Wat is contract lifecycle management (CLM)?

Stel je voor: je bent een verkoper die met meerdere deals tegelijk bezig is, en je rommelt met een paar essentiële details over een belangrijk contract. Deadlines worden gemist, er ontstaan nalevingsproblemen en voor je het weet is bijna de helft van de waarde van het contract verdwenen.

Het is een kostbare fout, en het komt maar al te vaak voor. Volgens een recent KPMG-rapport kan tot 40% van de waarde van een contract verloren gaan als gevolg van inefficiënties in het levenscyclusbeheer van contracten.

Het verbeteren van het levenscyclusbeheer van je contracten gaat verder dan alleen het organiseren van je documenten. Het gaat om het bouwen van een efficiënt, herhaalbaar proces dat de productiviteit verhoogt, naleving garandeert en groei stimuleert.

Contractlevenscyclusbeheer (CLM) is de manier waarop een bedrijf een contract beheert, van opstellen tot uitvoering en verlenging. CLM streeft ernaar dat contracten efficiënt, conform de regels en effectief beheerd worden gedurende hun hele levenscyclus. Het vereenvoudigt ook de manier waarop je van begin tot eind met overeenkomsten omgaat, waardoor je bedrijfsvoering soepeler verloopt en je goede relaties met je klanten kunt onderhouden.

Met CLM kun je de bedrijfsvoering vereenvoudigen en sneller deals sluiten. CLM-software helpt bij het standaardiseren en centraliseren van het proces, zodat verkopers zich kunnen concentreren op het omgaan met klanten. Laten we een paar specifieke voordelen bekijken:

CLM biedt een proces om al je contracten bij te houden, zodat je altijd op de hoogte bent van hun status, van het opstellen en ondertekenen tot goedkeuringen en verlengingen. Deze zichtbaarheid helpt je deadlines te halen en zorgt ervoor dat verlengingen niet worden vertraagd of gemist, zodat je je deals op tijd kunt sluiten en omzetverlies kunt verminderen.

CLM helpt je je contracten conform de wettelijke vereisten te houden, waardoor het risico op fouten die kunnen leiden tot geschillen of boetes wordt verkleind. Het helpt ervoor te zorgen dat elk contract voldoet aan de regelgeving en het beleid van je bedrijf. Dit kan je bedrijf beschermen tegen mogelijke juridische problemen en helpen je reputatie hoog te houden.

CLM-software elimineert de noodzaak van dure en verouderde stappen, zoals het verzenden van documenten of het gebruik van koeriersdiensten voor fysieke handtekeningen. Alles is digitaal en de details zijn gestandaardiseerd en geautomatiseerd. Dit betekent dat je team het handmatige beoordelingsproces voor elk contract kan overslaan. Dit versnelt niet alleen de doorlooptijden, maar het verlaagt de administratieve kosten ook aanzienlijk. Meer tijdwinst betekent dat je team meer tijd kan besteden aan het betrekken van klanten en het stimuleren van bedrijfsgroei.

Inzicht in het CLM-proces is essentieel om ervoor te zorgen dat je contracten efficiënt worden opgesteld, onderhandeld en goedgekeurd. Laten we het eens hebben over wat er bij elke fase komt kijken.

Begin met het opstellen van je contract. Gebruik templates die vooraf goedgekeurde clausules en voorwaarden bevatten om ervoor te zorgen dat de naleving en de bedrijfsdoelstellingen vanaf het begin op elkaar worden afgestemd. Je team kan bijvoorbeeld een gestandaardiseerde template gebruiken die alle juridische termen, prijsstructuren en vooraf gedefinieerde service level agreements (SLA) bevat. Met templates kun je snel details aanpassen, zoals de reikwijdte van de diensten en klantgegevens, zonder dat je elke keer opnieuw hoeft te beginnen.

Zodra het contract is opgesteld, begint de onderhandeling. Nu worden de voorwaarden besproken en aangepast op basis van feedback van de juridische en financiële afdeling en de klant. Effectief beheer van de levenscyclus van contracten houdt elke wijziging bij, dus als een klant om een wijziging van de SLA of betalingsvoorwaarden verzoekt, kunnen wijzigingen eenvoudig worden gedocumenteerd en gevolgd. Deze transparantie helpt alle partijen te begrijpen hoe de voorwaarden zijn veranderd en kan zorgen voor een snellere overeenkomst. Vanaf dit punt moet het contract intern worden doorgezet voor goedkeuring, en ook dit kan met behulp van CLM-automatisering.

Zodra alle partijen akkoord zijn gegaan met de voorwaarden van de overeenkomst, wordt het contract (uiteraard elektronisch) ter ondertekening doorgestuurd. Dit is de uitvoeringsfase van het contract. Een goede opslagoplossing op een toegankelijke en gecentraliseerde opslaglocatie is ook aan te bevelen, zodat iedereen die in de volgende fase(n) toegang nodig heeft, naar het contract kan worden verwezen.

De laatste fase van de contractlevenscyclus omvat het controleren op naleving en prestaties ten opzichte van contractvoorwaarden zodra het contract actief is. Dit zorgt ervoor dat aan verplichtingen wordt voldaan en signaleert wanneer verlengingen of audits nodig zijn. Dit is een van de meest kritische en waardevolle functies die een goede CLM-oplossing kan bieden. Bovendien worden tijdens deze fase van de contractlevenscyclus de nodige analyses gegenereerd.

CLM-software is meer dan alleen een tool voor contractbeheer; het is een krachtige manier om je salesomzet te verhogen. Dit doe je als volgt:

• Sneller sluiten van deals: CLM-software kan je helpen het contractproces van concept tot ondertekening te versnellen en deals sneller af te handelen. Deze efficiëntie kan verlengingen eenvoudiger maken voor je klanten, wat leidt tot hogere verlengingspercentages. Snellere deals sluiten betekent ook meer cashflow om te investeren in het genereren van nieuwe leads en het opvolgen van meer saleskansen.
• Verbeterde contractnauwkeurigheid: geautomatiseerde templates en gestandaardiseerde processen helpen je fouten te voorkomen, die deals kunnen vertragen of in gevaar kunnen brengen. Nauwkeurige contracten dragen niet alleen bij aan kostenbesparingen, ze helpen ook bij het opbouwen van het vertrouwen en de tevredenheid van de klant. Dit is cruciaal voor duurzame relaties en terugkerende klanten.
• Een betere klantervaring creëren: CLM-software helpt je je contractbeheerproces te stroomlijnen en soepeler te laten verlopen. Een soepeler proces betekent een betere ervaring voor alle betrokkenen. Goede ervaringen zorgen voor meer vertrouwen, ze houden klanten tevreden en kunnen meer saleskansen opleveren.
• Zorgen voor strategische inzichten: door verschillende contractvoorwaarden en hun resultaten te analyseren, kan je team meer inzicht geven in wat het beste werkt. Als uit gegevens bijvoorbeeld blijkt dat klanten die akkoord gaan met driemaandelijkse bedrijfsbeoordelingen (QBR's) 50% meer kans hebben om hun contract te verlengen, kan je team prioriteit geven aan het opnemen van QBR-clausules in toekomstige contracten om klantrelaties te versterken en het verlengingspercentage te verhogen.

Effectief CLM kan de manier waarop je bedrijf contracten beheert transformeren, waardoor het proces efficiënter wordt. Hier zijn enkele best practices waarmee je rekening kunt houden bij het opzetten van je CLM-proces.

De eerste stap naar het opzetten van een succesvol CLM-proces is begrijpen wat er ontbreekt in je huidige contractmanagementsysteem. Door je pijnpunten te identificeren, kun je een CLM-proces aanpassen dat deze effectief kan verlichten. Geef bij het opzetten van je proces prioriteit aan de problemen die vertragingen en knelpunten veroorzaken, zoals het afronden van handtekeningen, fouten in de ontwerpfase of het waarborgen van nauwkeurige naleving.

Voor een succesvolle implementatie is een team nodig. Betrek belanghebbenden uit je hele organisatie, waaronder sales-, juridische en financiële teams, om hun perspectief te begrijpen. Bespreek de behoeften van elk team om ervoor te zorgen dat het systeem hen goed kan ondersteunen. Definieer vervolgens duidelijke doelstellingen voor je CLM-proces. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om zaken aan te pakken als het versnellen van de salescyclus, het verminderen van fouten of het verbeteren van de naleving. Een gezamenlijke aanpak zorgt ervoor dat je systeem voldoet aan de behoeften van je organisatie en faciliteert een vlotte implementatie en integratie.

Kies een CLM-oplossing die aan je behoeften voldoet, maar ook flexibel genoeg is om met je bedrijf mee te groeien. Het is belangrijk dat de software integreert met je andere tools, zoals je CRM en financiële systemen, om de data-invoer te vereenvoudigen en fouten te verminderen. Daarover lees je hieronder meer.

Het implementeren van een softwareprogramma is niet voldoende om succes te garanderen. Begin met het definiëren van goede praktijken en solide processen die aansluiten bij de bedrijfsdoelstellingen. Alleen dan kun je beginnen met het bouwen van een technologische oplossing die je behoeften ondersteunt en zorgt voor consistentie en naleving door alle gebruikers.

De enige manier om echt succesvol te zijn met een nieuw proces en systeem, is door het te gebruiken. Alle gebruikers in de hele organisatie moeten gedurende de implementatieperiode voldoende communicatie, training en ondersteuning krijgen. Daarnaast zul je continu de prestaties moeten volgen van de processen en het systeem dat je hebt opgezet. Probeer vervolgens indien nodig aanpassingen en verbeteringen aan te brengen om ervoor te zorgen dat het op de lange termijn aan je behoeften blijft voldoen. Je bedrijf zal zich blijven ontwikkelen en je systeem moet meegroeien.

De juiste CLM-software zou moeten helpen je bestaande salesproces te stroomlijnen en de efficiëntie te verhogen. Hier zijn enkele onmisbare functies die echt een verschil kunnen maken:

• CRM-integratie: Zoek naar CLM-software die compatibel is met je CRM. Dit zal je helpen contracten te beheren op dezelfde plek als waar je met klanten communiceert. Door alle klantgerelateerde gegevens op één plek te hebben, is het eenvoudiger om verlengingen te beheren en relaties bij te houden.
• Templates: je CLM-software moet worden geleverd met vooraf goedgekeurde contract-templates om het proces te versnellen, consistentie te garanderen en fouten te helpen voorkomen.
• Elektronische handtekeningen: met ingebouwde integratie tot aanbieders van elektronische handtekeningen kunnen contracten digitaal worden ondertekend.
• Verplichtingen en prestaties volgen: met tools voor contractbeheer kun je bijhouden wat je hebt afgesproken en je voortgang volgen. Dit helpt je potentiële problemen vroegtijdig op te sporen en houdt iedereen op één lijn.
• Samenwerkingstools: contractonderhandeling is gemakkelijker wanneer alle belanghebbenden wijzigingen in de software kunnen aanbrengen en volgen. Wanneer alle partijen realtime aanpassingen kunnen zien, komen afspraken vaak sneller tot stand.
• Automatisering: versnel updates en verlengingen van contracten met automatisering. Door te kiezen voor een systeem dat ervoor zorgt dat contracten altijd up-to-date zijn, kun je handmatige updates en mogelijke fouten voorkomen.
• Waarschuwingen en meldingen: er moeten geautomatiseerde herinneringen voor belangrijke data en verplichtingen worden ingebouwd om je te laten weten wanneer je moet opletten of actie moet ondernemen. Dit maakt deel uit van de automatiseringsfunctie.
• Gecentraliseerde opslag: de CLM-software moet een veilige en doorzoekbare opslag bieden voor alle contracten, of je kunt je geïntegreerde CRM voor deze functie gebruiken.
• Analyse en rapportage: geavanceerde rapportagemogelijkheden om contractprestaties en nalevingsstatistieken bij te houden, zouden een standaardonderdeel moeten zijn van elk CLM-softwarepakket om ervoor te zorgen dat je je successen op alle niveaus van de organisatie kunt communiceren.