Qu’est-ce qu’un ERP (Enterprise Resource Planning) : définition et enjeux

1. Qu’est-ce qu’un Enterprise Resource Planning (ERP ou PGI) ?

2. Comment fonctionne l’Enterprise Resource Planning ?

2.1 Les différents modules de l’ERP

2.2 Les possibilités de déploiement de l’ERP

3. Quels sont les avantages de l’utilisation d’un Enterprise Resource Planning (ERP ou PGI) ?

3.1 Une infrastructure simplifiée qui accroît la productivité

3.2 Un point d’accès unique pour faciliter la collaboration

3.3 Une réduction des risques et une meilleure conformité

3.4 Une visibilité commerciale accrue pour performer

Le terme ERP est l’acronyme pour Enterprise Resource Planning, ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) en français. Il s’agit d’une solution centralisée composée de plusieurs modules informatiques de gestion indépendants, mais compatibles, affiliés à une unique base de données. Cette base de données est partagée auprès des différents services de l’entreprise, afin d’offrir aux employés l’accès à une seule source d’informations fiable et complète.
L’ERP permet d’optimiser les processus opérationnels et commerciaux des organisations (notamment avec un CRM), tels que la gestion des commandes et des stocks, la comptabilité et la facturation, les ventes ou encore les ressources humaines.

L’Enterprise Resource Planning est un système complet composé d’une série d’applications spécifiques à différents métiers, communiquant entre elles et organisées autour d’une seule et unique base de données. La solution ERP permet de superviser, de piloter et de standardiser via un seul logiciel toutes les opérations internes d’une entreprise, généralement managées par plusieurs systèmes dédiés à un processus ou à un métier.
L’ERP fait fonctionner l’ensemble des systèmes utiles à l’activité de l’entreprise en synergie et en temps réel. Le logiciel devient un tronc d’information commun qui décloisonne et connecte les services de l’entreprise, afin de partager l’ensemble des données accessibles via un seul point de contact.
Cette solution centralisée offre des fonctionnalités de planification et de gestion, notamment dans les domaines de la finance et de la comptabilité, des approvisionnements, de la gestion commerciale, de la production, des ressources humaines, de la sous-traitance et de gestion de projets. Les ERP peuvent être composés sur mesure pour les entreprises : celles-ci peuvent choisir d’ajouter des modules individuels, afin d’accéder à de nouvelles fonctionnalités en fonction de leurs besoins, des spécificités de leur organisation et de leur secteur d’activité.

Chaque module de l’ERP est indépendant et axé sur l'exécution de plusieurs fonctionnalités dédiées à un métier ou un processus, mais puise ses informations dans une base de données commune. L’ERP (ou PGI) les regroupe autour de cette source d’information unique et les fait fonctionner en synergie, afin que l’entreprise gagne en efficacité et en productivité. Les modules ERP couramment utilisés pour répondre aux besoins de fonctionnement des entreprises sont :

• Le module finance et comptabilité (automatisation des tâches, clôture des comptes, gestion du livre de comptes, suivi de la comptabilité fournisseurs et clients, reporting financier, respect des normes de comptabilisation des produits, etc.) ;
• Le module production (gestion de la qualité, exécution, planification et simplification des processus et de la production, etc.) ;
• Le module R&D et ingénierie (conception et développement, conformité aux normes, gestion du cycle de vie des produits, etc.) ;
• Le module RH (continuité de travail, gestion des temps de présence, maintien de la légalité, paie, suivi des employés, etc.) ;
• Le module sourcing et achats (automatisation des achats, création de contrats, demandes de devis, gestion de l’approvisionnement, etc.) ;
• Le module Supply Chain (gestion des stocks, de la logistique, des transports et des opérations d'entrepôt, suivi des mouvements et approvisionnements sur l'ensemble de la Supply Chain, etc.) ; Découvrez le témoignage client de CMA-CGM avec Salesforce.
• Le module ventes (centralisation des échanges, création de contrats, facturation, gestion des commandes, suivi des performances de vente, etc.). Essayez Sales cloud, notre solution CRM pour les commerciaux.

Les systèmes ERP peuvent être déployés sur site grâce à l’achat d’une licence, ou par la souscription à un abonnement pour l’achat d’un logiciel disponible sur le cloud.
Dans le cas de l’ERP cloud, le logiciel est hébergé dans le cloud et accessible via Internet. Le fournisseur de logiciels propose l’ERP en tant que service, basé sur un système d’achat par abonnement mensuel. Cette configuration permet aux entreprises de se décharger des aspects très chronophages de maintenance, de mise à jour et de sécurité de l’ERP auprès du fournisseur qui en a la responsabilité. Cette solution représente un gain de temps, mais également un coût minime, tout en s'intégrant très facilement et rapidement à l'écosystème de l’entreprise.
Pour l’ERP on-premise en revanche, le logiciel est déployé sur site de façon sur-mesure. Le déploiement et la maintenance du système sont entièrement gérés en interne, l’entreprise a donc le contrôle absolu de son logiciel. Une solution ERP sur site représente également un coût important : matériel, personnel, achat de licences et de serveurs, etc.

L’Enterprise Resource Planning s’apparente au noyau dur d’une entreprise : il automatise et exécute toutes les opérations de gestion nécessaires au fonctionnement quotidien d’une structure facilement, efficacement et de façon centralisée. En cumulant l’intégralité des données de la structure en un seul système, il offre une vision unifiée et plus exacte de l’entreprise. Son implémentation en interne revêt de nombreux avantages et offre entre autres des bénéfices au niveau de la collaboration et de la productivité.

Intégrés autour d’une seule et même base de données, les différents modules individuels de la solution ERP fonctionnent ensemble pour rationaliser les processus et le travail des collaborateurs. Ces derniers bénéficient d’un accès en temps réel aux données de l’entreprise synchronisées en continu, pour réagir plus vite et de façon plus précise et efficace. Toutes les plateformes mobilisées habituellement par l’entreprise pour la gestion de la chaîne d'approvisionnement, de la comptabilité, des ressources humaines, du service client et des ventes se retrouvent ici regroupées dans une seule interface. En plus de réduire la marge d’erreur, l’Enterprise Resource Planning optimise les processus métiers, offre un gain de temps et améliore l’efficacité et la précision des opérations.

La centralisation et la synchronisation des données sont des facteurs qui décuplent le partage et la coopération entre les collaborateurs des différents pôles de l’entreprise. La collaboration s’en voit simplifiée lorsque l’ensemble des employés de tous les secteurs d’activité obtient de la visibilité sur des informations communes et actualisées en permanence. Ainsi, la prise de décision est facilitée et améliorée pour plus de réactivité grâce à des insights approfondis.

Le logiciel ERP se base sur un contrôle accru des données, afin de garantir la conformité financière, mais aussi réglementaire relative aux différentes données personnelles des clients. Le système d’Enterprise Resource Planning réduit drastiquement la marge d'erreur en optimisant la visibilité et le contrôle des entreprises soumises à de lourdes réglementations sur leurs données, mais aussi en leur apportant l’assurance de la conformité aux exigences réglementaires.

L’Enterprise Resource Planning génère des reportings financiers et opérationnels rapidement grâce à des données exactes, actualisées et complètes. Les systèmes ERP permettent la création de rapports personnalisés, en sélectionnant seulement les informations les plus pertinentes. Avec son haut degré de précision, l’ERP permet de s’appuyer sur des prévisions les plus exactes possibles afin d’améliorer concrètement ses performances et piloter sa croissance en planifiant ses actions selon ses capacités et sa stratégie.