Wat is een factuur?

Door Erin Hueffner , Writer, Salesblazer

22 augustus 2025

Gefeliciteerd! Na maanden investeren in een klantrelatie heeft de klant de deal getekend en heb jij de bestelling afgehandeld. Er is nog maar één stap te gaan: betaald worden.

Wat is een factuur? Dit is een cruciaal en vaak tijdrovend onderdeel van het verkoopproces. Met een paar handige tips en de juiste tools maak je er een soepelere ervaring van en word je sneller betaald. Stuur je nog maar net facturen? Dan leggen we uit wat ze zijn, hoe je ze inzet in je workflow en hoe software je tijd en moeite bespaart.

Een factuur is een boekhoudkundig document dat een transactie vastlegt en uitspecificeert. Bedrijven sturen facturen om kopers te informeren dat betaling verschuldigd is. Meestal is de bestelling al afgehandeld op het moment dat de factuur wordt verstuurd. De factuur dient als bewijs van de verkoop en als betalingsverzoek. Omdat het een officieel document is, wordt het vaak gebruikt voor financiële rapportage en belastingdoeleinden.

De factuur wordt na afronding van de bestelling naar de koper gestuurd. Facturen informeren de koper over de betalingstermijnen, zodat tijdige betaling wordt gestimuleerd.

De verkoper maakt de factuur. Dit document kan digitaal worden verstuurd of op de ouderwetse manier, per post.

Een rekening is een document dat laat zien wat een klant verschuldigd is voor goederen of diensten. Een factuur bevat extra details over betalingsvoorwaarden en uitbreidingen, zoals ondersteunende diensten en garanties. Deze vind je niet terug op een rekening. Rekeningen worden doorgaans geassocieerd met consumentenproducten, terwijl facturen vaker worden gebruikt bij B2B-sales (business-to-business).

Stel je voor dat je een biefstuk bestelt in een restaurant. Dan krijg je een rekening die je direct moet betalen. Maar als je een grafisch ontwerpbureau inhuurt om een bedrijfslogo te maken, ontvang je een factuur die je op een later tijdstip betaalt.

Eigenlijk is het precies andersom. Wanneer je een factuur ontvangt van een bedrijf, vraagt dat bedrijf om betaling voor een product of dienst. Doorgaans ontvang je de factuur nadat je het product hebt ontvangen, maar voordat je betaalt.

Het belangrijkste doel van een factuur is het verzoeken om betaling. Het is een manier om de transactiegegevens op papier te zetten: wat er is geleverd, hoe je kunt betalen en wanneer de betaling verschuldigd is. Facturen kunnen ook dienen als registratie van omzet en geïnde btw.

Organisaties die facturen gebruiken, profiteren vaak van de volgende voordelen:

• Betalingen bijhouden: Elke factuur bevat een uniek nummer, zodat je elke betaling kunt volgen. Zo is het eenvoudiger om je boekhouding te reconciliëren, te controleren of alle betalingen zijn ontvangen en op te volgen als betalingen te laat zijn of ontbreken.
• Minder betalingsproblemen: Een formeel betalingsverzoek met een vervaldatum vergroot de kans op tijdige betaling. Doordat het document de voorwaarden duidelijk vermeldt, zoals het bedrag en de geaccepteerde betaalmethoden, kun je met facturen ook betalingsfouten voorkomen die het proces kunnen vertragen.
• Betere omzetregistratie: Organisaties moeten precies weten hoeveel omzet er nog openstaat voor een nauwkeurige prognose. Facturen maken het eenvoudiger om bij te houden welke betalingen nog openstaan, zijn voldaan of achterstallig zijn. Met software voor sales analytics kunnen organisaties hun budgetten, cashflow en uitgaven nauwkeuriger beheren.
• Vereenvoudigt de administratie: Omdat facturen juridische documenten zijn, gebruiken bedrijven ze om een nauwkeurige registratie van transacties bij te houden. Op die manier kunnen ze de btw berekenen en vastleggen. Daarnaast zorgen facturen voor een gedocumenteerd transactieoverzicht voor interne en externe audits.
• Verbetert klantrelaties: De factuur beschrijft alle verkoop- en betalingsvoorwaarden. Omdat de koper alle informatie op één plek heeft, is de kans op miscommunicatie kleiner. Bovendien bespaart de koper tijd doordat er geen vragen over de betaling hoeven te worden gesteld. Dat leidt tot klanten die tevredener zijn.

Hoe gedetailleerder je factuur, hoe sneller je betaald wordt. Als je een factuur verkeerd specificeert of geen betaaldatum bevat, kan de betaling aanzienlijk vertraging oplopen.

Dit zijn de belangrijkste onderdelen die je aan een factuur toevoegt om het proces soepel te laten verlopen:

Dit is de datum waarop de factuur is gemaakt. Het is belangrijk om zowel de factuurdatum als de betalingsvoorwaarden te vermelden, zodat klanten weten wanneer hun betaling uiterlijk moet zijn voldaan.

Vermeld de naam en het adres van je bedrijf, de naam van een contactpersoon, een e-mailadres en telefoonnummers van jezelf en je klant.

Elke factuur moet een uniek nummer hebben om de betaling bij te houden. Factuurnummers zijn doorgaans numeriek, zoals 001.

Door details over de producten en de bestelde hoeveelheid op te nemen, geef je jezelf en je klant een overzicht van de bestelling. Vergeet niet ook productnummers of artikelnummers (SKU’s) toe te voegen als je die gebruikt voor voorraadbeheer.

Als betalingen in termijnen mogelijk zijn, vermeld dat dan op de factuur. Gangbare betalingstermijnen zijn netto 30, 60 of 90 dagen. Het getal verwijst naar hoeveel dagen ontvangers hebben na ontvangst van de factuur om te betalen. Een factuur met een betalingstermijn van 30 dagen die op 1 april wordt verstuurd, is bijvoorbeeld verschuldigd op 1 mei. Vermeld ook eventuele kosten bij te late betaling en de geaccepteerde betaalmethoden.

Vermeld het totale verschuldigde bedrag zodat de koper precies weet wat er betaald moet worden. Als er belastingen van toepassing zijn, neem dan het bedrag exclusief btw, de verschuldigde btw en het totaalbedrag op om de belastingadministratie eenvoudiger te maken.

Vermeld de betaaldatum op de factuur om tijdige betaling te garanderen en om vast te leggen wanneer eventuele boetes bij te late betaling ingaan.

Naast de standaardfactuur die hierboven is beschreven, kunnen bedrijven ook andere typen maken die aan specifieke behoeften voldoen. Dit zijn de drie meest voorkomende:

Kopers willen vaak de kosten van een product of dienst weten voordat ze akkoord gaan met een aankoop. Een pro-formafactuur geeft een overzicht van de geschatte kosten en legt de reikwijdte van het project duidelijk vast. Omdat het geen definitief document is, kunnen de koper of verkoper de voorwaarden en de reikwijdte nog aanpassen.

Stel dat een retailer servers aanschaft voor het eigen datacentrum en er zeker van wil zijn dat alle voorwaarden, zoals installatie en ondersteuning, zijn goedgekeurd door het management. Een pro-formafactuur legt alle details schriftelijk vast, zodat de koper goedkeuring kan krijgen van de directie voordat de aankoop wordt afgerond.

Voor langdurige projecten, zoals doorlopende diensten of projecten waarbij materiaal vooraf nodig is, maken verkopers vaak gebruik van interim facturen. Hiermee wordt een gedeeltelijke betaling van het totaalbedrag geïnd. Hoewel een deel van het bedrag vooraf kan worden gevraagd, wordt het volledige bedrag doorgaans pas betaald wanneer de opdracht is afgerond.

Stel dat een fastfoodketen een aannemer inhuurt om de eetzaal te verbouwen. De aannemer stuurt aan het begin van de werkzaamheden een interim factuur om betaling te ontvangen voor de materialen die nodig zijn om te starten.

Bedrijven die terugkerende diensten aanbieden, zoals abonnementen of sportschoollidmaatschappen die maandelijks worden verlengd, gebruiken doorgaans periodieke facturen om betalingen te innen. Aan het einde van elke maand of factuurperiode ontvangt een klant bijvoorbeeld een factuur om de streamingdienst voort te zetten.

Als onderdeel van het beheer van de omzetlevenscyclus kun je gemakkelijk facturen opstellen. Zet een gestandaardiseerd proces op door deze vijf stappen te volgen:

1. Gebruik factuursoftware om een factuursjabloon te maken dat alle hierboven genoemde onderdelen bevat.
2. Het document moet duidelijk en begrijpelijk zijn. Probeer het waar mogelijk op één pagina te houden.
3. Laat interne stakeholders, waaronder sales, finance en legal, het sjabloon reviewen.
4. Pas het sjabloon aan voor elke klant of transactie, met specifieke contactgegevens en voorwaarden.
5. Zet bij het versturen van de factuur alle relevante betrokkenen in de cc, met name de salesmedewerker en de financiële afdeling. Zo blijft je team op de hoogte en leg je vast wanneer de factuur is verstuurd. De meeste bedrijven versturen facturen per e-mail, maar soms vraagt een koper om een papieren exemplaar.

Een factuur maken hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar organisaties lopen soms tegen valkuilen aan die het verkoopproces bemoeilijken. Hier zijn enkele best practices voor facturering: