Guide de l’archivage de données

L’archivage de données est le processus qui consiste à stocker des données inactives ou historiques en vue d’une conservation à long terme. Il vous permet de garder ce qui compte vraiment, sans alourdir vos systèmes actifs.

Contrairement aux données actives, les données archivées ne sont pas consultées régulièrement. Elles sont récupérées en cas de besoin, lors d’audits, de contrôles de conformité ou à titre de référence, et stockées de manière à équilibrer coûts, accessibilité et sécurité. L’archivage permet non seulement de délester vos systèmes, mais aussi d’organiser vos données en cohérence avec les objectifs de votre entreprise : gains de performance, gestion simplifiée du stockage, conformité réglementaire et préservation de la mémoire organisationnelle.

Les solutions d’archivage de données répondent notamment aux besoins suivants :

• Conservation des données historiques à des fins d’audit ou d’obligations légales
• Réduction de la charge de stockage et maintien des performances des systèmes actifs
• Respect de la conformité dans le cadre de politiques de conservation à long terme
• Accès aux connaissances organisationnelles pour toutes les équipes

En intégrant l’archivage à votre stratégie globale de cycle de vie des données, vous gérez votre croissance plus efficacement et réduisez le risque de dépassements coûteux ou de lacunes en matière de conformité. Résultat : un système plus agile, mieux organisé et prêt pour l’avenir.

La sauvegarde et l’archivage de données sont souvent confondus, mais ils répondent à des problématiques différentes. Le fait de les confondre peut entraîner des lacunes aussi bien en matière de protection que de performance.

La sauvegarde est conçue pour la reprise à court terme. Elle crée une copie de votre système actuel afin de pouvoir restaurer rapidement les données en cas de panne, d’interruption ou de suppression accidentelle. Ces copies sont temporaires et optimisées pour la rapidité plutôt que pour la durée de conservation.

L’archivage, quant à lui, est destiné à la conservation à long terme. Les données archivées sont généralement inactives et n’ont pas besoin d’être restaurées rapidement ; elles doivent toutefois rester consultables, sécurisées et accessibles dans le temps.

Les principales différences sont les suivantes :

• Objectif : la sauvegarde vise la reprise d’activité ; l’archivage vise la conservation
• Durée de vie : les sauvegardes ont une durée de vie courte ; les archives peuvent être conservées pendant des années
• Périmètre : les sauvegardes capturent l’ensemble des données ; les archives stockent des enregistrements sélectionnés
• Mode d’accès : les sauvegardes sont rarement consultées, sauf en cas de problème ; les archives font l’objet de requêtes pour des audits, des rapports ou des besoins juridiques.

Par exemple, Salesforce Backup & Recover est conçu pour restaurer rapidement les données perdues, tandis que les stratégies d’archivage vous permettent de conserver les enregistrements clôturés, comme les opportunités gagnées ou les contrats expirés, sans encombrer votre système de production.

La meilleure approche ? Combinez les deux.

Une stratégie bien menée réduit les coûts, préserve les insights et vous prépare pour tous les défis à venir. Entrons dans le vif du sujet.

Lorsque des données inactives s’accumulent dans votre système actif, elles ralentissent l’ensemble de vos opérations. L’archivage transfère ces données vers un stockage moins coûteux, ce qui réduit la charge des requêtes, accélère les recherches et garantit la fluidité de vos processus clés.

En distinguant ce dont vous avez besoin maintenant de ce dont vous pourriez avoir besoin plus tard, vos équipes gagnent en rapidité et vos systèmes restent plus agiles.

Les limites de stockage peuvent être atteintes très rapidement, notamment dans les systèmes CRM ou ERP. L’archivage vous permet de décharger vos données rarement utilisées tout en les gardant accessibles, ce qui vous aide à éviter des surcoûts et autres ralentissements.

L’archivage contribue également à simplifier vos rapports en supprimant les données historiques qui encombrent vos tableaux de bord et ralentissent vos outils d’analyse.

Certaines de vos données ne peuvent pas être supprimées : elles doivent être conservées, protégées et récupérables à des fins d’audit, de demandes juridiques ou de conformité réglementaire.

L’archivage vous aide à respecter les normes définies par des réglementations telles que le RGPD et le CCPA, tout en maintenant l’accès aux enregistrements, même s’ils remontent à plusieurs années.

De nombreuses solutions d’archivage prennent en charge la conservation des données à des fins juridiques (legal hold), la suppression défendable (defensible deletion) et des durées de rétention définies, autant d’éléments clés de toute stratégie d’archivage axée sur la conformité.

Les données anciennes ont une valeur à long terme. L’archivage vous permet de conserver les interactions clients, les historiques de projets et les décisions prises par votre entreprise, offrant à vos équipes un contexte historique précieux pour leurs prévisions et leurs bilans de performance.

Plutôt que de repartir de zéro, vous pouvez consulter vos archives, identifier des tendances et vous appuyer sur une vision complète de ce qui s’est passé auparavant.

Toutes les données n’ont pas besoin d’être actives, mais toutes ne doivent pas non plus être supprimées. Une stratégie d’archivage efficace commence par identifier les enregistrements qui ne font plus partie des opérations quotidiennes, mais qui conservent une valeur juridique, historique ou stratégique.

Exemples courants :

• Requêtes clôturées et opportunités conclues
• Contacts et utilisateurs inactifs
• Contrats expirés et anciennes transactions
• Journaux système et pistes d’audit
• Données historiques de campagnes marketing
• Catalogues produits ou grilles tarifaires obsolètes

Les informations à archiver peuvent être des données structurées, comme les enregistrements CRM, les tables de bases de données et les entrées transactionnelles, mais aussi des données non structurées, telles que les pièces jointes aux e-mails, les documents et les notes. Si vous utilisez Salesforce, il peut s’agir des données suivantes :

• Requêtes clôturées depuis plus d’un an
• Opportunités historiques qui ne sont plus liées à des comptes actuels
• Leads, contacts ou utilisateurs sans activité récente

L’archivage de ce type de données permet de maintenir la réactivité de vos systèmes tout en conservant les informations susceptibles d’être requises par vos équipes ou dans le cadre d’un audit futur.

L’archivage de données peut avoir des avantages durables. Mais sans une stratégie claire, il peut tout aussi bien engendrer de la complexité, de la confusion ou des risques de conformité. Voici quelques écueils fréquents et comment les éviter :

Plus le volume de données archivées augmente, plus le risque de désorganisation s’accentue. Sans structure claire, il devient difficile de savoir ce qui est stocké, pourquoi, et si certaines données auraient dû être supprimées.

La solution : utilisez des métadonnées, des tags et des tableaux de bord pour rendre vos archives consultables et les segmenter par type, ancienneté ou finalité. Si vous archivez depuis des systèmes hérités, planifiez soigneusement votre migration vers une solution de stockage moderne et flexible, compatible avec l’indexation et l’automatisation.

Les réglementations comme le RGPD et le CCPA ne se limitent pas à exiger la conservation des données. Vous devez également être en mesure de prouver comment les données sont traitées : conservation sécurisée, suppression ou restitution sur demande.

Assurez-vous que votre dispositif d’archivage prend en charge les pistes d’audit, le suivi des accès et la suppression défendable. Les outils intégrant la confidentialité des données garantissent la protection des archives tout en les rendant accessibles en cas de besoin.

Adoptez une approche structurée et maîtrisée de l’archivage de données en suivant ces bonnes pratiques.

Définissez quelles données doivent être archivées, conservées ou supprimées en fonction des besoins de votre entreprise, des obligations légales et des délais de conformité. Regroupez les enregistrements par type, niveau de sensibilité ou durée de conservation requise.

Établissez des règles précises sur le moment où les données doivent être déplacées vers les archives, la durée de leur conservation et les conditions de leur suppression. Ces directives garantissent une cohérence entre les équipes et alignent votre organisation sur les exigences réglementaires.

L’archivage manuel est chronophage et source d’erreurs. Faites appel à l’automatisation pour identifier, déplacer et suivre les données selon des déclencheurs prédéfinis ou des délais de conservation. Résultat : moins d’erreurs et moins de temps consacré à des tâches répétitives.

La sécurité est tout aussi essentielle. Lors des tests de vos workflows d’automatisation, veillez à ne pas exposer les enregistrements sensibles. Des outils comme le masquage des données permettent de les protéger pendant les phases de développement et d’assurance qualité.

Vos données archivées ne doivent jamais être difficiles à retrouver. Utilisez l’indexation, les tags et les métadonnées pour y accéder facilement en cas de besoin. Testez régulièrement votre processus de récupération, en particulier pour les types de données à risque élevé ou dans les secteurs soumis à des exigences réglementaires.

Alignez les calendriers de suppression sur vos politiques de conservation et maintenez votre documentation à jour. En cas d’audit, vous devrez être en mesure de démontrer non seulement ce que vous avez stocké, mais aussi comment et pourquoi.

Suivez les indicateurs clés : amélioration des performances système, réduction de l’utilisation du stockage, automatisations exécutées avec succès et tendances d’accès aux archives.

La conformité réglementaire est un autre indicateur à surveiller : vos équipes peuvent-elles localiser et récupérer rapidement les données demandées ? Les politiques de rétention sont-elles bien appliquées dans tous vos systèmes ?

Enfin, évaluez le retour sur investissement : comparez les coûts de vos outils d’archivage à la valeur qu’ils apportent en matière d’économies de stockage, de réduction des risques et d’amélioration de l’efficacité opérationnelle.

Toutes les solutions d’archivage ne se valent pas. Selon le type de données que vous gérez et les besoins de votre entreprise, certaines approches seront plus adaptées que d’autres. Voici quatre types courants de solutions d’archivage de données à envisager :

Conçue pour stocker des données structurées issues de systèmes tels que les CRM, ERP ou plates-formes RH, cette méthode transfère les enregistrements inactifs, comme les opportunités clôturées ou les profils collaborateurs obsolètes, vers un stockage à long terme.

Elle améliore les performances en séparant les données actives des données historiques. Cette solution est idéale pour archiver les enregistrements transactionnels qui ne sont plus nécessaires au quotidien, mais qui doivent néanmoins être conservés.

Conçu pour les données non structurées, ce type d’archivage stocke documents, feuilles de calcul, échanges de courriels et pièces jointes. Il allège la charge des systèmes de stockage primaires et facilite les audits, l’e-discovery et les demandes de conservation légale.

La plupart des solutions proposent des fonctionnalités d’indexation et de recherche pour aider les équipes à retrouver ce dont elles ont besoin, même des années plus tard.

Les plates-formes d’archivage cloud, comme AWS Glacier, Azure Archive ou Google Cloud Storage, offrent des options évolutives et rentables, avec un accès à distance et des outils de gestion automatisée du cycle de vie des données.

Les solutions sur site offrent généralement un meilleur contrôle et peuvent répondre aux exigences de résidence des données ou de sécurité, mais nécessitent souvent une maintenance plus importante. De nombreuses organisations optent pour le stockage cloud afin de réduire les coûts d’infrastructure tout en conservant une flexibilité à long terme.

Les solutions hybrides combinent stockage cloud et sur site pour trouver le juste équilibre entre coûts, performances et conformité.

Elles sont particulièrement utiles lors de migrations depuis des infrastructures héritées, ou lorsque les exigences réglementaires varient selon les régions ou les départements. Ces configurations permettent aux données archivées de rester accessibles via les systèmes métier centraux, même si elles sont physiquement stockées hors site.

Le choix du bon outil d’archivage de données est aussi important que l’archivage lui-même et nécessite d’examiner attentivement plusieurs facteurs clés.

Commencez par l’essentiel :

• L’automatisation pour limiter les tâches manuelles
• Des fonctionnalités d’indexation et de recherche pour assurer que les données archivées restent accessibles
• Des fonctionnalités de sécurité telles que le chiffrement, les contrôles d’accès et les pistes d’audit
• La compatibilité avec vos propres plates-formes afin de fluidifier l’intégration
• Une évolutivité permettant de gérer des volumes croissants de données structurées et non structurées

Les solutions comme Salesforce Archive sont conçues pour gérer de grands volumes de données tout en répondant à vos objectifs d’automatisation et de conformité.

Avant de choisir une solution, posez-vous les questions suivantes :

• Est-elle capable de s’adapter aux prévisions de croissance de vos données ?
• Est-elle compatible avec des systèmes comme Salesforce ?
• Comment gère-t-elle la récupération, la restauration et la journalisation des accès ?
• Quelles options propose-t-elle pour configurer les politiques de rétention et la suppression défendable ?

Ces questions permettent de déterminer si une solution est conçue pour répondre à vos exigences opérationnelles et réglementaires, aujourd’hui comme demain.

Commencez par les données qui ont le plus d’impact : volumes importants, données réglementées ou espaces de stockage coûteux. Testez vos workflows dans un environnement de test ou de préproduction.

Définissez les rôles, les responsabilités et les politiques d’accès utilisateurs dès le départ. Une planification claire en amont facilite le déploiement et fluidifie la montée en charge de votre stratégie d’archivage.

Salesforce propose plusieurs options pour vous aider à gérer de grands volumes de données historiques, sans compromettre les performances de votre système ni votre conformité réglementaire.

Profitez de la solution d’archivage native la plus complète de Salesforce : Salesforce Archive. Avec Archive, vous pouvez créer des politiques d’archivage automatiques, suivre l’ensemble des processus d’archivage de bout en bout, et récupérer ou rechercher des données archivées rapidement.

Pour le stockage à long terme d’enregistrements structurés en lecture seule, des fonctionnalités telles que Salesforce Big Object offrent un moyen évolutif d’archiver les données au sein de la plate-forme. Vous pouvez automatiser vos workflows d’archivage grâce à Salesforce Flow ou à des tâches Apex personnalisées, pour plus de cohérence et moins d’interventions manuelles.

Les solutions tierces disponibles sur Salesforce AppExchange offrent une flexibilité supplémentaire, que ce soit pour intégrer des fournisseurs de stockage cloud externes ou pour ajouter des fonctionnalités avancées telles que l’automatisation basée sur des politiques ou le stockage hiérarchisé.

Découvrez comment les outils d’archivage de données Salesforce sont conçus pour soutenir vos objectifs de performance, de conformité et de rétention à mesure que votre organisation se développe.