
Kennismanagement: hoe behoud je de expertise van vertrekkende medewerkers?
Toptalent vertrekt? Hier lees je hoe je hun kennis behoudt en een geweldige klantenservice blijft leveren.
Toptalent vertrekt? Hier lees je hoe je hun kennis behoudt en een geweldige klantenservice blijft leveren.
Denk eens aan de waarde die je meest ervaren, best presterende klantenservicemedewerkers en buitendienstmonteurs aan je organisatie geven. Ze begrijpen je product of service en weten hoe ze snel problemen en vragen van klanten kunnen oplossen. Ze hebben het vermogen om vervelende contactmomenten met klanten om te zetten in positieve interacties en zijn geweldige mentoren voor juniormedewerkers. Bovendien zijn zij ook degenen bij wie je aanklopt voor informatie wanneer je kennismanagementsysteem niet zo effectief is georganiseerd.
Denk nu eens aan wat je kwijtraakt en voor welke problemen je komt te staan als deze personen je bedrijf verlaten. Zonder hun kennis en expertise komt je klanttevredenheid op de tocht te staan. Bovendien kost het tijd, geld en resources om goede vervangers te rekruteren. En zelfs nadat je nieuwe medewerkers in dienst hebt genomen, kost het tijd voordat ze helemaal zijn ingewerkt.
Er staat dus veel op het spel voor je bedrijf. Zou het niet geweldig zijn als je de expertise van medewerkers ergens kon vastleggen, zodat je er altijd gemakkelijk toegang toe had? Het goede nieuws is dat dat voor een groot deel ook kan – met kennismanagement. Laten we ons daar eens in verdiepen.
Goed presterende serviceorganisaties gebruiken data en AI om de customer experience te verbeteren. Ontdek hoe ze dat doen in het State of Service-rapport van Salesforce.
Kennismanagement gaat over het vastleggen, ordenen en verspreiden van informatie die cruciaal is voor support aan klanten. Deze kennis zou eigenlijk beschikbaar moeten zijn in een centrale digitale bibliotheek die medewerkers, buitendienstmonteurs en klanten kunnen raadplegen om een snelle en kwalitatief hoogwaardige service te garanderen.
Bedenk nu eens hoe het op dit moment in je bedrijf gaat. Je hebt waarschijnlijk FAQs en knowledge base-artikelen om je contactcentermedewerkers en buitendienstmonteurs te ondersteunen, maar hoe vaak wordt die informatie bijgewerkt? Hoeveel daarvan is dubbel? Welke onderwerpen zijn helemaal niet gedocumenteerd? De realiteit is dat veel kennis die nodig is voor een effectieve klantensupport vaak alleen in het hoofd van je medewerkers is opgeslagen. En anders in allerlei los van elkaar staande systemen, zoals Confluence, SharePoint, Google Drive en in de eigen elektronische apparaten, notitieboekjes en bibliotheken van je medewerkers.
Dankzij technologie en kunstmatige intelligentie (AI) kun je nu sneller en efficiënter deze kennis vastleggen en met je teams delen. Met generatieve AI schrijf je concepten van kennisartikelen, die je vervolgens de standaard beoordelings- en goedkeuringsprocedure van je bedrijf laat doorlopen alvorens ze te publiceren. Hiermee bespaar je tijd en het helpt je bij te blijven met het voortdurend groeiende volume aan kennis die nodig is om een hoogstaande klantensupport te kunnen leveren.
Resources die je maakt kunnen ook worden gedeeld in je selfserviceportal, zodat klanten zichzelf kunnen helpen en je bovendien kosten bespaart. Een mooie bonus is dat Einstein Antwoorden voor Zoeken gebruikmaakt van generatieve AI om in je selfserviceportal of de console van je medewerkers antwoorden op veelgestelde vragen voor te stellen op basis van de opgeslagen kennis in je systeem.
Maar waar begin je?
Voordat je aan de slag gaat met het documenteren van de kennis binnen je bedrijf, is het goed om je bewust te zijn van de verschillende soorten kennis die medewerkers van je klantenservice of in de buitendienst gebruiken bij het helpen van klanten. Dit zijn enkele voorbeelden:
Wanneer je je institutionele kennis documenteert, centraliseert en voortdurend bijwerkt, resulteert dat in een soepelere supportverlening en een betere customer experience. Specifiek omvat kennismanagement de volgende voordelen:
Waarschijnlijk werk je in je organisatie al met een of ander kennismanagementsysteem, maar wellicht is er ruimte voor verbetering. We hebben al genoemd dat AI het eerste concept van nieuwe kennisartikelen kan schrijven. Maar je kunt AI ook gebruiken om bestaande content door te nemen, verouderde informatie te signaleren en suggesties te doen voor updates. Bovendien kun je alle verschillende kennisbronnen binnen je bedrijf in Service Cloud met elkaar verbinden. Zo krijgen je medewerkers meer context om antwoorden te geven, artikelen aan te bevelen, naar antwoorden te zoeken en meer.
Hier volgen nog een paar voorbeelden van wat er mogelijk is met kennismanagement voor zowel de klantenservice als de buitendienst.
Geef je supportteam de juiste informatie, op het juiste moment en in het juiste format om de servicebeleving te bieden die je klanten verwachten. Ontdek hoe dat werkt op Trailhead, het gratis onlinetrainingsplatform van Salesforce.
Waar het op neerkomt: kennismanagement is een fundamenteel onderdeel van een succesvolle klantensupport en cruciaal voor een succesvolle AI-implementatie. Het biedt een gestructureerde benadering voor informatieverwerking. En het is de investering meer dan waard. Door kennismanagement zal je team betere support kunnen leveren, wat zowel de klanttevredenheid als de operationele efficiëntie vergroot. Bovendien behoud je zo de kennis van je medewerkers, zelfs nadat ze zijn vertrokken.
Ontdek hoe je je klantenservicemedewerkers en buitendienstmonteurs helpt om efficiënter te werken – en je klanten blijer maakt. Als je een centraal, gebruiksvriendelijk platform voor je data hebt, beschikt je team over alle informatie die nodig is om de service te leveren die je klanten verwachten.