成果を高める営業日報の基礎知識

投稿日:2021.4.26
営業担当者にとって、毎日書き込む営業日報は、少々面倒な存在です。しかし、適切な形で日報を作り、それを活用する方法を知れば、意味がないと思われていた営業日報が、価値の高いものに変わります。
ここでは、成果を高める営業日報の基礎知識をご紹介します。

営業日報の価値とは?

営業は、顧客向けの提案書を作ったり、問い合わせを受けて回答したりと、動きの多い業務です。商談のための外出も多い上に、個々のメンバーが抱える案件は1件や2件ではありません。それら、さまざまな一日の活動内容をすべて営業日報にまとめるというのは、なかなか骨の折れる作業です。「これさえなければ、営業は楽しいのに…」と思っている営業担当者も多いことでしょう。
しかし、この営業日報は、高い価値を秘めているのです。まずは、それぞれの立場ごとの営業日報の価値についてご紹介します。

現場担当者にとっての営業日報の価値

現場の営業担当者にとっての営業日報の価値は、業務を振り返ることで得られる、自分の行動への理解と改善です。それは、自分自身の成長へとつながります。
営業担当者は何かと忙しく、精神的にも慌ただしくなりがちです。そのため、一つひとつの業務を場当たり的にこなしてしまうことも少なくないでしょう。それはある程度、仕方のないことかもしれません。ですが、そうした非効率な動きに気づき、改善を心掛けることで、やがて的確な判断や無駄のない行動ができるようになっていきます。試しに、1年前の自分が書いた営業日報を読んでみてください。そのときから大きく成長した、現在の自分に気づくはずです。

マネージャーにとっての営業日報の価値

マネージャーにとっての日報は、個々のメンバーの動きと案件の進捗状況を把握するための、貴重な材料です。それによってチーム全体の動向をつかみ、今後の営業戦略に活かすことができます。
進捗が思わしくない場合は、何らかの障害があることがわかりますし、そうした案件を抱えた部下に適切なアドバイスを与え、クローズに向けてサポートすることもできるでしょう。また、メンバーそれぞれが持っているノウハウを吸い上げて、メンバー全員に適用することで、チーム全体の能力を高めることもできます。
マネージャーにとっての営業日報は、部下を管理するためだけのツールではないのです。

チームメンバーにとっての営業日報の価値

個々の日報を上司だけでなく、メンバー全員が閲覧できるようにしておくと、チーム内での情報共有ができるようになります。すると、何らかのトラブルにどう対処すればいいか、どんな顧客にどのようなアプローチが有効なのか、メンバーがお互いに学び、教え合うことが可能になります。
これは、単にナレッジの共有というだけでなく、メンバー間のコミュニケーションを活発にし、モチベーションを高めて、チーム意識を強化することにも役立ちます。個人プレーになりがちな営業という仕事を、チームワークへと転換することができるのです。

結果につながる営業日報の書き方は?

高い価値を持ち、それを活用できるような営業日報を作るには、それなりの書き方をしておく必要があります。メンバーによって営業日報の書き方が大きく違うようでは、そこに眠る情報を有効活用しにくいからです。
ですから、営業日報は下記のようにおおよそのルールを作り、それに沿って書くようにするといいでしょう。

文章にしないことを意識する

営業日報は日記ではありません。読み物のような文章にすると、要点がつかみにくくなりますし、作成に時間もかかります。ですから、端的な表現を心掛け、短文で構成するようにします。
顧客訪問が多いセールス部門なら、別にテンプレートを作っておき、訪問内容はそこに書き込むようにするのもいいでしょう。インサイドセールスであれば、架電の件数や架電先、その内容などを、同じようにテンプレートにしておきます。自社のスタイルに合わせたものを用意しておきましょう。

<訪問活動の報告テンプレートの例>
  • 担当者名:
  • 日時:
  • 訪問先:
  • 訪問先ご担当様:
  • 訪問の目的:
  • 対応の内容:
  • 確度:
  • 次の行動予定:

「5W3H」を必ず入れる

物事を正確に伝える際の必須条件として、「5W1H」というものがあります。これは、When(いつ)・Where(どこで)・Who(誰が)・What(何を)・Why(なぜ)・How(どのように)の6つを指し、記事などでは欠かせない要素です。
日報の場合、これにHow many(どれほど)・How much(いくら)を加えた「5W3H」を含めるようにすると、簡潔ながら正確で、しかもわかりやすいものに仕上がります。ただし、場合によっては「どれほど」と「いくら」の要素が関わらないこともありますから、その際は「5W1H」でも構いません。臨機応変に対応しましょう。

定量的・客観的に記録する

「文章にしない」ということと関連しますが、日報は定量的・客観的に書くよう、心掛けましょう。契約時期や予算感などに関しては、曖昧な見込みや推測、主観はできるだけ避け、それでも記載が必要な場合は「~の見込み」といった一言を添えておきます。誰が見ても誤解がないようにするのがポイントです。

営業日報を作成する媒体・ツールのメリットとデメリット

営業日報を作成・保存する媒体やツールについても、きちんと選定する必要があります。かつての営業日報はプリントアウトしてファイリングして…というのが一般的でしたが、現在ではさまざまなソフトやアプリが登場し、その選択肢はかなり広がりました。
それぞれに保存性や閲覧性、検索性などが大きく異なりますから、何を優先させるべきか、自社に合ったスタイルはどれかを考えて決める必要があります。

紙媒体

まずは、営業日報を昔ながらの紙媒体で残す方法があります。営業日報を紙で残しておくメリットは、必要なときに誰でも閲覧できるという点です。PCやサーバーの中を探し回ったり、ツールにアクセスしたりする必要がなく、保存庫のキャビネットを開くだけで、過去の日報をチェックすることができます。
半面、作成に手間と時間がかかることや、保存のために多くのスペースが取られることはマイナス面です。そして決定的なデメリットが、検索性が非常に悪いという点です。過去の事例を日報から参照して、業務改善に活かしたいというような使い方には、まったくそぐわない方法です。

メール

一日の行動を終えたところで、PCで営業日報をまとめ、そのまま上司にメールを送るというスタイルもあります。Wordなどのファイルにまとめて添付ファイルとして送る方法と、直接メールにメッセージとして書き込み、送信する方法があります。
スマートフォンやタブレットを使えば、外出先からでも営業日報を送ることができますので、わざわざ日報を書くためだけに会社に戻らなくて済みます。外回りの多い営業担当者にとっては便利でしょう。使い慣れたメールソフトで用が済みますから、手軽です。
しかし、メールの場合、誤送信やサーバーエラーで「営業日報が届かない」ということも起こりますし、日報メールがほかのメールに埋もれてしまって、行方不明になってしまうということも起こります。メンバーにとっては便利でも、マネージャーにとっては手間と時間ばかりを消費する方法です。

Excelなどのスプレッドシート

Excelなどのスプレッドシートで日報フォーマットを作っておき、個々のメンバーが自分用の日報ファイルに、日々の行動履歴を書き込んでいくというスタイルもあります。この方法をとっている企業は、かなり多いことでしょう。社内のサーバーに共有フォルダを作り、個々のメンバーの日報ファイルを保存しておけば、必要な際にいつでも閲覧することができます。
しかし、Excelはあくまでもスプレッドシートです。テキストを扱うのはあまり得意ではありません。検索性も高くなく、日報から顧客情報をチェックしたり、時系列での進捗を確認したりということが、とても不得意です。
誰でも使えるのがメリットではありますが、営業日報用のツールとしては決して優秀とはいえないのです。

SFA・CRM

SFA(営業支援システム)やCRM(顧客管理関係)といったツールは、個々のメンバーの営業活動を商談内容や顧客データと紐づけて、一元管理することができます。ですから、簡単な操作で営業日報を作成することができ、営業日報から詳しい商談内容や顧客データを参照することもできます。これはマネージャーにとっては、とても便利な機能でしょう。

作成した営業日報はリアルタイムにチーム内で共有できますから、わざわざメールなどで送信する必要がありません。PCはもちろん、スマートフォンからでもアクセスできますから、外出先からの作成も簡単。一日の外回りを終えて移動中に日報を作ったら、そのまま直帰することもできます。
検索性が極めて高いことも、SFAやCRMの大きなメリットです。進捗が思わしくない案件があれば、過去に同じような事例がないかを容易に探し出すことができます。

いわゆるグループウェアにも日報の作成・管理機能は備わっていますが、顧客データも含めた情報の一元管理ができるのがSFAやCRMの強みです。すでにSFA・CRMが導入されていながら、メールやExcelで日報を作成しているなら、今すぐに転換を図ったほうがいいでしょう。

業務に活かせる営業日報を作ろう

営業日報は、使い方によっては顧客と現場の動きをリアルに読み取ることができる、貴重なツールとなります。その可能性を活かすためにも、適した作成ツールを選び、フォーマットを決めておくことは大切です。
試行錯誤を繰り返しながら、業務に活かせて、成果につながる営業日報を作り上げていきましょう。
 

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