Voorraadbeheer is het proces dat bedrijven helpt de goederenstroom efficiënt te volgen, van de fabrikant tot het magazijn tot het verkooppunt. Het gaat om het in de gaten houden van voorraadniveaus, het voorspellen van de vraag en ervoor zorgen dat er voldoende voorraad is om aan de verwachtingen van de klant te voldoen.
Voorraadbeheer is hoe bedrijven al hun producten bijhouden terwijl ze worden ontvangen, opgeslagen, besteld en verzonden. Van het magazijn tot de handen van de klant, succesvolle tools en strategieën voor voorraadbeheer helpen je bedrijf om geweldige klantervaringen te bieden. Het maakt het mogelijk om altijd te weten wat er op voorraad is - en wat niet.
Stel je voor: je ziet online een advertentie voor een product dat je echt, echt wilt - dus je beschouwt het als een teken van het universum om jezelf te trakteren. Maar wanneer je op de koopknop klikt, krijg je de irritante melding dat het niet op voorraad is: "Momenteel niet beschikbaar." Hoe frustrerend. Het achtergrondverhaal hier heeft alles te maken met voorraadbeheer.
Hier is alles wat je moet weten over hoe je je voorraad goed kunt beheren en de vraag kunt bijhouden.
Met behul van inventory management houden bedrijven bij welke goederen ze kopen, bewaren, verkopen en gebruiken. Voor bepaalde bedrijven, zoals fabrikanten, zijn deze 'goederen' de grondstoffen of onderdelen waarmee ze producten maken. Voor andere bedrijven, zoals retailers, gaat het om de direct verkoopbare voorraad. De strategieën en behoeften op het gebied van voorraadbeheer verschillen per bedrijf. Maar ongeacht je bedrijf of branche, het doel is identiek: de juiste hoeveelheid van de juiste goederen op het juiste moment op de juiste plaats krijgen.
Dat doel klinkt eenvoudig. Maar de data vertelt een ander verhaal: 43% van de retailers beschouwt voorraadbeheer als hun #1 dagelijkse uitdaging. Dus, hoe kunnen bedrijven succes vinden ondanks problemen zoals problemen met de toeleveringsketen en veranderingen in de vraag? Hier is alles wat je moet weten.
De onderliggende uitdaging achter voorraadbeheer is duidelijk: koop te veel en loop het risico verouderde voorraad op te bouwen, maar koop te weinig en je hebt niets om te verkopen - wat resulteert in ontevreden klanten die elders zullen winkelen. Voor succesvol voorraadbeheer moet je precies weten wanneer je hoeveel moet bijbestellen. Met realtime voorraadgegevens en de juiste tools voor voorraadbeheer kunnen bedrijven AI, automatisering en voorspellende analyses toepassen om belangrijke momenten eerder aan het licht te brengen. Het automatiseren van voorraadbeheer bespaart geld en voorkomt verspilde arbeid.
Creëer een geweldige klantervaring, zelfs na het afrekenen.
De onderliggende uitdaging achter voorraadbeheer is duidelijk: koop te veel en loop het risico verouderde voorraad op te bouwen, maar koop te weinig en je hebt niets om te verkopen - wat resulteert in ontevreden klanten die elders zullen winkelen. Voor succesvol V moet je precies weten wanneer je hoeveel moet bijbestellen. Met realtime voorraadgegevens en de juiste tools voor voorraadbeheer kunnen bedrijven AI, automatisering en voorspellende analyses toepassen om belangrijke momenten eerder aan het licht te brengen. Het automatiseren van voorraadbeheer bespaart geld en voorkomt verspilde arbeid.
De strategieën die je gebruikt voor voorraadbeheer zijn afhankelijk van je bedrijfsmodel. Hier zijn een paar populaire technieken.
Dropshipping: Deze techniek omvat het uitbesteden van je opslag, productie en verzending. Het feit dat dropshipping je in staat stelt deze stappen te omzeilen, betekent niet dat er geen andere voorraadbeheertaken zijn die je moet uitvoeren. Focus je op het in realtime monitoren van de voorraadniveaus van je leverancier. Zet geautomatiseerde orderverwerkingssystemen in en onderhoud duidelijke communicatiekanalen met je leveranciers om tijdige verwerking van orders te garanderen en voorraadtekorten of -vertragingen te voorkomen.
Vraagprognose: Vraagprognose is de kunst en wetenschap van het voorspellen van de vraag van klanten naar bepaalde producten. Nauwkeurige, tijdige prognoses zijn van cruciaal belang voor bedrijven van elke omvang. Factoren zoals seizoensinvloeden, concurrentie, geografie en de soorten producten die je verkoopt, kunnen allemaal van invloed zijn op de vraag. Alle zakelijke beslissingen moeten gebaseerd zijn op gegevens, dus voorspellers moeten overwegen te investeren in de juiste tools voor trendprojectie, marktonderzoek en meer. Vraagprognose helpt je ook bij het nemen van beslissingen over hoeveel veiligheidsvoorraad je bij de hand moet hebben voor het geval de vraag plotseling piekt.
Continue voorraadbeheer: Deze techniek is gebaseerd op software voor voorraadbeheer om de voorraadniveaus continu in realtime bij te houden. Door je inventory management te digitaliseren en te automatiseren, kunnen bedrijven de nauwkeurigheid verbeteren, een betere controle over voorraadniveaus behouden en de kosten verlagen. Een ander belangrijk voordeel van een eeuwigdurend voorraadsysteem is de mogelijkheid om te integreren met andere systemen in je bedrijf, zoals orderbeheer, boekhouding, klantenservice en meer.
Economische bestelhoeveelheid (EOQ): Met deze techniek kraak je de cijfers om je ideale bestelhoeveelheid te bepalen, waardoor je aan de vraag kunt voldoen en tegelijkertijd de totale kosten die gepaard gaan met het bestellen, ontvangen en aanhouden van voorraad kunt minimaliseren. De EOQ-formule is een vergelijking die kan worden gebruikt om de optimale hoeveelheid voorraad te bepalen die bij een fabrikant of leverancier moet worden aangevraagd.
EOQ wordt het best gebruikt in situaties waarin de vraag-, bestel- en vasthoudkosten constant blijven. Hoewel de formule kan worden gewijzigd om gevarieerde productieniveaus of orderintervallen te bepalen, vertrouwen de meeste bedrijven met uitgebreide toeleveringsketens en hoge variabele kosten op algoritmen in hun computersystemen om de EOQ te berekenen.
Minimale bestelhoeveelheid (MOQ): Deze techniek geeft prioriteit aan het inkopen van zo min mogelijk voorraad. MOQ kan gebaseerd zijn op het aantal eenheden of op een dollarcijfer. Het is van cruciaal belang om de impact van MOQ's op je voorraad en winstgevendheid te begrijpen. Als je een koper bent, moet je rekening houden met je voorraadbehoeften en opslagcapaciteit voordat je je vastpint op een MOQ. Als je een verkoper bent, moet je je MOQ's zorgvuldig instellen dat je de winstgevendheid garandeert zonder potentiële klanten af te schrikken.
Just-in-time voorraadbeheer: Deze techniek houdt in dat je de exacte hoeveelheid voorraad bestelt die je nodig hebt, precies wanneer je het nodig hebt. Het doel is om op elk moment zo min mogelijk overtollige voorraad te hebben. Het is een ideale oplossing voor bedrijven zonder voldoende opslagruimte en bedrijven met kleinere marges, of voor bedrijven die te veel geld willen uitgeven aan materialen. Om JIT-voorraadbeheer te laten werken, moeten verkopers voortdurend in contact blijven met leveranciers en fabrikanten. Tijd is van essentieel belang en deze methode vereist toegewijde, gestroomlijnde software om soepel te kunnen werken.
Als het correct wordt gedaan, kan JIT kosten en verspilling verminderen en de efficiëntie verhogen. Just-in-time inventory management heeft ook zijn nadelen. Verstoringen in de toeleveringsketen, bestelfouten en beschadigde artikelen kunnen vertragingen veroorzaken, wat leidt tot gefrustreerde klanten. Daarom vereist deze techniek het juiste gereedschap en nauwgezette tracking om alles soepel te laten verlopen.
Welke technieken voor voorraadbeheer je bedrijf ook kiest, het is van cruciaal belang om je activiteiten tijdens elke fase van inventory management in de gaten te houden.
Elke stap van het voorraadbeheerproces bouwt voort op de vorige, dus het is van cruciaal belang om vanaf het begin al je eenden op een rij te hebben. Dit zijn de belangrijkste momenten van voorraadbeheer:
Stap 1 — Voorraad- en invoergegevens ontvangen: Wanneer leveranciers materialen of producten leveren, moeten relevante gegevens worden geregistreerd en geüpload naar je voorraadbeheersysteem. Pro-tip: Implementeer AI-tools om je teams te helpen het gegevensinvoerproces te automatiseren. Dit vermindert administratieve taken en verbetert de nauwkeurigheid.
Stap 2 — Strategische opslag: Tijdens deze stap zijn belangrijke overwegingen onder meer opslagruimte, de verkeersstroom van de faciliteit en hoe je je meest populaire producten gemakkelijk toegankelijk kunt maken. AI-aangedreven generatieve modellen die zijn getraind op magazijngegevens en historische verkoopgegevens kunnen hierbij helpen. AI kan snel inzichten ontdekken die je helpen de opslag te optimaliseren en je ruimte optimaal te benutten.
Stap 3 — Orderbeheer en afhandeling: Zodra een klant een aankoop doet, treedt het orderbeheer in werking. Dit proces omvat alles wat er gebeurt na de knop Kopen; Het is wat alle downstream operationele processen, mensen, systemen en partnerschappen controleert die helpen bij het uitvoeren van bestellingen. Ordermanagement maakt het mogelijk om je klanten real-time updates te geven over waar hun bestelling zich bevindt ("Je bestelling heeft het magazijn verlaten en is op weg naar je deur!")
Stap 4 - Voorraadniveaus bijwerken: Wanneer je voorraad- en orderbeheersoftware synchroon lopen, is het hele proces na aankoop transparant voor zowel je medewerkers als je klanten. De voorraad wordt automatisch in realtime bijgewerkt, zodat je altijd weet wat er op voorraad is en wat niet. Dit geeft je merchandisers en voorraadbeheerders een nauwkeurig beeld van bestellingen en maakt het gemakkelijker om verpakkings-, verzend- en uitvoeringsprocessen te beheren en te coördineren.
Stap 5 — Nabestellen en aanvullen: Naarmate bestellingen worden uitgevoerd en de voorraadniveaus afnemen, kun je met nabestellingen een continue aanvoer van producten behouden. Het is van cruciaal belang om te weten wanneer en hoeveel je opnieuw moet bestellen. Als je te vroeg te veel bestelt, kan dit leiden tot deadstock (voorraad die niet meer verkoopbaar is omdat deze verlopen, verouderd of buiten het seizoen is). Te lang wachten met bestellen of niet genoeg bestellen kan leiden tot voorraadtekorten - en gefrustreerde klanten. AI-tools kunnen je helpen voorraadniveaus te bewaken, waarschuwingen voor nabestellingen te genereren op basis van vooraf gedefinieerde drempels en zelfs automatisch bestellingen te plaatsen bij leveranciers.
Om je te helpen de juiste hoeveelheid voorraad op het juiste moment op de juiste plaats te krijgen, maakt je gebruik van AI-technologie in de verschillende stappen van het voorraadbeheerproces. Met AI kun je taken automatiseren, waardevolle inzichten verkrijgen en je activiteiten efficiënter maken.
De eerste stap naar succesvol inventory management is weten waar je producten zich op elk willekeurig moment bevinden. De mogelijkheid om de hoeveelheid en stroom van je goederen in realtime te bekijken, staat bekend als voorraadzichtbaarheid. Als je eenmaal een duidelijk beeld hebt van al je voorraad, is het veel gemakkelijker om enorme hoeveelheden data bij te houden en op te slaan, vraag en aanbod op elkaar af te stemmen en het aantal gevallen van over- en onderverkoop te verminderen. Dit maakt ook groei op schaal mogelijk. Dus, hoe krijg je een kristalhelder beeld van de voorraad?
Tools zoals barcodescanners en SKU's kunnen de fysieke goederenstroom volgen, maar dat is slechts een deel van het plaatje. De meest geavanceerde voorraadbeheersystemen houden ook rekening met realtime reserveringen via verkoopkanalen. Een platform dat bijvoorbeeld verkoopgegevens van de website, app en fysieke winkels van een detailhandelaar integreert, biedt een meer holistisch beeld van je voorraad. Bij deze bedrijven kunnen merchandising- en operationele teams in één oogopslag precies zien hoeveel eenheden van elk artikel ze op elke locatie op voorraad hebben, hoeveel er nog moeten worden verzonden en waar die zijn opgeslagen in een distributiecentrum of magazijn. Met automatische bijbestellingen en voorspellende analytics zorgen bedrijven dat goederen op de juiste momenten worden aangevuld, bijvoorbeeld wanneer de vraag stijgt maar het punt voor bijbestellen nog niet is bereikt.
Grotere zichtbaarheid maakt bulkaankopen mogelijk, terwijl de opslagkosten worden verlaagd, en geïntegreerde analyses maken het mogelijk om de vraag nauwkeuriger te voorspellen om tijdige aankopen te doen. Geautomatiseerde rapportage en nabestellingen verminderen kostbare fouten zoals voorraadtekorten, overstock, verkeerde picks en foutieve verzendingen. Dit vergroot de kans dat je de schappen gevuld kunt houden en goederen snel en correct kunt leveren, wat de klanttevredenheid verhoogt en herhalingsaankopen stimuleert.
Veel bedrijven gebruiken nog steeds spreadsheets om hun voorraad te beheren. Maar zelfs de meest overzichtelijke en routinematig bijgewerkte spreadsheet kan op zichzelf geen realtime inzicht geven in de marktomstandigheden of opkomende leveranciersproblemen opsporen, zoals een schip met goederen dat vastzit in de haven. Het ondersteunt ook geen flexibele uitvoeringsopties zoals Buy Online, Pick Up in Store (BOPIS), die steeds populairder worden bij consumenten.
Handmatig voorraadbeheer is simpelweg geen houdbare methode wanneer bedrijven groeien en opschalen. Maar door voorraadgegevens van geïsoleerde teams naar het juiste digitale platform te tillen, kun je de goederenstroom in je hele supply chain efficiënt beheren. Dat geldt zelfs voor omnichannel-bedrijven die verkopen op fysieke, sociale media en app-gebaseerde kanalen. Zo bescherm je je bedrijf tegen eenvoudig te vermijden problemen, zoals online-overselling.
Voorraadbeheer digitaliseren en automatiseren:
Combineer een goede zichtbaarheid van de voorraad met enkele best practices voor inventory management en je hebt een recept voor succes.
Zichtbaarheid is van cruciaal belang voor je inspanningen op het gebied van voorraadbeheer, maar er zijn nog een paar andere best practices waarmee je rekening moet houden. Dit is waar je rekening mee moet houden bij het plannen van je voorraadbeheerstrategie:
Kwaliteitscontrole: Het is essentieel voor bedrijven om alle voorraad grondig te controleren op defecten of andere mogelijke problemen voordat ze producten aan klanten verkopen. Zonder kwaliteitscontrole kunnen klanten uiteindelijk beschadigde goederen kopen, wat leidt tot negatieve recensies en een aangetaste reputatie.
Voorraad moet worden geïnspecteerd wanneer deze in je magazijnfaciliteiten aankomt, maar kwaliteitscontrole moet ook prioriteit krijgen tijdens je verwerkings-, opslag- en verzendprocessen. Dit omvat een goede verpakking en het werken met betrouwbare verzendpartners die zorgvuldig met je voorraad omgaan.
Verbonden systemen: Door je voorraadbeheersysteem te verbinden met andere onderdelen in je e-commercestack, geef je multifunctionele teams een transparant en volledig beeld van je bedrijf. Het is veel gemakkelijker om inzichten te verkrijgen die je bedrijf vooruit helpen wanneer inventory management is geïntegreerd met je CRM-platform (Customer Relationship Management ) en orderbeheersysteem.
Bewaken en optimaliseren: Voorraadbeheer is geen kwestie van 'instellen en vergeten'. De marktomstandigheden, de eisen van klanten en je bedrijfsdoelen veranderen constant. Als je je voorraadbeheer continu monitort en verbetert, kun je je veel makkelijker aanpassen. Verzamel en analyseer feedback, data en statistieken om verbetermogelijkheden voor je bedrijf te identificeren.
Vraag je je af hoe je de prestaties van je voorraadbeheersystemen en -activiteiten meet? Hier zijn een paar belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) om bij te houden:
Voorraadbeheer of inventory management richt zich op de algehele controle en optimalisatie van voorraadniveaus, terwijl orderbeheer zich bezighoudt met het uitvoeren van klantorders. Beide processen zijn essentieel voor een effectief beheer van de toeleveringsketen en het waarborgen van klanttevredenheid. Voorraadbeheer en orderbeheer zijn twee afzonderlijke, maar onderling verbonden processen in de supply chain.
Om het succes van je voorraadbeheer te meten, moet je voortdurend key performance indicatoren (KPI's) bijhouden die aansluiten bij je bedrijfsdoelstellingen. Door gebruik te maken van robuuste analyse- en rapportagemogelijkheden kun je waardevolle inzichten krijgen in de omzet, verzending en klanttevredenheid.
De nauwkeurigheid van je voorraadcijfers, minimale voorraadtekorten en een efficiënte supply chain zijn allemaal indicatoren voor effectief voorraadbeheer.
