Che cos'è la trasformazione digitale della PA?

Proprio come nel settore privato, anche nella PA la trasformazione digitale dei servizi aiuta a semplificare le operazioni. Questo processo riduce i costi operativi e consente ai dipendenti pubblici di svolgere il proprio lavoro al meglio, mentre i cittadini ottengono servizi più rapidi. Esploriamo le possibilità offerte dai software per le soluzioni dedicate alla PA.

Per trasformazione digitale della PA si intende un insieme di pratiche che sfruttano tecnologie e soluzioni digitali per modernizzare le operazioni, i servizi, l'esperienza dei dipendenti e il rapporto con i cittadini nel settore della pubblica amministrazione. Inoltre, consente ai diversi rami della PA di migliorare il proprio funzionamento e utilizzare le risorse in modo più efficiente. Questo aiuta ad accelerare l'erogazione dei servizi e a ridurre i tempi di attesa. I dipendenti del settore pubblico hanno inoltre accesso a strumenti che consentono loro di lavorare in modo più produttivo, senza dover gestire una miriade di processi manuali.

Alcuni esempi di trasformazione digitale della PA includono:

• Digitalizzare e semplificare i servizi della PA per automatizzare processi complessi e ridurre la burocrazia cartacea.
• Consentire alle agenzie di collaborare e condividere dati creando modelli di servizio centralizzato.
• Rendere i siti web della PA più accessibili e intuitivi attraverso un processo di modernizzazione.

La trasformazione digitale offre due vantaggi principali per le pubbliche amministrazioni, che includono:

Grazie ai progressi nell'automazione e alla riduzione delle pratiche burocratiche, la trasformazione digitale della PA consente ai dipendenti pubblici di lavorare in modo più rapido ed efficiente, permettendo loro di assistere meglio i cittadini.

Strumenti come i portali online semplificano la gestione dei servizi rivolti al pubblico, come la richiesta di permessi e licenze, il pagamento delle tasse e l'accesso alle informazioni pubbliche. Inoltre, consentono ai dipendenti di correggere più facilmente gli errori manuali causati da processi superflui e di individuare e risolvere rapidamente gli errori accidentali. I dati possono essere condivisi in modo sicuro e pratico nei casi in cui è necessario coinvolgere altri dipartimenti.

Nel complesso, questi vantaggi contribuiscono a migliorare l'efficienza e la trasparenza della PA, che può così soddisfare meglio le esigenze e le aspettative dei cittadini e valorizzare al contempo il lavoro dei dipendenti pubblici.

Gli enti pubblici operano con budget rigidamente regolamentati e sono tenuti a utilizzare i fondi pubblici in modo responsabile. Poiché la trasformazione digitale della PA riduce la documentazione cartacea e rende i processi più efficienti, le organizzazioni possono tenere sotto controllo i costi e allo stesso tempo migliorare i servizi offerti. I cittadini beneficiano quindi di tempi di risposta più rapidi e di una qualità complessivamente più elevata dei servizi della PA. L'AI e l'automazione aiutano a ricavare informazioni approfondite sulle organizzazioni, che migliorano il processo decisionale grazie a un approccio incentrato sui dati. Tali dati aiutano a identificare le aree che necessitano di maggiori risorse o le opportunità per aumentare l'efficienza semplificando i processi. L'automazione dei processi consente inoltre alle agenzie di aumentare la produttività e ridurre i costi, favorendo di conseguenza le iniziative legate alla sostenibilità. La transazione digitale delle pubbliche amministrazioni consente di ridurre l'impronta di carbonio e contribuisce agli sforzi di conservazione ambientale.

La trasformazione digitale della PA aiuta le amministrazioni
ad affrontare problematiche cruciali, tra cui:

Esami scritti, molteplici colloqui, controlli sui precedenti e verifiche di sicurezza: le assunzioni nel settore pubblico prevedono più passaggi rispetto alla maggior parte degli impieghi nel settore privato. È un processo che può causare frustrazione nei candidati e sommergere di lavoro il personale delle risorse umane.

La trasformazione digitale della PA aiuta a semplificare le assunzioni nel settore pubblico senza compromettere l'integrità del processo. Le organizzazioni possono digitalizzare i documenti e condividere le informazioni sui candidati con tutte le parti interessate tramite un unico portale sicuro. I candidati non devono più compilare ripetutamente gli stessi moduli, riducendo i tempi di selezione e assunzione dei nuovi dipendenti.

Nei casi appropriati, la trasformazione digitale facilita anche la gestione del ricambio di personale interno. È possibile condividere le informazioni sui dipendenti tra diversi dipartimenti e comunicare ai responsabili del personale tutti i cambiamenti più recenti o imminenti.

Come nel settore privato, anche i lavoratori del settore pubblico devono adattarsi a un mercato globale in continua evoluzione che richiede operatività distribuita e personale altamente flessibile. Grazie alla trasformazione digitale della PA, i dipendenti pubblici hanno accesso a sistemi, applicazioni e dati in remoto da qualsiasi luogo. Le soluzioni cloud-based e gli ambienti cloud pensati per le PA consentono di accedere alle risorse in modo sicuro, permettendo ai dipendenti di lavorare ovunque e in qualsiasi momento. Questi strumenti migliorano produttività ed efficienza, favoriscono un sano equilibrio tra vita privata e lavoro e facilitano la collaborazione con organizzazioni e partner esterni del settore privato.

Alcuni processi richiedono un'attenta valutazione da parte di un operatore umano in grado di comprendere il contesto dell'attività svolta, mentre altre mansioni sono più semplici e di routine, e possono essere facilmente automatizzate con le tecnologie e i protocolli appropriati.

Un esempio è la creazione di report. I dipendenti della PA producono frequentemente report per vari scopi, quali monitoraggio delle prestazioni, conformità e audit. Gli strumenti di automazione possono estrarre dati da più fonti, generare report e distribuirli automaticamente.

Nonostante gli evidenti vantaggi, solo il 16% dei cittadini ritiene che le pubbliche amministrazioni utilizzino con successo la tecnologia per migliorare il servizio offerto. Per intraprendere con successo iniziative di trasformazione digitale, le agenzie della PA devono innanzitutto completare questi processi essenziali:

La gestione degli investimenti tecnologici a supporto degli obiettivi istituzionali è a carico del CIO e dei responsabili IT della PA. La capacità di queste figure di collaborare con i responsabili dei dipartimenti e dei programmi per definire controlli e politiche condivise che consentano una rapida crescita mantenendo elevati standard di conformità è fondamentale per il successo della trasformazione digitale della PA. Lavorando insieme, le agenzie della pubblica amministrazione possono evitare i costi elevati tipici dei sistemi IT legacy e garantire che le iniziative digitali siano integrate, sicure e conformi alle normative. La collaborazione favorisce inoltre la condivisione delle conoscenze, che a sua volta promuove l'innovazione e aiuta a definire best practice comuni tra diverse agenzie della PA, garantendo l'utilizzo efficace ed efficiente delle risorse IT.

Investire nei servizi di cloud computing è fondamentale per promuovere la trasformazione digitale della PA. Il cloud computing offre scalabilità, flessibilità e convenienza economica, consentendo alle pubbliche amministrazioni di modernizzare le operazioni, archiviare e gestire grandi volumi di dati in modo sicuro e accedere alle applicazioni e ai servizi da remoto. I servizi cloud facilitano la collaborazione, la condivisione dei dati e l'integrazione fluida tra le agenzie della PA, migliorando l'efficienza e l'agilità nell'erogazione dei servizi. Inoltre, investire nel cloud computing costituisce la base per adottare tecnologie avanzate come l'AI e l'analisi dei dati, che accelerano la trasformazione digitale della PA e promuovono l'innovazione.

I dipendenti della PA sono il motore dell'implementazione e dell'uso efficace delle tecnologie digitali. Eppure, il 73% della forza lavoro del settore pubblico afferma di sentirsi "poco preparato" e di non disporre delle risorse adeguate per apprendere le competenze digitali di base. Con la giusta preparazione, i dipendenti pubblici potrebbero sfruttare al meglio gli strumenti tecnologici e consentire ai dipartimenti della PA di fornire servizi all'intera cittadinanza. La maggiore fiducia nelle proprie capacità professionali aiuta a migliorare l'erogazione dei servizi e ad assumere il controllo della propria carriera. Questo favorisce una cultura di innovazione e miglioramento continuo anche nel settore pubblico.

Nella realizzazione di un progetto di trasformazione digitale per i servizi della PA occorre tenere presenti diverse tecnologie imprescindibili, tra cui:

Il cloud computing offre scalabilità, flessibilità e convenienza economica, rendendolo uno strumento ideale per digitalizzare le operazioni della pubblica amministrazione. Questa tecnologia consente ai dipartimenti della PA di archiviare, gestire e accedere ai dati in modo sicuro da qualsiasi luogo tramite internet. Secondo le previsioni di Gartner, entro il 2025 oltre il 75% delle pubbliche amministrazioni utilizzerà provider di servizi cloud hyperscale per più della metà dei propri carichi di lavoro.

L'implementazione di solide misure di cybersicurezza è fondamentale. I protocolli di sicurezza dei dati della PA sono estremamente rigorosi; proteggere i dati sensibili dei cittadini, i sistemi pubblici e le infrastrutture critiche dalle minacce informatiche è un aspetto inderogabile. I servizi cloud facilitano la collaborazione tra dipartimenti, consentendo loro di innovare più rapidamente senza compromettere la sicurezza.

I sistemi legacy possono rappresentare un ostacolo agli sforzi di trasformazione digitale della PA. Modernizzare l'infrastruttura e i sistemi IT della PA è fondamentale per migliorare l'efficienza, l'interoperabilità e l'integrazione dei dati. Quando si avvia un progetto di modernizzazione dei sistemi IT nella PA, l'adozione di design low-code può aiutare ad accelerare il processo. Grazie alle soluzioni low-code, gli sviluppatori non devono scrivere righe di codice tradizionale, ma possono utilizzare un linguaggio visivo basato su modelli con un'interfaccia grafica drag-and-drop. Questo approccio consente a nuovi sviluppatori e membri del team di creare applicazioni in modo molto più semplice, in quanto agevola l'integrazione di sistemi disconnessi, l'automazione di workflow complessi e la distribuzione di applicazioni componibili basate su codice preconfigurato.

L'intelligenza artificiale consente di automatizzare le attività di routine della PA analizzando grandi volumi di dati e offrendo esperienze più personalizzate ai cittadini su larga scala. Chatbot basati sull'AI, analisi predittive e algoritmi di machine learning migliorano l'erogazione dei servizi e ottimizzano l'allocazione delle risorse per il personale del settore pubblico. L'AI può supportare i leader della PA nei processi decisionali grazie all'AI generativa, che fornisce raccomandazioni e approfondimenti basati sui dati.

Un recente ordine esecutivo della Casa Bianca sottolinea l'importanza dell'uso responsabile dell'AI e definisce un insieme di principi guida che le agenzie della PA devono seguire quando implementano strumenti di intelligenza artificiale con l'obiettivo di assistere meglio il pubblico.

Nel settore pubblico, i "clienti" possono essere singoli cittadini, imprese e persino altre amministrazioni. Tutti però hanno una cosa in comune:

le loro aspettative si sono evolute nel tempo.

Grazie ai rapidi progressi tecnologici, i clienti si aspettano interazioni più intelligenti ed efficienti da parte del settore pubblico.

Per una trasformazione digitale di successo, la PA deve dare priorità a un'esperienza del cliente positiva. Progettare interfacce user-friendly, portali online intuitivi e applicazioni mobili affidabili consente ai cittadini di accedere e consultare facilmente i servizi della PA. In un recente studio condotto dal Center for American Progress Action Fund, il 60% dei cittadini che avevano diritto a detrazioni sui tassi di interesse ipotecari ha dichiarato di non aver sfruttato alcun programma pubblico di previdenza sociale perché troppo complicati da trovare.

Una buona esperienza del cliente facilita l'interazione con i servizi della PA, garantendo al contempo comunicazioni più personalizzate e flessibili. È fondamentale per promuovere la fiducia, la soddisfazione e il coinvolgimento dei cittadini.

^{_{Per la stesura di queste FAQ, gli scrittori si sono avvalsi dell'aiuto dell'AI}}