คู่มือระบบ CRM สำหรับผู้เริ่มต้น

ลองนึกถึงเครื่องมือที่ไม่เพียงแต่เก็บข้อมูลลูกค้าของคุณทั้งหมดไว้ในที่เดียว แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการโต้ตอบของคุณ ปรับปรุงกระบวนการขายของคุณ และส่งเสริมความพยายามทางการตลาดของคุณอีกด้วย เครื่องมือดังกล่าวมีอยู่จริงและเรียกว่าระบบการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM)

ซึ่งทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยขั้นสูง ช่วยให้คุณจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และทำให้การโต้ตอบทุกครั้งมีความสำคัญ ไม่ว่าคุณจะเป็นธุรกิจที่กำลังเติบโตหรือเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรขนาดใหญ่ ระบบ CRM ก็เป็นกุญแจสำคัญในการปลดล็อกกลยุทธ์ทางธุรกิจที่เป็นระเบียบ มีประสิทธิภาพ และสร้างกำไรมากขึ้น มาเจาะลึกกันว่าระบบ CRM คืออะไร มีคุณสมบัติหลักอะไรบ้าง มีประโยชน์อย่างไร และจะเลือกใช้ระบบที่เหมาะกับธุรกิจของคุณได้อย่างไร

ระบบ CRM จะช่วยจัดการข้อมูลของลูกค้าเป็นหลัก ระบบ CRM ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ อัปเดตข้อมูลการติดต่อของลูกค้าเป็นประจำ ติดตามทุกการโต้ตอบกับลูกค้า และจัดการบัญชีลูกค้า นอกจากนี้ยังได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้ธุรกิจปรับปรุงความสัมพันธ์กับลูกค้าและมูลค่าตลอดชีพของลูกค้า (CLV) อีกด้วย

ระบบ การจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM) จะช่วยจัดการข้อมูลของลูกค้า รองรับการจัดการการขาย มอบข้อมูลเชิงลึกที่สามารถดำเนินการได้ บูรณาการเข้ากับโซเชียลมีเดีย และอำนวยความสะดวกในการสื่อสารของทีม ระบบ CRM บนคลาวด์มอบความคล่องตัวอย่างสมบูรณ์และการเข้าถึงระบบนิเวศของแอปตามที่ต้องการ

CRM สามารถช่วยให้ทุกทีมทำงานได้ดีขึ้น มาดูกันว่าทำอย่างไร

ทีมขายใช้ CRM เพื่อจัดการลูกค้าเป้าหมาย ติดตามโอกาสในการขาย และจัดระเบียบการโต้ตอบกับลูกค้า ทีมบริการใช้แพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์เพื่อจัดการตั๋วการสนับสนุนลูกค้าและคำขอรับบริการเพื่อให้สามารถแก้ไขปัญหาได้เร็วขึ้น ทีมการตลาดจัดการทำให้แคมเปญการตลาดเป็นระบบอัตโนมัติผ่านช่องทางต่างๆ เพื่อเป้าหมายที่กำหนด ทีมการค้าจัดการสินค้าคงคลัง และบูรณาการประวัติการซื้อและความต้องการของลูกค้าเพื่อปรับแต่งประสบการณ์การช้อปปิ้งให้เหมาะกับแต่ละบุคคล และทีมข้อมูลมอบเครื่องมือวิเคราะห์และรายงานเพื่อให้เข้าใจพฤติกรรมและแนวโน้มของลูกค้าได้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น

ระบบ CRM สามารถแบ่งได้เป็น 3 ประเภทหลัก โดยแต่ละประเภทมีหน้าที่เฉพาะในการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า ดังนี้

• CRM การดำเนินงาน: ประเภทนี้มุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงการดำเนินงานในแต่ละวัน ซึ่งเกี่ยวข้องกับการโต้ตอบโดยตรงกับลูกค้า รวมถึงระบบอัตโนมัติของการตลาด การขาย และการบริการ ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ จัดการจุดติดต่อของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งได้รับการออกแบบมาเพื่อลดความซับซ้อนของกระบวนการและปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าตั้ง แต่การติดต่อเบื้องต้นจนถึงการซื้อและรักษาลูกค้า
• CRM เชิงวิเคราะห์: ประเภทนี้มุ่งเน้นไปที่การรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลลูกค้า ธุรกิจต่างๆ ใช้ CRM เชิงวิเคราะห์เพื่อทำความเข้าใจความต้องการ พฤติกรรม และรูปแบบของลูกค้า โดยวิเคราะห์ข้อมูลที่สะสมจากการโต้ตอบของลูกค้าที่แตกต่างกัน ข้อมูลเชิงลึกนี้ช่วยให้สามารถตัดสินใจและวางแผนเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีข้อมูลมากขึ้น โดยมุ่งหวังที่จะปรับแต่งบริการและความพยายามทางการตลาดให้ตรงกับความต้องการของลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น
• CRM การทำงานร่วมกัน: ระบบนี้ช่วยปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกันระหว่างผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง รวมถึงคู่ค้า ซัพพลายเออร์ และทีม ไปจนถึงลูกค้า การเปิดใช้งานการแชร์ข้อมูลลูกค้าทั้งภายในและภายนอก ทำให้ CRM การทำงานร่วมกันรับประกันแนวทางที่เป็นหนึ่งเดียวในการให้บริการลูกค้า การบูรณาการนี้ช่วยส่งมอบประสบการณ์ลูกค้าที่สอดคล้องกันและสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น

ข่าวดีก็คือ Salesforce มีทั้ง 3 ประเภทรวมอยู่ในแพลตฟอร์มที่รวมเป็นหนึ่งเดียว การปรับปรุงกระบวนการทำงาน การนำเสนอการวิเคราะห์ ที่ขับเคลื่อนด้วย AI และการทำงานร่วมกันกับทุกทีม จะทำให้คุณมีพลังของระบบ CRM ทั้งหมดในที่เดียว

ระบบ CRM มาพร้อมกับ ฟีเจอร์ หลักจำนวนมากมายที่ช่วยให้ธุรกิจจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นี่คือฟีเจอร์บางส่วน

การจัดการข้อมูลติดต่อช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดเก็บและจัดการข้อมูลการติดต่อของลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และบัญชีโซเชียลมีเดีย ไว้ในฐานข้อมูลส่วนกลาง การจัดระเบียบข้อมูลนี้ในลักษณะที่ทีมต่างๆ เข้าถึงได้ง่ายจะช่วยยกระดับการสื่อสารและการให้บริการดีขึ้น

ปัญญาประดิษฐ์ (AI) ในระบบ CRM สามารถเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้าได้อย่างมาก AI การสร้าง (GenAI) สามารถทำให้งานประจำวันเป็นไประบบอัตโนมัติ ให้การวิเคราะห์เชิงคาดการณ์ และปรับแต่งการโต้ตอบกับลูกค้าให้เป็นแบบเฉพาะบุคคลโดยการวิเคราะห์ข้อมูล

การจัดการการขายช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในทุกขั้นตอนของกระบวนการขาย ตั้งแต่การสร้างลูกค้าเป้าหมายไปจนถึงการปิดข้อตกลง รวมถึงเครื่องมือสำหรับการติดตามโอกาสในการขาย การจัดการไปป์ไลน์การขาย และการคาดการณ์ยอดขาย สิ่งนี้ช่วยให้ทีมขายเป็นระเบียบและมีสมาธิมากขึ้น ส่งผลให้ประสิทธิผลและอัตราความสำเร็จเพิ่มขึ้น

ระบบ CRM จะบันทึกการโต้ตอบกับลูกค้าทุกครั้ง รวมถึงอีเมล การโทรศัพท์ และการประชุม ข้อมูลนี้มีความสำคัญต่อการทำความเข้าใจความต้องการและความชอบของลูกค้า และให้มุมมองที่ครอบคลุมเกี่ยวกับเส้นทางของลูกค้า ช่วยให้ธุรกิจปรับแต่งวิธีการให้เหมาะกับลูกค้าแต่ละราย

การทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นระบบอัตโนมัติ ใน CRM หมายถึงการใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์เพื่อปรับปรุงและทำให้กระบวนการทางธุรกิจประจำวันภายในการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้าเป็นไปโดยอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงการบริการลูกค้า ระบบ CRM ช่วยลดภาระงานของพนักงานและลดโอกาสที่อาจเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ โดยการทำให้กระบวนการและเวิร์กโฟลว์ที่เกิดขึ้นซ้ำๆ เป็นระบบอัตโนมัติ ฟีเจอร์นี้ทำให้กระบวนการทางธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้น และทำให้แน่ใจว่างานสำคัญต่างๆ จะเสร็จตรงเวลา

ระบบ CRM นำเสนอเครื่องมือการรายงานและการวิเคราะห์ขั้นสูงที่ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับพฤติกรรมของลูกค้า แนวโน้มการขาย และประสิทธิภาพโดยรวมของธุรกิจ การวิเคราะห์เหล่านี้มีอยู่ในแดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้ ซึ่งช่วยให้แต่ละทีมดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับตนเองมากที่สุดออกมาได้ ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้มีความสำคัญต่อการวางแผนเชิงกลยุทธ์และสามารถช่วยให้ธุรกิจปรับตัวตามสภาวะตลาดและความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงไปได้

กลยุทธ์ CRM ที่ใช่และเครื่องมือที่เหมาะสมกับการทำงาน การเติบโตทางธุรกิจจึงมีความราบรื่น การใช้ระบบ CRM มีประโยชน์นานับประการที่สามารถช่วยปรับปรุงการดำเนินธุรกิจและความสัมพันธ์กับลูกค้าได้ นี่เป็นตัวอย่างเพียงบางส่วน

• ความพึงพอใจของลูกค้าที่มากขึ้น: ระบบ CRM ช่วยให้ธุรกิจสามารถให้บริการในระดับสูงได้ด้วยการรักษาบันทึกของการโต้ตอบกับลูกค้า การตั้งค่า และความคิดเห็นของลูกค้าโดยละเอียดได้ ช่วยให้สามารถสื่อสารแบบเฉพาะบุคคลและให้บริการได้ตามความต้องการเฉพาะของลูกค้าแต่ละราย
• เพิ่มยอดขายและประสิทธิภาพ: ระบบ CRM สามารถเพิ่มประสิทธิภาพของทีมขายได้โดยการทำให้กระบวนการขายเป็นระบบอัตโนมัติ และจัดเตรียมเครื่องมือสำหรับจัดการกระบวนการขายและข้อมูลลูกค้า แนวทางที่ได้รับการปรับปรุงนี้ช่วยลดเวลาที่ใช้ไปกับงานเอกสาร และช่วยให้ทีมขายเน้นไปที่การขายได้มากขึ้นและจัดการข้อมูลน้อยลง
• การทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น: ระบบ CRM ช่วยส่งเสริมการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้นภายในทีมและระหว่างทีม ด้วยการมอบแพลตฟอร์มที่ใช้ร่วมกันซึ่งสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าทั้งหมดได้ ช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกันและสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าและบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ
• การจัดระเบียบและการเข้าถึงข้อมูลที่ได้รับการปรับปรุง: ระบบ CRM จะจัดเก็บข้อมูลลูกค้าทั้งหมดไว้ในฐานข้อมูลส่วนกลางที่มีการจัดระเบียบและเข้าถึงได้ง่าย วิธีนี้ช่วยขจัดไซโลข้อมูลและช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหมดจะสามารถเข้าถึงข้อมูลลูกค้าที่มีค่าได้
• อัตราการรักษาลูกค้าที่ดีขึ้น: ผ่านการทำความเข้าใจพฤติกรรมและแนวโน้มของลูกค้าผ่านการวิเคราะห์โดยละเอียด ธุรกิจต่างๆ จะสามารถแก้ไขปัญหาได้ล่วงหน้า คาดการณ์ความต้องการของลูกค้า และสร้างความสัมพันธ์ที่ดี ระบบ CRM ช่วยระบุลูกค้าที่มีความเสี่ยงและนำกลยุทธ์การรักษาลูกค้ามาใช้ ซึ่งจะช่วยลดการสูญเสียลูกค้าได้

การเลือกระบบ CRM ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการดังนี้

ธุรกิจแต่ละแห่งมีความต้องการเฉพาะตัว ระบบ CRM ควรปรับให้เข้ากับกระบวนการและเวิร์กโฟลว์ที่เฉพาะเจาะจง สิ่งนี้มีความสำคัญโดยเฉพาะสำหรับธุรกิจที่มีผลิตภัณฑ์หรือบริการเฉพาะทาง

พิจารณาว่าระบบ CRM สามารถเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณได้หรือไม่ สำหรับ ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง (SMB) ระบบอาจต้องจัดการการโต้ตอบกับลูกค้าน้อยกว่าในช่วงแรก แต่ตั้งแต่การนำไปใช้งานจริง ระบบควรจะสามารถขยายขนาดได้เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้นทั้งในด้านขนาดและความซับซ้อน

พิจารณาว่าระบบ CRM สามารถบูรณาการกับเครื่องมืออื่นๆ ที่คุณใช้ เช่น บริการการตลาดทางอีเมล แพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย และซอฟต์แวร์การบัญชีได้ดีแค่ไหน การบูรณาการแบบราบรื่นช่วยลดความซับซ้อนและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ความสะดวกในการใช้งานระบบ CRM ถือเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลางที่อาจไม่มีทรัพยากรในการฝึกอบรมพนักงานอย่างเพียงพอ อินเทอร์เฟซที่เป็นมิตรกับผู้ใช้ทำให้มีอัตราการนำไปใช้สูงขึ้น

เนื่องจากความต้องการการเข้าถึงเครื่องมือทางธุรกิจจากระยะไกลเพิ่มมากขึ้น ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบ CRM นั้นมีเวอร์ชันหรือแอปมือถือ ที่ให้ทีมของคุณเข้าถึงข้อมูลลูกค้าและทำงานได้จากทุกที่

การสนับสนุนลูกค้าและการฝึกอบรมสำหรับ CRM เกี่ยวข้องกับการให้ความช่วยเหลือและทรัพยากรด้านการศึกษาที่จำเป็นแก่ผู้ใช้ เพื่อใช้เครื่องมือให้เกิดประโยชน์สูงสุดเพื่อให้การโต้ตอบกับลูกค้าและการดำเนินธุรกิจดีขึ้น การสนับสนุนลูกค้าและทรัพยากรการฝึกอบรมที่ดีมีความจำเป็นในการช่วยให้ทีมของคุณใช้ระบบ CRM ให้เกิดประโยชน์สูงสุด สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่เพิ่งเริ่มใช้ CRM

และเปรียบเทียบต้นทุนรวมกับประโยชน์ วิธีง่ายๆ ในการประมาณ ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) คือการลบต้นทุนทั้งหมดออกจากประโยชน์ทั้งหมด จากนั้นหารด้วยต้นทุนทั้งหมด นี่จะทำให้คุณได้รับเปอร์เซ็นต์ที่แสดงถึงผลตอบแทนจากการลงทุนของคุณ

นอกเหนือจากประโยชน์ทางการเงินที่ได้ทันทีแล้ว ให้พิจารณาถึงมูลค่าเชิงกลยุทธ์ในระยะยาวของการนำระบบ CRM มาใช้ เช่น การรักษาความสามารถในการแข่งขัน การปรับตัวตามการเปลี่ยนแปลงของตลาดได้เร็วขึ้น และการสร้างธุรกิจที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้น

Salesforce นำเสนอซอฟต์แวร์ CRM บนคลาวด์ชั้นนำของโลก ซึ่งนำเสนอโซลูชัน CRM ที่เป็นนวัตกรรมและครอบคลุมหลากหลายซึ่งสามารถปรับแต่งให้เหมาะกับธุรกิจทุกขนาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ ข้อดีที่สำคัญ ได้แก่

• บนคลาวด์: เนื่องจาก Salesforce เป็น CRM บนคลาวด์ ที่ทำงานบนโครงสร้างพื้นฐานระยะไกลที่ซับซ้อนและปลอดภัยของตัวเองอย่างสมบูรณ์ จึงไม่จำเป็นต้องเสียเวลาอันมีค่าไปกับการบำรุงรักษาฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ นอกจากนี้การตั้งค่ายังรวดเร็วและคุ้มค่าอีกด้วย
• ความสามารถของ AI: Salesforce ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ให้การวิเคราะห์ขั้นสูง ข้อมูลเชิงลึกเชิงคาดการณ์ ประสบการณ์ลูกค้าแบบเฉพาะบุคคล และการจัดการงานอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงการตัดสินใจและประสิทธิภาพในกระบวนการทางธุรกิจต่างๆ
• ความสามารถในการปรับขนาด: Salesforce ทำให้การกำหนดราคาจะขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ใช้ ซึ่งธุรกิจจะจ่ายเงินเฉพาะส่วนที่จำเป็นจริงๆ สามารถเพิ่มผู้ใช้และแอปพลิเคชนเพิ่มเติมได้เมื่อธุรกิจขยายตัว ดังนั้นระบบ CRM จึงเติบโตไปพร้อมกับองค์กร
• ความสะดวกในการใช้งาน: Salesforce ช่วยให้เข้าสู่ระบบได้จากทุกที่ ดูและอัปเดตข้อมูลลูกค้า และทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานได้ตลอดเวลา
• ความสามารถในการปรับแต่ง: เมื่อธุรกิจต้องการเพิ่มโมดูลหรือฟิลด์ สร้างกระบวนการขาย หรือเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ ก็สามารถทำทุกอย่างได้เพียงแค่คลิกเท่านั้น
• การทำงานร่วมกัน: ธุรกิจต่างๆ ใช้ Salesforce เพื่อจัดการและประสานฟังก์ชันหลักต่างๆ ของการดำเนินงานอย่างชาญฉลาด ไม่ว่าจะเป็นการขาย การตลาด การบริการลูกค้า ทรัพยากรบุคคล อีคอมเมิร์ซ และอื่นๆ นอกจากนั้น การใช้ Slack เพื่อการทำงานร่วมกันยังช่วยให้ทีมสามารถสื่อสารได้แบบเรียลไทม์ แชร์ไฟล์ และบูรณาการกับแอปเพื่อให้เกิดสภาพแวดล้อมการทำงานที่เชื่อมต่อและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• การอัปเกรดอัตโนมัติ: ผู้ใช้ได้รับประโยชน์จากการอัปเดตซอฟต์แวร์อัตโนมัติของฟีเจอร์ใหม่ที่ดีที่สุดในแพลตฟอร์ม พร้อมทั้งรักษาความปลอดภัยข้อมูลของตน
• ความคล่องตัว: แอป Salesforce พร้อมใช้งานสำหรับสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ต โดยมีแอปมากกว่า 7,000 แอปที่พร้อมใช้งานจากระบบนิเวศ Salesforce AppExchange
• ตัวเลือกการบูรณาการ: API ที่แข็งแกร่งของ Salesforce ทำให้สามารถ บูรณาการแพลตฟอร์มกับซอฟต์แวร์อื่นๆ เกือบทั้งหมดได้

การเลือกใช้ระบบ CRM ที่ดีที่สุดสำหรับคุณถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการปรับปรุงการดำเนินธุรกิจ การปรับปรุงความสัมพันธ์กับลูกค้า และขับเคลื่อนการเติบโตของยอดขาย สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาแพลตฟอร์มที่เหมาะกับความต้องการปัจจุบันของคุณและปรับขนาดตามธุรกิจที่กำลังเติบโตของคุณ

การเลือกใช้ Salesforce ช่วยให้มั่นใจได้ว่าทีมของคุณมีเครื่องมือที่จำเป็นต่อความสำเร็จ พร้อมด้วยการสนับสนุนที่เชื่อถือได้ รวมถึงนวัตกรรมที่ต่อเนื่อง สำรวจ Salesforce วันนี้เพื่อดูว่า Salesforce สามารถเปลี่ยนแปลงการจัดการลูกค้าและผลักดันธุรกิจของคุณให้ก้าวไปข้างหน้าได้อย่างไร ทดลองใช้งานฟรี

Caylin White เป็นหัวหน้าบรรณาธิการและผู้จัดการการเติบโตสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ Salesforce เธอเขียนเนื้อหาให้กับอุตสาหกรรม SaaS หลายแห่ง เช่น WordPress และ BuzzSumo มาเป็นเวลา 15 ปี เชี่ยวชาญด้าน SEO แต่ไม่ลืมเพิ่มมุมมองที่เน้นมนุษย์เป็นศูนย์กลางให้กับงานเขียนทุกชิ้น