東京理科大学がEducation Cloudで郵送費を1,200万円/年削減

学校法人東京理科大学（以下、理科大）は1881年創立の理工系総合大学です。「理学の普及を以て国運発展の基礎とする」という建学の精神のもと、厳格な実力主義を教育の核としてきました。現在、学士課程だけで約1万7,000名、大学院を含めると約2万人の学生が4つのキャンパスで学問と研究に励んでいます。理科大では、学生が安心して学べる環境を支援するために父母会「こうよう会」(以下、父母会）を設置し、全国46支部体制で父母懇談会・キャンパスデー・課外活動助成・奨学金給付など多彩な支援活動を展開しています。こうした取り組みを通じ、大学と父母の結び付きを強化しています。

データ分断と紙中心運用が招く生産性の低下とコスト負担

理科大では、父母とのコミュニケーションに複数の課題がありました。まず、父母の情報を体系的に蓄積するデータベースがなく、会員管理やイベント参加履歴、会費納入状況を十分に可視化できていませんでした。その結果、施策の分析や改善活動が難しく、優先順位の判断も直感に頼らざるを得ませんでした。また、イベント案内や会報誌を紙で郵送するアナログ運用に年間 1,200 万円ものコストがかかり、申し込みも郵送中心で父母からは手間がかかるとの声が上がっていました。メールアドレスを把握できている父母は約 4 割にとどまり、イベント当日は面談予約がシステム化されていないため長時間待ちが発生しました。父母懇談会役員間の情報連携もプライベートなツールに依存し、運営負荷が高止まりしていました。さらに、イベント不参加者が約 9 割を占める中、その声を拾い上げる仕組みがなく、口コミが大学選びに与える影響を十分に管理・改善できていない状況でした。学生・父母と属性が変化するたびにデータが分断され、一人のステークホルダーを生涯にわたって継続的に管理できない点も大きな課題でした。

Education Cloudが学生・父母の生涯にわたる関係を構築

理科大は父母会支援のもと「Education Cloud」を導入し、父母情報を集約する統合データベースを構築しました。世帯・世代管理を活用することで、学生・父母の状態変化をライフサイクル全体で追跡できるようになり、会員・イベント・会費管理の効率化を実現を目指します。さらに「Experience Cloud」で父母向けポータルを開設し、会報誌をデジタル化した結果、年間 1,200 万円の郵送費を削減する見通しが立っています。父母懇談会では申し込み・面談予約をポータル上で完結できるようにすることで、従来ホテルを借りていたイベントをキャンパス開催へ切り替え、面談待ち時間も解消されます。今後は「Salesforce Survey」を活用してイベント不参加者を含む父母全体の声を可視化し、会費の使途やイベントの在り方をニーズに基づいて改善する仕組みも整備する予定です。理科大はこの基盤を土台に、卒業生向け施策や寄付促進など、大学の持続的発展につながる取り組みをさらに拡充することを計画しています。

Educatoin Cloudが大学と学生の生涯をつなぐエンゲージメントを実現

理科大が数ある CRM の中でEducation Cloud を選んだ最大の理由は、学生・父母を「同一人物」として生涯にわたり追跡できる世帯・世代管理モデルにあります。属性が変わっても統合 ID でつながることで、寄付履歴と学生時代の活動や親子・兄弟姉妹の関係まで一気通貫で分析でき、長期的なエンゲージメント施策を設計できます。加えて、ノーコード開発と豊富な AppExchange によってイベント管理や寄付管理をワンストップで拡張でき、API 連携で SAP や決済システムにも標準対応します。部分最適にとどまらず、将来の DX 構想を阻まない柔軟性が理科大の中長期ビジョンに合致しました。世界 15 万社超の導入実績に裏打ちされた信頼性と 99.9％ 以上の稼働率、構築スピードの早さ、教育機関向けの専任サポート体制、ライセンスの大学向け優遇も決め手です。定期的な自動アップデートで常に最新機能を享受できるため、理科大は保守負担を抑えながらデジタル化を加速できると判断しました。