Wat is een systeem voor orderbeheer?

Een systeem voor orderbeheer is een platform of softwareoplossing waarmee verkopers transacties bijhouden, bestellingen verwerken, de voorraad beheren en de orderafhandeling stroomlijnen. Het doel is dat producten terechtkomen bij de klanten die ze hebben besteld. Het systeem zorgt ervoor dat bestellingen worden geleverd zoals verwacht, met volledige transparantie, snelle verzending en tijdige levering.

Orderbeheer zelf is door de jaren heen weinig veranderd. Maar de verwachtingen van kopers over hoe snel hun bestelling voor de deur staat zijn dat des te meer. Nu bezorging op dezelfde dag steeds gewoner wordt, verwachten klanten een vlotte én prettige bestelervaring.

Daarom vereist orderbeheer nu een veelzijdig systeem dat rekening houdt met elke stap van het bestel-, tracking- en afhandelingsproces.

• Hoe een systeem voor orderbeheer werkt
• Uitdagingen in orderbeheer
• Waarom online verkopers OMS-software nodig hebben
• Belangrijke aandachtspunten bij het kiezen van een OMS
• Een systeem voor orderbeheer inrichten
• Veelgestelde vragen

Klanten van vandaag willen snelle en eenvoudige verzending, probleemloze retouren en duidelijke orderstatussen, zodat ze precies weten waar hun bestelling is en wanneer die wordt bezorgd.

Daarom is een van de belangrijkste doelen van een OMS het stroomlijnen en vereenvoudigen van het orderproces, zodat er volledige transparantie is gedurende de hele levenscyclus van een order.

Een systeem voor orderbeheer bestaat doorgaans uit computersoftware, online tools en teamprocessen die knelpunten in het orderproces wegnemen.

Een OMS regelt dit allemaal:

• Orders en betalingen online accepteren
• Tijdige facturering en betalingsverwerking
• Orders volgen van aankoop tot levering
• Verkopers toegang geven tot belangrijke analyses over orders
• Orders doorsturen naar het dichtstbijzijnde centrum voor afhandeling of magazijn
• Kosten verlagen ten opzichte van meerdere losse systemen die niet op elkaar zijn afgestemd
• Voorraadniveaus voorspellen om tekorten te voorkomen
• Kopers de mogelijkheid bieden hun orders online te volgen

Elk systeem voor orderbeheer werkt net even iets anders, afhankelijk van de specifieke behoeften van een bedrijf. Het overkoepelende doel is echter altijd hetzelfde: de winkelervaring zo soepel mogelijk maken. Effectief orderbeheer maakt gebruik van een veelzijdig systeem dat elk onderdeel van het online verkoopproces in goede banen leidt, waaronder:

• Klantervaring
• Facturering en betaling
• Verkoopkanalen
• Voorraadbeheer
• Afhandeling en leveranciers
• Verpakking en verwerking van bestellingen
• Verzending van bestellingen

Zo houd je bestellingen in de gaten van het moment van plaatsing tot aan de levering bij je klanten. Het resultaat is een gestroomlijnd end-to-end-systeem waarbij klanten kunnen rekenen op een snelle, betaalbare en prettige koopervaring.

Voor veel bedrijven is het verwerken, bijhouden en afhandelen van bestellingen een tijdrovend, arbeidsintensief en kostbaar proces.

Bovendien brengt het traject van winkelwagen tot verzending allerlei uitdagingen met zich mee, zoals:

1. Handmatige orderverwerking beheren: Zonder softwareoplossing vertrouwen bedrijven op handmatige processen voor het invoeren, valideren en afhandelen van bestellingen. Deze aanpak kost veel tijd, is foutgevoelig en leidt tot inconsistenties, vertragingen in de orderverwerking en een verhoogd risico op fouten.
2. Inzicht krijgen in voorraad: Zonder een centraal systeem is het lastig om in real time inzicht te houden in voorraadniveaus op meerdere locaties en via meerdere kanalen. Dit gebrek aan inzicht kan leiden tot uitverkochte artikelen, overvolle magazijnen en gemiste verkoopkansen, doordat de juiste producten niet altijd op het juiste moment en de juiste plek beschikbaar zijn.
3. Inefficiënties in orderafhandeling wegnemen: Handmatige processen voor orderafhandeling, zoals picken, inpakken en verzenden, zijn foutgevoelig en inefficiënt. Zonder geautomatiseerde workflows en realtime ordertracking kunnen bedrijven moeite hebben om te voldoen aan de verwachtingen van klanten op het gebied van snelle en accurate orderafhandeling. En dat leidt tot ontevredenheid en mogelijk klantverlies.
4. Klantervaring verbeteren: Inefficiënte processen voor orderbeheer hebben een negatieve invloed op de klantervaring. Vertragingen in de orderverwerking, onjuiste voorraadinformatie en problemen bij het volgen van bestellingen leiden tot frustratie bij klanten en ondermijnen hun vertrouwen in het bedrijf. Dat resulteert in minder tevredenheid en minder loyaliteit.
5. Op de juiste manier opschalen: Naarmate bedrijven groeien en uitbreiden, worden handmatige processen voor orderbeheer steeds complexer en moeilijker schaalbaar. Het beheer van grotere ordervolumes, de uitbreiding van productlijnen en het toevoegen van nieuwe verkoopkanalen zonder softwareoplossing legt druk op de resources en remt de groei.
6. Bestellingen en voorraad afstemmen over meerdere kanalen: Met een centraal systeem kunnen bedrijven bestellingen en voorraad afstemmen over meerdere verkoopkanalen. Zonder zo'n systeem ontstaan er inconsistenties, uitverkochte artikelen en vertragingen in de orderafhandeling.
7. Salesagents en online tools op één lijn brengen: Bedrijven hebben moeite om salesagents en online tools geïntegreerd te laten samenwerken zonder een softwareoplossing. Een gebrek aan integratie leidt tot communicatieproblemen, fouten in de orderverwerking en inefficiënties.
8. Verzendschema's en complexe bestellingen beheren: Zonder geautomatiseerde tools wordt het beheer van verzendschema's en complexe bestellingen een handmatig en foutgevoelig proces, met vertragingen, verzendfouten en een mindere klanttevredenheid als gevolg.
9. Stroomlijn orderafhandeling met externe logistiek (3PL): Zonder een softwareoplossing kunnen bedrijven moeite hebben om externe logistieke dienstverleners efficiënt te integreren in hun processen voor de orderafhandeling. Dat leidt tot coördinatieproblemen en toenemende complexiteit.
10. Volg het succes met rapportages en analyses: Zonder robuuste rapportage- en analysemogelijkheden missen bedrijven kansen om hun prestaties bij te houden, verbeterpunten te vinden en datagedreven beslissingen te nemen om hun activiteiten en strategieën te optimaliseren.

Het ontbreken van een softwareoplossing voor orderbeheer brengt tal van uitdagingen met zich mee. Met een systeem voor orderbeheer kunnen bedrijven deze uitdagingen overwinnen en een hogere efficiëntie, nauwkeurigheid en klanttevredenheid bereiken.

Zonder een geïntegreerde OMS-oplossing lopen verkopers al snel tegen problemen aan, van vertragingen in de verzending tot zoekgeraakte bestellingen en ontevreden klanten.

Wil je klanten een onvergetelijke unboxing-ervaring bieden, dan heb je een OMS nodig dat handmatige knelpunten wegneemt, het volgen van bestellingen eenvoudig maakt, snelle verzending garandeert en de beste service biedt. Als je huidige systeem tot wrijving en vertragingen in het bestelproces leidt, heb je waarschijnlijk te veel losse onderdelen die een efficiënt systeem voor orderbeheer kan stroomlijnen. Bovendien betekent een OMS dat volledig is geïntegreerd met je platform voor de klantenservice dat shoppers al in een paar minuten contact kunnen opnemen met medewerkers om bestellingen aan te passen of een retour af te handelen. Medewerkers helpen klanten sneller, omdat ze niet meer tussen meerdere schermen en systemen hoeven te schakelen. Dit zijn enkele van de vele voordelen van een effectief OMS:

• Bied selfservice aan, zodat klanten zelf bestellingen kunnen plaatsen, volgen of annuleren
• Stem bestellingen af over meerdere verkoopkanalen
• Koppel bestellingen efficiënt aan voorraad
• Volg de orderafhandeling online via 3PL
• Beheer complexe verzendschema's
• Raadpleeg alle analytics en rapporten op één plek
• Koppel de commerce aan de klantenservice
• Maak bestellingen en het volgen van bestellingen beschikbaar op elk apparaat

Elke stap in het bestelproces gaat gepaard met risico's op vertraging of knelpunten. Als je annuleringen, verloren bestellingen en ontevreden klanten wilt voorkomen, heb je een OMS nodig dat het bestelproces zo soepel mogelijk maakt.

Elk OMS is anders en moet worden afgestemd op de unieke behoeften van elk bedrijf. Elk bedrijf heeft tenslotte andere producten, een ander klantenbestand en andere systemen voor orderverwerking.

Er zijn echter een aantal belangrijke aandachtspunten bij het kiezen van systeem voor orderbeheer voor jouw bedrijf.

Breng je knelpunten in kaart.

Als je overweegt een nieuw OMS te implementeren, komt dat waarschijnlijk doordat je huidige systeem voor problemen zorgt.

Misschien hebben jij en je team moeite met het gebruik van meerdere tools tegelijk: tools die niet goed met elkaar samenwerken.

Of misschien besteden jullie te veel tijd aan handmatig werk, zoals het plaatsen van bestellingen, het bijhouden van de voorraad of het verlenen van klantenservice. Dit alles kan enorm veel tijd kosten en het bestelproces flink vertragen.

Hoe dan ook, het is slim om je belangrijkste knelpunten in kaart te brengen, zodat je weet wat bij een nieuw systeem voor orderbeheer absoluut niet mag ontbreken.

De kans is groot dat je last hebt van meerdere knelpunten bij je huidige systeem. Van vertragingen bij verzendingen tot geannuleerde bestellingen en haperingen in het retourproces: er kunnen veel zaken zijn die aandacht vereisen.

Schrijf drie tot vijf knelpunten op die je ervaart met je huidige OMS en gebruik deze als basis bij het kiezen van je doelstellingen voor een nieuw systeem. Zo weet je precies waar je op moet letten bij het vinden van een verbonden, geïntegreerd OMS dat aansluit op jouw behoeften.

Bepaal je doelstellingen.

Als je je knelpunten kent, weet je ook wat je nieuwe OMS moet kunnen.

Vergeet bij het bepalen van je doelstellingen niet om de schaalbaarheid van je systeem voor orderbeheer mee te nemen. Misschien is je bedrijf nu nog relatief klein, maar een nieuw OMS kan je helpen om meer orders dan ooit te verwerken. Kies een systeem dat meegroeit met je bedrijf.

Beoordeel de mogelijkheden.

Je systeem voor orderbeheer kan bestaan uit één enkel softwareprogramma of meerdere tools en processen tegelijk.

Je OMS moet op zijn minst het volgende kunnen:

• Orders accepteren vanuit meerdere kanalen
• Orders doorsturen vanuit het dichtstbijzijnde centrum voor afhandeling
• Je op de hoogte houden van voorraadniveaus om te voorkomen dat items niet op voorraad zijn
• Klanten hun orders online laten volgen
• Ordergegevens doorgeven aan je magazijn of 3PL (externe logistieke dienstverlener)
• Een verzendschema opstellen zodat orders op tijd aankomen
• Klanten een optie voor selfservice aanbieden waarmee ze op elk moment kunnen annuleren
• Een systeem opzetten voor de verwerking van retouren

Je hebt ook een oplossing voor orderbeheer nodig die commerce verbindt met je klantenserviceteam en shoppers toegang geeft tot geautomatiseerde ondersteuning. Zo krijgen klanten precies op het juiste moment de hulp die ze nodig hebben en kan je serviceteam problemen direct oppakken zodra ze zich voordoen.

Met Order Management van Salesforce Commerce Cloud beschik je over een complete oplossing voor orderbeheer die commerce en service aan elkaar koppelt, betalingen automatisch verwerkt, annuleringen en retouren beheert, en nog veel meer. Het platform is gehost in de cloud en biedt B2C-bedrijven de flexibiliteit om orders overal te beheren, terwijl alles is verbonden via één CRM.

Het resultaat is een toonaangevend commerceplatform dat nieuwe technologie (zoals Einstein AI) inzet voor een geïntegreerde ervaring voor jou én je klanten.

Je kunt allerlei relevante vragen stellen bij het kiezen van een OMS, maar de belangrijkste is of het systeem de geïntegreerde ervaring biedt die jij (en je klanten) zoeken.

SaaS-leveranciers zoals Salesforce bieden een uitgebreid partnernetwerk waarmee bedrijven de innovatie stimuleren en hun systemen verbeteren. Van consultants en system integrators (SI’s) met diepgaande systeemkennis tot certificeringen en trainingsmaterialen: we geven klanten toegang tot waardevolle partnerships en tools om klanten een geïntegreerde ervaring te geven.

Order Management Cloud Solutions biedt live chatondersteuning bij het instellen van het systeem voor orderbeheer. Bovendien is het aanpassen van je orderbeheerplatform aan jouw wensen zo gebeurt dankzij slepen en neerzetten.