Verkoopfacturen: alles wat je moet weten om op tijd betaald te krijgen

Verkoopfacturen lijken misschien niet zo belangrijk in de alledaagse drukte, maar ze zijn essentieel voor een soepele bedrijfsvoering. Op een goede verkoopfactuur staat wat er verkocht is en waar nog betaling voor verschuldigd is, helpt je financiën op orde te houden en zorgt ervoor dat je op tijd betaald krijgt.

Kortom: verkoopfacturen zijn een vriendelijke herinnering om je te helpen georganiseerd te blijven, vertrouwen op te bouwen met je klanten en je cashflow effectief te beheren. We gaan eens goed kijken hoe dit eenvoudige document een groot verschil kan maken in je dagelijkse bedrijfsvoering.

Het volgende komt aan bod:

• Wat is een verkoopfactuur?
• Verkoopfactuur versus algemene factuur
• Verkoopfactuur versus servicefactuur
• Het belang van verkoopfacturen in de bedrijfsvoering
• De belangrijkste onderdelen van een verkoopfactuur
• Een verkoopfactuur opstellen
• Best practices voor het beheren van verkoopfacturen

Een verkoopfactuur is een document dat een verkoper aan een koper stuurt. In dit document staan de verkochte producten of diensten, hoeveelheden, prijzen en betalingsvoorwaarden. Als te ontvangen transactie verzoekt de verkoopfactuur de klant om betaling. De term verkoopfactuur verwijst naar een specifiek type factuur, maar wordt vaak verward met andere soorten facturen. Door dit onderscheid te begrijpen, zorg je ervoor dat betalingen soepel verlopen.

(Terug naar boven)

Een verkoopfactuur documenteert de aankoop van producten of diensten, terwijl een algemene factuur verwijst naar elk type factuur, al dan niet gekoppeld aan de verkoop van goederen. De specifieke details variëren per gebruik. Een algemene factuur kan vergelijkbare onderdelen bevatten als een verkoopfactuur, maar zonder een gespecificeerde lijst van producten. Kortom: een algemene factuur is een overkoepelende term die meerdere typen facturen omvat, waaronder de verkoopfactuur.

(Terug naar boven)

Een servicefactuur vraagt betaling voor een door de verkoper geleverde dienst. Een verkoopfactuur vraagt daarentegen betaling voor een fysiek product. Een freelance webdesigner kan bijvoorbeeld een servicefactuur sturen nadat hij of zij een nieuwe homepage voor een bedrijf heeft gebouwd. Andere toepassingen zijn onder meer consultancy voor een cybersecuritybedrijf of een sprekersvergoeding voor een zakelijk evenement. Dergelijke facturen bevat vaak aanvullende informatie, zoals een omschrijving van de werkzaamheden, behaalde mijlpalen en het aantal gewerkte uren. De betalingsvoorwaarden vermelden ook de tariefstructuur (uurtarief of vast tarief).

(Terug naar boven)

Het primaire doel van een verkoopfactuur is de klant informeren wanneer en hoe deze dient te betalen. Een verkoopfactuur vervult echter ook andere belangrijke rollen in de bedrijfsvoering. Een verkoopfactuur draagt bij aan een soepele zakelijke transactie, hetgeen de klanttevredenheid en loyaliteit ten goede komt. Wanneer een factuur alle benodigde informatie helder communiceert en de koper geen aanvullende vragen hoeft te stellen, dan is de klantervaring tijdens de transactie doorgaans beter.

Verkoopfacturen spelen ook een belangrijke rol bij het bijhouden van nauwkeurige financiële administratie. Deze facturen leggen transacties vast en vormen een permanent archief voor het bedrijf. Bedrijven gebruiken verkoopfacturen doorgaans om financiële inkomsten, quota's, en belastingen te berekenen nadat deze zijn betaald. Verkoopfacturen geven ook inzicht in de aankoopgeschiedenis van een klant en zijn daarmee de sleutel tot cross-selling en upselling.

Omdat verkoopfacturen belangrijke financiële documenten zijn, worden ze doorgaans veel vaker gelezen dan e-mails of marketingmateriaal. Ze zijn een uitstekend hulpmiddel om vertrouwen op te bouwen bij klanten, bijvoorbeeld door een banner of infographic op de factuur te plaatsen met links naar aanvullende informatie. Een retailbedrijf kan op de factuur bijvoorbeeld tips opnemen over aankomende promoties of nieuwe producten.

(Terug naar boven)

De effectiviteit van een verkoopfactuur hangt af van hoe goed de verkoper de transactiegegevens aan de koper communiceert. De belangrijkste onderdelen van een verkoopfactuur zijn:

Deze datum, de dag waarop de factuur is opgesteld, geeft officieel het startsein voor de inning van de factuur. Als een factuur bijvoorbeeld op 1 januari wordt verstuurd en de klant dertig dagen heeft om te betalen, dan is de vervaldatum 30 januari op basis van de factuurdatum. Sommige bedrijven stellen facturen op met een datum van drie tot vijf dagen in de toekomst, om tijd te hebben voor verwerking en controle. Anders kan het zijn dat klanten de factuur ontvangen met minder tijd om te betalen, wat voor frustratie kan zorgen.

Traditioneel gezien zijn factuurnummers bedoeld als unieke identificatie van elke verkoopfactuur. Medewerkers van de klantenservice gebruiken dit nummer om snel de juiste factuur te vinden wanneer een klant belt met vragen. Overheidsklanten gebruiken het factuurnummer ook om de belastingverplichting vast te leggen en betalingen te verwerken.

In dit gedeelte staat voor welke producten de factuur is, inclusief productnummers en een korte omschrijving van elk product. Bij fysieke producten is dat vrij eenvoudig, maar bij verbruiks- en abonnementsmodellen wordt het al iets complexer. De factuur dient duidelijk te vermelden waarvoor de klant betaalt, en dat kan op pro-ratabasis zijn. Als een klant zich bijvoorbeeld laat in de maand heeft aangemeld, dan kan de factuur betrekking hebben op slechts vijftien dagen van die eerste maand. Bij een product op verbruiksbasis vermeldt de verkoopfactuur ook het aantal eenheden dat de klant heeft verbruikt.

De prijs op de verkoopfactuur is duidelijk: het is het bedrag waarover koper en verkoper overeenstemming hebben bereikt. Bij een product op verbruiksbasis vermeldt de factuur de prijs per eenheid. Als de prijs varieert op basis van het verbruik, dan worden de verbruikte hoeveelheden per prijsniveau uitgesplitst. Stel dat het e-mailmarketingprogramma $ 100 per maand kost voor 10.000 e-mailadressen op je lijst, met een aanvullende prijs voor elk extra e-mailadres boven die grens, dan vermeld je de uitsplitsing van het aantal e-mailadressen per prijsniveau.

In dit gedeelte staat hoe en wanneer de klant de factuur duebt te betalen. Veel verkoopfacturen hanteren een betalingstermijn van dertig dagen netto. Dat betekent dat de klant vanaf de factuurdatum dertig dagen heeft om het verschuldigde bedrag te voldoen. Sommige verkoopfacturen bieden in dit gedeelte ook een korting aan voor vroege betaling. Door een betaallink op de verkoopfactuur te zetten, maak je het klanten gemakkelijk om snel te betalen. Vermeld daarnaast ook informatie over incassokosten bij te late betaling, inclusief wanneer deze ingaan en hoe hoog ze zijn.

Kopers willen weten bij wie ze terechtkunnen met vragen over de factuur. Door de naam, het telefoonnummer, het adres en het e-mailadres van de contactpersoon op te nemen, kunnen verkopers klanten snel antwoord op hun vraag geven. Dat vermindert frustratie en verkort je Days Sales Outstanding (DSO) als klanten vragen hebben.

(Terug naar boven)

Facturen handmatig opstellen kost de nodige tijd, maar automatisering is eenvoudig. Met Revenue Cloud automatiseer je facturen door alle saleskanalen in je CRM samen te brengen en gebruik te maken van de ingebouwde factuurplanner. Met de abonnementsbeheerder beheer je bovendien alle op gebruik gebaseerde producten. Dankzij de functie voor geconsolideerde facturering leg je kosten via elk saleskanaal eenvoudig vast. Factureren met Salesforce betekent dat je je geen zorgen hoeft te maken over personalisatie: het systeem stemt elke factuur automatisch af op de klant.

Je kunt ook een eenvoudige factureringstool gebruiken. Hoewel dergelijke facturen mogelijk minder personalisatiemogelijkheden en integraties bieden, kun je met een breed scala aan tools zeer zeker bruikbare facturen opstellen.

Volg deze vijf stappen:

1. Gebruik je factureringssoftware om automatisch een factuur te genereren op basis van de bestelling. (Door dit deel van het proces te automatiseren, bespaar je aanzienlijk veel tijd.)
2. Stel de software zo in dat het gebruik van op gebruik gebaseerde producten automatisch wordt bijgehouden en het verschuldigde bedrag wordt berekend op basis van de prijsstructuur. (In plaats van een tijdrovend en foutgevoelig handmatig proces, verloopt facturering met software naadloos en nauwkeurig.)
3. Personaliseer de factuur op basis van de voorkeuren van de klant.
4. Gebruik de software om de factuur te controleren op uitzonderingen. (Laat een medewerker alle voor controle gemarkeerde facturen nalopen.)
5. Bezorg de factuur tijdig bij de klant, op de manier die hun voorkeur heeft.

(Terug naar boven)

▸▸▸ Word lid van de Salesblazer-community
We bouwen de grootste, meest succesvolle community van salesprofessionals, zodat je kunt leren, netwerken en groeien.

Het beheren van verkoopfacturen lijkt een eenvoudig proces. Toch kan facturering al snel een pijnpunt worden voor kopers als het niet efficiënt wordt afgehandeld.

Dit zijn veelgebruikte best practices:

• Integreer revenue management met je CRM. De gegevens op je facturen overlappen doorgaans met je CRM-data. Als je hiervoor twee afzonderlijke systemen gebruikt, verricht je dubbel werk en neemt de kans op fouten toe. Door de facturering met je CRM te integreren, kun je automatisch nauwkeurige facturen genereren en deze rechtstreeks naar je klant sturen.
• Verstuur verkoopfacturen op tijd. Klanten verwachten regelmatig een factuur te ontvangen. Wanneer een klant zelf achter een factuur aan moet, veroorzaakt dat onnodige wrijving in het proces. Tegelijkertijd betekent een te laat verstuurde factuur dat je organisatie de betaling voor het product later ontvangt dan zou moeten. Dit kan leiden tot problemen met revenue management.
• Verstuur digitale facturen. Omdat papieren facturen duur en tijdrovend zijn, versturen veel organisaties tegenwoordig digitale facturen. Bedrijven die facturen nog altijd per post verzenden, kunnen als achterhaald worden beschouwd. Bovendien is het bij digitale facturen mogelijk om alle stappen te automatiseren, van het opstellen en controleren tot en met het verzenden.
• Zorg dat alle data klopt. Hoewel het belangrijk is facturen op tijd te versturen, is het nog belangrijker dat ze correct zijn. Onjuiste facturen kunnen klanten aan de betrouwbaarheid van je organisatie doen twijfelen. Als je twijfelt aan de juistheid van een factuur, kun je de verzending beter uitstellen totdat je hebt gecontroleerd of alle data klopt. Verleng dan wel de betalingstermijn en stel de klant duidelijk van deze wijziging op de hoogte.
• Controleer facturen op uitzonderingen. Het doel van het controleproces is volledige automatisering: je facturatiesoftware handelt zo veel mogelijk van de controle zelf af. De tool kan uitzonderingen detecteren, zoals aankoopbedragen die een vastgestelde drempel overschrijden, en de betreffende factuur markeren voor handmatige controle.
• Gebruik geautomatiseerde herinneringen om betalingen bij te houden. Met je factureringssysteem kun je eenvoudiger zien wie al heeft betaald en welke facturen nog openstaan. Door het systeem onbetaalde facturen te laten markeren, kan je team deze klanten benaderen. Zo kun je de tijd tot betaling verkorten en eventuele fouten bij de verzending snel opsporen.

(Terug naar boven)

Een duidelijke en correcte verkoopfactuur helpt het betalingsproces zo soepel mogelijk te laten verlopen en vermindert het aantal telefonische vragen van klanten over facturen. Met software voor verkoopfacturering zorgt je team voor een nauwkeurig en efficiënt proces en kan het tegelijkertijd verschillende onderdelen van de factuur afstemmen op de voorkeuren van de klant.

Bedrijven die een factureringsproces ontwikkelen dat zowel aan de behoeften van de organisatie als aan die van hun klanten voldoet, kunnen tegelijkertijd hun Revenue Lifecycle Management verbeteren en de klanttevredenheid verhogen.

(Terug naar boven)