Ministerie van Justitie in België ondergaat een digitale transformatie om services te verbeteren.

Of we ons er nu bewust van zijn of niet, het Ministerie van Justitie doet meer dan bemiddelen bij civiele zaken, berechten, geschillen oplossen en maatschappelijke re-integratie. Het ministerie speelt ook een belangrijke rol bij het creëren van nieuwe mogelijkheden en levensveranderende momenten, zoals adoptie van kinderen, die nieuwe gelegenheden bieden voor individuen en gezinnen.

Daarom is innovatie op dit gebied enorm belangrijk. Innovatie binnen justitie heeft een directe impact op echte en betekenisvolle mijlpalen, en zorgt voor veiligere, eerlijkere en betrouwbare community's. En het Ministerie van Justitie en Veiligheid in België is op dit gebied de voorloper.

"Het Ministerie van Justitie en Veiligheid heeft als doel om snellere, efficiëntere en menselijkere services te bieden", zegt Peter Coussement, Senior Advisor van de minister. En dat is een ambitieus doel als we kijken naar de omstandigheden:

• Justitie heeft een groot ecosysteem aan belanghebbenden. Als we even teruggaan naar het voorbeeld van adoptie en alle mensen die daar doorgaans bij betrokken zijn: behalve rechters, aanklagers en secretarissen, zijn er ook wettelijke voogden, biologische ouders en maatschappelijk werkers betrokken, evenals advocaten, ambtenaren, door de rechtbank aangewezen deskundigen, vertalers, leraren, begeleiders, politie en allerlei soorten inspectiediensten.
• Al deze teams hebben hun eigen gegevens die in verschillende indelingen zijn opgeslagen en door verschillende IT-systemen worden beheerd. Dit betekent dat er meer tijd nodig is om papieren formulieren te verzamelen, handschriften te ontcijferen, fouten te corrigeren en gegevens handmatig te uploaden. "In een van onze cases voor het hooggerechtshof stonden 70 verschillende spellingen van 'Spanje' verspreid over 30 jaar aan cases, als gevolg van acroniemen, talen etc. Dan wordt het lastig om gegevens na te trekken", zegt Coussement. Wanneer wetten worden gewijzigd, maken deze systemen het veel lastiger om transparant te blijven.
• Daarbij komt ook nog de complexe aard van veel juridische zaken, waardoor de omstandigheden waarin we snellere, efficiëntere en menselijkere services willen bieden wel erg complex worden.

"We houden ons bezig met allerlei verschillende cases binnen onze entiteiten, wat betekent dat het ministerie 15 verschillende casebeheersystemen heeft", zegt Jimmy De Laet, CIO. "Adoptie, strafzaken, scheidingen en nog veel meer. Er zijn geen twee cases die hetzelfde zijn, en zelfs geen twee typen cases die hetzelfde zijn. En elke case heeft een eigen tijdlijn. Hiervoor is een globaal overzicht nodig, waarmee we onze caseload holistisch kunnen evalueren. Dit houdt in dat we onze gegevens meer op detailniveau moeten kunnen bekijken."

Terwijl het team bezig was met overleg over de volgende stappen, gebeurde er van alles. (1) Het coronavirus kwam op het wereldtoneel, waardoor rechters gedwongen vanuit huis moesten werken. Als er een document ontbrak, moesten rechters de originele kopie ophalen bij de rechtbank of wachten op een levering, voordat ze een uitspraak konden doen en de case kon worden gesloten. "Het werd toen echt duidelijk dat een systeem op basis van papieren documenten veel nadelen heeft. Ik ben al 15 jaar openbaar aanklager, en dit was de eerste keer dat ik meemaakte dat iedereen de impact van digitalisering (of gebrek daaraan) op de werkvloer inzag", zegt Coussement. Daarna werd (2) NextGenerationEU door de Europese Commissie aangekondigd. Hierdoor kwamen grote bedragen aan subsidie vrij om verschillende onderdelen van de economie te stimuleren. Een deel hiervan werd weggezet voor de digitalisering van justitie, bijvoorbeeld casebeheer, doorzoekbare databases, upgrades voor de cyberbeveiliging en verbeteringen van statistische analyses. "Samen met het kabinet richtten we een tijdelijk bureau op, genaamd Digital Transformation Office, dat bestond uit een team van relevante mensen uit de sector die konden samenwerken en actie konden ondernemen", zegt De Laet.

De aanstelling van een gespecialiseerd team om actie te ondernemen wat betreft specifieke programma's of subsidies is slechts een van de vier best practices die het Ministerie van Justitie heeft toegepast. Deze best practices vormen een belangrijk beginpunt of checklist voor de digitale transformatie.

Coussement, De Laet en het team werkten met het Digital Transformation Office aan de lancering van een juridisch casebeheersysteem voor het hooggerechtshof op het Salesforce Customer 360-platform voor de publieke sector met implementatieservices die worden geleverd door CapGemini, hun gekozen Salesforce-partner en innovatiepartner. Dit biedt het ministerie de digitale casebeheertools voor samenwerking die nodig zijn om:

• Verschillende gegevenssets en informatie samen te voegen in één gestructureerde indeling aan de hand van 'one-to-many'-modellen vs. 'one-to-one'-modellen
• Begeleide werkstromen te bieden die zijn geconfigureerd op basis van specifieke bedrijfsregels
• Die gegevens en informatie te bieden in een overzichtelijke digitaal casedossier, inclusief unieke identifiers en tags voor de case, identiteit en hoofdgegevens

De projectcriteria achter het casebeheer voor justitie van het ministerie zijn een voorbeeld van hoe digitale transformatie eruitziet in de praktijk:

• Verschillende gegevenssets en informatie samenvoegen in één gestructureerde indeling aan de hand van 'one-to-many'-modellen vs. 'one-to-one'-modellen → Hierdoor kunnen teams digitale details vastleggen, beoordelen en beheren terwijl de case zijn traject door het juridische systeem aflegt.
• Begeleide werkstromen bieden die zijn geconfigureerd op basis van specifieke bedrijfsregels → Dit stroomlijnt meer delen van het juridische proces en zorgt dat deze kunnen worden uitgevoerd, waarmee teams onder andere sneller meer gestroomlijnde ervaringen kunnen leveren, zonder in te leveren op doortastendheid, parametrisering of functionaliteit.
• Die gegevens en informatie bieden in een overzichtelijke digitaal casedossier, inclusief unieke identifiers en tags voor de case, identiteit en hoofdgegevens → Dit zorgt ervoor dat gegevens toegankelijker zijn, waardoor teams beter kunnen samenwerken tussen verschillende rechtbanken.

Coussement, De Laet en het team gebruikten vervolgens dit platform om twee projecten te implementeren:

JustCase

JustCase is een casebeheersysteem dat is geconfigureerd op basis van de unieke behoeften van het hooggerechtshof. Geautoriseerde juridische gebruikers en gebruikers van justitie loggen in op een online communityportal die is samengesteld op Oplossingen voor de publieke sector - Experience Cloud, waar ze verschillende tools kunnen gebruiken om een case te beoordelen, bij te werken en te sluiten. Geïntegreerde dashboards bieden in real time inzicht in elke case en maken het eenvoudig om aanvullende gegevens te koppelen en zelfs om andere gerelateerde cases te koppelen die zijn gekoppeld aan de record. Indien gebruikers een specifieke vraag of verzoek hebben, kunnen ze de functie Knowledge-artikelen van de community gebruiken om informatie en veelgestelde vragen te openen gecategoriseerd op onderwerp of trefwoord. Gebruikers die een casebestand willen bijwerken of een document aan een record willen toevoegen, kunnen dit doen via de digitale intakeformulieren van de community, samengesteld met de engine voor bedrijfsregels. Gebruikers worden begeleid bij de gegevensverzameling aan de hand van dynamische 'if this, then that'-werkstromen.

Belgian Bulletin

Wanneer er bijvoorbeeld een nieuwe wet wordt ingevoerd, een nieuwe afgevaardigde wordt gekozen of een nieuw bedrijf wordt opgericht, wordt dit officieel gemaakt aan de hand van een publicatie in Het Belgische Staatsblad / Le Moniteur Belge, de nationale krant van België. In plaats van deze aankondigingen handmatig verwerken om te laten afdrukken, kan het team digitale intakeformulieren van de Engine voor bedrijfsregels gebruiken om die informatie van het ene bureau naar het andere bureau te verplaatsen. Met de volgfunctie kan het team de status van elke aanvraag volgen terwijl deze het beoordelingsproces doorloopt. Opmerkingen over de publicatie-aanvraag (zoals specifieke lay-out voor de tekst en afbeeldingen) kunnen worden toegevoegd, en teksten kunnen door teams zelf worden aangepast. "Hierdoor hebben we meer tijd en aandacht voor complexe vereisten, zonder de backlog te vergroten", zegt De Laet. Dankzij werkstromen kunnen de gegevensvelden worden gestroomlijnd via de publicatiestap en worden deze gesynchroniseerd met het documentbeheersysteem van het ministerie. Zo wordt het proces van begin tot eind gedigitaliseerd.

Updates en recent toegevoegde gegevenspunten worden vastgelegd in een caserecord of 'profielrecord', die een compleet overzicht van actuele informatie biedt. Dankzij geïntegreerde rapporten en dashboards kan het team voortgangsrapporten totaliseren, trends eruit pikken, oorzaken of obstakels identificeren en op gegevens gebaseerde beslissingen nemen. Shield en Security Center voegen aan beide apps een extra laag gegevensbescherming toe.

Dankzij dit platform kan het team:

• Rechtszaken digitaliseren en stroomlijnen, waarbij de vele belanghebbenden binnen justitie meer zichtbaarheid krijgen
• Tijd en energie besteden aan relevante werkzaamheden, waarbij de productiviteit en samenwerking aan cases omhoog gaat en minder tijd nodig is
• Gegevens overdragen tussen rechtbanken, zodat de juiste gegevens bij de juiste mensen terechtkomen, en werken als één justitieteam om in contact te komen met burgers om hun vragen te beantwoorden, advies te geven en oplossingen te verzinnen

Salesforce geeft het team een flexibele basis om nieuwe concepten te introduceren en breng ze tot leven binnen nieuwe services. Ze zijn begonnen met het ontwerp van JustSign, een toepassing waarmee officiële uitspraken en andere juridische documenten gecertificeerd kunnen worden ondertekend. JustSend is een werkstroom die documenten beheert, van elektronische handtekeningen tot de verzending naar burgers en andere belanghebbenden. Het maakt gebruik van AI-cases die niet mogelijk zouden zijn zonder gestandaardiseerde en samengevoegde gegevens. "We kunnen met een nieuwe visie kijken naar deze nieuwe uitdagingen en interessante projecten, waaronder onze toepassingen en gegevens beschikbaar maken voor advocaten en burgers", zegt De Laet.

Dezelfde verschuiving is zichtbaar binnen het hele team van het ministerie. "Mensen stellen ons de vraag 'hoe kunnen we op een nieuwe, digitale manier werken'", zegt Coussement. "Ze zien nu allerlei mogelijkheden waarop justitie betere services kan bieden aan onze burgers. Ze zien nu hoe ze een echt en betekenisvol verschil kunnen maken."

Vind de juiste oplossing