Enterprise Resource Planning (ERP)-software uitgelegd

Salesmedewerkers hebben toegang nodig tot verschillende apps om hun werk goed te kunnen doen. Denk aan platforms met actuele informatie over leads en realtime voorraadgegevens, maar ook aan programma's voor financiële rapportage en contractbeheer.

Een ERP systeem (enterprise resource planning) brengt alle tools van een bedrijf samen, zodat sales en andere afdelingen gegevens kunnen delen. Wanneer processen op elkaar zijn afgestemd dankzij ERP-software of vergelijkbare oplossingen, kunnen salesmedewerkers het quote-to-cash-proces versnellen, sales nauwkeuriger voorspellen en soepeler samenwerken met andere teams.

Ontdek wat enterprise resource planning inhoudt, waarom het belangrijk is en welke alternatieven je helpen om je bedrijf beter te begrijpen.

ERP is software die belangrijke bedrijfsprocessen in één verbonden systeem beheert, zodat teams efficiënter werken en beter onderbouwde beslissingen nemen. Het brengt functies samen zoals financiën, productie, HR, sales, inkoop en supply chain, en geeft besluitvormers toegang tot uitgebreide, realtime gegevens.

Een ERP systeem brengt software, gegevens en workflows samen en maakt ze toegankelijk via één centrale interface. Het vergemakkelijkt ook het delen van gegevens en zorgt voor consequente communicatie tussen afdelingen. Wanneer organisaties een CRM zoals Salesforce integreren met hun ERP systeem, verbinden ze sales, marketing en klantenservice met operations, financiën, IT en HR.

ERP systemen integreren data en processen uit verschillende onderdelen van een bedrijf, zoals HR, boekhouding, inkoop en productie. Zo heeft elke applicatie toegang tot dezelfde informatie en ontstaat een uniform overzicht van de bedrijfsactiviteiten. Een ERP systeem slaat niet alleen data op, maar automatiseert ook taken en het delen van informatie tussen applicaties om processen te stroomlijnen en rapportages te verbeteren.

CRM-systemen (Customer Relationship Management) zijn meer gespecialiseerd en richten zich op wat salesteams nodig hebben, van de eerste sales- en marketingcontacten tot klantenservice en klantbehoud. ERP systemen daarentegen kunnen alle aspecten van de bedrijfsvoering omvatten, maar richten zich vaak meer op boekhouding en minder op functies voor salesteams.

• CRM-systemen volgen salespipelines en klantbetrokkenheid gedurende de gehele customer lifecycle, beheren klantinteracties en verbeteren de directe klantenservice. Ze kunnen worden geïntegreerd met ERP-software, wat een slimme keuze kan zijn als het ERP systeem beperkte mogelijkheden heeft voor sales en klantbeheer.
• ERP systemen omvatten meerdere bedrijfsprocessen en kunnen ook backend-processen omvatten op het gebied van inkoop, HR, boekhouding en finance, voorraadbeheer en supply chain management, en meer.

ERP geeft bedrijfsleiders inzicht in hoe ze hun middelen het beste kunnen inzetten, van financiële middelen tot personeelsplanning, zodat ze efficiënt kunnen werken en concurrerend blijven. Het helpt ook medewerkers die dagelijks met klanten en processen werken om processen binnen de organisatie effectiever te doorlopen. Zo zorgt een slim ERP systeem ervoor dat salesmedewerkers meer tijd hebben om klantrelaties op te bouwen en rapportages te analyseren.

Sommigen denken dat ERP alleen nodig is voor grotere bedrijven, maar dat klopt niet. Kleine bedrijven moeten vaak meer doen met minder middelen, waardoor ERP even onmisbaar is, zeker omdat ze tijd en moeite besparen door routinetaken te automatiseren. Kleine bedrijven kunnen ERP-oplossingen gebruiken met no-code-interfaces die eenvoudige, op hun behoeften gebaseerde aanpassingen mogelijk maken.

Een ERP systeem is waardevol omdat het kernfuncties van een bedrijf samenbrengt in één platform. Dit helpt organisaties soepeler en strategischer te werken door samenwerking tussen teams en afdelingen te verbeteren, data uit verschillende bedrijfsonderdelen te delen en zo één centrale bron van waarheid te creëren, en realtime inzichten te bieden voor beter onderbouwde beslissingen. ERP systemen kunnen ook de efficiëntie verhogen en kosten verlagen door processen te automatiseren. Door daarnaast integraties met software van derden toe te voegen en sales, service, marketing, commerce en IT samen te brengen op één platform, kunnen bedrijven hun schaalbaarheid vergroten.

ERP systemen zijn op verschillende manieren in te richten, zodat organisaties de software optimaal kunnen afstemmen op hun technische behoeften, budget en doelen. Dit zijn de drie belangrijkste typen en wat ze te bieden hebben:

On-premises ERP geeft organisaties volledige controle over de software en de volledige verantwoordelijkheid voor de beveiliging ervan. Omdat de software op eigen servers wordt geïnstalleerd en gebruikt, zijn er toegewijde IT-bronnen ter plekke nodig voor onderhoud en ondersteuning. Nadeel is dat de toegang beperkt is tot één fysieke locatie, waardoor het voor medewerkers in het veld moeilijk of onmogelijk is om er gebruik van te maken.

Dit type ERP maakt gebruik van het SaaS-model (Software as a Service), zodat iedereen met een login en internettoegang er gebruik van kan maken. Meestal werkt dit via een abonnement, inclusief data-hosting, training, flexibele aanpassingen, software-updates en ondersteuning waar nodig.

Deze worden ook wel tweelaagse ERP systemen genoemd en combineren cloudgebaseerde en traditionele ERP-oplossingen. Organisaties die voor dit model kiezen, bewaren bepaalde applicaties en bijbehorende data in de cloud, terwijl andere alleen toegankelijk zijn via een on-premises server.

ERP systemen vergelijken en evalueren kan overweldigend zijn, maar je maakt het proces eenvoudiger door te beginnen met je belangrijkste bedrijfsdoelen. Verzamel vergelijkbare informatie over verschillende ERP-softwareopties om te bepalen welke oplossing het beste bij je bedrijf past.

Dit zijn de belangrijkste factoren om te vergelijken tussen de verschillende ERP-opties:

Bedenk wie het vaakst toegang nodig heeft tot de verschillende functies van jouw ERP en waar die mensen zich bevinden. Als iedereen op kantoor werkt, kan een on-premises ERP de beste keuze zijn. Werken de meeste medewerkers op afstand of in het veld, dan is een cloud-gebaseerd ERP systeem waarschijnlijk geschikter. Weeg bij jouw beslissing af hoeveel controle je wilt en of je de middelen hebt om jouw ERP zelf te hosten en te beheren.

Een modern ERP systeem bevat idealiter een ingebouwde vorm van kunstmatige intelligentie. Vergelijk waar en hoe de AI in elk ERP-systeem wordt ingezet. Kijk vervolgens of (en hoe) het is geïntegreerd met procesautomatisering, data-analyse, klantinteracties, rapportages en forecasting.

Kijk hoe flexibel de rapporten en dashboards zijn aan te passen. Krachtige AI en uitgebreide rapportagemogelijkheden geven jouw leidinggevenden en medewerkers in de frontlinie realtime inzichten, zodat zij sneller en beter onderbouwde beslissingen kunnen nemen.

Zorg ervoor dat de ERP-opties ingebouwde automatisering bieden om handmatige taken te verminderen. Breng in kaart welke automatiseringsmogelijkheden beschikbaar zijn voor de processen die jouw teams het meest gebruiken en waar de meeste menselijke fouten optreden. Denk aan orderbeheer, voorraadbeheer, facturering en planning.

Specialistische modules of integraties met externe software zijn onmisbaar. Ze maken schaalbaarheid en maatwerk mogelijk om aan jouw zakelijke behoeften te voldoen, van boekhouding, HR, sales en marketing tot voorraadbeheer en warehousing, supply chain management, inkoop en procurement. Sommige ERP systemen bieden aanpassingen via no-code- of low-code-modules, andere systemen maken gebruik van API’s. Bepaal welke optie het beste bij jouw organisatie past.

Veel bedrijven profiteren van ERP systemen voor het beheren van interne processen, maar voor complexe workflows en klantgerichte activiteiten zijn andere oplossingen vaak beter geschikt. Op zichzelf kunnen ERP systemen kritieke bedrijfsfuncties vaak niet ondersteunen, zoals het beheren van salespipelines, het stimuleren van klantbetrokkenheid of het voldoen aan branchespecifieke compliancevereisten.

Om die hiaten op te vullen, kunnen organisaties kiezen voor flexibele, geïntegreerde software.

Een AI-gedreven platform zoals Sales Cloud helpt je een verbonden ecosysteem te bouwen waarin interne en externe informatie stroomt tussen je sales-, marketing-, revenue-, management- en administratieteams. Dit zorgt voor meer operationele wendbaarheid en beter onderbouwde besluitvorming op alle niveaus.

Let bij ERP-alternatieven op software met de volgende kenmerken:

• Schaalbaarheid: Systemen voor grote organisaties moeten mee kunnen groeien. Kies een oplossing waarmee je klein kunt beginnen, maar die je eenvoudig kunt uitbreiden met kant-en-klare integraties en uitbreidingen.
• Maatwerk: Standaardtools kunnen prima werken, maar platforms die je kunt afstemmen op jouw behoeften op het gebied van sales, klantenservice, marketing en commerce leveren doorgaans betere resultaten op.
• Automatisering: Een groot voordeel van onderling verbonden systemen is minder handmatig werk. Je systeem moet taken kunnen uitvoeren zoals het vastleggen van data en het activeren van vervolgstappen in een workflow.
• Kunstmatige intelligentie: Systemen met AI-assistenten helpen je snel grote hoeveelheden versnipperde informatie te verwerken. Sommige maken zelfs gebruik van autonome agents die actie kunnen ondernemen en in de loop van de tijd leren van resultaten om je nog efficiënter te ondersteunen.
• Innovatie: Cloudplatforms worden continu bijgewerkt, zodat je meteen gebruik kunt maken van nieuwe functies zodra ze beschikbaar zijn. Een actieve gebruikerscommunity helpt je bovendien meer waarde uit je tools te halen.

ERP systemen helpen bedrijven om samenwerking, klantenservice en productiviteit te verbeteren door systemen en data uit verschillende afdelingen samen te brengen op één platform. Traditionele ERP-software is niet de enige manier om dit te bereiken. Overweeg AI-aangedreven software zoals Agentforce om hiaten te dichten en je bedrijf verder te brengen.