Voorraadbeheer is het proces dat bedrijven helpt de goederenstroom efficiënt te volgen, van de fabrikant tot het magazijn tot het verkooppunt. Het gaat over het in de gaten houden van voorraadniveaus, het voorspellen van de vraag en ervoor zorgen dat er voldoende voorraad is om aan de verwachtingen van de klant te voldoen.
Inventory management is de manier waarop je bedrijf al zijn producten volgt terwijl ze worden ontvangen, opgeslagen, besteld en verzonden. Van het magazijn tot de handen van de klant, effectieve tools en strategieën voor voorraadbeheer helpen je bedrijf om unieke klantervaringen te bieden. Daarmee weet je altijd wat er op voorraad is - en wat niet.
Stel je voor: je ziet online een advertentie voor een product dat je echt, echt wilt hebben - dus je beschouwt het als een teken van het universum om jezelf te trakteren. Maar wanneer je op de koopknop klikt, krijg je de irritante melding dat het niet op voorraad is: "Momenteel niet beschikbaar." Hoe frustrerend. Dit heeft alles te maken met voorraadbeheer.
In dit artikel vind je alles wat je moet weten over hoe je je voorraad goed kunt beheren en grip houdt op de vraag.
Met behulp van inventory management houden bedrijven bij welke goederen ze kopen, opslaan, verkopen en gebruiken. Voor bepaalde bedrijven, zoals fabrikanten, zijn deze 'goederen' de grondstoffen of onderdelen waarmee ze producten maken. Voor andere bedrijven, zoals retailers, gaat het om de direct verkoopbare voorraad.
De strategieën en behoeften op het gebied van voorraadbeheer verschillen per bedrijf. Maar ongeacht je bedrijf of branche, het doel is identiek: de juiste hoeveelheid van de juiste goederen op het juiste moment op de juiste plaats krijgen. Dat doel klinkt eenvoudig, maar de data vertelt een ander verhaal: 43% van de retailers beschouwt voorraadbeheer als hun #1 dagelijkse uitdaging. Hoe kunnen
bedrijven succesvol zijn ondanks problemen met de toeleveringsketen en veranderingen in de vraag? Wij vertellen je alles wat je moet weten
De onderliggende uitdaging achter inventory management is duidelijk: koop je te veel, dan loop je het risico dat je voorraad veroudert. Maar koop je te weinig, dan heb je niets om te verkopen - wat resulteert in ontevreden klanten die hun aankopen voortaan ergens anders doen. Voor succesvol voorraadbeheer moet je precies weten wanneer je moet bijbestellen en hoeveel.
Met realtime voorraadgegevens en de juiste tools voor voorraadbeheer kan je bedrijf AI, automatisering en voorspellende analyses gebruiken om cruciale signalen eerder te herkennen. Het automatiseren van voorraadbeheer bespaart geld en voorkomt verspilde arbeid.
Bied een uitstekende klantervaring, ook ná de aankoop.
De strategieën die je gebruikt voor inventory management zijn afhankelijk van je bedrijfsmodel. Hier zijn een paar populaire technieken.
Dropshipping: Deze techniek gaat over het uitbesteden van je opslag, productie en verzending. Het feit dat dropshipping je in staat stelt deze stappen te omzeilen, betekent niet dat er geen andere voorraadbeheertaken zijn die je moet uitvoeren. Focus je op het in realtime monitoren van de voorraadniveaus van je leverancier. Zet geautomatiseerde orderverwerkingssystemen in en onderhoud duidelijke communicatiekanalen met je leveranciers om tijdige verwerking van orders te garanderen en voorraadtekorten of -vertragingen te voorkomen.
Vraagvoorspelling: Vraagvoorspelling is de kunst en wetenschap van het voorspellen van de vraag van klanten naar bepaalde producten. Nauwkeurige, tijdige prognoses zijn van cruciaal belang voor bedrijven van elke omvang. Factoren zoals seizoensinvloeden, concurrentie, geografie en de soorten producten die je verkoopt, kunnen allemaal van invloed zijn op de vraag. Alle zakelijke beslissingen moeten gebaseerd zijn op gegevens, dus het is slim om als forecaster te investeren in de juiste tools voor trendprojectie, marktonderzoek en meer. Prognoses van de vraag helpen je ook bij het nemen van beslissingen over hoeveel veiligheidsvoorraad je moet aanhouden voor het geval de vraag plotseling piekt.
Doorlopend voorraadbeheer: Deze techniek is gebaseerd op software voor voorraadbeheer om de voorraadniveaus continu in realtime bij te houden. Door je inventory management te digitaliseren en te automatiseren, kan je bedrijf de nauwkeurigheid verbeteren, voorraadniveaus beter controleren en de kosten verlagen. Een ander belangrijk voordeel van een doorlopend voorraadsysteem is de mogelijkheid om te integreren met andere systemen in je bedrijf, zoals orderbeheer, boekhouding, klantenservice en meer.
Economische bestelhoeveelheid (economic order quantity, EOQ): Met deze techniek bereken je de ideale bestelhoeveelheid waardoor je aan de vraag kunt voldoen en tegelijkertijd de totale kosten die gepaard gaan met het bestellen, ontvangen en aanhouden van voorraad minimaliseert. De EOQ-formule is een vergelijking die kan worden gebruikt om de optimale hoeveelheid voorraad te bepalen die bij een fabrikant of leverancier moet worden aangevraagd.
EOQ kun je het best gebruiken in situaties waarin de vraag-, bestel- en aanhoudkosten constant blijven. Hoewel de formule kan worden gewijzigd om gevarieerde productieniveaus of orderintervallen te bepalen, vertrouwen de meeste bedrijven met uitgebreide toeleveringsketens en hoge variabele kosten op algoritmen in hun computersystemen om de EOQ te berekenen.
Minimale bestelhoeveelheid (minimum order quantity, MOQ): Deze techniek is gericht op het inkopen van zo min mogelijk voorraad. MOQ kan gebaseerd zijn op het aantal eenheden of op een bedrag in euro. Het is essentieel dat je begrijpt wat de impact is van MOQ's op je voorraad en winstgevendheid. Als je een koper bent, moet je rekening houden met je voorraadbehoeften en opslagcapaciteit voordat je je vastpint op een MOQ. Als je een verkoper bent, moet je je MOQ's zorgvuldig instellen zodat je de winstgevendheid garandeert zonder potentiële klanten af te schrikken.
Just-in-time (JIT) voorraadbeheer: Deze techniek houdt in dat je de exacte hoeveelheid voorraad bestelt die je op enig moment nodig hebt. Het doel is om op elk moment zo min mogelijk overtollige voorraad te hebben. Het is een ideale oplossing voor bedrijven zonder voldoende opslagruimte en bedrijven met kleinere marges. Of voor wie minder wil verspillen aan materiaalkosten. Om JIT-voorraadbeheer te laten werken, moeten verkopers voortdurend in contact blijven met leveranciers en fabrikanten. Tijd is cruciaal en deze methode vereist toegewijde, gestroomlijnde software om soepel te kunnen werken.
Als het correct wordt toegepast, kan JIT kosten en verspilling verminderen en de efficiëntie verhogen. Just-in-time inventory management heeft ook zijn nadelen. Verstoringen in de toeleveringsketen, bestelfouten en beschadigde artikelen kunnen vertragingen veroorzaken, wat leidt tot gefrustreerde klanten. Daarom vereist deze techniek het juiste gereedschap en nauwgezet monitoren om alles soepel te laten verlopen.
Welke technieken voor voorraadbeheer je bedrijf ook kiest, het is belangrijk om je activiteiten tijdens elke fase van inventory management in de gaten te houden.
Elke stap van het voorraadbeheerproces bouwt voort op de vorige, dus je wilt er zeker van zijn dat je vanaf het begin alles op orde hebt. Dit zijn de belangrijkste momenten van inventory management:
Stap 1 — Voorraad- en invoergegevens ontvangen: Wanneer leveranciers materialen of producten leveren, moeten relevante gegevens worden geregistreerd en geüpload naar je voorraadbeheersysteem. Tip van de professional: Implementeer AI-tools om je teams te helpen het gegevensinvoerproces te automatiseren. Dit vermindert administratieve taken en verbetert de nauwkeurigheid.
Stap 2 — Strategische opslag: Tijdens deze stap zijn belangrijke overwegingen onder meer opslagruimte, de verkeersstroom binnen de faciliteit en hoe je je meest populaire producten eenvoudig toegankelijk maakt. AI-gedreven generatieve modellen die zijn getraind op magazijngegevens en historische verkoopgegevens kunnen hierbij helpen. AI kan snel inzichten ontdekken die je helpen de opslag te optimaliseren en de beschikbare ruimte optimaal te benutten.
Stap 3 — Orderbeheer en -verwerking: Zodra een klant een aankoop doet, treedt het orderbeheer in werking. Dit proces gaat over alles wat er gebeurt na de knop ‘Kopen’. Het controleert alle opvolgende operationele processen, mensen, systemen en samenwerkingen die bijdragen aan het uitvoeren van bestellingen. Ordermanagement stelt je in staat om je klanten realtime updates te geven over waar hun bestelling zich bevindt ("Je bestelling heeft het magazijn verlaten en is naar je op weg!")
Stap 4 - Voorraadniveaus bijwerken: Wanneer je voorraad- en orderbeheersoftware synchroon lopen, is het hele proces na aankoop transparant voor zowel je medewerkers als je klanten. De voorraad wordt automatisch in realtime bijgewerkt, zodat je altijd weet wat er op voorraad is en wat niet. Dit geeft je assortiments- en voorraadbeheerders een nauwkeurig beeld van bestellingen en maakt het eenvoudiger om verpakkings-, verzend- en uitvoeringsprocessen te beheren en te coördineren.
Stap 5 — Nabestellen en aanvullen: Naarmate bestellingen worden verwerkt en de voorraadniveaus afnemen, zorgen nabestellingen ervoor dat je een continue productvoorraad behoudt. Het is heel belangrijk om te weten wanneer en hoeveel je opnieuw moet bestellen. Als je te vroeg te veel bestelt, kan dit leiden tot deadstock (voorraad die niet meer verkoopbaar is omdat deze verlopen, verouderd of buiten het seizoen is). Te lang wachten met bestellen of niet genoeg bestellen kan leiden tot voorraadtekorten - en gefrustreerde klanten. AI-tools kunnen je helpen voorraadniveaus te bewaken, waarschuwingen voor nabestellingen te genereren op basis van vooraf gedefinieerde drempelwaarden en zelfs automatisch bestellingen te plaatsen bij leveranciers.
Om je te helpen de juiste hoeveelheid voorraad op het juiste moment op de juiste plaats te krijgen, maak je gebruik van AI-technologie in de verschillende stappen van het voorraadbeheerproces. Met AI kun je taken automatiseren, waardevolle inzichten krijgen en je activiteiten efficiënter maken.
De eerste stap naar succesvol inventory management is weten waar je producten zich op elk willekeurig moment bevinden. De mogelijkheid om de hoeveelheid en stroom van je goederen in realtime te bekijken, staat bekend als voorraadinzicht. Als je eenmaal een duidelijk beeld hebt van al je voorraad, is het veel eenvoudiger om enorme hoeveelheden data bij te houden en op te slaan, vraag en aanbod op elkaar af te stemmen en het aantal gevallen van over- en underselling te verminderen. Dit maakt ook groei op schaal mogelijk. Dus, hoe krijg je een kristalhelder beeld van je voorraad?
Tools zoals barcodescanners en Stock Keeping Unit's (SKU's) kunnen de fysieke goederenstroom volgen, maar dat is slechts een deel van het verhaal. De meest geavanceerde voorraadbeheersystemen houden ook rekening met realtime reserveringen via verkoopkanalen. Een platform dat bijvoorbeeld verkoopgegevens van de website, app en fysieke winkels van een detailhandelaar integreert, biedt een meer holistisch beeld van je voorraad. Maakt jouw bedrijf gebruik van deze systemen, dan zien je merchandising- en operationele teams in één oogopslag precies hoeveel eenheden van elk artikel ze op elke locatie op voorraad hebben. Ze zien hoeveel er nog moeten worden verzonden en waar die zijn opgeslagen in een distributiecentrum of magazijn. Met automatische bijbestellingen en voorspellende analytics zorgt je bedrijf ervoor dat goederen op de juiste momenten worden aangevuld, bijvoorbeeld wanneer de vraag stijgt, maar het punt voor bijbestellen nog niet is bereikt.
Grotere zichtbaarheid maakt bulkaankopen mogelijk, terwijl de opslagkosten worden verlaagd. Met geïntegreerde analyses kun je de vraag nauwkeuriger voorspellen om tijdige aankopen te doen. Geautomatiseerde rapportage en nabestellingen verminderen kostbare fouten zoals voorraadtekorten, overstock, verkeerde picks en foutieve verzendingen. Dit vergroot de kans dat je de schappen gevuld kunt houden en goederen snel en correct kunt leveren, wat de klanttevredenheid verhoogt en herhalingsaankopen stimuleert.
Veel bedrijven gebruiken nog steeds spreadsheets om hun voorraad te beheren. Maar zelfs de meest overzichtelijke en routinematig bijgewerkte spreadsheet kan op zichzelf geen realtime inzicht geven in de marktomstandigheden of opkomende leveranciersproblemen opsporen, zoals een schip met goederen dat vastzit in de haven. Het ondersteunt ook geen flexibele uitvoeringsopties zoals online kopen, in de winkel afhalen oftewel Buy Online, Pick Up in Store (BOPIS), die steeds populairder worden bij consumenten.
Handmatig voorraadbeheer is simpelweg geen houdbare methode wanneer je bedrijf groeit en opschaalt. Maar door voorraadgegevens van geïsoleerde teams in het juiste digitale platform samen te brengen, kun je de goederenstroom in je hele supply chain efficiënt beheren. Dat geldt zelfs voor omnichannelbedrijven die verkopen op fysieke, social media en app-gebaseerde kanalen. Zo bescherm je je bedrijf tegen eenvoudig te vermijden problemen, zoals online-overselling.
Voorraadbeheer digitaliseren en automatiseren:
Combineer goed inzicht in je voorraad met enkele best practices voor inventory management en je hebt een recept voor succes.
Inzicht is essentieel voor je inspanningen op het gebied van inventory management, maar er zijn nog een paar andere best practices die je mee kunt nemen in je overwegingen. Een aantal zijn belangrijke aandachtspunten bij het plannen van je voorraadbeheerstrategie:
Kwaliteitscontrole: Het is essentieel voor je bedrijf om alle voorraad grondig te controleren op defecten of andere mogelijke problemen voordat je producten aan klanten verkoopt. Zonder kwaliteitscontrole kunnen je klanten beschadigde goederen kopen, wat leidt tot negatieve recensies en een aangetaste reputatie.
Voorraad moet worden geïnspecteerd wanneer deze in je magazijnfaciliteiten aankomt, maar kwaliteitscontrole moet ook prioriteit krijgen tijdens je verwerkings-, opslag- en verzendprocessen. Dit gaat onder andere over een goede verpakking en het werken met betrouwbare verzendpartners die zorgvuldig met je voorraad omgaan.
Geïntegreerde systemen: Door je voorraadbeheersysteem te koppelen met andere onderdelen in je e-commercestack, geef je multifunctionele teams een transparant en volledig beeld van je bedrijf. Het is veel eenvoudiger om bruikbare inzichten te verkrijgen om je bedrijf vooruit te helpen wanneer inventory management is geïntegreerd met je CRM-platform en orderbeheersysteem.
Bewaken en optimaliseren: Voorraadbeheer is geen kwestie van 'instellen en vergeten'. De marktomstandigheden, de eisen van klanten en je bedrijfsdoelen
veranderen constant. Als je je voorraadbeheer continu monitort en verbetert, kun je je veel makkelijker aanpassen. Verzamel en analyseer feedback, data en statistieken om verbetermogelijkheden voor je bedrijf te identificeren.
Vraag je je af hoe je de prestaties van je voorraadbeheersystemen en -activiteiten meet? Hier zijn een paar belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) om bij te houden:
Voorraadbeheer of inventory management richt zich op de algehele controle en optimalisatie van voorraadniveaus, terwijl orderbeheer zich bezighoudt met het uitvoeren van klantorders. Beide processen zijn essentieel voor een effectief beheer van de toeleveringsketen en het waarborgen van klanttevredenheid. Voorraadbeheer en orderbeheer zijn twee afzonderlijke, maar onderling verbonden processen in de supply chain.
Om het succes van je voorraadbeheer te meten, moet je voortdurend key performance indicatoren (KPI's) bijhouden die aansluiten bij je bedrijfsdoelstellingen. Door gebruik te maken van robuuste analyse- en rapportagemogelijkheden kun je waardevolle inzichten krijgen in de omzet, verzending en klanttevredenheid.
De nauwkeurigheid van je voorraadcijfers, minimale voorraadtekorten en een efficiënte supply chain zijn allemaal indicatoren voor effectief voorraadbeheer.
