3iS : une transformation au service de l'agilité opérationnelle et de l’expérience client

Découvrez comment 3iS optimise les données pour améliorer l'efficacité opérationnelle et personnalise l'expérience des étudiants

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Depuis la première projection du cinématographe des frères Lumière en 1895, la France exerce une influence majeure sur le monde du cinéma et de l'audiovisuel mondial. Aujourd'hui, l’Institut international de l’image et du son (3iS), un réseau d'établissements privés reconnu par le ministère français de l'Enseignement supérieur et de la Recherche, s'inscrit dans cette tradition en formant les créateurs de demain sur l'ensemble des métiers créatifs.

« Au départ, nous étions une école de cinéma à Paris avec 200 étudiants. Aujourd'hui nous nous sommes développés sur le son, sur l’animation, sur le spectacle et l’événementiel et, plus récemment, sur l'art dramatique sur cinq campus en France. Nous atteindrons 3 000 étudiants l’année prochaine », dit Anthony De Faria, Directeur des Opérations chez 3iS.

Fort de cet héritage culturel artistique, tout en évoluant pour répondre aux besoins des entreprises dans les secteurs créatifs en pleine mutation, 3iS souhaitait innover non seulement dans sa pédagogie, mais aussi dans son fonctionnement et dans l'expérience de ses étudiants.

C'est ainsi que l'équipe de 3iS s'est tournée vers le cloud.

Dans un monde qui évolue rapidement, l'éducation joue un rôle clé dans la société, et en particulier dans le secteur de l'enseignement supérieur, où les établissements recherchent de nouvelles approches opérationnelles et des moyens novateurs de fournir des services éducatifs pour mieux impliquer les étudiants.1 

L'éducation doit évoluer avec son temps, tant sur le plan des matières enseignées que sur le volet interne opérationnel. Les institutions telles que 3iS doivent chercher des moyens de rationaliser le travail administratif, offrir un parcours étudiant attrayant, et surveiller les tendances qui influenceront leurs offres si elles veulent rester compétitives. C'est un environnement où les données en temps réel sont cruciales.

« Nos processus étaient très silotés entre campus, chacun avait sa propre façon de fonctionner. Nous avions besoin de mutualiser, de disposer de données complètes dans une vue unique de l'ensemble," explique Anthony De Faria. « En plus, nous savons que des prospects ont des expériences digitales qui sont bien plus poussées, ils ont l’habitude de tout ce qui est digital. Il faut connecter avec eux en leur offrant l'expérience qu'ils attendent. C’est la première impression qui marche ».

Pour l'équipe 3iS, transformer les outils sans transformer les usages était hors de question.

« Cette transformation a touché tout le monde en termes de digitalisation et de simplification des tâches, mais ça a beaucoup touché aussi notre fonctionnement à nous », dit Anthony De Faria.

Libérer la puissance de vos données est l'une des quatre bonnes pratiques que l'équipe 3iS a partagées dans le cadre de son travail avec le cloud. Lisez-les toutes, puis utilisez-les pour élaborer le plan pour votre prochain projet de transformation digitale.

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Anthony De Faria et son équipe ont lancé une plateforme de gestion des admissions et des opérations avec l'assistance d'Uprizon (partenaire d'intégration de Salesforce). Un outil du quotidien qui accompagne les équipes de 3iS à gérer leurs communautés, cette plateforme intégrée permet aux équipes 3iS de :

• Transformer de bout en bout tous les processus qui menaient finalement de la prospection à l'admission
• Réaliser les efficacités opérationnelles grâce à l'automatisation des workflows
• Décloisonner en partageant les informations sur l'ensemble des équipes et des campus
• Automatiser les tableaux de bords et fournir des informations fondées sur des données
• Fluidifier et personnaliser l'expérience de l'étudiant

Voici comment se déclinent les différents processus :

Les étudiants potentiels manifestent leur intérêt pour une filière en fournissant quelques informations initiales sur le site web de 3iS via un formulaire web construit sur Sales Cloud, qui crée automatiquement un profil et lance un suivi du prospect par la chargée de promotion. Après avoir confirmé que la personne veut candidater, la demande est envoyée directement avec Service Cloud à la chargée d’admission, la suite étant traitée par un workflow. « Le processus de candidature est automatisé. Nous ne passons plus par des e-mails mais plutôt par du chat. Les personnes prennent leurs rendez-vous en ligne, ils mettent leurs dossiers en ligne, ils paient en ligne. Ça simplifie beaucoup les étapes pour eux », dit Anthony De Faria.

Quant aux équipes administratives de 3iS, la plateforme aide à fluidifier des tâches grâce aux workflows automatisés. « Nous pouvons voir quels candidats ont renseigné les dossiers et les gérer, puis planifier les examens, et informer les jurys directement, et dans certains cas automatiquement, dans l'outil », détaille Anthony De Faria.

Traitant de nombreuses données sensibles, la plateforme permet à 3iS d'avoir une forte segmentation des droits d'accès afin qu'un collaborateur n'ait accès qu'aux informations qui lui sont nécessaires pour réaliser une tâche.

Une vision collaborative fondée sur les données

Les processus des campus étant mutualisés, toutes les données relatives aux étudiants sont centralisées et donc accessibles à toutes les équipes ce qui permet d’avoir tout un historique et par la suite un contact personnalisé avec l'étudiant. Marketing Cloud permet ensuite d’orchestrer des parcours automatisés et sur mesure en fonction des appétences des étudiants. « Nous sommes dans un accompagnement ou quand on choisit sa formation, c’est pour trois à cinq ans. Les gens aiment bien qu’on les connaisse - ils s'y attendent », constate Anthony De Faria.

Des rapports et des tableaux de bord automatisés fournissent des données à la demande, selon les besoins de l'équipe 3iS. « Ça me permet très vite de voir quelles sont les filières où on a eu une bonne progression suite à une action commerciale, par exemple. Et derrière, ma collègue des admissions va voir quels sont les candidats qui ont renseigné les dossiers et, par exemple, elle peut planifier des rendez-vous avec eux », explique Anthony De Faria.

L'équipe utilise également ces tableaux de bord pour mieux comprendre l'impact de ses activités promotionnelles, permettant de prendre des décisions stratégiques avec agilité. Ce point est crucial pour construire la vision à long terme de l’école. « Ça nous permet d'avoir des estimations prévisionnelles avec ce que nous pouvons programmer et ajuster, au niveau de la pédagogie, les espaces nécessaires, etc. En plus, nous pouvons avoir une anticipation de six mois sur l’année parce qu’on a des chiffres fiables », dit Anthony De Faria.

Réduction des délais de traitement, une expérience utilisateur personnalisée, la mutualisation des données avec des possibilités fines de filtrage et de reporting :

« Nous pouvons paramétrer cet outil par rapport à nos besoins », confirme Anthony De Faria.

L'équipe 3iS a déjà constaté de nombreux impacts positifs. Anthony De Faria partage :

• Une réduction du temps de traitement des candidatures, de la demande à l'inscription : « Maintenant c'est possible que quelqu'un candidate le matin et qu’il y a une disponibilité pour faire passer un entretien, la personne peut être inscrite le soir. Avant, il y avait dix jours avant d’avoir rien que le retour de la candidature ».
• L'automatisation permet aux collaborateurs d'investir dans des projets à plus forte valeur ajoutée : « Nous pouvons non seulement accélérer les processus et réduire le risque de blocage, mais nous pouvons nous libérer du temps pour nous concentrer sur un accompagnement des étudiants et sur des projets à plus forte valeur ajoutée ».
• Des données fiables pour mieux ajuster la stratégie marketing : « On arrive à faire des actions très rapides parce que nous avons des chiffres fiables. Ça nous permet de piloter de manière beaucoup plus chirurgicale et de façon beaucoup plus précise. Nous pouvons avoir un programme de marketing et définir une roadmap commerciale six mois en avance ».
• Augmentation de la satisfaction des collaborateurs : « Nous avons pu redonner du sens à certains métiers qui étaient dits très administratifs et de les remettre sur des projets plus intéressants, ce qui a redonné du sens à ce que faisaient les gens. Donc nous avons réussi aussi à limiter la rotation des collaborateurs ».

La plateforme de 3iS en chiffres :

• +10,000 prospects aquis
• 10 jours réduction du temps de traitement des candidatures 
• 2 mois gagné dans le processus de recrutement
• +30% de conversion des prospects en candidats
• 6 mois de visibilité sur l’anticipation des résultats financiers

La suite de cette transformation digitale de 3iS sera le déploiement d'Advertising Studio, ce qui, selon Anthony De Faria, constituera un véritable atout - en particulier pour les étudiants. « Nous pourrons segmenter encore plus finement les cibles, de ne pas surexposer les étudiants à certaines communications qui ne leur seraient pas complètement dédiées et, ensuite, d’aller faire des schémas de communication qui vont nous permettre d’apporter du contenu ».

Anthony De Faria estime que l'adoption du numérique est essentielle pour que l'enseignement supérieur réponde aux besoins de formations du monde de demain. « En tant qu’écoles d’art, de communication et même les écoles de commerce, nous formons des étudiants à anticiper ce qui se passera demain, à prévoir un métier qui n’existe pas encore. Cette transformation nous permet de nous mettre aussi à la page », conclut Anthony De Faria.

1  European Parliamentary Research Service, The Future of Tertiary Education in Europe]