Wat is een CRM-database? (De complete gids)

Bij Customer Relationship Management (CRM) draait alles om data. Daarom moet je begrijpen wat een database voor CRM is en hoe deze de klantinteracties verbetert. Het hangt allemaal samen met data.

Als je begrijpt wat de rol van een CRM-database is, kun je beter succesvolle relaties met je klanten onderhouden, of je nu een mkb-bedrijf hebt, een marketingprofessional bent of gewoon nieuwsgierig bent naar hoe CRM-systemen werken.

Leer waarom een CRM-database zo belangrijk is, wat de belangrijkste functies en voordelen zijn, en hoe het klantdata kan omzetten in waardevolle zakelijke inzichten.

Wat we zullen behandelen:

• Wat is een CRM-database?
• De rol van data in een CRM
• Voordelen van een CRM-database
• Soorten CRM-databases
• Datamigratie: in 5 stappen aan de slag met een CRM-database
• Hoe optimaliseer je je CRM-data?
• Aan de slag met een Salesforce CRM-database

Een CRM-database is software die bedrijven helpt bij het beheren van klantinteracties en data. Het is één centrale informatiebron voor onder meer contactinformatie van klanten, aankoopgeschiedenis, communicatierecords, serviceverzoeken en voorkeuren. Een CRM-database is ontworpen om relaties te beheren, processen te stroomlijnen en de klantenservice te verbeteren aan de hand van een compleet overzicht van klantinteracties via verschillende kanalen.

CRM-databases als Salesforce CRM doen meer dan alleen het bewaren van klantdata. Het geeft bedrijven inzicht in gedrag, voorkeuren en kooppatronen van klanten. Al deze data kan worden gebruikt om marketingcampagnes te personaliseren, klantenservicestrategieën te verbeteren en de bedrijfsgroei te stimuleren.

Dit type CRM vergemakkelijkt de samenwerking tussen de afdelingen van een organisatie en zorgt ervoor dat alle klantinteracties consistent zijn en zijn afgestemd op de doelstellingen van een bedrijf. De CRM-database is het hart van elke organisatie, dankzij de eenvoudige implementatie, de schaalbaarheid en de functies waarmee bedrijven van elke omvang kunnen groeien. Maar alles begint met de data.

Door klantdata te analyseren, kun je gepersonaliseerde communicatie en aanbiedingen creëren die inspelen op de individuele behoeften van klanten. Dit verbetert zowel de klanttevredenheid als de zakelijke mogelijkheden voor teams in je hele bedrijf.

• Segmentatie van data: Met data kunnen bedrijven hun klanten in verschillende segmenten categoriseren op basis van criteria als koopgedrag, demografische informatie en psychografische gegevens. Door deze segmentatie kun je je marketingactiviteiten effectief richten op specifieke groepen.
• Data tracking: CRM-systemen gebruiken data om salesopportunities en pipelines op een efficiënte manier te volgen en te beheren. Dat gebeurt door het monitoren van leads, het voorspellen van salestrends en het identificeren van potentiële upselling- of cross-selling-mogelijkheden. Dit alles leidt uiteindelijk tot meer omzet.
• Data-analyse: Met data die is opgeslagen in CRM-systemen, kunnen klantenserviceteams trends herkennen en waardevolle inzichten opdoen. Door middel van data-analyse kunnen CRM-databases een toename van servicevragen rond een bepaald probleem zichtbaar maken. Zo weet je welke knelpunten moeten worden aangepakt. De data kan er ook op wijzen dat klanten dreigen af te haken, zodat organisaties beter onderbouwde en gepersonaliseerde support kunnen bieden. Daardoor verbetert de algehele klanttevredenheid.

Er zijn veel voordelen van CRM-databases voor bedrijven van elke omvang en in elke sector. We noemen er een paar:

Een belangrijk voordeel van het gebruik van een CRM-systeem is het betere contactbeheer. Geautomatiseerd contactbeheer stroomlijnt de manier waarop bedrijven klantinformatie organiseren en gebruiken. Zo zijn telefoonnummers, e-mailadressen, socialmediaprofielen en interactiegeschiedenissen centraal opgeslagen en gemakkelijk te vinden. Deze centrale database voorkomt inefficiënt verspreide informatie en miscommunicaties.

Omdat alle klantinteracties op één scherm staan, kun je gemakkelijker vragen, klachten en verzoeken van klanten opvolgen en erop reageren. Met snellere, gerichte klantenservice verhoog je de klanttevredenheid en -loyaliteit.

Door data te koppelen aan je CRM-database kun je gerichte strategieën ontwikkelen om bestaande klanten te behouden. Dit kan door middel van gepersonaliseerde marketingcampagnes, proactieve klantenservice en loyaliteitsprogramma's. Volgens de State of the Connected Customer vindt 65% van de klanten dat bedrijven zich aanpassen aan hun veranderende behoeften. Door klantrelaties beter te onderhouden, kun je de Customer Lifetime Value verhogen en het klantverloop terugdringen.

Een CRM-database stelt salesteams in staat om salesopportunities te identificeren en te benutten. Door het analyseren van klantdata krijg je inzicht in klantvoorkeuren, kooppatronen en pijnpunten. Op basis hiervan kun je je salespitches, upselling- en cross-sellingmogelijkheden en prijsstrategieën aanpassen, om de sales en de omzet te verhogen.

Een CRM-database voorziet je van waardevolle data en analyses die een weloverwogen besluitvorming mogelijk maken. Door het analyseren van klantdata krijg je inzicht in markttrends, klantgedrag en salesprestaties. Met een goede CRM-strategie kun je op basis van deze informatie datagedreven beslissingen nemen over productontwikkeling, marketingcampagnes en de toewijzing van middelen. Zo geef je het succes van je bedrijf een boost.

Met een CRM-database kun je klanten segmenteren op basis van criteria als demografische informatie, aankoopgeschiedenis en betrokkenheidsniveaus. Daardoor kun je gepersonaliseerde marketingcampagnes ontwikkelen die aanslaan bij specifieke klantgroepen. Uit ons onderzoek blijkt zelfs dat 73% van de klanten een betere personalisatie verwacht. Gerichte marketingcampagnes verhogen de effectiviteit van marketingactiviteiten, wat resulteert in hogere conversieratio's en een beter rendement op investeringen (ROI).

Uit ons onderzoek blijkt ook dat 81% procent van de klanten een snellere service verwacht naarmate de technologie geavanceerder wordt. De integratie van automatisering en kunstmatige intelligentie (AI) in CRM-systemen wordt steeds belangrijker en verhoogt de productiviteit en efficiëntie aanzienlijk. Met generatieve AI (GenAI) bespaar je tijd op routinetaken als data-invoer, lead scoring en opvolging van klanten. Zo kunnen je teams zich concentreren op hun klanten.

Er zijn drie hoofdcategorieën van CRM-databases, die elk verschillende doelen dienen en unieke voordelen bieden:

• Analytische CRM: Analytische CRM-systemen zijn bedoeld voor het analyseren van klantdata en het verzamelen van waardevolle inzichten. Deze CRM's verwerken grote hoeveelheden data om complexe analyses uit te voeren, trends te voorspellen en besluitvormingsprocessen te begeleiden. Analytische CRM-tools voorzien vaak in datamining en patroonherkenning voor het opstellen van effectievere marketingcampagnes en het verbeteren van de klanttevredenheid.
• Operationele CRM: Dit type CRM richt zich op het automatiseren en optimaliseren van klantgerichte processen. Het is ontworpen om dagelijkse activiteiten zoals sales, marketing en klantenservice te stroomlijnen. Meestal bevatten deze systemen functies als salesautomatisering, marketingautomatisering en service-automatisering. Hiermee kunnen bedrijven leads genereren, nurturen en converteren naar loyale klanten.
• Collaboratieve CRM: De focus van collaboratieve CRM's ligt op het verbeteren van de communicatie en samenwerking tussen verschillende stakeholders, zoals interne teams (sales, marketing, klantenservice) en externe partners (leveranciers, distributeurs). Collaboratieve CRM's zijn vaak geïntegreerd met communicatietools zoals e-mailsystemen, socialmediaplatforms en instant messaging. Zo kun je gemakkelijker informatie delen en consistente klantinteracties via verschillende kanalen onderhouden.

Salesforce biedt alle drie de soorten CRM in één. Door verschillende functies in één platform te combineren, kun je eenvoudig klantrelaties beheren door data te analyseren, interacties met klanten te automatiseren en de communicatie voor teams te vergemakkelijken. Het maakt Salesforce tot een flexibele en effectieve tool waarmee bedrijven al hun klantgerelateerde activiteiten kunnen afhandelen.

Datamigratie is een cruciale stap bij het implementeren van een CRM-database. Hier zijn vijf stappen om je op weg te helpen:

Voordat je aan het datamigratieproces begint, moet je eerst het bereik en de doelstellingen van je project definiëren. Zo moet je de specifieke data voor de migratie, de bronsystemen waaruit de data moet worden opgehaald en de CRM-database om de data in op te slaan selecteren. Daarnaast is het van cruciaal belang om meetbare doelstellingen vast te stellen voor het datamigratieproces, zoals het waarborgen van de nauwkeurigheid, volledigheid en consistentie van de data.

De volgende stap is het identificeren van de bronsystemen waaruit data moet worden opgehaald. Dit kunnen allerlei systemen zijn, zoals spreadsheets, verouderde CRM-software, platforms voor klantsupport en e-commerceplatformen,. Zodra de bronsystemen zijn geselecteerd, moet je bepalen welke data-elementen je wilt migreren. Dit kan contactinformatie van klanten zijn, maar ook aankoopgeschiedenis, interacties met support, productinformatie en andere relevante data.

De doel-CRM-database moet de data bevatten die uit de bronsystemen is gehaald. Maak dus een databaseschema dat de tabellen, velden en relaties definieert waarin de data moet worden opgeslagen. Daarnaast moet je een datamodel ontwikkelen dat de datatypen, indelingen en beperkingen voor elk data-element specificeert.

Zodra het schema voor de doel-CRM-database klaar is, kun je doorgaan met het datamigratieproces. Dit omvat het verzamelen van data uit de bronsystemen, het transformeren van de data volgens het schema van de doel-CRM-database en het laden in de CRM-database. Datatransformatie kan taken omvatten zoals het opschonen van data, dataconversie en dataverrijking.

De laatste stap is het grondig testen van de gemigreerde data om de nauwkeurigheid, volledigheid en consistentie te garanderen. Daarbij controleer je of de data correct is verzameld, correct is getransformeerd en in de CRM-database is geladen. Bovendien moet je datavalideringscontroles uitvoeren om eventuele fouten of discrepanties in de data op te sporen. Voer ook regelmatige datakwaliteitscontroles uit om de data-integriteit op de langere termijn te waarborgen.

Het optimaliseren van je CRM-data is cruciaal om de nauwkeurigheid, consistentie en gebruiksvriendelijkheid ervan te garanderen. Hier zijn enkele effectieve manieren om je CRM-data te verbeteren:

• Identificeer en verwijder dubbele data
  Dubbele data kan leiden tot fouten, verwarring en verspilde opslagruimte. Controleer je CRM-database regelmatig om dubbele records te identificeren en te verwijderen. Dit kun je handmatig doen, maar ook met tools voor opschoning van de gegevens.
• Verrijk je data met extra bronnenVerbeter je CRM-data door andere databronnen te integreren, zoals socialmediaplatforms, loyaliteitsprogramma's en website-analyses. Dit geeft een completer beeld van je klanten en hun interacties met je bedrijf.
• Standaardiseer je data-indelingen
  Zorg voor consistente data-indelingen in alle velden en records. Denk daarbij aan het standaardiseren van datumnotaties, valutanotaties en maateenheden. Datastandaardisatie verbetert de nauwkeurigheid van data en vergemakkelijkt de data-analyse.
• Implementeer beleid en procedures voor databeheer
  Stel duidelijke richtlijnen en procedures voor databeheer op om een consistent en ethisch gebruik van klantdata te garanderen. Zo moet je het eigendom, de toegangsrechten en de beveiligingsmaatregelen voor data bepalen.
• Train je team op het gebied van datakwaliteit
  Informeer je team over het belang van datakwaliteit en geef training over de correcte praktijken voor data-invoer en -beheer. Geef je medewerkers de mogelijkheid om nauwkeurige en actuele klantinformatie bij te houden.
• Schoon je data regelmatig op
  Schoon je CRM-data op om verouderde, onvolledige of onnauwkeurige informatie te verwijderen. Het opschonen van data helpt de data-integriteit te behouden en zorgt ervoor dat je CRM-systeem alleen relevante en nuttige data bevat.

Er komt veel op je af als je wilt beginnen met een CRM-database, maar je hoeft je geen zorgen te maken. Met deze informatie kan je team het beste CRM voor je bedrijf te vinden. Kom meer te weten over CRM met onze gratis CRM-cursus.

Op deze manieren kun je nog meer praktijkervaring opdoen met Salesforce CRM:

• Meld je aan voor een Salesforce-account
• Importeer je data met Salesforce Data Loader
• Pas je Salesforce-database aan met Salesforce AppExchange
• Train je team op Salesforce met Trailhead
• Ga live met Salesforce

Vind de producten en functies die je nodig hebt en ga vandaag nog gratis aan de slag.

Caylin White is een Editorial Lead en Growth Manager voor MKB's bij Salesforce. Ze schrijft al meer dan 15 jaar content voor veel SaaS-industrieën, zoals WordPress en BuzzSumo. Ze is gespecialiseerd in SEO, maar wil absoluut dat elke situatie een mensgerichte invalshoek krijgt.