มักถูกมองข้าม หากคุณมีเครื่องมือร่วมกันน้อย หรือแทบไม่มีมาตรฐานกลางใด ๆ คุณก็อาจกำลังจำกัด การเชื่อมต่อข้อมูล ขององค์กรโดยไม่รู้ตัว

การควบรวมและเข้าซื้อกิจการมักก่อให้เกิดไซโลข้อมูลใหม่ เพราะมีการนำระบบและรูปแบบข้อมูลที่แตกต่างกันเข้ามาในองค์กรที่รวมกัน การล้างข้อมูล การทำมาตรฐาน และการผสานระบบอย่างละเอียดสามารถช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ อย่างไรก็ตาม งานเหล่านี้มักถูกเลื่อนออกไปในระหว่างกระบวนการ M&A หรืออุปสรรคในการผสานระบบจริง ๆ อาจซับซ้อนกว่าที่คาดไว้ สุดท้าย ทีมต่าง ๆ ในองค์กรใหม่จึงมักทำงานโดยหลีกเลี่ยงไซโลข้อมูลแทนที่จะกำจัดมัน แม้ว่าจะก่อให้เกิดความไม่มีประสิทธิภาพก็ตาม

ไซโลข้อมูลสามารถสร้างความเสียหายต่อธุรกิจของคุณ ต่อไปนี้คือบางวิธีที่ไซโลข้อมูลฉุดรั้งองค์กรของคุณไว้

จากรายงาน “สถานะของลูกค้าที่เชื่อมต่อ” ของ Salesforce 76% ของลูกค้าคาดหวังการมีปฏิสัมพันธ์ที่สอดคล้องกันระหว่างทุกแผนก อย่างไรก็ตาม 54% ระบุว่ารู้สึกเหมือนฝ่ายขาย ฝ่ายบริการ และฝ่ายการตลาดไม่ได้แบ่งปันข้อมูลร่วมกัน

การมี มุมมองแบบ 360 องศา ของลูกค้าจะทำให้ทุกคนในองค์กรเข้าถึงข้อมูลเดียวกันและถูกต้อง เพื่อให้การติดต่อกับลูกค้าทุกครั้งอยู่ในมาตรฐานเดียวกัน แต่ไซโลข้อมูลทำให้คุณสร้าง โปรไฟล์ลูกค้าแบบรวมศูนย์ ได้ยาก และเมื่อไม่มีมุมมองรวมของลูกค้า การสร้าง การทำ การตลาด การขาย หรือการบริการแบบเฉพาะบุคคลแทบเป็นไปไม่ได้เลย

ไซโลข้อมูลทำให้คุณเห็นภาพธุรกิจและลูกค้าไม่ครบถ้วน เมื่อไม่มีข้อมูลรวม แผนกต่าง ๆ จะทำงานจากข้อมูลที่แยกส่วน ไม่ครบถ้วน หรือไม่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น ทีมขายของคุณอาจกำลังวิเคราะห์ข้อมูลลูกค้าที่ล้าสมัย และทีมการตลาดกำลังใช้ข้อมูลประชากรที่ไม่ถูกต้อง ซึ่งทั้งหมดนี้นำไปสู่แคมเปญการเข้าถึงลูกค้าที่ไม่ประสบความสำเร็จ.

การจัดเก็บข้อมูลไว้ในไซโลหลายแห่งโดยไม่มีมาตรฐานด้านความปลอดภัยและการกำกับดูแลที่เหมือนกัน จะทำให้การตรวจสอบและป้องกันข้อมูลยากขึ้น สิ่งนี้เปิดช่องให้เกิดความเสี่ยงด้านข้อมูลรั่วไหลและค่าปรับจากการละเมิดกฎระเบียบ รายงานหรือการวัดผลที่ขัดแย้งกันยังทำให้คุณขาดความเชื่อมั่นในข้อมูลขององค์กร นำไปสู่ความลังเลในการตัดสินใจ การไม่ไว้วางใจข้อมูลนี้ส่งผลกระทบเป็นวงกว้าง และจำกัดความสามารถของธุรกิจในการตัดสินใจบนพื้นฐานของข้อมูล

ไซโลข้อมูลสามารถเพิ่มต้นทุนด้านการจัดเก็บ บำรุงรักษา และการผสานข้อมูล เนื่องจากต้องดูแลแหล่งข้อมูลที่แยกจากกันในหลายตำแหน่ง นอกจากนี้ ความไม่มีประสิทธิภาพ ความท้าทายในการตัดสินใจโดยใช้ข้อมูล และโอกาสทางธุรกิจที่สูญเสียไปเพราะเข้าถึงข้อมูลไม่ได้ ล้วนรวมกันเป็นการสูญเสียทั้งเวลาและเงิน ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อคุณพยายามใช้ข้อมูลจากหลายไซโล คุณมักต้องกระทบยอดความแตกต่างของข้อมูล ซึ่งเป็นงานที่ใช้เวลามากและมีค่าใช้จ่ายสูง

ไซโลข้อมูลขัดขวางการทำงานเป็นทีมด้วยการจำกัดการเข้าถึงข้อมูลสำคัญ ความแยกตัวนี้สามารถสร้างความรู้สึกแบบ “เรา เทียบกับ เขา” ซึ่งทำให้แต่ละแผนกให้ความสำคัญกับเป้าหมายของตัวเองมากกว่าความเป็นหนึ่งเดียวขององค์กร เมื่อเวลาผ่านไป ไซโลข้อมูลจะก่อให้เกิดความหงุดหงิดและการไม่มีส่วนร่วมในหมู่พนักงานของบริษัท

เมื่อ AI อยู่ในวาระสำคัญของ CEO และบอร์ดผู้บริหารทุกแห่ง ข้อมูลจึงกลายเป็นสิ่งสำคัญยิ่งกว่าเดิม ทุกคนรู้ว่า AI และ Agentic AI จะดีหรือแย่ ขึ้นอยู่กับ “คุณภาพข้อมูลที่รองรับ” เท่านั้น ข้อมูลที่รวมศูนย์และเป็นระบบจะช่วยขับเคลื่อนอัลกอริทึม AI และ ตัวแทน AI เพื่อทำงานอัตโนมัติ เพิ่มประสิทธิภาพ และมอบประสบการณ์แบบเฉพาะบุคคลให้ลูกค้าและพนักงานได้

ลองดูตัวอย่างด้านการตลาดกัน นักการตลาดรู้ว่าการกำหนดเป้าหมายที่แม่นยำจะนำไปสู่แคมเปญที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ตัวแทน AI สามารถแบ่งกลุ่มกลุ่มเป้าหมายได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ในระบบนิเวศของ Salesforce คุณสามารถสนทนากับตัวแทน AI ด้วยพร้อมท์ภาษาธรรมชาติ เพื่อบรรยายถึงกลุ่มเป้าหมายที่คุณต้องการ ตัวแทน AI จะเชื่อมโยงพร้อมท์นั้นเข้ากับข้อมูลแบบรวมศูนย์ใน Data Cloud และแบ่งกลุ่มกลุ่มเป้าหมายตามคุณลักษณะที่คุณต้องการ แต่หากข้อมูลลูกค้าของคุณถูกกักขังอยู่ในไซโล ซ้ำซ้อน และเต็มไปด้วยข้อผิดพลาด คุณก็จะไม่สามารถได้รับประโยชน์จาก AI การกำหนดเป้าหมายและการแบ่งกลุ่ม อย่างในตัวอย่างนี้ อาจไม่แม่นยำหรือครอบคลุมเพียงพอ

คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าคุณมีไซโลข้อมูล? สัญญาณสำคัญมีดังนี้

• มีระบบข้อมูลเป็นของแต่ละแผนก และมีการเข้าถึงจำกัดสำหรับคนนอกแผนก
• ข้อมูลติดอยู่ในระบบอย่าง ดาต้าเลค หรือคลังข้อมูล
• ข้อมูลซ้ำซ้อนในรูปแบบที่ไม่สอดคล้องกัน
• ระบบต่าง ๆ ผสานการทำงานร่วมกันได้อย่างจำกัด
• ใช้เวลานานกว่าจะเข้าถึงข้อมูลที่คุณต้องการในเวลาที่ต้องการ

คุณควรเริ่มแก้ไขปัญหาไซโลข้อมูลอย่างไร? ขั้นตอนแรกที่ดีคือการทำการตรวจสอบภายในเพื่อทำแผนที่การไหลของข้อมูลและแหล่งเก็บข้อมูลในองค์กรของคุณ บันทึกว่าข้อมูลถูกเก็บไว้ที่ไหน ใครใช้และใช้อย่างไร ใครเข้าถึงได้ และแผนกใดต้องใช้ข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์ใด

ความคิดเห็นจากพนักงานเป็นอีกวิธีในการระบุไซโล พนักงานที่ใช้ระบบข้อมูลเป็นประจำสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับอุปสรรคที่พวกเขาเจอ และระบุข้อมูลที่ขาดหายไปซึ่งจำเป็นต่อการทำงานให้ดีที่สุด คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการส่งแบบสำรวจไปยังทีมต่าง ๆ หรือจัดกลุ่มสนทนา เพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับปัญหาและหาแนวทางเชื่อมไซโลข้อมูล

ขั้นตอนถัดไปคือการจัดทำรายการและจำแนกปัญหาตามลำดับความสำคัญเพื่อแก้ไข. ให้ความสำคัญกับปัญหาที่ส่งผลกระทบสูงต่อการดำเนินงานและการตัดสินใจ ตัวอย่างเช่น ไซโลข้อมูลลูกค้ามักควรได้รับการจัดการก่อนกระบวนการภายในที่มีความสำคัญน้อยกว่า

แม้ว่าไซโลข้อมูลจะไม่หายไปในระยะเวลาสั้นๆ แต่คุณสามารถเชื่อมมันเข้าด้วยกันได้ ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสี่ข้อ:

ระบบที่ล้าหลังหรือไม่ได้เชื่อมต่อกันมักสร้างไซโลต่อเนื่อง ดังนั้นการให้ความสำคัญกับเทคโนโลยีและเครื่องมือด้าน การผสานข้อมูล ถือเป็นแนวคิดที่ดี แพลตฟอร์มข้อมูลที่เชื่อถือได้ เช่น Data Cloud สามารถผสานข้อมูลจากดาต้าเลคและคลังข้อมูลที่คุณมีอยู่ และรวมข้อมูลภายในและภายนอกองค์กรของคุณอย่างปลอดภัย ซึ่งสิ่งนี้จะมอบ มุมมองลูกค้าแบบ 360 องศา ให้กับคุณ แพลตฟอร์มข้อมูลลูกค้า อย่าง Data Cloud ยังสามารถสนับสนุนการทำงานของ AI และ Agentic AI ได้อีกด้วย

สร้างและบังคับใช้แนวปฏิบัติด้านการดูแลรักษาข้อมูลที่ดี เช่น มาตรฐานและโปรโตคอลระดับองค์กรที่กำหนดวิธีการเก็บ รักษา ปกป้อง และแบ่งปันข้อมูล การจัดตั้งคณะกรรมการกำกับดูแลข้อมูลเพื่อดูแลงานเหล่านี้จะช่วยเสริมความรับผิดชอบและการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างต่อเนื่อง คุณยังสามารถใช้เครื่องมือหรือเฟรมเวิร์กอย่าง ระบบบริหารจัดการข้อมูลหลัก (MDM) เพื่อบังคับใช้มาตรฐานร่วมกันได้

การเชื่อมไซโลข้อมูลเริ่มต้นจากการสร้างวัฒนธรรมความร่วมมือภายในองค์กร และนั่นเริ่มจากทีมผู้นำ ที่เป็นผู้สนับสนุนการทำงานร่วมกันในทุกมิติของธุรกิจ พิจารณาการสร้างทีมข้ามสายงาน การจัดประชุมร่วมกันเป็นประจำ และการดำเนินโครงการที่ใช้ทรัพยากรร่วมกัน อธิบายให้ทุกคนในองค์กรเห็นว่าการลดไซโลข้อมูลเป็นประโยชน์ต่อทุกฝ่าย และเสนอแรงจูงใจร่วมกันเพื่อกระตุ้นให้พนักงานให้ความสำคัญกับการทำงานเป็นทีม โปรแกรมฝึกอบรมยังสามารถช่วยตอกย้ำความสำคัญของการร่วมมือกัน และสอนให้พนักงานรู้วิธีทำงานและแบ่งปันข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ

นโยบาย การกำกับดูแลข้อมูล ที่แข็งแกร่งจะเป็นกรอบการทำงานที่จำเป็นสำหรับการรักษาการแบ่งปันข้อมูลที่สม่ำเสมอ การรักษาความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูล และการเชื่อมไซโลข้อมูลในระยะยาว เริ่มจากการกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบด้านการเป็นเจ้าของข้อมูลให้ชัดเจน พร้อมความรับผิดชอบในทุกช่วงของ วงจรข้อมูล กำหนดนโยบายการตรวจสอบข้อมูลและการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างสม่ำเสมอ เพื่อรักษาคุณภาพข้อมูลและแก้ไขปัญหาอย่างเชิงรุก