SFA導入のメリット・デメリットは？導入手順も解説
さまざまな機能に期待が膨らむ一方で、導入への不安があるセールスマネージャーのために、SFAのメリットとデメリットをまとめました。
SFAとは？簡単に解説
SFAとは「Sales Force Automation」の頭文字を取った略語で、日本語では「営業支援システム」と呼ばれています。営業部門のメンバーの行動や、商談の進捗状況とその結果を情報として蓄積・管理し、効率的に売上へと結び付けるための仕組みでありツールです。
元々は、OA（Office Automation）に代わるものとしてアメリカで提唱され、開発されました。日本では2000年代の通信インフラの整備とともに普及が進み、その市場は年々拡大傾向にあります。つまり、「SFAが必要だ」と考える企業が、次第に増えているというわけです。
SFAは、入力した情報がリアルタイムで共有できますから、常に最新の情報をもとに無駄なく行動することができます。アクシデントに対してもマネージャーが適切な指示を出せたり、ほかのメンバーがサポートに回ったりできるなど、すばやく適切な対応を可能とします。さらに、スタープレイヤーのやり方をほかのメンバーに伝えることで、チーム全体のパフォーマンスを底上げすることも可能です。
SFAは単なる管理ツールではなく、属人性の強い営業という業務をチーム戦にするためのツールでもあるのです。
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- MA（マーケティングオートメーション）
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SFAを導入するメリット
ここからは、SFAの導入・活用によって生まれるメリットについて解説します。
SFAの恩恵を直接受けるのは現場の営業メンバーですが、マネージャーや経営者にとっても、SFAは有用です。情報の共有によって正確な売上予測が立てられれば、それをもとに迅速な経営判断を下すことができるからです。
＜SFAを導入するメリット＞
- 顧客情報を部門全体で共有できる
- タイミングを合わせたアクションをとれる
- 確度と見込額による売上予測ができる
- 営業活動を可視化できる
- 教育コストを抑制できる
- 経営判断がスピードアップする
顧客情報を部門全体で共有できる
こうした体制を作っておくと、外出中でも常に最新の情報をもとに行動することができます。外回りが終わったらそのまま日報を書いて、直帰することもできます。営業業務の自由度とともに、業務効率も格段に上がるのです。また、トラブルの際の穴埋めや担当変更の引き継ぎで、手間取ることもありません。
つまり、これまで個人の手に委ねられる傾向が強かった個々の顧客情報の管理を、「チームで共有することで組織として対応する」というスタイルに移行することができるのです。
タイミングを合わせたアクションをとれる
SFAでは、前回の訪問とその内容を顧客ごとに記録しておくと、次回訪問のタイミングを知らせてくれます。こうしておくと、どの顧客に対しても、最適なタイミングで訪問することが可能になります。
日々忙しい営業担当者は、スマホやクラウドのスケジューラーで日々の予定を管理することが多いと思われますが、それではダブルブッキングや、入力漏れで抜け落ちてしまう可能性もあります。しかし、SFAに記録されている顧客情報からスケジュールを組めば、そうした心配も少なくなります。
確度と見込額による売上予測ができる
しかし、SFAを導入することで、案件情報や進捗情報がすべてデータ化されると、正確な予測数値を立てることができます。これはマネージャーにとって、SFAの導入による大きなメリットといえます。
営業活動を可視化できる
しかし、SFAを導入すれば、メンバーの活動とその結果がデータとして可視化されます。こうなれば、マネージャーはタイミングを見てメンバーにアドバイスや指示を出すことができますし、状況によってはほかのメンバーをサポートにつけるという対応もとれます。
マネージャーが営業メンバーの活動とその結果を見渡し、それに対応する行動を的確にとれること。これは、従来の営業スタイルではなかなか難しく、SFAの導入によって初めて実現できることのひとつでしょう。
教育コストを抑制できる
十人十色の顧客を相手に商談を進め、成約に至り、さらにその後も良好な関係を維持するためには、さまざまな知識やテクニックが必要で、それを研修で身につけるには大きなコストがかかります。 しかし、SFAを活用すれば、チーム内教育ともいえるノウハウの伝授によって、教育コストの大きな削減に貢献します。しかも、同時にチームのパフォーマンスを高められるという、一石二鳥の効果を生んでくれるのです。
経営判断がスピードアップする
市場のニーズや業界内の状況など、自社を取り巻く外部要因は常に動いています。その中で生き残っていくためには、現状を踏まえて先を見通すことが必須であり、そのためには現時点での正確な売上予測が欠かせません。
SFAならば、それを可能にしてくれます。勘や思い込みを極力排除した、データに基づいた最新の未来予測を提供してくれるのです。
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SFAを導入するメリット｜現場・管理者・経営者向け
それならば、SFAの導入・運用に関しては、経営者・管理者も積極的に関わるべきでしょう。そうすることで、SFAを組織に定着させ、各レベルでのメリットをより大きくすることができるはずです。
SFAを導入するデメリット
多くのメリットを生むSFAですが、少なからずデメリットもあります。導入するにあたって、そうした部分についても把握しておく必要があります。
＜SFAを導入するデメリット＞
- コストが発生する
- 入力作業が増える
コストが発生する
そもそもSFAは、営業業務を効率化し、売上・利益の増大に結びつけるためのものです。そのためのコストなのですから、決して無駄な出費ではありません。にもかかわらず、SFAのデメリットとして「コスト」が挙げられるとするなら、それはSFAをうまく活用できておらず、コストに見合う成果を得られていないということです。
SFAは、活用してこそ効果を発揮するのですから、まずSFAを活用できる環境を整えることです。そうでないと、コストの問題を解決することは難しいでしょう。
入力作業が増える
入力項目を増やせば、それだけ詳細な分析ができますし、きめ細かな顧客フォローができます。その反面、入力作業に時間がかかり、作業効率が落ちてしまいます。
SFAを十分に活用しようと多くの入力項目を設定したら、あまりに項目数が多いために営業担当者の入力作業が追いつかず、いつの間にか誰も使わなくなってしまった…。このようにならないためにも、導入初期に十分検討し、入力項目を絞り込むことが重要です。
SFAを効果的に導入するポイント
SFAを失敗せずに効果的に導入するポイントは以下のとおりです。
＜SFAを効果的に導入するポイント＞
- 営業（マーケティング）における課題を明確にする
- SFAの導入目的を明確にする
- 自社の導入目的に合ったSFAツールを選ぶ
- サポートが厚いSFAツールを選ぶ
SFAを効果的に導入するためには、自社のマーケティング戦略における課題を明確にしておくことが重要です。
SFAを導入する手順
SFAを効果的に導入する手順は以下のとおりです。
- SFA運用のプロジェクトチームを編成する
- SFAを導入する目的を明確にする
- SFAの要件を定義する
- 導入するSFAを比較検討する
- SFAを導入する
- SFAを実際に運用する
SFAを導入する際は、他部署を巻き込んで動く必要があり、事前にリソースを確保しておきましょう。
SFAを導入して営業活動を効率化しましょう
SFAのデメリットのほとんどは、ツールそのものの問題ではなく、運用の問題です。つまり、デメリットを生まないための運用が大切で、そのためには事前の十分な検討が欠かせません。ベンダー側からのサポートやアドバイスが得られるなら、積極的に活用すべきでしょう。
たとえば、コストが気になるのであれば、まずはごく小規模でスモールスタートを切ってみることです。そうしてSFAに慣れ、直したほうがいいと思われる部分は設定を修整し、必要ならワークフローも最適化していくのです。
その上で大規模に導入するかどうか、導入するならどのように進めていくかを決めることが大切です。
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