In de webportal kunnen de huurders (members) inloggen en direct contact leggen met de medewerkers van Spaces. Zij kunnen in deze portal hun eigen reservering maken voor vergaderruimten en hun accountgegevens bij Spaces beheren. Daarnaast hebben zij de mogelijkheid hun facturen in te zien en service-aanvragen te doen. Deze portal is eveneens gekoppeld aan het Salesforce Platform.
Salesforce geeft een helder en duidelijk overzicht van de verschillende werkprocessen die nodig zijn voor de bedrijfsvoering van Spaces. Zo worden alle nieuwe leads, met de bijbehorende quoting modules, beheerd vanuit Salesforce. Ook badgeregistratie voor alle huurders en de integratie met het online e-mailmarketingsysteem zijn in Salesforce aanwezig.
“We zitten in een van de meest traditionele markten die er bestaat: de kantoorverhuurmarkt. Wij willen in die markt een uitzonderlijk hoog nieuw serviceniveau neerzetten, laagdrempelig en met veel direct klantcontact”, zegt Martijn Roordink, Founder en Managing Director van Spaces. “Daarbij willen we onze interne processen zodanig automatiseren dat we er geen omkijken meer naar hebben. Dat hebben we gerealiseerd met Salesforce. Iedereen beschikt altijd en overal over de juiste klantinformatie, zodat deze optimaal bediend kan worden. Dat dit ook zo wordt ervaren blijkt uit het feit dat onze klantretentie inmiddels boven de 80% ligt.”