La gestion de stocks est le processus qui aide les entreprises à suivre efficacement le flux des marchandises, du fabricant à l'entrepôt et au point de vente. Elle consiste à surveiller les niveaux de stock, à prévoir la demande et à veiller à ce que les stocks soient suffisants pour répondre aux attentes des clients.
La gestion de stocks permet aux entreprises de suivre l'évolution de tous leurs produits à mesure qu'ils sont reçus, stockés, commandés et expédiés. De l'entrepôt au client, les outils et stratégies de gestion de stocks permettent à votre entreprise d'offrir une expérience client exceptionnelle. C'est ce qui vous permet de toujours savoir ce qui est en stock et ce qui ne l'est pas.
Imaginez un peu : vous voyez une publicité en ligne pour un produit que vous voulez vraiment, mais alors vraiment, et vous prenez cela comme un signe de l'univers vous invitant à vous faire plaisir. Mais lorsque vous cliquez sur le bouton « Acheter », vous obtenez un message irritant de rupture de stock : « Actuellement indisponible ». C'est très frustrant. Il s'agit ici d'un problème de gestion de stocks.
Voici tout ce que vous devez savoir pour gérer correctement vos stocks et répondre à la demande.
La gestion de stocks est la manière dont les entreprises suivent et contrôlent les marchandises qu'elles achètent, stockent, vendent et utilisent. Pour certaines entreprises, comme celles de l'industrie manufacturière, les « biens » sont les matières premières ou les composants qu'elles utilisent pour fabriquer des produits. Pour d'autres, comme les détaillants, il s'agit de stocks prêts à être vendus. Les stratégies et les besoins en matière de gestion de stocks diffèrent d'une entreprise à l'autre. Mais quel que soit votre secteur d'activité, l'objectif est identique : obtenir la bonne quantité des bons produits au bon endroit et au bon moment.
L'objectif semble assez simple. Cependant, les données révèlent une tout autre histoire : 43 % des détaillants considèrent la gestion de stocks comme leur premier défi dans leur activité quotidienne. Alors, comment les entreprises peuvent-elles réussir malgré les problèmes dans la chaîne d'approvisionnement et l'évolution de la demande ? Voici tout ce que vous devez savoir.
Le défi sous-jacent à la gestion de stocks est clair : si vous achetez trop, vous risquez d'accumuler des stocks obsolètes, mais si vous achetez trop peu, vous n'aurez plus rien à vendre et vos clients, mécontents, partiront faire leurs achats ailleurs. Savoir quand et combien commander est la clé d'une bonne gestion de stocks. Avec des données d'inventaire en temps réel et les bons outils et logiciels de gestion de stocks, les entreprises peuvent tirer parti de l'IA, de l'automatisation et de l'analyse prédictive pour identifier plus rapidement les moments clés. L'automatisation de la gestion de stocks permet d'économiser de l'argent et d'éviter le gaspillage de main-d'œuvre.
Le défi sous-jacent à la gestion de stocks est clair : si vous achetez trop, vous risquez d'accumuler des stocks obsolètes, mais si vous achetez trop peu, vous n'aurez plus rien à vendre et vos clients, mécontents, partiront faire leurs achats ailleurs. Savoir quand et combien commander est la clé d'une bonne gestion de stocks. Avec des données d'inventaire en temps réel et les bons outils et logiciels de gestion de stocks, les entreprises peuvent tirer parti de l'IA, de l'automatisation et de l'analyse prédictive pour identifier plus rapidement les moments clés. L'automatisation de la gestion de stocks permet d'économiser de l'argent et d'éviter le gaspillage de main-d'œuvre.
Les stratégies de gestion de stocks que vous utilisez dépendent du modèle d'affaires de votre société. Voici quelques techniques populaires.
Le dropshipping : cette technique consiste à externaliser l'entreposage et la fabrication. Cependant, le fait que le dropshipping vous permette d'éviter ces étapes ne signifie pas qu'il n'y a pas d'autres tâches de gestion de stocks à effectuer. Concentrez-vous sur le suivi des niveaux de stock de votre fournisseur en temps réel. Mettez en place des systèmes automatisés de traitement des commandes et maintenez des canaux de communication clairs avec vos fournisseurs afin de garantir l'exécution des commandes des clients dans les délais impartis et d'éviter les ruptures de stock ou les retards.
Prévision de la demande : la prévision de la demande est l'art et la science de prévoir la demande des clients pour des produits particuliers. Disposer de prévisions précises et opportunes est essentiel pour les entreprises de toutes tailles. Des facteurs tels que la saisonnalité, la concurrence, la géographie et les types de produits que vous vendez peuvent tous influer sur la demande. Toutes les décisions commerciales doivent être fondées sur des données. Les prévisionnistes doivent donc envisager d'investir dans les bons outils pour la projection des tendances, les études de marché et plus encore. La prévision de la demande vous aide également à prendre des décisions sur la quantité de stock de sécurité à conserver en cas d'augmentation soudaine de la demande.
L'inventaire perpétuel des stocks : cette technique repose sur le suivi en permanence et en temps réel des niveaux de stocks par un logiciel de gestion de stocks. En numérisant et en automatisant le processus de gestion de stocks, les entreprises peuvent gagner en précision, mieux contrôler les niveaux de stock et réduire leurs coûts. Un autre avantage clé d'un système d'inventaire permanent réside en sa capacité à s'intégrer à d'autres systèmes au sein de votre entreprise, tels que la gestion des commandes, la comptabilité, le service client et plus encore.
Quantité économique de commande (EOQ) : cette technique consiste à faire des calculs pour déterminer la quantité de commande idéale, c'est-à-dire celle qui permet de répondre à la demande tout en minimisant les coûts totaux liés à la commande, à la réception et à la possession des stocks. La formule EOQ est une équation qui peut être utilisée pour déterminer la quantité optimale de stock à demander à un fabricant ou à un fournisseur.
La quantité économique de commande est utile dans les situations où la demande, les commandes et les coûts de possession des stocks restent constants. Bien que la formule puisse être modifiée pour déterminer différents niveaux de production ou intervalles de commande, la plupart des entreprises disposant de chaînes d'approvisionnement étendues et de coûts variables élevés s'appuient sur les algorithmes de leurs systèmes informatiques pour calculer l'EOQ.
Quantité minimale de commande (MOQ) : cette technique donne la priorité à l'achat du plus petit volume de stock possible. La MOQ peut être basée sur un nombre d'unités ou sur un montant en dollars. Il est essentiel de comprendre l'impact des MOQ sur vos stocks et votre rentabilité. Si vous êtes acheteur, vous devez tenir compte de vos besoins en matière de stocks et de votre capacité de stockage avant de déterminer toute MOQ. Si vous êtes vendeur, vous devez déterminer minutieusement vos MOQ afin de garantir votre rentabilité sans décourager les clients potentiels.
Gestion de stocks en flux tendu : cette technique consiste à commander la quantité exacte de stocks dont vous avez besoin, au moment précis où vous en avez besoin. L'objectif est d'avoir constamment un stock excédentaire aussi faible que possible. C'est une solution idéale pour les entreprises qui ne disposent pas d'un grand espace de stockage, pour celles qui ont des marges réduites, ou encore pour celles qui veulent réduire leurs dépenses excessives en matériaux. Pour que la gestion de stocks en flux tendu fonctionne, les vendeurs doivent rester en communication constante avec les fournisseurs et les fabricants. Le temps est un facteur essentiel et cette méthode nécessite un logiciel performant et rationalisé pour fonctionner correctement.
Lorsqu'il est bien mis en œuvre, le flux tendu peut réduire les coûts et le gaspillage, en plus d'accroître l'efficacité. La gestion de stocks en flux tendu présente également des inconvénients. Les perturbations de la chaîne d'approvisionnement, les erreurs de commande et les articles endommagés peuvent entraîner des retards et la frustration des clients. C'est pourquoi cette technique nécessite les bons outils et un suivi méticuleux pour que tout se passe pour le mieux.
Quelles que soient les techniques de gestion de stocks que votre entreprise choisit d'utiliser, il est essentiel de garder un œil sur vos opérations à chaque phase de la gestion de stocks.
Chaque étape du processus de gestion de stocks s'appuie sur celle qui la précède, il est donc essentiel de mettre toutes les chances de votre côté dès le départ. Voici les moments clés de la gestion de stocks :
Étape 1 – Réception des stocks et saisie des données : lorsque les fournisseurs livrent des matériaux ou des produits, les données pertinentes doivent être enregistrées et téléchargées dans votre système ou logiciel de gestion de stocks. Conseil de pro : mettez en œuvre des outils d'intelligence artificielle pour aider vos équipes à automatiser le processus de saisie des données. Cela permet de réduire les tâches administratives et de gagner en précision.
Étape 2 - Stockage stratégique : au cours de cette étape, les principaux éléments à prendre en compte sont l'espace de stockage, la circulation dans l'établissement et la manière de rendre vos produits les plus populaires facilement accessibles. Entraîner des modèles génératifs alimentés par l'IA sur les détails de l'entrepôt et les données de vente historiques peut être utile à cet égard. L'IA peut rapidement mettre en évidence des informations qui vous aideront à optimiser le stockage et à tirer le plein potentiel de votre espace.
Étape 3 - Gestion des commandes et livraisons : une fois que le client a effectué un achat, la gestion des commandes entre en jeu. Ce processus comprend tout ce qui se passe après le bouton d'achat ; c'est ce qui contrôle tous les processus opérationnels en aval, les personnes, les systèmes et les partenariats qui contribuent à l'exécution des commandes. La gestion des commandes permet de donner à vos clients des informations en temps réel sur l'état d'avancement de leur commande (« Votre commande a quitté l'entrepôt et est en cours d'acheminement »).
Étape 4 - Mise à jour des niveaux de stock : lorsque votre logiciel de gestion des stocks et votre système de gestion des commandes sont synchronisés, l'ensemble du processus post-achat devient transparent pour vos collaborateurs comme pour vos clients. L'inventaire est mis à jour automatiquement en temps réel, de sorte que vous savez toujours ce qui est en stock et ce qui ne l'est pas. Ainsi, vos merchandisers et vos gestionnaires de stocks bénéficient d'une vision précise des commandes. Cela facilite également la gestion et la coordination des processus d'emballage, d'expédition et de livraison.
Étape 5 - Renouvellement des commandes et réapprovisionnement : au fur et à mesure que les commandes sont honorées et que les niveaux de stock diminuent, le renouvellement des commandes vous permet de maintenir un approvisionnement continu en produits. Il est essentiel de savoir quand et en quelle quantité vous réapprovisionner. Si vous passez commande trop tôt, vous risquez de vous retrouver avec des stocks dormants (stocks qui ne sont plus vendables parce qu'ils sont périmés, obsolètes ou hors saison). De même, si vous attendez trop longtemps ou si vous ne commandez pas suffisamment de produits, cela peut entraîner des ruptures de stock et la frustration des clients. Les outils alimentés par l'IA peuvent vous aider à surveiller les niveaux de stock, à générer des alertes de réapprovisionnement en fonction de seuils prédéfinis et même à passer automatiquement des commandes auprès des fournisseurs.
Pour vous aider à acheminer la bonne quantité de stocks au bon endroit et au bon moment, tirez parti de la technologie de l'IA tout au long des différentes étapes du processus de gestion de stocks. Grâce à l'IA, vous pouvez automatiser des tâches, obtenir de précieux insights et rendre vos opérations plus efficaces.
La première étape d'une bonne gestion de stocks consiste à savoir où se trouvent vos produits à tout moment. La capacité à visualiser la quantité et le flux de vos marchandises en temps réel est connue sous le nom de « visibilité des stocks » ou « visibilité de l'inventaire ». Une fois que vous avez une vue claire sur l'ensemble de vos stocks, il est beaucoup plus facile de suivre et de stocker des quantités massives de données, de faire correspondre l'offre à la demande et de réduire les cas de vente excessive et de sous-vente. Cela permet également une croissance à grande échelle. Alors, comment obtenir une vision claire des stocks ?
Des outils tels que les lecteurs de codes-barres et les unités de gestion des stocks (UGS) permettent de suivre le flux physique des marchandises, mais ce n'est qu'une partie du tableau. Les systèmes de gestion de stocks les plus avancés prennent également en compte les réservations en temps réel sur l'ensemble des canaux de vente. Par exemple, une plate-forme qui intègre les données de vente du site web, de l'application et des magasins physiques d'un détaillant offre une vue plus globale de l'inventaire. Dans ces entreprises, les équipes chargées des opérations et du merchandising peuvent apprendre en un clin d'œil combien d'unités de chaque article sont en stock sur chaque site, combien attendent d'être expédiées et où elles sont entreposées au sein d'un centre de distribution ou d'un entrepôt. L'automatisation des commandes et l'analyse prédictive permettent aux marques de se réapprovisionner à des moments clés, par exemple lorsque la demande augmente, mais que le point de commande n'a pas encore été atteint.
Une meilleure visibilité permet d'acheter en gros tout en réduisant les coûts de stockage, tandis que l'analytique intégrée permet de prévoir la demande avec plus de précision afin d'effectuer les achats en temps voulu. L'automatisation des rapports et des commandes permet de réduire les erreurs coûteuses, telles que les ruptures de stock, le surstockage, les erreurs de préparation de commande et les erreurs d'expédition. Il est alors plus facile d'approvisionner les rayons et de livrer les marchandises rapidement et correctement, ce qui accroît la satisfaction des clients et les incite à revenir.
De nombreuses entreprises utilisent encore des feuilles de calcul pour gérer leurs stocks. Cependant, même la feuille de calcul la mieux conçue et la plus régulièrement mise à jour ne peut à elle seule fournir des informations en temps réel sur les conditions du marché ou repérer les problèmes émergents chez les fournisseurs, tels qu'un navire de marchandises bloqué dans un port. Elles ne prennent pas non plus en charge les options de livraison flexibles, par exemple l'achat en ligne et le retrait en magasin (BOPIS), qui sont de plus en plus populaires chez les consommateurs.
En définitive, la gestion manuelle des stocks n'est pas une pratique durable à mesure que les entreprises se développent et prennent de l'ampleur. Mais en transférant les données d'inventaire d'équipes cloisonnées vers la bonne plate-forme numérique, vous pouvez gérer efficacement le flux de marchandises sur l'ensemble de votre chaîne d'approvisionnement. C'est vrai même pour les entreprises omnicanales qui vendent leurs produits dans des magasins physiques, sur les réseaux sociaux et par le biais d'applications. Vous protégez ainsi votre entreprise de problèmes facilement évitables tels que la vente excessive en ligne.
Numérisation et automatisation de la gestion de stocks :
Combinez une bonne visibilité de l'inventaire avec quelques bonnes pratiques de gestion de stocks et vous obtiendrez la recette de la réussite.
La visibilité est essentielle à vos efforts de gestion de stocks, mais il existe d'autres bonnes pratiques à prendre en compte. Voici ce qu'il faut garder à l'esprit lorsque vous planifiez votre stratégie de gestion de stocks :
Contrôle de la qualité : il est essentiel pour les entreprises de vérifier minutieusement tous les stocks pour détecter les défauts ou tout autre problème potentiel avant de vendre les produits aux clients. Sans contrôle de la qualité, les clients risquent d'acheter des produits endommagés, ce qui entraîne des critiques négatives et une détérioration de la réputation.
Les stocks doivent être inspectés à leur arrivée dans l'entrepôt, mais le contrôle de la qualité doit également être une priorité tout au long des processus de manutention, de stockage et d'expédition. Il est notamment important de veiller au caractère approprié de l'emballage et de collaborer avec des partenaires d'expédition fiables qui traitent votre inventaire avec soin.
Systèmes connectés : en connectant votre logiciel de gestion de stocks à d'autres systèmes de votre infrastructure e-commerce, vous créez une vue transparente et globale de votre entreprise pour les équipes projet. Il est beaucoup plus facile d'obtenir des insights qui stimulent votre activité lorsque la gestion de stocks est intégrée à votre plate-forme de gestion de la relation client (CRM) et votre système de gestion des commandes.
Contrôler et optimiser : la gestion de stocks n'est pas quelque chose à paramétrer et à oublier. Les conditions du marché, les demandes des clients et les objectifs de l'entreprise évoluent. Si vous contrôlez et améliorez en permanence vos pratiques de gestion de stocks, il est alors beaucoup plus facile de s'adapter. Recueillez et analysez le retour d'information, les données et les métriques de suivi afin d'identifier les possibilités d'amélioration pour votre entreprise.
Vous vous demandez comment évaluer la performance de vos systèmes et opérations de gestion de stocks ? Voici quelques indicateurs clés de performance (KPI) à suivre :
La gestion de stocks se concentre sur le contrôle global et l'optimisation des niveaux de stocks, tandis que la gestion des commandes concerne l'exécution des commandes des clients. Ces deux processus sont essentiels pour garantir une gestion efficace de la chaîne d'approvisionnement et la satisfaction du client. La gestion de stocks et la gestion des commandes sont deux processus distincts, mais interconnectés dans la chaîne d'approvisionnement.
Pour évaluer l'efficacité de votre gestion de stocks, suivez en permanence les indicateurs clés de performance (KPI) qui correspondent à vos objectifs commerciaux. En tirant parti d'outils d'analyse et de reporting robustes, vous pouvez obtenir des insights précieux sur la rotation des stocks, les taux de commandes et le niveau de satisfaction des clients.
Le contrôle de l'exactitude des stocks, la réduction des ruptures de stock et l'amélioration de l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement sont autant d'indicateurs d'une gestion efficace des stocks.
