営業のアポ取り成功のコツ｜基本の流れや電話・メールの例文も紹介

営業におけるアポ取りは、見込み顧客との関係構築や商談の第一歩となる重要なプロセスです。しかし、若手社員を中心に、電話やメールでのアプローチに対して苦手意識をもつ人も多く、成果にばらつきが出やすいのが現実です。

本記事では、アポ取りの成功率を高めるコツから基本的な流れ、実際に使える例文などを詳しく解説します。アポ取りに役立つCRMツールやAI機能の活用方法も紹介するので、営業チームの成果向上を目指す方は、ぜひ参考にしてみてください。

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目次

• アポ取りとは
• 電話・メールを活用したアポ取りのコツ
• 【電話】アポ取りの基本的な流れ
• 【メール】アポ取りの基本的な流れ
• 電話でのアポ取り例文｜相手に伝わるトーク例
• メールでのアポ取り例文｜ビジネスマナーを押さえた書き方ガイド
• アポ取り成果向上にはAI搭載のCRM活用が効果的
• 若手が成果を出せるアポ取りの仕組みを整えよう

アポ取りとは、営業活動において見込み顧客との「アポイント（打ち合わせや商談の約束）」を獲得する行為のことです。

顧客との信頼関係を築き、商談へとつなげるための重要なステップで、主に電話やメールを通じて相手の関心を引き、対話の機会を確保します。

相手の時間を預かる以上、アポ取りは営業成果に直結する重要なプロセスであると認識する必要があります。

商談の概要やプロセスについては以下の記事で解説しているので、ぜひこちらも参考にしてみてください。

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• 商談とは？営業との違いや基本的な流れ、成功のポイントを解説

アポ取りが営業活動で必要とされる理由は、顧客が話を聞きやすい状況を事前に整えるためです。

たとえば、事前の連絡なく訪問する「飛び込み営業」では、相手に警戒心を与えやすく、対話の機会すら得られないことも多くあります。

一方、アポイントを取ったうえでの訪問であれば、相手の都合にあわせて接触できるため、関心の高い状態で話を進めやすくなります。ニーズに応じた資料やサンプルを準備する時間も確保できるため、提案の説得力を高めるうえでも効果的です。

アポ取りを成功させるためには、電話・メールそれぞれの特性を活かした工夫が求められます。ここでは、電話とメールを活用してアポ取得率を高めるための具体的な3つのコツを紹介します。

1. 状況に応じて電話とメールを使い分ける
2. 最適な時間帯に連絡する
3. 複数のチャネルを組み合わせる

それぞれ詳しく見ていきましょう。

電話とメールにはそれぞれ異なるメリットがあるため、状況に応じた使い分けが重要です。

たとえば、相手の感情や反応を読み取りながら進めたいときには電話が有効ですが、詳細な資料の共有や記録を残したい場合はメールが適しています。また、つながらない相手に何度も電話をかけるより、まずはメールで情報を届けるほうが効率的なケースもあります。

相手の立場や商談の緊急性を踏まえ、適切な手段を採用しましょう。

アポ取りの成功率は、連絡のタイミングによって大きく左右されます。

電話の場合は、午前10時〜11時や夕方16時以降がつながりやすいとされています。始業直後や昼休みは、朝礼や業務準備・休憩の時間と重なるため、避けるのが無難です。

メールは、始業直後のメールチェック時に開封されやすい傾向があります。また、業界の繁忙期や週明け・週末を避けるなど、開封率を意識した配信が効果的です。

顧客の業種や役職によっても傾向は異なるため、自社のターゲット層に応じて最適な時間帯を見極めましょう。

アポ取りの精度を高めるには、電話・メールを単独で使うのではなく、組み合わせて利用すると効果的です。

たとえば、メールでアプローチした後にフォローの電話をかけることで、内容の補足や温度感の確認が可能です。一方、電話で日程を調整した場合は、メールで確定内容を送ることで認識のズレを防げます。

複数のチャネルを組み合わせることで、相手との接点が増え、アポ取得率だけでなく信頼感の向上にもつながります。

アポ取りのコツをさらに詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせて確認してみてください。

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• 【例文つき】営業で使えるアポイントの取り方やポイントを解説

電話でのアポ取りは、営業の第一歩として非常に重要です。ここでは、アポ取りの電話の基本的な流れを以下の4ステップに沿って解説します。

1. 事前準備
2. 自己紹介と要件説明
3. 日程調整
4. 日程の再確認と感謝の言葉

それぞれのステップを順番に確認しましょう。

電話をかける前に顧客情報を収集します。次のような情報を把握しておくことで、会話の精度が高まります。

• 事業内容
• 企業規模
• 業界動向
• 自社サービスとの接点

また、トークスクリプトを用意し、会話の流れを事前にシミュレーションしておくことで、本番でも自信をもって要点を伝えられるでしょう。

トークスクリプト作成の手順やポイントについては、以下の記事を参考にしてみてください。

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• トークスクリプトとは？営業力の上がる作り方や活用のポイントを解説

電話がつながったら、まずは社名と名前を名乗り、丁寧なあいさつを心掛けましょう。新規の相手には、「突然のお電話失礼いたします」などの文言を添えると好印象です。

続けて、アポを取る目的や要件・相手にとってどのようなメリットがあるかを簡潔に伝えましょう。要点が明確であれば、相手の関心を引き出しやすくなります。

相手に前向きな反応が見られたら、具体的な面談日時を提示し、調整に進みます。あらかじめ複数の候補日を用意しておき、選択肢を提示することで相手の負担を減らすことが重要です。

「ご都合のよい日程がございましたらお知らせください」ではなく「来週火曜日か木曜日の午後はご都合いかがでしょうか？」と具体的に伝えるのがポイントです。

日程が決まったら、「〇月〇日（〇曜日）の〇時からでお間違いないでしょうか？」など、必ず日時を復唱して聞き間違いを防ぎましょう。

最後には「本日はお忙しいなか、お時間をいただきありがとうございました」と感謝の気持ちを伝え、好印象を残すことが大切です。

メールによるアポ取りは、相手の都合にあわせて情報を届けられる便利な方法です。ここでは、効果的なアポ取りメールの流れを以下の3ステップに沿って解説します。

1. 事前準備
2. 件名の作成
3. 本文の作成

それぞれのステップを順番に確認しましょう。

電話と同様に、メール送信前の下調べは必須です。相手企業の課題やニーズ・自社サービスとの相性を把握し、アプローチの切り口を明確にします。

また、面談候補日も複数設定し、本文内で提示できるようにしておくとスムーズです。信頼性の高い文章を作るためにも、事前準備を抜かりなく行いましょう。

メールの件名は、送信者名と目的が一目でわかるように工夫しましょう。

たとえば「【株式会社〇〇】〇〇についてのご相談」や「〇〇導入のご提案に関するご連絡（株式会社〇〇）」など、具体性と安心感を意識することがポイントです。

本文では、冒頭で相手の名前と会社名を明記し、「突然のご連絡失礼いたします」と一文添えます。その後、自社名・名前・連絡した目的を簡潔に記載し、相手にとってのメリットを提示しましょう。最後に、面談の候補日を示し、返答しやすい形で締めくくります。

誤字脱字や敬語の誤用にも注意し、信頼感を損なわない文面に仕上げましょう。簡潔でありながら丁寧な文体を心掛け、相手が読みやすいように1文を短くすることもポイントです。

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電話でのアポ取りでは、限られた時間で目的と自社の魅力を明確に伝えることが求められます。ここでは、新規顧客・既存顧客の2パターンのトーク例を紹介します。

新規顧客に対するアポ取りの電話では、初めての連絡であることを明示し、信頼感を与えるトーンを意識することが重要です。

具体的には、次のようにアプローチします。

このように、相手にとって価値のある情報を簡潔に伝えつつ、次のアクション（訪問や面談）につなげることがポイントです。また、日程の提案をこちらから具体的に提示することで、相手の判断の手間を減らし、スムーズなアポイント取得につながります。

既存顧客に対するアポ取りでは、すでに構築した関係性を活かして、よりストレートに要件を伝えることが可能です。

冒頭では「いつもお世話になっております」といった感謝の言葉を添えることで、相手の記憶に残っている担当者であることをアピールできます。内容を端的に伝え、相手の利便性を最優先に考えたスケジューリングを意識しましょう。

電話でのアポ取りを成功させるコツについては、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。

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メールでのアポ取りは、相手の時間に配慮できる反面、文章だけで信頼感や興味を引く必要があるため、構成や言葉選びが重要になります。ここでは、新規顧客・既存顧客に向けた、ビジネスマナーを押さえたアポ取りの例文を紹介します。

新規顧客へのアポ取りメールでは、件名・本文ともに「目的の明確化」と「信頼感の醸成」がポイントです。また、マスメールと誤解されない件名やパーソナライズされた導入文を意識しましょう。

本文では冒頭に丁寧なあいさつを入れたうえで、社名と氏名を明記します。「なぜその企業に連絡したのか」の背景を明確にし、提案の目的とメリットを簡潔に伝えることがポイントです。

既存顧客へのアポ取りメールでは、これまでの取引に感謝を伝える一文を冒頭に入れ、信頼関係を強化することがポイントです。

このように、過去の商談内容や利用実績に軽く触れることで、文面に温度感が加わります。新サービスや提案内容の概要を伝える際には、相手にとっての具体的なメリットを記載すると返信率が高まります。

アポ取りの精度と効率を高めるには、テクノロジーの活用が効果的です。なかでも、AIを搭載したCRM（顧客管理システム）の導入は、営業成果の最大化に直結します。

Salesforceの「Agentforce for Sales」を利用すれば、営業担当者は面倒なアポ取りから解放され、AIエージェントがこの作業を自動化してくれます。有望な見込み客にパーソナライズされたメールを自動で送信し、継続的にフォローアップ。顧客が関心を示せば、営業担当者のカレンダーと連携し、最適な日時を提案して会議を自動で設定します。これにより、営業担当者は日程調整の手間から解放され、商談準備に集中できます。

AIが搭載されたCRMは、データにもとづく戦略立案と現場の自動化を同時に実現できるため、少ない労力や時間でより多く・質の高いアポイントの獲得に貢献できます。

CRMの機能や活用方法について詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせて確認してみてください。

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アポ取りは営業活動の最初の関門であり、成果に直結する重要なスキルです。

属人的なノウハウに頼るのではなく、再現性のあるトークやメールのテンプレート、CRMやAIを活用することで、若手でも成果を出しやすい環境が整います。再現性のある仕組みをチームで共有すれば、チーム全体の営業力の底上げにつながります。

また、アポ取りにおいては「忙しい」「興味がない」といったお断り文句への対応力も欠かせません。切り返しトークの具体例をまとめた資料を用意しましたので、ぜひご活用ください。

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