Horaires flexibles : mode d'emploi

Les attentes des collaborateurs quant à la manière dont ils souhaitent travailler ont évolué au cours des deux dernières années. L'augmentation du travail à distance et du travail hybride s'est accompagnée d'horaires plus flexibles, permettant aux collaborateurs d'organiser leurs journées en fonction de leurs souhaits et de travailler quand et là où ils le souhaitent. Pour accroître la productivité, les managers doivent demander à leurs équipes comment elles veulent travailler et les soutenir dans cette démarche.

« Les études montrent systématiquement que lorsque les membres de l'équipe et les managers disposent d'une plus grande flexibilité, c'est-à-dire d'autonomie, la productivité augmente, l'épuisement professionnel diminue et le bien-être s'accroît », explique Carson Tate, directrice associée de Working Simply, une société de conseil et de coaching de cadres.

En effet, dans une étude de Gartner réalisée en 2021, près de la moitié des 10 000 personnes interrogées aux États-Unis, en Europe et dans la région Asie-Pacifique ont déclaré que le fait de disposer d'une plus grande flexibilité leur permettait d'accroître leur productivité. Avant la pandémie, le travail à distance et les horaires flexibles étaient des exceptions. Aujourd'hui, c'est devenu la norme, d'autant plus que les vies professionnelles et personnelles sont de plus en plus imbriquées. Les horaires flexibles sont également devenus plus accessibles grâce à des outils tels que Slack, qui connecte tous les membres de votre entreprise et soutient la façon dont les gens travaillent naturellement ensemble, que ce soit en temps réel ou non, en personne ou à distance.

« La flexibilité ne se limite pas à l'endroit et au moment où l'on travaille, c'est une question de choix », déclare Sheela Subramanian, vice-présidente du Future Forum chez Slack et coautrice de How The Future Works. « La pandémie a permis aux personnes d'adopter une nouvelle façon de travailler et de vivre. Il est important que nous comprenions à quoi cela ressemble, que nous reconnaissions que cela est propre à chaque individu et que nous trouvions un moyen d'encourager ce type de comportement. »

Les personnes ont toujours connu des pics de productivité avant et après le déjeuner. Mais au cours des deux dernières années, des recherches ont montré que certaines personnes – par choix ou par nécessité – ont également un troisième pic de productivité le soir.

Cela a permis aux cadres et dirigeants d'adopter ce nouvel environnement de travail, mais aussi de trouver un certain équilibre, l'objectif étant d'offrir une plus grande liberté tout en veillant au respect du temps et des horaires des autres afin que le travail soit réellement accompli. Nous examinons ici les moyens de mettre tout cela en pratique.

« Pour passer à un système permettant aux gens de travailler lorsqu'ils sont le plus énergiques et le plus productifs, il faut commencer par ouvrir de meilleures lignes de communication », explique Carson Tate.

« Vous devez discuter de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas afin de résoudre collectivement les problèmes et de créer les solutions », déclare-t-elle.

Carson Tate suggère de procéder à un audit des réunions à l'échelle des équipes, mais aussi au niveau individuel, afin de déterminer le nombre de réunions dont vous avez réellement besoin chaque jour et les personnes qui doivent y participer. Ensuite, mettez en place des outils de communication et d'organisation numériques, comme Slack, pour aider les gens à collaborer facilement, à respecter les délais et à voir la disponibilité de leurs collègues lorsqu'ils ont besoin de discuter rapidement. Si vous travaillez sur plusieurs fuseaux horaires, établissez un calendrier qui tient compte de la situation géographique de chacun.

Un autre outil efficace est l'accord d'équipe flexible, un contrat qui décrit la manière dont votre équipe travaille ensemble.

« Les accords d'équipe définissent des normes », explique Sheela Subramanian. « Le travail de chacun est différent et essayer d'imposer un modèle unique n'est pas une manière efficace d'impliquer vos employés. »

Chaque membre de l'équipe peut déterminer quelles tâches soumises à des contraintes de temps doivent être accomplies pendant les heures de travail principales, quelles tâches collaboratives peuvent nécessiter une interaction virtuelle ou en personne, et quelles tâches peuvent être traitées de manière indépendante. C'est ce qu'affirme Moira Dunne, consultante en productivité et fondatrice du site beproductive.ie, une entreprise basée à Dublin.

« L'important est d'établir un plan pour la journée et d'identifier les tâches prioritaires », explique Moira Dunne. « Cela aide les personnes à rester concentrées et à accomplir leurs tâches, quelle que soit l'heure de la journée ou l'endroit où elles se trouvent. »

L'environnement professionnel moderne, qui permet de travailler de n'importe où, a montré que les collaborateurs sont plus productifs lorsqu'ils ont plus d'autonomie. Cela leur permet de passer plus de temps à se concentrer sur leurs tâches sans être jugés sur leur présence physique.

Les gens veulent disposer d'un espace pour travailler de manière autonome, mais ils ont aussi besoin des conseils de leurs supérieurs qui peuvent les aider à se responsabiliser.

« Le manager aide à construire cette structure en fixant des objectifs et des échéances très clairs », explique Carson Tate. « L'élaboration de plans très clairs et mesurables, d'objectifs qui s'inscrivent dans une stratégie, avec des échéances et des résultats précis, contribue à la mise en place de cette structure. »

La mise à disposition d'outils technologiques peut également contribuer à créer de l'autonomie sur un lieu de travail privilégiant le digital, quel que soit l'endroit où les personnes travaillent physiquement. Cela dit, les personnes doivent rester disponibles.

« Les collaborateurs veulent de la flexibilité tout en se sentant encadrés », explique Sheela Subramanian. « Vous devez être très clair au sein de votre équipe sur le moment où vous attendez des gens qu'ils soient réactifs, tout en leur donnant par ailleurs la liberté de travailler à leur guise. »

Lorsque des personnes travaillent à différents moments de la journée et que la frontière entre le temps professionnel et le temps personnel s'estompe, il est possible que l'on se sente obligé d'être plus performant ou que l'on éprouve des niveaux de stress ou d'anxiété plus élevés. Cela a conduit les managers à adopter le coaching pour assurer le bien-être des collaborateurs et créer un espace sûr pour discuter de leurs préoccupations.

« Le rôle du manager a fondamentalement changé », explique Sheela Subramanian. « Ce n'est pas seulement une question de travail. Il s'agit de comprendre les facteurs de motivation et les freins de vos collaborateurs. Il faut donc apprendre à mieux les connaître et créer du lien. »

Étant donné que les personnes travaillent de manière plus asynchrone, des conversations plus ouvertes et plus honnêtes contribuent à créer une plus grande confiance au sein de votre équipe. Chez les collaborateurs, cela entraîne un gain de confiance, de productivité et d'épanouissement sur le plan personnel et professionnel. Une plus grande transparence, du feedback et un soutien de la part de la hiérarchie permettent aux personnes de savoir qu'il n'y a pas de problème à ce qu'elles travaillent quand elles le souhaitent.

« Nous constatons que la flexibilité, lorsqu'elle est associée à une certaine structure, est vraiment bénéfique pour profiter de sa vie, s'occuper de sa famille et de sa communauté, et être un collaborateur efficace », explique Sheela Subramanian.