Wat is Contract Lifecycle Management (CLM)?

Overkomt dit je wel eens? Je bent verkoper en houdt meerdere deals tegelijk in de lucht. Maar toch gaat er iets mis: je mist enkele details in een belangrijk contract. Je overschrijdt per ongeluk een deadline, waardoor er problemen ontstaan met wet- en regelgeving. Voor je het weet verlies je bijna de helft van de contractwaarde.

Het is een dure fout die vaker voorkomt dan je denkt. Uit recent onderzoek van KPMG blijkt dat bedrijven tot 40% van hun contractwaarde kunnen verliezen door inefficiënt contractbeheer.

Goed contractbeheer gaat verder dan alleen je documenten op orde hebben. Het draait om het opzetten van een efficiënt en herhaalbaar proces dat:

• De productiviteit verhoogt
• Naleving van regels waarborgt
• Groei stimuleert

Contract Lifecycle Management (CLM) helpt je om contracten te beheren vanaf opstellen tot en met de verlenging. Met CLM zorg je ervoor dat contracten gedurende hun hele looptijd efficiënt en volgens de regels worden beheerd. CLM maakt het eenvoudiger om overeenkomsten van begin tot eind te organiseren. Het zorgt voor soepelere bedrijfsprocessen en helpt je goede relaties met klanten te behouden.

Met CLM kunnen verkoopteams:

• Hun werkprocessen vereenvoudigen
• Deals sneller sluiten
• Meer tijd besteden aan wat echt belangrijk is: contact met klanten

Met CLM-software hebben teams altijd en overal toegang tot hun contracten vanuit één centrale plek. Ze zien in één oogopslag de status en geschiedenis van elke overeenkomst. Zo missen ze nooit meer een deadline en blijven ze op schema voor belangrijke mijlpalen. Efficiënt contractbeheer verbetert niet alleen de verkoopcyclus, maar zorgt ook voor een soepelere ervaring voor klanten. Deze duidelijkheid en betrouwbaarheid bouwen vertrouwen op en vormen de basis voor sterke, langdurige zakelijke relaties.

CLM gaat verder dan alleen het ordenen van je contracten- het verbetert de manier waarop je zakendoet. Dit zijn de belangrijkste voordelen:

Efficiënt contractbeheer

Met CLM heb je altijd overzicht over je contracten. Je weet precies in welke fase elk contract zich bevindt: van het opstellen en ondertekenen tot aan de goedkeuring en verlenging. Dit overzicht helpt je om deadlines op tijd te halen en ervoor te zorgen dat verlengingen niet worden uitgesteld of gemist. Zo rond je deals op tijd af en voorkom je omzetverlies.

Betere naleving en risicobeheer

Contracten kun je met behulp van CLM eenvoudig volgens de laatste wet- en regelgeving beheren. Het systeem controleert automatisch of contracten voldoen aan de juiste eisen en signaleert mogelijke risico's. Dankzij de digitale ondertekening en gestandaardiseerde workflows is de kans op fouten kleiner. Ook heb je altijd een duidelijk overzicht van je contractverplichtingen en kun je snel inspelen op veranderingen in wet- en regelgeving.

Hogere productiviteit en kostenbesparing

Dure en ouderwetse processen, zoals het versturen van documenten per post of koerier voor handtekeningen, zijn met CLM-software verleden tijd. Alles verloopt digitaal, met gestandaardiseerde en geautomatiseerde processen. Je team hoeft contracten niet meer handmatig te controleren, wat niet alleen de doorlooptijd verkort maar ook de administratieve kosten flink verlaagt. De tijd die je bespaart, kan je team inzetten voor wat echt belangrijk is: contact met klanten en het stimuleren van groei.

CLM-software vereenvoudigt en automatiseert elk onderdeel van je contractbeheer. Dit maakt het hele proces sneller, nauwkeuriger en efficiënter:

Contracten opstellen
Je begint met een sjabloon dat je aanpast aan de voorwaarden van de deal. Je kunt clausules toevoegen, aanpassen of verwijderen, terwijl de software automatisch controleert op fouten of tegenstrijdigheden. CPQ-software (Configure, Price, Quote) kan automatisch product- en prijsgegevens genereren op basis van vastgestelde verkoop- en prijsregels. Dit zorgt voor nauwkeurige, klantgerichte offertes en minimaliseert fouten door handmatige invoer.

Workflow-automatisering
CLM gebruikt verkoopautomatisering om contracten door de juiste goedkeuringsfases te leiden. Het systeem zorgt ervoor dat de juiste mensen op tijd hun taken uitvoeren, zodat het proces sneller en efficiënter verloopt.

Digitale handtekeningen
Met digitale handtekeningen kun je contracten eenvoudig online ondertekenen. Papierwerk is niet meer nodig, en je rondt contracten sneller af.

Monitoring en meldingen
Ook na ondertekening houdt de software je contracten in de gaten. Je ontvangt automatische herinneringen voor belangrijke momenten, zoals verlengingen of evaluaties. Zo blijven je contracten altijd up-to-date en voldoen ze aan de regels.

Analyse en rapportage
Tijdens de hele looptijd van een contract verzamelt CLM-software gegevens over prestaties en naleving. Deze data wordt omgezet in rapporten en analyses. Met deze inzichten kun je de effectiviteit van je contracten monitoren, verbeterpunten ontdekken en je strategieën verder aanscherpen.

CLM-software is meer dan alleen een tool voor contractbeheer - het is een krachtige manier om je verkoopomzet te verhogen. Dit zijn de belangrijkste voordelen:

• Snellere afronding van deals: met CLM-software versnel je het contractproces van concept tot handtekening. Hierdoor kun je deals sneller afronden en verlengingen eenvoudiger maken voor je klanten. Snellere deals betekenen ook een betere cashflow, waardoor je meer kunt investeren in nieuwe leads en verkoopkansen.
• Betere nauwkeurigheid van contracten: geautomatiseerde sjablonen en gestandaardiseerde processen helpen fouten te voorkomen die deals kunnen vertragen of zelfs in gevaar brengen. Nauwkeurige contracten besparen niet alleen kosten, maar versterken ook het vertrouwen en de tevredenheid van klanten – essentieel voor langdurige relaties en herhaalaankopen.
• Betere klantervaring: CLM-software stroomlijnt je contractbeheer tot een soepel en gebruiksvriendelijk proces. Dat zorgt voor een betere ervaring voor zowel je klanten als je eigen team. Positieve ervaringen bouwen vertrouwen op, houden klanten tevreden en stimuleren meer verkoop.
• Strategische inzichten: door contractvoorwaarden en resultaten te analyseren, krijgt je team meer inzicht in wat werkt. Stel dat data laat zien dat klanten met kwartaalevaluaties 50% vaker hun contract verlengen. Dan kan je team ervoor kiezen om deze evaluaties standaard op te nemen in toekomstige contracten om klantrelaties te versterken en verlengingspercentages te verhogen.

Inzicht in het CLM-proces is belangrijk om ervoor te zorgen dat je contracten efficiënt worden opgesteld, besproken en goedgekeurd. Laten we bekijken wat er in elke fase gebeurt.

Fase 1: Contract opstellen
Je begint met het opstellen van je contract. Gebruik hiervoor sjablonen met vooraf goedgekeurde clausules en voorwaarden. Zo zorg je vanaf het begin dat het contract voldoet aan alle regels en bedrijfsdoelen. Een standaardsjabloon kan bijvoorbeeld juridische voorwaarden, prijsstructuren en serviceniveau-afspraken (SLA’s) bevatten. Je past snel specifieke onderdelen aan, zoals dienstverlening en klantgegevens, zonder elke keer vanaf nul te beginnen.

Na het opstellen volgt de onderhandeling. In deze fase worden de voorwaarden besproken en aangepast op basis van feedback van juridische zaken, financiën en de klant. Een goed CLM-systeem houdt automatisch alle wijzigingen bij. Vraagt een klant bijvoorbeeld om aanpassing van de SLA of betalingsvoorwaarden? Het systeem registreert deze wijzigingen en maakt het eenvoudig om ze te volgen. Deze transparantie helpt alle partijen om sneller overeenstemming te bereiken. Daarna hoeft het contract alleen nog maar intern goedgekeurd te worden, maar ook dit verloopt eenvoudig via de CLM-software.

Fase 2: Uitvoering
Als alle partijen akkoord zijn met de voorwaarden, wordt het contract doorgestuurd voor ondertekening – natuurlijk digitaal! Dit is de uitvoeringsfase van het contract. Het is belangrijk om het contract op te slaan in een centrale en toegankelijke omgeving. Zo kan iedereen die het contract nodig heeft er in volgende fases bij.

Fase 3: Levering en opvolging
In de laatste fase van de contractcyclus controleer je of aan alle voorwaarden wordt voldaan en hoe het contract presteert. Dit zorgt ervoor dat alle verplichtingen worden nagekomen en je tijdig actie kunt ondernemen bij verlengingen of controles. Dit is een van de belangrijkste en waardevolste functies van het CLM-systeem. In deze fase worden ook analyses gemaakt die je voorzien van waardevolle inzichten.

Een effectief CLM-systeem kan de manier waarop je organisatie contracten beheert volledig veranderen. Het maakt het proces niet alleen efficiënter, maar zorgt ook voor betere naleving en meer inzicht. Volg deze stappen om je CLM-proces succesvol op te zetten.

Breng knelpunten in kaart
De eerste stap is om te begrijpen waar je huidige contractbeheer tekortschiet. Door knelpunten te herkennen, kun je een CLM-proces ontwikkelen dat deze problemen effectief oplost. Geef prioriteit aan zaken die vertraging veroorzaken, zoals het verzamelen van handtekeningen, fouten tijdens het opstellen of problemen met het naleven van regels. Zo zorg je ervoor dat je CLM-proces direct impact heeft waar het het meest nodig is.

Betrek belanghebbenden en stel duidelijke doelen
Een succesvolle implementatie realiseer je samen. Betrek belanghebbenden van verschillende afdelingen, zoals verkoop, juridische zaken en financiën, om inzicht te krijgen in hun behoeften en uitdagingen. Bespreek wat elk team nodig heeft om ervoor te zorgen dat het CLM-systeem hen optimaal ondersteunt. Stel daarna duidelijke doelen voor je CLM-proces. Je kunt je bijvoorbeeld richten op het versnellen van de verkoopcyclus, het verminderen van fouten of het verbeteren van compliance. Door samen te werken zorg je dat het systeem aansluit bij de behoeften van je organisatie en soepel wordt ingevoerd en geïntegreerd.

Kies de juiste CLM-software
Kies een CLM-oplossing die niet alleen aan je huidige behoeften voldoet, maar ook kan meegroeien met je bedrijf. Het is belangrijk dat de software integreert met je andere systemen, zoals je CRM en financiële systemen. Dit vereenvoudigt gegevensinvoer, vermindert fouten en zorgt voor een efficiënter proces.

Standaardiseer je processen
Software alleen is niet genoeg voor succes. Leg eerst best practices en duidelijke processen vast die aansluiten bij je bedrijfsdoelen. Een solide basis zorgt ervoor dat de technologische oplossing effectief ondersteunt én dat gebruikers consistent en volgens de regels werken.

Zorg voor adoptie en succes op lange termijn
Een nieuw systeem is pas succesvol als mensen het ook daadwerkelijk gebruiken. Communiceer daarom duidelijk, bied training aan alle gebruikers en monitor continu de prestaties van het systeem. Pas de processen waar nodig aan, zodat het systeem blijft aansluiten bij je behoeften. Je bedrijf blijft zich ontwikkelen, en je CLM-systeem moet daarin meegroeien.