Wat is sales automation?

Door: Paul Bookstaber
schrijver, Salesblazer
29 augustus 2023 | Leestijd: 9 min.

Salesteams hebben een enorme ontwikkeling doorgemaakt sinds de tijd van post-its en archiefkasten. Eerst kwamen de computers, maar toen waren klantdata nog steeds moeilijk te vinden en opgeslagen in honderden verschillende systemen.

Vervolgens kwam sales automation. Opeens was het mogelijk om data te synchroniseren tussen verschillende tools, handmatige overdracht te verminderen, elk team toegang te geven tot dezelfde data en daar analyses op los te laten. We waren goed bezig. Maar het beste van alles: sales automation stond toen nog maar in de kinderschoenen.

Vandaag de dag maakt dit concept, met behulp van AI, opnieuw een flinke sprong voorwaarts. Hieronder zetten we de belangrijkste automatiseringsmijlpalen voor je op een rij: waar we begonnen, waar we nu staan en waar we naartoe gaan.

Sales automation uitgelegd - dit komt aan bod:

• Wat is sales automation?
• Wat zijn de voordelen van sales automation?
• Hoe werkt sales automation?
• Voorbeelden van sales automation
• Software en tools voor sales automation: waar moet je op letten?

• Sales automation, ook wel sales force automation genoemd, is het proces waarbij technologie wordt gebruikt om vaak eentonige taken van mensen over te nemen. Dit vermindert handmatig werk, bespaart tijd en verlaagt de kans op fouten.
• Traditionele sales automation heeft twee primaire toepassingen. De eerste stap bestaat uit het vastleggen en bijwerken van klantdata, zoals het ophalen van data over deals uit e-mails en deze toevoegen aan accountrecords. De tweede is workflowautomatisering, waarbij acties in het salesproces taken in gang zetten die voorheen handmatig werden uitgevoerd, zoals het versturen van offertes ter goedkeuring.
• Geavanceerdere software voor sales automation richt zich vooral op data-analyse. Pipeline management is een goed voorbeeld: geautomatiseerde analyses in combinatie met AI signaleren rode vlaggen binnen de kansen in een sales pipeline op basis van afwijkingen van de verwachte KPI’s. Daarnaast kunnen ze acties aanbevelen die verkopers en managers helpen om de verkoop op koers te houden.

Nog indrukwekkender is de combinatie van automatisering en generatieve AI. Generatieve AI kan nieuwe content creëren, zoals e-mails, gespreksverslagen en verkooprapporten op basis van geautomatiseerde data-analyse of prompts. Je CRM- of registratiesysteem kan deze vervolgens automatisch naar interne afdelingen of klanten sturen.

Momenteel zijn verkopers slechts 28% van hun week  daadwerkelijk bezig met verkopen. De rest van de tijd wordt besteed aan belangrijke maar eentonige taken, zoals het prioriteren van leads, het analyseren van prospects en het invoeren van verkoopdata. Hoe meer we sales automation inzetten voor deze taken (en daarbij cruciale klantdata vastleggen), hoe meer tijd verkopers overhouden om daadwerkelijk te verkopen.

De rest van het salesteam plukt hier ook de vruchten van. Door AI en automatisering te combineren voor analyses van pipelines en verkoopgesprekken, geef je managers inzichten waarmee ze gerichte, gepersonaliseerde coaching  kunnen bieden. Salesmanagers krijgen dealsignalen waarmee ze nauwkeurigere prognoses kunnen opstellen. En sales operations kan op basis van verbonden, actuele data het verkoopproces efficiënter maken.

De kern van sales automation draait in feite om data. In essentie werkt sales automation door data bij te werken op basis van actietriggers (zoals wanneer er wordt gebeld, e-mails worden ontvangen of deals worden doorgezet naar de volgende fase in het verkoopproces). Met behulp van voorspellende AI gaat sales automation een stap verder door pipeline data te analyseren en voorspellingen te doen over de beste vervolgstappen om deals vooruit te helpen. Door de integratie van generatieve AI kun je automatisch content (zoals e-mails) genereren op basis van bestaande data, waardoor je salesproces wordt versneld.

In veel CRM-systemen wordt dit ook aangeduid als sales force automation, waarbij processen, data en AI samenkomen om het verkoopproces te automatiseren.

Laten we eens kijken hoe dit werkt:

Data wordt direct bijgewerkt, zodat je geen kansen mist

CRM-software (Customer Relationship Management) vormt de basis voor sales automation, omdat het je klantdata opslaat, organiseert en prioriteert. Elke klantinteractie laat een spoor van data achter: e-mails die je hebt verstuurd, gesprekken en vergaderingen die je hebt gevoerd en bijgewoond, offertes en contracten die in de wacht staan om te worden ondertekend. In plaats van deze data handmatig vast te leggen, kan sales automation relevante informatie ophalen, zoals voorgestelde vergadertijden, prijsdetails en nieuwe contactgegevens, en dossiers automatisch bijwerken. Op die manier weet je zeker dat je altijd de meest actuele informatie ziet wanneer je een klantdossier opent.

Wat als je data zich in verschillende softwareoplossingen bevinden? Sales automation kan data direct synchroniseren tussen verschillende tools, zodat je verkopers niet alles handmatig in de techstack hoeven bij te werken. Sterker nog: wanneer klanten contact met je opnemen via één platform, kun je erop vertrouwen dat hun data ook automatisch in alle andere platforms worden bijgewerkt.

Data-analyse geeft je de inzichten om sneller te verkopen

Met de komst van AI, zo'n tien jaar geleden, nam sales automation een vlucht. Opeens ging het niet meer alleen om het automatisch organiseren en synchroniseren van data. Ook de analyse werd geautomatiseerd en met behulp van voorspellende AI werden trends, afwijkingen en uitschieters zichtbaar op basis van een aantal vaste meetwaarden.

Tegenwoordig kunnen CRM-systemen op basis van AI automatisch pipelines analyseren en voorspellen wanneer een deal dreigt vast te lopen. Daardoor kunnen salesmanagers op tijd bijsturen om de omzetprognose weer op koers te krijgen. Hoe weet het systeem waar het naar moet zoeken? Salesteams, meestal managers en operations, stellen parameters en meetwaarden in het CRM-systeem in die meldingen activeren. Ze kunnen bijvoorbeeld een trigger instellen voor elke deal die meer dan 10 dagen in een bepaalde fase van het verkoopproces blijft hangen.

AI kan ook gespreksdata uit verkoopgesprekken analyseren om automatisch relevante zoektermen, trends en leermomenten naar boven te halen. In het CRM-systeem ingestelde parameters geven aan waar het naar moet zoeken, van bezwaren tot prijsgerelateerde zorgen en verwijzingen naar concurrenten.

Data wordt gebruikt om nieuwe dingen te creëren en verkopers bij elke stap te ondersteunen

In de afgelopen jaren heeft verkoopautomatisering opnieuw een grote sprong gemaakt met generatieve AI. Deze nieuwe intelligentie gaat verder dan het aanbevelen van een actie. AI onderneemt zelf actie namens jou. Op basis van actietriggers of prompts schrijft het e-mails, voert het onderzoek uit en stelt het salesrapporten op, waaronder omzetprognoses, met behulp van historische klantdata. Het maakt zelfs hele salespitches. Deze ontwikkeling maakt het proces aanzienlijk efficiënter. Uit recent onderzoek blijkt dat salesprofessionals inschatten dat ze met generatieve AI gemiddeld 4,5 uur per week kunnen besparen.

Nu we weten hoe sales automation werkt, gaan we bekijken hoe je dit in je dagelijkse werk kunt gebruiken.

Sales automation raakt elk onderdeel van het salesproces, van lead tot het sluiten van een deal. Ontdek hieronder de belangrijkste mogelijkheden, zoals het prioriteren van leads, het opstellen van e-mails en het maken van nauwkeurigere prognoses.

Contactbeheer. Haal contactdata uit spreadsheets, zet ze in een CRM-systeem en laat sales automation de data bijwerken bij elke klantinteractie. Een telefoontje of een e-mail ontvangen? Sales automation haalt het telefoonnummer of e-mailadres op en voegt dit toe aan je contactrecord. Het toont zelfs direct de belangrijkste informatie op het moment dat je een prospect opzoekt: activiteitenhistorie, communicatie met de klant, interne accountbesprekingen en zelfs inzichten uit social media.

Prospecting. Met vooraf ingestelde criteria kan sales automation nieuwe marketingleads beoordelen om te zien of ze een telefoontje waard zijn. Vervolgens worden de leads die aan de eisen voldoen doorgestuurd naar verkopers. Tools zoals Salesforce Sales Engagement doen dit automatisch, zodat je weet welke deals de grootste kans van slagen hebben. Je kunt ook e-mails voorbereiden die automatisch naar leads worden gestuurd na het eerste contactmoment om hen verder door de funnel te begeleiden.

Opportunity management. Geautomatiseerde processen begeleiden verkopers bij elke kans naar de volgende stappen in het verkoopproces, zodat er geen mogelijkheden onbenut blijven in je pipeline. Je kunt ook automatische triggers instellen bij elke fase. Dat verplicht verkopers om specifieke taken te voltooien voordat de deal naar de volgende fase gaat. Een CRM-systeem kan bijvoorbeeld eisen dat een verkoper bevestigt dat er contact is geweest met een besluitvormer, voordat de ontdekkingsfase wordt afgerond en de onderhandelingen starten.

Gespreksanalyse. Salesmanagers besteden vaak uren per week aan het terugluisteren van verkoopgesprekken. Ze zoeken daarbij naar trends in wat klanten zeggen en coachingsmogelijkheden om de vaardigheden van verkopers te verbeteren. Sales automation in software voor gesprekscoaching kan telefoongesprekken omzetten in doorzoekbare transcripties. Vervolgens signaleert het op basis van trefwoordanalyse trends en coachingkansen.

Regiobeheer. Salesmanagers hebben de taak om klantsegmenten en specialisaties van verkopers in kaart te brengen. Op deze manier verdelen ze alle accounts op een kaart voor maximale klantdekking en om de omzet te laten stijgen. Dit moet ook eerlijk zijn voor verkopers. Sales automation neemt deze analyse en planning uit handen, waarbij je meerdere regiomodellen kunt aanmaken en bekijken voordat je ze uitrolt. Bovendien kun je ze het hele jaar door blijven optimaliseren en afstemmen.

Verkoopprognoses. Salesmanagers staan onder druk om de toekomstige omzet zo nauwkeurig mogelijk te voorspellen. Sales automation in combinatie met AI helpt je grip te houden op je pipeline. Het signaleert direct welke deals dreigen te stranden en geeft concreet advies hoe je kunt ingrijpen om die deals (en je prognose) weer op koers te krijgen.

Opstellen van offertes. Je hebt veel tijd en energie gestoken in het binnenhalen van een prospect. Deze laat je vervolgens dagen of zelfs weken wachten, terwijl jij worstelt met de offerte. Met sales automation is dat proces een kwestie van minuten. Sales automation houdt bij welke producten deel uitmaken van je deal, maakt een nieuwe offerte aan met relevante klantdata en stuurt deze in een paar klikken rechtstreeks per e-mail vanuit je CRM-systeem naar je klanten.

Als je klaar bent om volledig in te zetten op sales force automation, zoek dan naar CRM-software die klantdata op één platform samenbrengt, deze data in realtime bijwerkt, gebruikmaakt van analytics en AI en garant staat voor de veiligheid en privacy van je data. Hier moet je op letten:

Een platform. Volgens veel verkopers werken tools uitstekend op zichzelf, maar beginnen de problemen zodra je ze samenbrengt. Klantdata raken geïsoleerd in verschillende systemen, waardoor menselijke medewerkers ze weer op elkaar moeten afstemmen. Los dit probleem op door je klantdata op één platform samen te brengen, zodat elk team een eenduidig klantbeeld heeft.

Actuele data. Wat voor CRM-systeem je ook kiest, zorg ervoor dat het over realtime mogelijkheden beschikt, zodat data direct na het vastleggen wordt verwerkt en beschikbaar is. Hierdoor worden klantdata voortdurend bijgewerkt na elke interactie, zoals verkoopgesprekken, websitebezoeken en bezoekersregistraties. Data Cloud van Salesforce is hier een goed voorbeeld van.

Voorspellende AI. Combineer een fundament van actuele data met de kracht van voorspellende AI. Tijdens je salesproces kunnen analysetools prospects en klanten in je pipeline voortdurend monitoren om je inzichten en meldingen te sturen. Als een bestaande SaaS-klant bijvoorbeeld dreigt af te haken op basis van lage betrokkenheid, kan het systeem je een melding sturen en kortingen of andere prikkels aanbevelen om het contact te behouden.

Generatieve AI voor sales. Wat past er beter bij sales automation dan een computer het werk voor je laten doen. Zoek naar generatieve AI die gebruikmaakt van je eigen klantdata in plaats van alleen openbare bronnen. Op die manier creëer je hyper-relevante salesmaterialen.

Een trust layer. Naarmate we AI-modellen steeds meer toegang geven tot klantdata, is het cruciaal dat je deze data goed beschermt. Dankzij een zogenaamde trust layer verstuur je klantdata veilig en privé naar generatieve AI-modellen. Zo pakken we dit aan bij Salesforce.

Hoewel sales automation menselijk werk vervangt, vervangt het geen mensen. Het zorgt ervoor dat mensen hun werk nóg beter kunnen doen. Daarom is dit de meest waardevolle vraag die een salesteam zich kan stellen: "Wat kunnen we nog meer automatiseren?"

Het antwoord is telkens weer anders. Eén ding weten we zeker: de menselijke verbinding is en blijft iets dat alleen wijzelf kunnen opbouwen. Waarom zou je sales automation de rest niet laten doen?

^{_{Voor het opstellen van deze veelgestelde vragen zijn de schrijvers ondersteund door AI.}}