案件管理とは?
最終更新日:2025.6.3

案件管理とは?メリットや管理ツールの種類、選び方も詳しく解説

案件管理とは、案件の進捗状況や顧客情報を可視化・共有することです。案件に関する情報を管理することで、適切なアプローチを効果的なタイミングで実施できるようになります。本記事では、案件管理の目的やメリット・デメリット、ツールの種類・選び方を解説します。

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案件管理とは案件の進捗状況や顧客情報を管理すること
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案件管理の実施による5つのメリット
案件管理で気をつけたい3つのデメリット
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案件管理ツールの種類
案件管理ツールの選び方

表:案件管理で直面する5つの限界

リアルタイムな情報共有と複数人でのスムーズな同時作業の難しさ クラウドサービスを利用しても、大人数が同時に頻繁に更新作業を行なうと、処理が重くなったり、入力内容が競合したりする場合があります。また、誰がいつどこを更新したのか、変更履歴を詳細に追跡することも専用ツールほど容易ではありません。
手入力による手間、入力ミスや漏れの発生リスク すべての情報を手作業で入力するため、どうしても入力ミスや記載漏れが発生しやすくなります。また、関数や数式が複雑に絡み合ったシートは、一部を誤って編集してしまうと全体が壊れるリスクも抱えています。
高度なデータ分析やレポート作成の制約 ピボットテーブルなどを使えばある程度の集計やグラフ化は可能ですが、営業活動全体の傾向分析や多角的な売上予測、担当者別や製品別のパフォーマンス分析などを、柔軟かつスピーディーに行なうには限界があります。
他の業務システムとのデータ連携の難しさ
例:カレンダー、メール、会計ソフト
案件情報と関連するスケジュール(アポイントメント)、顧客とのメールのやり取り、作成した見積書や請求書のデータなどを、案件管理表と一元的に紐づけて管理することが難しく、情報があちこちに散在しがちです。
属人化の完全な排除は困難、セキュリティ面での不安 高度な関数やマクロを組んで効率化を図ったとしても、その知識やメンテナンスが特定の人に依存してしまいがちです。また、ファイルベースでの管理は、誤削除や不正な持ち出しといったセキュリティリスクも伴います。

表:適切なタイミングとスムーズな移行の考え方

「Excelではもう業務が回らない」という状況になる前に検討を始める 問題が深刻化し、現場が疲弊しきってから慌てて案件管理ツールを探し始めるのではなく、少し余裕のある段階で情報収集や比較検討をスタートするのが理想的です。
最初からすべての機能を完璧に使いこなそうとしない たとえば、案件情報の共有漏れを防ぎたい、報告業務を効率化したいなど、まずはチームが抱える最も大きな課題を解決できるシンプルな機能からスモールスタートできる案件管理ツールを選ぶのも一つの有効な手段です。
現場の心理的なハードルを下げる工夫を凝らす 新しいツールの導入には、多かれ少なかれ現場からの戸惑いや使い方を覚えることへの抵抗感が伴います。導入の目的やメリットを丁寧に説明し、操作が直感的で分かりやすく、現在の業務フローを大幅に変えなくても導入できるような案件管理ツールを選ぶことが、スムーズな移行の鍵となります。
無料トライアルやデモンストレーションを積極的に活用する 多くのツールベンダーが、無料の試用期間や製品デモンストレーションを提供しています。実際に自分たちの手で操作感を試し、自社の業務に本当にフィットするのか、疑問点を直接ベンダーに確認する良い機会となります。

表:徹底した導入準備フェーズ

1. プロジェクトチームの発足と推進体制の確立 案件管理ツールの導入は、単なるシステム導入ではなく「業務改革プロジェクト」と捉えましょう。営業部門の現場担当者やマネージャー、情報システム部門、場合によっては経営層も巻き込んだプロジェクトチームを発足させます。
プロジェクト全体の推進責任者を明確にし、各部門との調整や意思決定をスムーズに行なえる体制を構築します。
2. 明確な導入目的とKPI(重要業績評価指標)の再確認と共有 「なぜこのツールを導入するのか?」「導入によって、具体的に何を、いつまでに、どの程度改善したいのか?」という目的とゴールを、プロジェクトチーム内はもちろん、全社的に改めて共有し、共通認識を醸成します。
例:「案件情報の入力・共有漏れを現状の50%削減」「営業報告資料の作成時間を月平均10時間削減」「新規顧客の成約率を3ヶ月後までに5%向上」など、測定可能で具体的なKPIを設定することが、後の効果検証と改善活動に不可欠です。
3. 現状の業務フローの徹底的な洗い出しと理想の業務フロー設計 現在の案件発生から受注、アフターフォローに至るまでの業務フローを詳細に書き出し、どこにボトルネックや非効率が存在するのか、誰がどのような情報に困っているのかを徹底的に洗い出します。
その上で、新しい案件管理ツールを導入することで、これらの課題をどのように解決し、どのような理想の業務フローを実現したいのかを具体的に設計します。最初から完璧を目指すのではなく、段階的な移行計画を立てることも重要です。
4. データ移行計画の策定と移行データの品質担保 現在Excelや旧システムなどに蓄積されている顧客情報、案件情報、商談履歴といった既存データを、新しい案件管理ツールにどのように移行するのか、具体的な手順、担当者、スケジュールを詳細に計画します。
移行前には、データの重複削除や誤記修正、フォーマット統一といった「データクレンジング」を行ない、移行するデータの品質を高めることが、新ツールでのスムーズなスタートを切るために重要です。
5. 社内への丁寧な事前説明と「自分ごと化」の促進 新しいツールが導入されることに対して、現場の社員が不安や抵抗を感じるのは自然なことです。案件管理ツール導入の目的、それによって得られる現場のメリット、導入スケジュールなどを、事前に複数回に分けて丁寧に説明し、理解と協力を得られるように努めましょう。
「やらされる」のではなく、「自分たちの仕事が楽になる」「成果が上がる」という当事者意識(自分ごと化)を育むコミュニケーションが鍵となります。

表:タイミングとスムーズな移行の考え方

1. ツールの初期設定と、自社業務に合わせたカスタマイズ ベンダーの推奨設定を基本としつつ、フェーズ1で設計した理想の業務フローに合わせて、入力項目、選択肢、閲覧・編集権限、通知設定などをカスタマイズします。
最初から複雑な設定にしすぎず、まずは必要最低限の機能でスタートし、運用しながら現場のフィードバックを元に調整していくという考え方も有効です。
2. データ移行の慎重な実施と移行後の徹底検証 策定した計画にもとづき、細心の注意を払いながらデータ移行作業を実施します。移行作業中・移行後には、データが正確に、かつ漏れなく移行されているか、文字化けや項目のズレなどが起きていないかを必ず複数人で検証しましょう。
3. 一部部門でのテスト運用(パイロット運用)の実施とフィードバック収集 全社展開の前に、特定の部門やチームを選定してテスト運用(パイロット運用)を実施し、操作性や設定内容、業務フローに大きな問題がないか、現場目線で評価します。
使いやすい点、分かりにくい点、改善要望など、テストユーザーから具体的なフィードバックを積極的に収集し、本格展開前に必要な調整や改善を行なうことが、その後のスムーズな全社展開に繋がります。
4. 自社運用に即した利用マニュアルの整備と、実践的な研修の実施 ベンダー提供のマニュアルだけでなく、自社の具体的な運用ルールや業務フローに合わせた、分かりやすい利用マニュアルを作成・共有します。
システム管理者向けと一般利用者向けに、それぞれの役割に応じた研修プログラムを実施し、案件管理ツールの基本的な操作方法や活用イメージを習得してもらいます。座学だけでなく、実際の業務シナリオにもとづいたハンズオン形式の研修を取り入れると、より実践的で効果が高まります。

表:ツール定着化・活用促進フェーズ

1. 本格的な全社展開と利用ルールの再徹底 テスト運用での課題をクリアした後、いよいよ全社での利用開始です。改めてツール導入の目的とメリット、そしてたとえば、案件情報は必ず当日中に入力する、顧客とのやり取りはコメント機能に記録するなどの守るべき運用ルールを全社員に周知徹底します。
経営層や各部門のマネージャーが率先して案件管理ツールを活用し、その重要性を現場に示し続けることが、利用文化を醸成するうえで効果的です。
2. 利用状況の継続的なモニタリングと効果の定期的な見える化 ログイン頻度、データ入力率、特定機能の活用度など、各部門や個人のツール利用状況を定期的にモニタリングし、利用が滞っている部門や個人がいれば、その原因を特定し、個別のフォローアップや追加研修などを行ないます。
フェーズ1で設定したKPIにもとづき、導入効果を定期的に測定・分析し、その結果を社内で共有することで、案件管理ツールの価値を「見える化」し、さらなる活用意欲を引き出します。
3. 疑問や不安を解消するヘルプデスク体制の構築とナレッジ共有の促進 案件管理ツール利用に関する疑問やトラブルが発生した際に、気軽に相談できる社内ヘルプデスク担当者を設けたり、ベンダーのサポート窓口を明確に案内したりする体制を整えましょう。
よくある質問とその回答をまとめた社内Q&AサイトやFAQページを作成・更新することで、自己解決を促し、問い合わせ対応の負荷を軽減できます。また、便利な使い方や成功事例などのナレッジを共有する場を設けるのも効果的です。
4. 成功事例の積極的な共有と継続的な改善サイクルの確立 案件管理ツールを効果的に活用して、実際に業務効率が上がったり、大きな成果を上げたりした部署や個人の事例を、社内報や会議の場などで積極的に共有し、他のメンバーのモチベーション向上や「自分たちもやってみよう」という活用促進に繋げましょう。
定期的に利用者からの意見や改善要望を収集し、ツールの設定変更、運用ルールの見直し、追加機能の検討など、継続的な改善サイクル(PDCA)を回すことで、ツールを自社の成長に合わせて進化させ、その価値を最大限に高めていくことができます。
正確な案件管理には目的に沿ったツールの選択が重要の画像
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