Che cos'è la gestione dell'inventario?

Immagina questo: vedi un annuncio online di un prodotto che desideri davvero tanto, e decidi che è il momento giusto per concedertelo. Ma quando clicchi sul pulsante "Acquista", compare un fastidioso messaggio di esaurimento scorte: “Attualmente non disponibile.” Che frustrazione. Dietro a questo c’è tutta una questione di gestione dell'inventario.
I sistemi e le strategie di gestione dell'inventario consentono alle aziende di tenere traccia di tutti i loro prodotti, dalla ricezione allo stoccaggio, dall'ordine alla spedizione. Dal magazzino fino alle mani del cliente, una gestione dell'inventario efficace aiuta la tua azienda a fornire esperienze clienti eccezionali. È ciò che ti permette di sapere sempre cosa è disponibile e cosa no.

La gestione dell'inventario è il modo in cui le aziende tracciano e controllano i beni che acquistano, immagazzinano, vendono e utilizzano. Per alcune aziende, come i produttori, i "beni" sono le materie prime o i componenti utilizzati per realizzare prodotti. Per altri, come i rivenditori, si tratta di scorte pronte per la vendita. Le strategie e le esigenze di gestione dell'inventario variano da azienda ad azienda, ma l'obiettivo è sempre lo stesso: avere la giusta quantità di merce giusta nel posto giusto al momento giusto.

L'obiettivo sembra abbastanza semplice. Tuttavia, i dati raccontano una storia diversa: il 43% dei rivenditori considera la gestione dell'inventario come la loro sfida quotidiana numero uno. Quindi, come possono le aziende avere successo nonostante difficoltà come problemi nella catena di approvvigionamento e variazioni nella domanda? Ecco tutto quello che devi sapere.

La sfida principale nella gestione dell'inventario è chiara: acquistare troppo e rischiare di accumulare scorte obsolete, oppure acquistare troppo poco e non avere nulla da vendere, con il risultato di clienti insoddisfatti che andranno altrove. Sapere quando e quanto ordinare è la chiave per gestire l'inventario con successo. Con dati in tempo reale sull'inventario e gli strumenti giusti, le aziende possono applicare l'automazione e l'analisi predittiva per identificare momenti chiave in anticipo. Automatizzare la gestione dell'inventario consente di risparmiare denaro e di evitare sprechi di lavoro.

Le strategie di gestione dell'inventario dipendono dal modello di business dell'azienda. Ecco alcune tecniche popolari.

Dropshipping: questa tecnica comporta l'esternalizzazione della logistica e della produzione. Tuttavia, solo perché il dropshipping consente di bypassare questi passaggi, non significa che non ci siano altre attività di gestione dell'inventario di cui occuparsi. Concentrati sul monitoraggio dei livelli di scorte dei tuoi fornitori in tempo reale. Implementa sistemi di elaborazione automatica degli ordini e mantieni canali di comunicazione chiari con i tuoi fornitori per garantire l'evasione tempestiva degli ordini dei clienti ed evitare esaurimenti o ritardi.

Previsione della domanda: la previsione della domanda è l'arte e la scienza di prevedere la domanda dei clienti per determinati prodotti. Previsioni accurate e tempestive sono fondamentali per le aziende di tutte le dimensioni. Fattori come la stagionalità, la concorrenza, la geografia e i tipi di prodotti venduti possono influenzare la domanda. Tutte le decisioni aziendali dovrebbero basarsi sui dati, quindi i previsori dovrebbero considerare l'investimento negli strumenti giusti per la proiezione delle tendenze, la ricerca di mercato e altro ancora.

Gestione perpetua dell'inventario: questa tecnica si basa su software di gestione dell'inventario per monitorare continuamente i livelli di inventario in tempo reale. Digitalizzando e automatizzando il processo di gestione dell'inventario, le aziende possono migliorare l'accuratezza, mantenere un controllo migliore sui livelli di scorte e ridurre i costi. Un altro vantaggio chiave di un sistema di inventario perpetuo è la sua capacità di integrarsi con altri sistemi aziendali come la gestione degli ordini , la contabilità, il servizio clienti e altro ancora.

Quantità economica d'ordine (EOQ): con questa tecnica si calcolano i numeri per determinare la quantità ideale di ordine, che aiuta a soddisfare la domanda minimizzando i costi totali associati all'ordinazione, alla ricezione e alla gestione delle scorte. La formula EOQ è un'equazione che può essere utilizzata per individuare la quantità ottimale di inventario da richiedere a un produttore o fornitore.

L'EOQ è meglio utilizzato in situazioni in cui la domanda, l'ordinazione e i costi di gestione rimangono costanti. Sebbene la formula possa essere modificata per determinare livelli di produzione o intervalli di ordine variabili, la maggior parte delle aziende con catene di approvvigionamento estese e alti costi variabili si affida ad algoritmi all'interno dei loro sistemi informatici per calcolare l'EOQ.

Quantità minima d'ordine (MOQ): questa tecnica privilegia l'acquisto della quantità minima possibile di inventario. Il MOQ può essere basato sia sul numero di unità che su una cifra in denaro. È cruciale comprendere l'impatto dei MOQ sul tuo inventario e sulla redditività. Se sei un acquirente, devi considerare le tue esigenze di inventario e la capacità di stoccaggio prima di impegnarti in un MOQ. Se sei un venditore, dovresti impostare con cura i tuoi MOQ per garantire la redditività senza scoraggiare i potenziali clienti.

Gestione dell'inventario just-in-time (JIT): questa tecnica comporta l'ordinazione dell'esatta quantità di inventario necessaria esattamente quando serve. L'obiettivo è avere il minor inventario in eccesso possibile in ogni momento. È una soluzione ideale per le aziende senza ampio spazio di stoccaggio, quelle con margini ridotti o che vogliono ridurre le spese eccessive per i materiali. Per far funzionare la gestione JIT, i venditori devono rimanere in costante comunicazione con fornitori e produttori. Il tempo è essenziale e questo metodo richiede software impegnati e semplificati per operare senza intoppi.
Se eseguita correttamente, la gestione just-in-time può ridurre i costi e gli sprechi e aumentare l'efficienza. Tuttavia, ha anche i suoi svantaggi. Interruzioni nella catena di approvvigionamento, errori negli ordini e articoli danneggiati possono causare ritardi, portando a clienti frustrati. Ecco perché questa tecnica richiede gli strumenti giusti e un monitoraggio accurato per mantenere tutto in ordine.
Indipendentemente dalle tecniche di gestione dell'inventario che la tua azienda sceglie di utilizzare, è fondamentale monitorare le operazioni in ogni fase del processo di gestione dell'inventario.

Ogni fase del processo di gestione dell'inventario si basa sulla successiva, quindi è cruciale avere tutto sotto controllo fin dall'inizio. Ecco i momenti chiave della gestione dell'inventario:

- Fase 1 — Ricezione dell'inventario e inserimento dei dati: quando i fornitori consegnano materiali o prodotti, i dati rilevanti devono essere registrati e caricati nel sistema di gestione dell'inventario. Suggerimento: implementa strumenti AI per aiutare i tuoi team ad automatizzare il processo di inserimento dati. Questo riduce i compiti amministrativi e migliora l'accuratezza.

- Fase 2 — Stoccaggio strategico: durante questa fase, le considerazioni chiave includono lo spazio di stoccaggio, il flusso di traffico della struttura e come rendere facilmente accessibili i prodotti più popolari. Modelli generativi basati su AI addestrati su dettagli del magazzino e dati di vendite storiche possono aiutare qui. L'AI può rapidamente scoprire intuizioni che ti aiutano a ottimizzare lo stoccaggio e fare il miglior uso del tuo spazio.

- Fase 3 — Gestione degli ordini e adempimento: una volta che un cliente effettua un acquisto, entra in gioco la gestione degli ordini. Questo processo coinvolge tutto ciò che accade dopo il clic sul pulsante "Acquista"; controlla tutti i processi operativi a valle, le persone, i sistemi e le partnership che aiutano a evadere gli ordini. La gestione degli ordini rende possibile dare ai tuoi clienti aggiornamenti in tempo reale sullo stato del loro ordine ("Il tuo ordine ha lasciato il magazzino ed è in viaggio verso il tuo indirizzo!").

- Fase 4 — Aggiornamento dei livelli di inventario: Quando i tuoi sistemi di gestione dell'inventario e degli ordini sono sincronizzati, l'intero processo post-acquisto è trasparente sia per i tuoi dipendenti che per i tuoi clienti. L'inventario viene aggiornato automaticamente in tempo reale, quindi sai sempre cosa è disponibile e cosa no. Questo offre ai tuoi commercianti e gestori di inventario una visione accurata degli ordini e rende più facile gestire e coordinare i processi di imballaggio, spedizione e adempimento.

- Fase 5 — Rifornimento e riassortimento: Mentre gli ordini vengono evasi e i livelli di inventario diminuiscono, i riordini ti permettono di mantenere una fornitura continua di prodotti. È cruciale sapere quando e quanto riordinare. Ordinare troppo presto potrebbe risultare in merce invendibile (inventario che non è più vendibile perché scaduto, obsoleto o fuori stagione). Aspettare troppo a lungo o ordinare troppo poco potrebbe significare esaurimenti di scorte — e clienti frustrati. Strumenti basati su AI possono aiutarti a monitorare i livelli di inventario, generare avvisi di riordino basati su soglie predefinite e persino effettuare automaticamente ordini ai fornitori.

Per aiutarti ad avere la giusta quantità di inventario nel posto giusto al momento giusto, sfrutta la tecnologia AI in tutte le fasi del processo di gestione dell'inventario. Con l'AI puoi automatizzare i compiti, ottenere preziose intuizioni e rendere le tue operazioni più efficienti.

Il primo passo per una gestione dell'inventario di successo è sapere dove si trovano i tuoi prodotti in qualsiasi momento. La capacità di visualizzare la quantità e il flusso dei tuoi beni in tempo reale è nota come visibilità dell'inventario. Una volta che hai una visione chiara di tutto il tuo inventario, è molto più facile tracciare e archiviare enormi quantità di dati, abbinare offerta e domanda e ridurre i casi di vendita eccessiva e sottoscritta. Questo consente anche di crescere su larga scala.

Quindi, come si ottiene una visione cristallina dell'inventario?

Strumenti come scanner di codici a barre e SKU possono tracciare il flusso fisico delle merci, ma questa è solo una parte del quadro. I sistemi di gestione dell'inventario più avanzati tengono conto anche delle prenotazioni in tempo reale attraverso i canali di vendita.

Ad esempio, una piattaforma di e-commerce che integra i dati di vendita dal sito web di un rivenditore, dall'app e dai negozi fisici offre una visione più olistica del tuo inventario. In queste aziende, i team operativi e di merchandising sanno in un colpo d'occhio esattamente quanti unità di ogni articolo sono in stock in ciascuna sede, quante aspettano di essere spedite e dove sono conservate all'interno di un centro di distribuzione o magazzino.

Riordini automatizzati e analisi predittive garantiscono che i marchi possano rifornire le merci in momenti chiave, come quando la domanda sta aumentando ma il punto di riordino non è ancora stato raggiunto.

Una maggiore visibilità consente acquisti all'ingrosso riducendo i costi di stoccaggio e le analisi integrate rendono possibile prevedere con maggiore precisione la domanda per effettuare acquisti tempestivi. Reportistica e riordini automatizzati riducono errori costosi come esaurimenti di scorte, eccessi di scorte, scelte errate e spedizioni errate. Questo aumenta le possibilità di mantenere gli scaffali riforniti e di consegnare le merci rapidamente e correttamente, migliorando la soddisfazione dei clienti e stimolando il ripetersi degli affari.

Molte aziende utilizzano ancora fogli di calcolo per gestire l'inventario. Ma anche il foglio di calcolo più ben organizzato e aggiornato di routine non può fornire informazioni in tempo reale sulle condizioni del mercato da solo, né individuare problemi emergenti dei fornitori, come una nave con merci bloccata in porto. Inoltre, non supporta opzioni di adempimento flessibili come Buy Online Pick Up in Store (BOPIS) — che stanno diventando sempre più popolari tra i consumatori.

Il punto è che la gestione manuale dell'inventario non è una pratica sostenibile man mano che le aziende crescono e si espandono. Ma elevando i dati dell'inventario da team isolati alla piattaforma digitale giusta, puoi gestire efficacemente il flusso di merci in tutta la tua catena di approvvigionamento. Questo è vero anche per le aziende omnicanale che vendono su negozi fisici, social media e canali basati su app. Ciò protegge la tua azienda da problemi facilmente evitabili come la vendita eccessiva online.

La digitalizzazione e l'automazione della gestione dell'inventario:

• facilita il tracciamento, lo stoccaggio e l'analisi di enormi quantità di dati sull'inventario.
• garantisce conteggi accurati dell'inventario in tempo reale, riduce i costi di gestione, riduce la merce invendibile e snellisce i viaggi dal molo allo stock.
• consente il tracciamento degli ordini e la responsabilità lungo i processi di prelievo, imballaggio e spedizione.
• fornisce visibilità granulare fino al livello della sede e del magazzino, assicurando che tu possa abbinare accuratamente domanda e consegna e ridurre vendite eccessive e sottoscritte.

Combina una buona visibilità dell'inventario con alcune best practice di gestione dell'inventario e avrai una ricetta per il successo.

La visibilità è critica per i tuoi sforzi di gestione dell'inventario, ma ci sono altre migliori pratiche da considerare. Ecco cosa tenere a mente mentre pianifichi la tua strategia di gestione dell'inventario:

- Controllo qualità: è essenziale per le aziende controllare accuratamente tutto l'inventario per difetti o - altri problemi potenziali prima di vendere prodotti ai clienti. Senza controllo qualità, i clienti potrebbero finire per acquistare prodotti danneggiati, il che porta a recensioni negative e a una reputazione danneggiata. L'inventario dovrebbe essere ispezionato al momento dell'arrivo nei tuoi magazzini, ma il controllo qualità dovrebbe anche essere prioritario durante i processi di manipolazione, stoccaggio e spedizione. Questo include un adeguato imballaggio e la collaborazione con partner di spedizione affidabili che trattano il tuo inventario con cura.

- Sistemi connessi: collegando il tuo sistema di gestione dell'inventario con altri nel tuo ecosistema e-commerce, crei una visione trasparente e olistica della tua attività per i team trasversali. È molto più facile ottenere intuizioni che guideranno la tua attività in avanti quando la gestione dell'inventario è integrata con la tua piattaforma di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e il sistema di gestione degli ordini.

- Monitoraggio e ottimizzazione: la gestione dell'inventario non è un compito “imposta e dimentica”. Le condizioni di mercato, le richieste dei clienti e gli obiettivi aziendali cambiano. Se monitori e migliori continuamente le tue pratiche di gestione dell'inventario, è molto più facile adattarsi. Raccogli e analizza i dati di feedback e traccia le metriche per identificare opportunità di miglioramento per la tua attività.

Ti chiedi come valutare le prestazioni dei tuoi sistemi e operazioni di gestione dell'inventario? Ecco alcuni indicatori chiave di prestazione (KPI) da monitorare:

• stockout: uno stockout si verifica quando un prodotto non è disponibile — il che può essere frustrante per i clienti e dannoso per la fedeltà al marchio. Se e quando si verificano stockout, indaga sul motivo per cui non c'era abbastanza di quel prodotto e usa la previsione delle tendenze per rimanere al passo con la domanda. Prevedendo meglio quando le vendite aumenteranno, avrai tempo per adeguare il tuo inventario in anticipo.
• costi di gestione dell'inventario: I costi di gestione dell'inventario sono i costi totali coinvolti nello stoccaggio e nella protezione dei prodotti invenduti. Più basso è questo numero, maggiori sono i tuoi margini netti. Determina quali prodotti hanno costi di gestione più elevati (probabilmente articoli più grandi che occupano spazio in un magazzino o articoli che richiedono considerazioni di stoccaggio uniche come una temperatura o un clima specifico). Elabora una strategia per assicurarti di non sovraccaricare prodotti con alti costi di gestione.
• giorni di inventario disponibile: I giorni di inventario disponibile misurano quanto efficacemente un'azienda esaurisce il proprio inventario in media. Meno giorni un'unità resta nel tuo magazzino, meglio è. Quando le aziende calcolano accuratamente i giorni di inventario disponibile, possono minimizzare gli stockout mantenendo i livelli di inventario snelli e rifornendo proprio in tempo.
• tasso di rotazione dell'inventario: il tasso di rotazione dell'inventario misura quante volte un'azienda vende e sostituisce il proprio inventario in un periodo specifico (di solito un anno). Questa metrica aiuta i marchi a determinare se hanno troppe o troppo poche scorte per soddisfare la domanda. Tenere d'occhio il tuo tasso di rotazione può aiutarti a ottimizzare la dimensione dei tuoi riordini.
• tasso di arretrati: il tasso di arretrati misura il numero di ordini che un marchio non può soddisfare quando un cliente tenta di effettuare un acquisto. Questo tasso è un indicatore di quanto bene un'azienda rifornisce prodotti ad alta domanda. Il tuo marchio ha un alto tasso di arretrati per alcuni prodotti? In tal caso, considera di effettuare ordini più grandi per soddisfare la domanda e mantenere i clienti felici.