Wat is sales operations? Een compleet overzicht.

Toen J. Patrick Kelly in de jaren zeventig sales operations uitvond bij Xerox, omschreef hij het als ‘al die vervelende cijferdingen die je niet wilt doen, maar wel moet doen om een geweldig salesteam te bouwen’.

Vandaag de dag is sales ops uitgegroeid van een puur cijfermatige rol naar een functie die overal bij betrokken is. 85% van de salesprofessionals is het erover eens dat sales ops steeds strategischer wordt, zo blijkt uit ons onderzoeksrapport State of Sales . Sales ops, dat vroeger de onbezongen held op de achtergrond was, staat nu volop in de schijnwerpers. Het team rust elke fase van het salesproces uit met data en technologie, zodat sales meer kan bereiken met minder middelen.

Dat is nogal wat. Maar er is goed nieuws. Hieronder lees je hoe sales operations kan floreren, niet alleen overleven, nu de verantwoordelijkheden groeien. Ontdek de geheimen van een effectief team voor sales ops en leer hoe je er zelf een opbouwt met productiviteitstools voor salesteams.

Het volgende komt aan bod:

• Wat is sales operations?
• Waarom zijn sales operations belangrijk?
• Wat doet een team voor sales operations?
• Welke rollen en verantwoordelijkheden moet een team voor sales operations hebben?
• Wat zijn de belangrijkste tools voor een team voor sales operations?
• Hoe meet je het succes van sales operations?

Sales operations gebruikt systemen en technologie om salesteams hun targets te laten halen. Sales ops baseert dit werk op data: hoeveel medewerkers moeten er worden aangenomen? Waar gaan we ze inzetten? En hoe motiveer je ze om hun targets te bereiken? Het doel is uiteindelijk om dag na dag de efficiëntie, de kwaliteit en het salesproces verbeteren.

▸▸▸ Schaal je pipeline op met agents die dag en nacht beschikbaar zijn
Laat handmatige taken over aan je agents en concentreer je op het bieden van inzichten aan klanten en het binnenhalen van deals.

Het sleutelwoord is efficiëntie: meer impact maken zonder extra tijd en geld te investeren. Sales ops maakt dit mogelijk door zowel salesleiders als salesmedewerkers te ondersteunen met geoptimaliseerde technologie die de strategie en productiviteit stimuleert. Leidinggevenden binnen sales krijgen tools zoals prestatiedashboards en geautomatiseerde prognoses, die samen de planning en besluitvorming ondersteunen. Salesmedewerkers krijgen tools zoals enablement en AI-aanbevelingen, waarmee ze sneller en eenvoudiger kunnen verkopen.

Het resultaat: een stevige omzetgroei. Bedrijven met uitstekende teams voor sales operations zien een productiviteitsstijging van 20% tot 30%, aldus McKinsey .

Alles draait om het aanbrengen van structuur in de chaos van sales. Je kent het wel: salesmedewerkers die ruziën over accounts, verdrinken in administratieve taken, elk salesgesprek improviseren en maar wat aanrommelen met hun aanpak. Ondertussen kunnen salesleiders de data die ze nodig hebben niet vinden om optimale targets op te stellen, laat staan knelpunten in de pipeline op te sporen die deze targets in gevaar brengen.

Met sales operations ruil je improvisatie invoor datagedreven actie, waardoor het rendement op de tijd en energie van het hele salesteam toeneemt. In de volgende sectie leggen we uit hoe.

▸▸▸ Laat je salesagent de routinetaken afhandelen en versnel elke deal
Vergroot je salescapaciteit en stimuleer groei op één platform. Implementeer agentische AI op de plek waar je vertrouwde data zich al bevindt.

Sales operations realiseert op hoog niveau een voorspelbare omzet door het salesproces te stroomlijnen met best practices en automatisering. Vervolgens analyseren leidinggevenden binnen sales ops data van salesteams om inzichten te ontdekken en rapporten te maken die de salesstrategie richting geven.

De gemiddelde salesmedewerker besteedt slechts een derde van de tijd aan de verkoop . Het doel van sales operations is om handmatig werk van de salesmedewerker over te nemen, zodat die zich volledig op de verkoop kan richten. Automatisering in CRM-software (customer relationship management) kan bijvoorbeeld data-invoer overnemen , zoals het vastleggen van salesgesprekken. Kunstmatige intelligentie (AI) kan salesmedewerkers ook de meest veelbelovende prospects tonen in een grote pool van leads, zodat ze zich richten op de belangrijkste.

▸▸▸ Word lid van de Salesblazer-community
We bouwen de grootste, meest succesvolle community van salesprofessionals, zodat je kunt leren, netwerken en groeien.

Teams voor sales ops steken veel tijd in het analyseren van wat wel en niet werkt in het verkoopproces. Wanneer ze trends of vormen van gedrag zien die leiden tot een efficiëntere verkoop, kunnen ze deze omzetten in best practices voor het hele verkoopteam. En dat verkort de salescyclus.

Stel je voor: je vindt een medewerker die zijn quota ruimschoots haalt en ziet dat dit te danken is aan een specifieke cadans van diens outreach: de volgorde en timing van de stappen die de salesmedewerker doorloopt om prospects door de salespipeline te leiden. Sales ops verankert die aanpak vervolgens in het algemene verkoopproces, zodat de teamprestaties verbeteren en nieuwe medewerkers sneller hun quota halen.

Wat je niet meet, kun je niet verbeteren. Sales ops vertaalt data naar inzichten en bouwt het fundament van informatie waarop verkoopteams vertrouwen bij cruciale beslissingen. Ze stellen verwachte verkoopprestaties op, zoals prognoses. Daarnaast rapporteren ze over statistieken: van het grote geheel van de bedrijfsgezondheid (zoals de omzet) tot gedetailleerde analyses van de verkoopactiviteiten (zoals bezwaren van klanten die over het hoofd zijn gezien).

Sales operations signaleert vervolgens knelpunten en doet aanbevelingen voor vervolgstappen, zodat leidinggevenden binnen sales tijdig kunnen bijsturen om targets te halen. Accountgebaseerde verkopers richten zich op een specifieke sector of groep klanten en prospects, en creëren voor elke een persoonlijke verkoopstrategie. Relaties spelen hierbij een sleutelrol, omdat het vaak gaat om hoogwaardige producten en diensten die tijd kosten om te verkopen.

Een voorbeeld van accountgebaseerde sales is farmaceutische verkoop. Farmaceutische vertegenwoordigers richten zich op een specifieke hoogwaardige praktijk. Zo kunnen ze bijvoorbeeld bloeddrukgeneesmiddelen verkopen aan een selecte groep goed beoordeelde cardiologiepraktijken in een bepaalde regio.

Accountgebaseerde verkoop vraagt van verkopers dat ze zowel product- als accountexperts zijn. Als productexpert lever je cruciale informatie, beantwoord je vragen, handel je bezwaren af en neem je onzekerheid weg bij de besluitvormers van je accounts. Als accountexpert word je een vertrouwde sparringpartner voor je klant, wat kan leiden tot een duurzame zakelijke relatie.

Sales ops werkt samen met leidinggevenden binnen sales om de visie en strategie voor de komende jaren uit te stippelen. Vervolgens werken ze die elk jaar stap voor stap uit. Dit doen ze via strategische planning, die vier onderdelen omvat:

• Via territoriumplanning worden de juiste vertegenwoordigers aan de juiste regio's toegewezen om targets te halen.
• Capaciteitsplanning bepaalt of er meer medewerkers moeten worden aangesteld om de verkoopdoelen te halen, en zo ja hoeveel.
• Quotaplanning bepaalt de verwachte prestaties van salesmedewerkers op basis van voorspelde doelen.
• Beloningsplanning stimuleert het juiste gedrag van salesmedewerkers om hun doelen te halen.

Teams binnen sales operations kunnen klein zijn, met maar één persoon, maar kunnen ook uit tientallen experts bestaan. Laat je team succesvol zijn door te beginnen met een generalist die de kernfuncties van sales ops aankan, met name procesverbeteringen en technologiebeheer. Voeg dan nieuwe rollen toe naarmate je groeit, van leidinggevenden die het team kunnen opschalen tot specialisten zoals data-analisten.

Laten we de belangrijkste rollen van een succesvol sales operations-team onder de loep nemen:

• Vice President of Sales Operations of Director of Sales Operations: Deze rol leidt de afdeling en werkt samen met andere leidinggevenden, zoals de Chief Revenue Officer en de Vice President of Sales. Ze ontwikkelen overkoepelende strategieën die de efficiëntie, productiviteit en omzetgroei in het hele bedrijf verbeteren.
• Sales Operations Manager: Deze rol vertaalt de koers van het management naar de dagelijkse praktijk via processen en tools. Ook halen ze het beste uit hun mensen door best practices te definiëren en implementeren.
• Sales Operations Representative: Dit is een instapfunctie waarbij dagelijkse taken centraal staan, zoals het bijhouden van de voortgang rondom de doelen, gegevensinvoer, het bijwerken van rapporten en de administratieve ondersteuning aan verkopers.
• Sales Operations Analyst: Deze rol maakt gebruik van CRM-software en andere databronnen om verbeteringen voor te stellen en prestatierapporten op te stellen.

Op zoek naar talent? Er is meer dan genoeg te vinden. Een snelle LinkedIn-zoekopdracht levert meer dan 3,3 miljoen mensen op met de functietitel 'sales operations'. Maar het beste talent bevindt zich misschien dichter bij huis dan je denkt. Begin intern: kijk of er salesmedewerkers zijn die de overstap willen maken, of zoek naar analisten in andere domeinen, zoals Data Scientists of HR Operations.

De eerste tool voor sales operations is een CRM, waarmee teams de pipeline beheren vanuit één centrale bron. Sales ops kan ook gebruikmaken van andere gespecialiseerde tools, zoals oplossingen met intelligente leadinzichten of mogelijkheden voor salesplanning. Deze tools kunnen rechtstreeks in het CRM worden geïntegreerd (zoals bij Salesforce), of als zelfstandige oplossingen worden ingezet.

Laten we de belangrijkste tools voor een sales ops-team nader bekijken.

Bij een CRM hebben salesmedewerkers, managers en leidinggevenden één centrale plek om deals in de sales pipeline bij te houden en rapporten over salesprestaties te bekijken. Ook functies zoals workflowautomatisering en AI-gedreven dealinzichten zijn hier beschikbaar om de verkoopefficiëntie en het aantal gesloten deals te verbeteren.

We behandelen de belangrijkste CRM-functies:

• Revenue Intelligence gebruikt AI om verkopers te helpen bij de volgende stap (bijvoorbeeld: “Deze klant is klaar voor een upsell”). De functie signaleert aandachtspunten in het verkoopproces, zoals een gemist bezwaar van een klant.
• Procesautomatisering vermindert handmatig werk en vereenvoudigt tijdrovende bedrijfsprocessen. Zo worden financiële goedkeuringen, zoals kortingen op deals, sneller geregeld voor het salesteam.
• Met dashboards en rapporten kan sales ops gemakkelijker rapporten maken zonder hulp van IT. Hieronder vallen rapporten met salesprognoses en verkoopdashboards die de teamprestaties en andere belangrijke cijfers bijhouden.

“Onze handmatige processen werkten niet meer naarmate we groeiden. De analyses alleen al namen onze hele dag in beslag. Dus we hebben meer geïnvesteerd in technologie. Nu kunnen we meer uit onze tools halen.”
Erin Sanor, Sales Operations Manager, Outset Medical

Uit een Salesforce-onderzoek van juni 2022 bleek dat de helft van de verkopers verwacht in de toekomst voornamelijk virtueel te verkopen, maar slechts 29% zegt de training te krijgen die ze nodig hebben. Met oplossingen voor sales enablement kun je nieuwe verkopers sneller inwerken met tools voor coaching, stapsgewijze begeleiding bij het verkoopproces, en content en middelen waarmee medewerkers deals sluiten.

Een goede territoriumplanning maakt je team productiever. Deze koppelt de juiste verkopers aan de juiste regio’s, zodat al je doelmarkten worden gedekt. Sales ops is verantwoordelijk voor de reistijd van verkopers en een eerlijke verdeling, zodat iedereen een gelijke kans heeft om de quota te halen.

Ontdek hoe je via territoriumplanning in uren in plaats van maanden evenwichtige regio’s kunt instellen.

Bekijk de demo en ontdek hoe je de dekking van je regio’s beoordeelt, mogelijke scenario’s modelleert en alles eenvoudig implementeert.

Bekijk de demo

Wil je het succes van sales ops meten, dan gebruik je rapportagetools die de belangrijkste informatie in één oogopslag tonen, zoals de omzet per vertegenwoordiger en de snelheid van de salescyclus. Als deze tools in je CRM zijn ingebouwd, kun je direct actie ondernemen.

Dit zijn de belangrijkste meetgegevens om in de gaten te houden:

• Gemiddelde kwartaalomzet per vertegenwoordiger: Deze statistiek geeft aan hoe efficiënt een salesteam werkt. Bereken de gemiddelde omzet per vertegenwoordiger door de totale kwartaalomzet te delen door het aantal vertegenwoordigers.
• Gemiddelde verkooptijd van een vertegenwoordiger: Deze statistiek is een maatstaf voor productiviteit. Ze meet hoeveel tijd een vertegenwoordiger besteedt aan verkopen en aan andere taken, zoals gespreksaantekeningen. Via een CRM kun je dit cijfer berekenen door klantgerichte taken in de agenda te classificeren en bij te houden.
• Nauwkeurigheid van prognoses: Dit is een belangrijke statistiek die laat zien hoe goed je aan je prognose hebt voldaan. Bereken de nauwkeurigheid van je prognose door het procentuele verschil tussen de verwachte en de werkelijke omzet te bepalen.
• Gemiddelde lengte van de salescyclus: Dit is de tijd tussen het eerste contact van een vertegenwoordiger met een prospect en het moment waarop de deal wordt gesloten. Een CRM houdt dit automatisch voor je bij.
• Succespercentage: Dit geeft aan hoeveel deals je sluit. Het is een maatstaf voor de effectiviteit van je sales enablement. Bij een goede onboarding en training ronden vertegenwoordigers deals sneller af. Bereken het succespercentage door het aantal gesloten/gewonnen deals te delen door het aantal opportunity's in je pipeline.

Lees meer over het rendement op investering van sales operations