中小企業がSFAを選定する3つのポイント、導入のメリットと注意点を解説

「中小企業にSFAは不要」という意見を、しばしば聞くことがあります。しかし、組織の規模が小さくても、SFAを導入・活用すれば、業務効率は大幅に向上します。
ここでは、中小企業がSFAを導入するメリットと、導入する際のポイントについて解説します。

目次

中小企業にSFAは必要？

中小企業の営業部門が抱える7つの課題

中小企業がSFAを導入する4つのメリット

SFAの導入・運用の3つの注意点

中小企業向けのSFAを選定する際の3つのポイント

中小企業もSFAで課題を解決し、さらなる事業成長へ

ビジネススタイルの変化により、顧客関係の構築が重要になりました。

限りあるリソースを最大限に活用するためには、中小企業でSFAの代わりに使われているExcelでは管理が限界です。SFAは営業プロセスの効率化、データの一元管理、見込み客の管理、営業活動の分析と改善を可能にし、顧客満足度を向上させます。

どのような企業の営業部門も、さまざまな課題・問題を抱えているものです。特に、中小企業はリソースが不足がちであることから、「課題を改善したいが、なかなか手をつけられない」という状態になりやすく、結果として日々の業務を回していくのに精一杯ということになってしまいます。

まずは、中小企業の営業部門が抱える、7つの課題について見ていきましょう。

＜中小企業の営業部門が抱える7つの課題＞

• 顧客情報がバラバラに管理されている
• 提案書作成などのノウハウが共有されていない
• 資料や見積書作成の効率化ができていない
• 営業活動の可視化ができていない
• 営業データの分析ができていない
• 個々の案件の管理が不十分
• 部門間の情報共有と連携ができていない

どのような企業の営業部門にも、いくつかの課題・問題を抱えているものです。特に、中小企業はリソースが不足がちであることから、「課題を改善したいが、なかなか手をつけられない」という状態になりやすく、結果として日々の業務を回していくのに精一杯ということになってしまいます。

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顧客への提案のまとめ方や、見やすい資料・提案書の作り方など、営業業務には成約のためのノウハウが数多くあるものです。特に、規模の小さな組織の場合、こうした情報が共有されにくく、営業の属人化がますます進んでしまいます。 個々の営業メンバーの能力には、ばらつきがあります。しかし、スタープレイヤー頼みの営業では、本人の退職・転職と同時に、営業パフォーマンスが一気に落ちてしまうこともあるのです。また、営業部門全体の能力の底上げも思うようにできません。 元々、営業は属人性の強い業務ですが、それを「しかたない」と放置しておくことは、常にリスクを抱えていることにほかならないのです。

営業担当者のコア業務は、提案の取りまとめや商談など、顧客の利益と自社の収益に直接つながる業務です。そこに時間と労力を集中させるためには、それ以外の業務をできるだけ効率化する必要があります。 しかし現実には、資料や見積書の作成といった、周辺の作業に手間と時間をとられることが多いもの。さらに、売上の集計や報告書の作成など、マネージャーへの報告文書も作らなければなりません。こうした状況だと、顧客のためにプランニングする時間が削られるばかりか、本来は不要であるはずの残業が増えるという悪循環に陥ります。これではコストの面でも、モチベーションの面でも、決して良いことはありません。

「個々の案件はどのような内容なのか」「商談の進捗に滞りはないか」といったことは、現場を束ねるマネージャーが常に管理するべきものです。そのため、多くの企業が日報や週報を使い、口頭での報告も併用してきました。しかし、これらの方法で現場を把握するのは、やはり限界があります。 日報は一日の終わりに提出する報告書ですが、マネージャーがそれをチェックし、対応すべき事案を見つけたとしても、実際に対応できるのは翌日以降です。週報の場合、タイムラグはさらに大きくなり、フォローの機会を逸してしまいます。 また、部下の行動をとらえ、その時々で適切な指示や教育を行う、ティーチングの機会も失われてしまうでしょう。現場の活動が可視化されているかどうかは、メンバーの成長にも関わる課題なのです。

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過去の事例を分析して現状を把握し、今後の方針を決めてそれを実現する方策を練る。どのような業務もこのサイクルを繰り返すことで、成長し続けることができます。とはいえ、最初の分析が十分でなかったら、その先に進むことができません。 多くの企業ではおそらく営業データの集計や蓄積にExcelが使われていることでしょう。どのPCにも入っていて、誰でも使えるので、Excelは数字を扱うツールとしては便利なものです。しかし、事業成長を目指した分析を行うには、やはり力不足です。Excelの場合、情報量が増えれば動作が重くなりますし、細かい分析を行うためにマクロや関数を多用すると、エラーのリスクも高まります。 営業データから将来的な指針を導き出すなら、分析に特化したツールが必要です。

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営業部門における個々の案件は、いきなり降ってわいてくるものではありません。まずは「集客」し、メールや電話で「育成」していきます。そこから、購買意欲が十分に高まった優良な見込み顧客を選別し、案件化します。商談では、相手に合わせた「提案」を行って、何度かの折衝の末、OKが出たところで「成約」となります。つまり集客、育成、提案というプロセスを経て成約にたどりつくわけです。 こうしたパイプライン（案件）の管理が不十分だと、集客から成約までの間がブラックボックス化してしまいます。途中で脱落や失注があっても、どの段階で、どのような理由でそれが起こったのか、分析ができず、さらには集めた見込み顧客を無駄なく成約に導くための改善を行うこともできません。

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企業規模が大きくなってくると、営業部門だけでなく、他部門との情報共有や連携という問題が持ち上がってきます。 例としてよく使われるのが、製造業のケースです。顧客から急な注文が入った場合、営業担当はまず在庫を確認し、不足していたら製造部門に問い合わせ、納期を確認して…と、いくつもの手順を踏まなくてはなりません。しかし、部門を越えて情報共有ができていれば、あちこちに確認したり問い合わせたりする必要がなく、顧客から電話を受けたその場で、いつ納品できるのかを答えることができます。 こうしたスピーディな対応ができるのは、部門間での情報共有と連携の体制ができていればこそ。それによって生まれる迅速な対応は、顧客満足度の向上にも直結するはずです。

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中小企業がSFAを導入すると、さまざまな課題の多くを解決することができます。続いては、SFA導入によって得られる4つのメリットについてご説明します。

＜中小企業がSFAを導入する4つのメリット＞

• 業務負荷を軽減できる
• 営業活動の現状把握ができる
• ノウハウを蓄積し、能力の底上げができる
• 属人性を排除し、チームプレイに移行できる

見積書や提案書、営業日報など、営業では多くの書類を作成しなくてはなりません。SFAは、これらの書類の作成・管理を強力にサポートしてくれます。 また、SFAの多くは、クラウドサービスとして提供されているため、スマートフォンやタブレットでも接続でき、出先からでも操作可能です。商談に向かう移動中に最新情報をチェックし、商談を済ませたら結果報告を入力しつつ、次の客先に向かうという使い方もできます。 つまり、SFAによって、営業業務の作業負荷を大きく軽減できるのです。

SFAは、営業案件の進捗をリアルタイムで可視化できます。そのため、それぞれの営業担当者がどのように商談を進めているのか、現状把握が容易です。 商談が滞っているようなら、マネージャーから最適なタイミングでアドバイスができますし、個々のメンバーの得手不得手もわかりやすくなります。うっかりアプローチを忘れて、有望な案件を失注してしまったというミスも、減らすことができるでしょう。 これはマネージャーにとって、とても有益なメリットといえます。

営業メンバーにはそれぞれ能力差があります。そこで、SFAのデータから、パフォーマンスの高いメンバーの行動パターンを抽出して分析すれば、「勝てる営業パターン」が見えてきます。それを標準化すれば、部門全体のパフォーマンスをグッと底上げすることが可能です。 これは、スタープレイヤーの退職・転職に備えられるだけでなく、新人教育に用いることで、一定以上の能力を持つ人材を短期間で育成することにも役立ちます。

SFAの導入による営業部門のメリットを一言でいえば、「個人プレイからチームプレイへの移行」です。

営業がチームプレイになると、さまざまなメリットが生まれます。ミスをチーム内で早期にフォローすることができますし、トラブルに対してもチーム全体でサポートすることが可能です。進捗が思わしくない案件については、これまでの経緯を見ながら、チーム内で打開策を相談し合うこともできるでしょう。

こうした動きは、「個人以上にチームのパフォーマンスを高める」という意識を引き出すためにも、有益なものとなります。

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中小企業がSFAを導入し運用するためには、いくつか注意しておきたいポイントがあります。実際に導入する前に、これからご紹介する3つの注意点をしっかり押さえておきましょう。

＜SFAの導入・運用の3つの注意点＞

• 目的を明確にしておく
• 現場の意見を吸い上げ、理解を得ておく
• SFA導入・定着の推進担当者を置く

まず重要なのは、「SFAで何をしたいのか」ということを明確にし、社内での理解を得ておくことです。これが曖昧だと、SFAを導入してもどのように使えばいいのかわかりませんし、現場に定着させることも難しいでしょう。 今、自社にはこうした課題があり、これを解決するためにSFAを導入する――こうしたことが社内、特に営業現場に理解されれば、SFAの導入から運用、その後の定着まで、スムーズに進めることができるはずです。

SFA導入の目的を現場に理解してもらうことと同様に、SFAを導入する際は、現場の意見を吸い上げることも大切です。 SFAは、情報を蓄積すればするほど、精密な分析ができるようになります。ですから、日々の業務で積極的に活用する必要があり、そのためには現場のニーズにフィットしたSFAを選ぶことが重要です。 「簡単に操作できるものがいい」「外出先でも情報を入力できたらありがたい」など、現場の意見を聞いた上で、製品を選定しましょう。

SFAを初めて導入する場合は、導入から定着までの旗振り役となる、推進担当者を置くとスムーズです。プロセス全体をマネージャーが担当し、現場のメンバー数人を担当につけるという形でもいいでしょう。 新たなツールを導入すると、いろいろな形で反発や混乱が起こります。それを放置しておくと、最終的には「SFAは面倒だし、よくわからないから使わない」で終わりかねません。 そうしたことを避けるためにも、SFAに関する相談窓口としても機能する推進担当者が必要となります。

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中小企業がSFAを導入する場合、どのような点を重視して選定すればいいのでしょうか。最後に、SFAを選定する際の3つのポイントを解説します。

＜中小企業向けのSFAを選定する際の3つのポイント＞

• コストと機能のバランスをチェックする
• サポート体制も確認しておく
• デザインや使い勝手も大切

現在、市場には、高機能・多機能なものから機能を絞り込んだシンプルなものまで、多くのSFAが登場しています。また、MAやCRMなど、ほかのシステムとの連携に優れたものや、好みの機能を追加・拡張できるものなど、製品によってさまざまな特徴があります。 しかし、高性能なSFAはそれなりに高価ですし、機能が多すぎても、使いこなすことができなければ、何の意味もありません。 SFAは長く使うことが前提です。それを考えると、導入・運用のコストはできるだけ抑えたいところです。機能とコストのバランスを見ながら、自社に必要なものはどれか見極めてください。

初めてのSFAとなれば、導入から定着までうまくいくかどうか、不安は大きいことでしょう。それを考えると、手厚いサポートが用意されている製品であれば、安心感が大きいはずです。 ベンダーによっては、単なるヘルプデスクではなく、専門のサポートチームを用意しているところもあります。また、ベンダーとはまったく別に、ユーザーコミュニティが存在する製品もあります。ここに参加しているのは皆、同じSFAのユーザー。導入から運用まで、困ったことがあれば、実践的なヒントやアイデアを教えてもらえることが多いです。 SFAの製品選定で迷ったら、こうした点に注目して製品を選んでもいいかもしれません。

SFAは、毎日の業務で使うものです。ですから、毎日使ってもストレスが少なく、使いやすいものであることが重要です。見やすい画面、わかりやすい操作性、必要な情報がすっきりと画面に収まり、余計なものがないデザインであれば、SFAへの入力作業もストレスなくこなせるはずです。 こうしたことは、製品ガイドだけではわかりません。ですから、デモ映像やデモ版で、導入前に確かめてみるようにしましょう。

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SFAは、中小企業が抱えるさまざまな事業課題を、きれいに解決してくれます。しかし、そのためには、導入した上で定着させ、日々の業務で活用していくことが重要です。 自社の目的にマッチした使いやすいSFAを選定することで、業務上のボトルネックを解消し、さらなる事業成長を狙っていきましょう。