リソース管理とは何を管理すること？基本と実践方法について解説

企業が成長し続けるためには、人材・時間・資金・情報といった多様な「リソース」をいかに効率的に管理し、最大限活用するかが重要です。

リソース管理が適切に行われていないと、リソースの無駄な消費や足りないといった問題につながり、生産性の低下を招く可能性があります。

本記事では、リソース管理の基本から種類、具体的な管理方法までわかりやすく解説します。

目次

• リソース管理とは？
• 管理すべきリソースの種類とポイント
• エクセル・スプレッドシートを用いたリソースの管理方法とよくある失敗例
• AI機能搭載のリソース管理におすすめのツール
• AIなら複雑なリソース管理の自動化・効率化につながる

リソース管理とは、企業や組織がもつさまざまな「リソース」を効率的かつ効果的に活用するための管理を指します。

リソースには、人材・時間・資金・設備・外部企業から派遣される人材など、業務やプロジェクトの遂行に必要なすべての要素が含まれます。適切なリソース管理を行えば、業務の重複や無駄が削減でき、生産性の向上やコストの削減につながるでしょう。

具体的には、プロジェクトごとの担当者の割り当てや作業時間の調整、予算管理、設備の利用状況の把握などが挙げられます。また、データやツールを活用してリアルタイムで状況を可視化することで、迅速な意思決定やリスクの早期発見も実現できるでしょう。

組織全体のパフォーマンス向上と持続的な成長に貢献するのがリソース管理です。

企業活動を円滑に進めるには、業務の要となっているリソースの種類や内容を理解し、俯瞰して分析することが重要です。さらに各リソースには特徴や管理における注意点があり、リソース同士が複雑に絡んでいるケースもあります。各リソースの特徴や具体例、管理におけるポイントについて解説します。

一般的に人的リソースともいい、社員やスタッフなど業務に関わる人材を指します。

管理するポイントは、適材適所で人を配置することや、スキル・経験に応じた育成計画の策定、人材ひとりに対する負荷の偏りを防ぐことです。

さらに、コミュニケーションの円滑化やモチベーション管理も重要で、人的リソースを有効に活用することで生産性や組織全体の成果向上につながります。

営業現場にて、無駄を省き人的リソースを最大限活用する方法について、以下より動画がご覧いただけますので、あわせてご覧ください。

物的リソースとは、企業がもつ設備や備品、原材料など企業活動に必要な物品を指します。

管理のポイントは、在庫状況や利用状況の把握、適切な保管とメンテナンス、使用計画を策定することです。

過不足なく供給できる体制を整えることで業務効率が向上し、コスト削減にもつながります。また、物品の安全性の確保や品質の維持も、重要な管理対象です。

財務リソースは、企業が活動するための資金や予算を指します。

管理する際は、収支の正確な把握、資金繰りの計画、優先度に応じた予算配分がポイントです。

無駄な支出をおさえつつ投資効果を最大化すべきであり、キャッシュフロー管理やコスト分析も欠かせません。予想外のトラブルに対する備えも必要でしょう。適切な財務リソース管理は、企業の持続的な経営につながります。

情報リソースとは、以下などを含んだ、業務や意思決定に活用できる情報を指します。

• 顧客データ
• 分析結果やデータ
• 業務データ
• マニュアル
• 開発資料

管理のポイントは、正確性や最新性の維持、アクセス権限の適切な設定、セキュリティ対策です。

情報を整理・可視化することで意思決定が迅速化し、部門間での共有や分析活用がスムーズになります。

時間も大切なリソースのひとつです。管理において、業務やタスクの優先順位付け、スケジュールの適切な設定、進捗の定期確認が重要です。

時間の浪費を防ぎ効率的に活用すれば、プロジェクトの遅延を防ぎ、人的リソースや物的リソースとのバランスも調整できるでしょう。

時間も大切なリソースのひとつです。管理において、業務やタスクの優先順位付け、スケジュールの適切な設定、進捗の定期確認が重要です。

時間の浪費を防ぎ効率的に活用すれば、プロジェクトの遅延を防ぎ、人的リソースや物的リソースとのバランスも調整できるでしょう。

外部リソースは、以下を含む社外の資源を指します。

• 外注先企業
• パートナー企業
• クラウドサービス等でつながっている人材

外部リソースを利用する目的は、社内リソースの不足を補うことです。そのため、管理のポイントは契約内容の明確化、品質や納期の管理、コミュニケーションの円滑化です。

できるだけ外部リソースへかけるコストをおさえて生産性を向上させることが理想的といえるでしょう。

無料でリソース管理を徹底するなら、エクセルやスプレッドシートを用いることで、現状把握や進捗管理が可視化できます。ただし、複数人で同時編集する場合やデータ量が多い場合は、更新漏れや誤入力が発生しやすいため注意が必要です。エクセル・スプレッドシートを用いたリソース管理方法を紹介します。

人的リソース管理では、少なくとも以下を可視化することを意識します。

• 社員のスキル
• 担当業務
• 稼働状況
• 有給残数

たとえば人材に負担が偏っていないか把握したい場合は、メンバーごとのタスク割り当て表を作成し、条件付き書式で稼働率が一定以上の人を色分けします。すると、業務過多を早期に把握できるでしょう。

よくある失敗は、更新が滞って実際の状況と大きく異なったり、個人が管理し属人化したりすることです。

そこで、週次で進捗を更新するルールを設けたり、クラウド上でチーム全員がリアルタイムに確認できるようにしたりする方法があります。さらに、ピボットテーブルを使えば部署別の工数配分も分析でき、リソースの最適化に役立つでしょう。

物的リソース管理では、おもに以下を把握する必要があります。

• 備品
• 機材
• 消耗品
• 在庫などの数量や状態

エクセルでは「品目名」「数量」「保管場所」「担当者」「最終更新日」などを列に設定し、在庫が一定数を下回った際に自動で警告色がつくように設定すると便利です。

よくある失敗は、更新漏れや重複記入による在庫差異、共有範囲が限られることによる認識ズレです。入力ルールを統一し、データの編集履歴が閲覧できるようにすれば、防ぎやすいでしょう。

スプレッドシートを使えば複数人で同時編集が可能なため、在庫管理担当者がリアルタイムで補充・発注状況を把握できます。

財務リソースの管理では、予算・支出・利益・コストなどの動きを正確に追跡しましょう。

エクセルでは、部署ごとの「予算」「実績」「差異」をまとめたシートを作成し、グラフ機能で月次推移を可視化すると、経営判断がしやすくなります。

よくある失敗例は、数式エラーや入力ミス、更新タイミングのズレによる誤差の発生です。セルの保護や入力規則を設定してデータの一貫性を保ち、更新日を必ず明記するようルールを設定しましょう。

情報リソースは、顧客データ・取引履歴・社内ノウハウなど多岐にわたります。

エクセルを使う場合、情報のカテゴリごとにシートを分け、検索機能やフィルターを活用し、必要なデータをすぐに参照できるように設計しましょう。

機密情報のアクセス権限があいまいだったり、古い情報が更新されなかったりすると、かえって混乱を招きます。そのため、閲覧・編集権限を明確に設定し、定期的な情報更新日をシート内に記録するとよいでしょう。

自社で使用しているクラウドサービスと連携させれば、安全に共有・バックアップが行えるため、チーム間の情報共有を促進しつつ、セキュリティリスクも軽減できます。

時間リソースの管理では、プロジェクトごとの進捗とタスクごとの工数の見える化が不可欠です。

エクセルを使用するならば、ガントチャートを活用しておもに以下の項目を見える化しましょう。

• タスク名
• 開始日
• 終了日
• 担当者
• 進捗率

条件付き書式で遅延タスクを自動的に色分けすれば、スケジュールのズレを一目で把握できます。

ただし進捗更新の遅れを記録していなかったり、個人の作業時間が過小・過大に見積もられたりすることで、データと現場とでズレが生じます。

そのため週次で進捗を入力するなどのルールを設け、タスク単位で見積もりと実績を比較する仕組みを導入するとよいでしょう。

知的財産リソースは、企業の競争優位を支える重要な資産であり、特許・商標・著作権・ノウハウなどが含まれます。

エクセルやスプレッドシートを活用した管理では、各権利の出願日・更新期限・担当者・関連部署などを一覧化し、条件付き書式で期限が近い項目を自動的にハイライトする仕組みを作ると効果的です。

よくある失敗例は更新期限の管理漏れや重複出願、権利範囲の把握不足などです。データを法務担当が定期的にレビューし、変更履歴を残す運用ルールを設けましょう。

さらに社内全体でクラウドを共有すれば、リアルタイムでの閲覧・更新を可能にし、社内全体で知財情報が可視化できます。

外部リソースには、協力会社やフリーランスといった外注先などが含まれます。

エクセルを使用する場合は、おもに以下の取引先情報を項目として表に組み込みましょう。

• 契約期間
• 担当範囲
• 費用
• 成果物
• 連絡先

契約更新日が近づいたら自動でアラートが出るよう設定しておくと便利です。

よくある失敗は、契約内容の更新忘れや依頼範囲のあいまいさによるトラブルが発生することです。取引履歴を定期的に確認し、更新履歴を残すルールを徹底しましょう。

また、スプレッドシートのコメント機能を活用して担当者同士がリアルタイムに情報共有すれば、外部との連携もスムーズに進みます。

リソース管理では、タスクや人的資源、進捗状況の効率的な把握が重要です。一方でエクセルやスプレッドシートを用いた手作業では時間がかかり、ミスも発生しやすくなります。

そこで、AI機能を搭載したツールの活用がおすすめです。Salesforce社の「Agentforce Service（旧Service Cloud）」は、顧客対応を行うサービス部門の業務を統合できるプラットフォームです。問い合わせ対応やケース管理を一元化しつつ、よりスマートな自動化とリソースの最適化により、限られた人員でも対応品質を維持しながら、運用の効率化やコスト削減につなげやすくなります。。

また、AIを活用したワークスペース上で対応状況を一元的に把握できるため、業務の遅延や対応漏れを防ぐことができ、サービス部門全体の生産性向上が期待できます。

「Agentforce Service」について、スペックや搭載されている機能、実現できる内容などは以下から参照できますので、あわせてご覧ください。

▶製品の詳細はこちら：Salesforce『Agentforce Service』

リソース管理は、ヒト・モノ・カネ・情報・時間・知的財産・外部リソースなど、企業活動に必要なあらゆる資源を適切に配分・活用することを指します。

適切なリソース管理は、業務効率向上と迅速な戦略的意思決定に影響を与えます。

正確かつ効率的なリソース管理なら、Salesforce社の「Service Cloud」のような、AI機能が搭載されたリソース管理に特化したツールの利用がおすすめです。