Wat is een digitale werknemer?

Jij en je team voeren elke dag talloze routinetaken uit: facturen verwerken, reageren op vragen van klanten, dossiers bijwerken. Deze taken zijn stuk voor stuk essentieel, maar zorgen ervoor dat er minder tijd overblijft voor strategisch, waardevol werk. Wat nu als ze zichzelf konden aansturen? Dat is precies wat een digitale werknemer doet.

Digitale werknemers, die worden aangestuurd door kunstmatige intelligentie (AI), gedragen zich als virtuele werknemers door repetitieve processen snel en nauwkeurig af te handelen. In dit artikel ontdek je hoe een digitaal personeelsbestand werkt, wat de grootste voordelen zijn, waar het in verschillende sectoren past en waar je rekening mee moet houden voordat je het implementeert.

Wat we zullen behandelen:

• Definitie van een digitale werknemer
• Begrijpen hoe digitale werknemers werken
• Voordelen van het in dienst nemen van digitale werknemers in het bedrijfsleven
• Digitale werknemers versus traditionele automatisering
• Belangrijkste use cases voor digitale werknemers
• Uitdagingen rond digitale werknemers
• Hoe bedrijven digitale werknemers implementeren

Een digitale werknemer is een AI-softwaretoepassing die menselijke capaciteiten nabootst en complexe taken uitvoert. Het zijn AI-agents die functioneren als virtuele werknemers en verschillende rollen kunnen vervullen die voorheen alleen door menselijke werknemers konden worden uitgevoerd.

Digitale werknemers verrichten digitale arbeid, wat een verzamelnaam is voor werk dat wordt gefaciliteerd door digitale technologieën. Dat omvat alles van het automatiseren van routinetaken tot het creëren van door gebruikers gegenereerde content op digitale platforms.

Deze geavanceerde systemen van digitale werknemers, ook wel digitale arbeiders of digitale collega's genoemd, kunnen data analyseren, beslissingen nemen en zelfs communiceren met klanten, waardoor de capaciteiten van het menselijke personeelsbestand worden vergroot. De opkomst van digitale werknemers heeft geleid tot hybride teams waar menselijke werknemers en AI-gestuurde systemen naadloos samenwerken.

Je hebt waarschijnlijk al eens automatiseringstools gebruikt, bijvoorbeeld om e-mails te plannen, rapporten te genereren of facturen te verwerken. Digitale werknemers tillen automatisering naar een hoger niveau. In plaats van elke keer dezelfde vaste stappen te doorlopen, maken ze gebruik van agentische AI, machine learning en RPA (robotic process automation) om data te analyseren en zich aan te passen aan nieuwe informatie.

Digitale werknemers zijn veel flexibeler dan traditionele chatbots, acro's of automatiseringen omdat ze geen rigide scripts volgen. Deze autonome agents kunnen zich aanpassen, datagestuurde beslissingen nemen en zelfs met je samenwerken als digitale collega om de efficiëntie te verbeteren. In plaats van je team te vervangen, nemen digitale medewerkers repetitieve, tijdrovende taken op zich die menselijke werknemers de vrijheid geven om hun aandacht te richten op werk met een grote impact, zoals strategie, creativiteit en probleemoplossing.

Je krijgt meer voor elkaar als repetitieve taken werknemers niet vertragen. Door AI-agents aan je digitale personeelsbestand toe te voegen, blijven processen soepel verlopen, naast vele andere voordelen. We noemen er een paar.

Handmatige processen kosten tijd en zorgen voor onnodige kosten. Deze taken kunnen knelpunten veroorzaken, of het nu gaat om het verwerken van facturen of het beheren van de salarisadministratie. Een digitale collega voltooit ze direct, waardoor workflows in beweging blijven.

Taken met grote hoeveelheden data zijn gevoelig voor fouten, zelfs bij de meest ervaren medewerkers. Digitale werknemers volgen instructies zorgvuldig op en zorgen voor nauwkeurigheid op gebieden als financiële rapportage, nalevingscontroles en audits. Die consistentie verbetert de besluitvorming en vermindert kostbare fouten.

Medewerkers functioneren het beste wanneer ze zich kunnen focussen op zinvolle projecten. Digitale arbeid kan de vervelende, repetitieve taken overnemen, zodat je team zijn aandacht kan richten op strategie, innovatie en klantinteracties. Die verschuiving leidt tot een betere werkervaring en minder uitval, maar ook tot blijere klanten.

Het opschalen van activiteiten betekent vaak het aannemen van meer personeel, wat niet altijd praktisch of snel is. Digitale werknemers passen zich aan de zakelijke eisen aan om de toegenomen werkdruk aan te kunnen zonder extra overhead. Of je nu uitbreidt naar nieuwe markten, seizoensgebonden pieken opvangt of de responstijden van de klantenservice verbetert, ze helpen bedrijven te groeien zonder gas terug te nemen.

Niet alle automatisering werkt op dezelfde manier. Traditionele tools volgen strikte, op regels gebaseerde instructies, terwijl digitale werknemers een nieuw niveau van intelligentie en aanpassingsvermogen bieden dat mensen en agents helpt op nieuwe manieren samen te werken.

Basisautomatiseringstools zijn gebaseerd op voorgeprogrammeerde regels. Ze voeren repetitieve taken elke keer op dezelfde manier uit, wat meestal goed werkt voor gestructureerde, voorspelbare workflows. Als een proces echter moet worden aangepast, zoals het reageren op onverwachte data-invoer, bereikt traditionele automatisering snel zijn grenzen.

Een digitale werknemer volgt niet zomaar een script. Het gebruikt AI en machine learning om patronen te herkennen, taken dynamisch aan te passen en zelfs de aanpak in de loop van de tijd te verfijnen. Die flexibiliteit maakt het ideaal voor processen met besluitvorming, ongestructureerde data of variabele omstandigheden.

Wil je het zelf proberen? Je kunt contact opnemen met Agentforce - de digitale werknemer van Salesforce - in de chatbox onderaan deze pagina.

Automatisering zou werknemers niet moeten vervangen, maar hen ondersteunen. Digitale collega's integreren in bestaande workflows en voeren tijdrovende taken uit, zodat je team zich kan concentreren op werk van een hoger niveau. Door agentische systemen te gebruiken, kunnen bedrijven AI-gestuurde digitale werknemers combineren met menselijke expertise om snellere, meer gepersonaliseerde klantenservice te bieden. Bij klantenservice kan een AI-agent bijvoorbeeld routinematige vragen verwerken, terwijl menselijke medewerkers zich richten op de meer complexe zaken.

In tegenstelling tot traditionele bots, die alleen opdrachten uitvoeren, evalueren digitale werknemers data in realtime om weloverwogen beslissingen te nemen. In de financiële wereld kunnen ze afwijkingen in transacties detecteren. In overeenstemming met de voorschriften zorgen ze ervoor dat rapporten in overeenstemming zijn met de regelgeving. Op het gebied van IT identificeren ze beveiligingsrisico's en activeren ze geautomatiseerde reacties. Door met realtime informatie te werken, helpen digitale werknemers bedrijven sneller en nauwkeuriger te reageren.

Digitale werknemers passen in bijna elke sector en helpen bij zowel een betere nauwkeurigheid als groei. Dit is hoe dat eruit kan zien in verschillende gebieden.

Digitale werknemers zijn altijd beschikbaar, wat betekent dat ze op elk moment met klanten kunnen communiceren om inkomende leads te nurturen, bezwaren af te handelen of meetings in te plannen voor menselijke verkopers . Ze kunnen ook helpen bij grootschalige outreach door gepersonaliseerde en op maat gemaakte berichten op te stellen, op basis van je CRM-data. Gewapend met deze informatie kunnen digitale medewerkers op een beter afgestemde manier meer personen bereiken dan een mens in zijn eentje zou kunnen.

Deze digitale collega's kunnen ook een handje helpen bij verkoopprognoses door grote datasets te analyseren, om op die manier patronen aan het licht te brengen en nauwkeurige salesprognoses te maken die teams helpen bij het opstellen van langetermijnplannen.

Snelle reactietijden verbeteren de klanttevredenheid, en dat maakt digitale medewerkers een geweldige aanvulling op serviceteams . Ze kunnen e-mailantwoorden automatiseren en supporttickets categoriseren, zodat klanten snel antwoord krijgen.

Platforms zoals Agentforce kunnen AI-gestuurde automatisering combineren met live agentondersteuning, voor een naadloze service-ervaring. Door routinematige vragen af te handelen, zorgen deze agents ervoor dat menselijke medewerkers zich kunnen concentreren op complexe problemen.

Op het gebied van marketing kunnen digitale werknemers meer dan alleen repetitieve taken overnemen. Ze kunnen campagnes opzetten door briefings te genereren, doelgroepen te segmenteren en aangepaste berichten te genereren.

Zodra de campagne live is, kunnen ze waarde blijven bieden door de voortgang in de gaten te houden en te optimaliseren op basis van prestaties en KPI's.

Digitale werknemers kunnen goed zijn in het helpen van klanten om precies te vinden wat ze nodig hebben. Ze kunnen commerceteams ondersteunen door op te treden als personal shoppers voor elke klant. Ze doen dat door snel aan te bieden waar een klant naar op zoek is, vervolgens suggesties te doen voor artikelen die nog meer zouden kunnen bevallen en te helpen bij zoekopdrachten. Dit kan allemaal worden gedaan in een omnichannel-capaciteit; via je website of op berichtenapps, om klanten te bedienen waar en wanneer ze maar willen.

Bovendien kunnen digitale collega's deze diensten aan je klanten aanbieden, hen helpen producten te vinden, aankopen te doen en bestellingen te volgen via chat of binnen salesportals.

Hoewel digitale werknemers de efficiëntie verbeteren, brengen ze ook uitdagingen met zich mee die met de juiste aanpak kunnen worden overwonnen. Om ze met succes in je activiteiten te integreren, heb je de juiste strategie, technologie en planning nodig.

Hoewel digitale werknemers met gemak gestructureerde invoer zoals spreadsheets en databases kunnen verwerken, kunnen ongestructureerde gegevens, zoals handgeschreven documenten, freeform e-mails en pdf's, knelpunten veroorzaken. Er is een eenvoudige oplossing: integreer deep learning AI-mogelijkheden zoals natuurlijke taalverwerking (NLP) en computervisie, waarmee digitale werknemers informatie kunnen extraheren en analyseren uit minder gestructureerde input.

Een slecht ontworpen digitale werknemer kan moeilijk omgaan met veranderende workflows. Als automatisering te rigide is, kan dit knelpunten creëren in plaats van de efficiëntie te verbeteren. Door configureerbare automatiseringsoplossingen te kiezen die met verschillende platforms kunnen worden geïntegreerd, kunnen digitale werknemers zich aanpassen naarmate je processen evolueren. Een flexibele aanpak voorkomt dat automatisering een obstakel wordt in plaats van een voordeel.

Niet elk bedrijf heeft genoeg repetitief werk om de investering in een digitale werknemer te rechtvaardigen. Als automatisering slechts een handvol taken afhandelt, is de return on investment (ROI) van agents misschien niet de moeite waard. Voer vóór de implementatie een haalbaarheidsstudie uit om tijdrovende taken met een hoog volume te identificeren die het meeste baat zullen hebben bij automatisering. Hier zijn een paar use cases die je kunt overwegen als je een AI-agent nodig hebt.

Digitale werknemers kunnen een natuurlijk onderdeel van je workflow zijn. Wat belangrijk is, is dat je de automatisering kiest die bij je processen past, deze introduceert op een manier die werknemers ondersteunt en dat je de impact ervan in de loop van de tijd volgt.

Om je digitale personeelsbestand op te zetten, begin je met het identificeren van waar automatisering de grootste impact zal hebben, of het nu gaat om klantenservice, financiën of bedrijfsvoering. Zorg ervoor dat werknemers begrijpen op welke manier hun digitale collega's hun werkzaamheden zullen ondersteunen, niet vervangen. Zodra alles is geïnstalleerd, evalueer dan regelmatig de digitale prestaties van werknemers en zoek naar nieuwe manieren om deze uit te breiden waar dit waarde toevoegt.

Vergeet niet dat technologie op zichzelf niet zorgt voor efficiëntie, maar wel door de manier waarop je het toepast. Agentforce helpt bedrijven digitale werknemers te integreren die de klantenservice verbeteren, de productiviteit verhogen en werknemers ondersteunen bij het leveren van betere ervaringen. Lees meer over Agentforce om aan de slag te gaan met het opbouwen van je digitale personeelsbestand.