ERP: scopri il software di pianificazione delle risorse aziendali

Un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP, o Enterprise Resource Planning) aiuta a unificare tutti gli strumenti di un'azienda, permettendo ai team di vendita e agli altri reparti di condividere i dati. 

Ad esempio, per lavorare al meglio, i rappresentanti di vendita hanno bisogno di accedere a una combinazione di app, dalle piattaforme che forniscono informazioni aggiornate sui lead e dettagli sull'inventario in tempo reale ai programmi per la rendicontazione finanziaria e la gestione dei contratti.

Quando le operazioni vengono coordinate da software ERP o soluzioni simili, i rappresentanti di vendita possono accelerare il processo quote-to-cash, prevedere le vendite con maggiore accuratezza e collaborare in modo più fluido con i team.

I vantaggi includono:

• Sincronizzazione dati: allineamento in tempo reale tra vendite e contabilità.
• Automazione ordini: trasmissione immediata dei contratti firmati ai sistemi finanziari.
• Precisione finanziaria: riduzione drastica di errori manuali e discrepanze nei dati di fatturazione.
• Visibilità end-to-end: monitoraggio completo dei ricavi su un'unica piattaforma.

Scopri di più sui software ERP: cosa sono, perché sono importanti e quali alternative possono aiutarti a comprendere meglio la tua azienda.

Una soluzione di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) è un software che gestisce le operazioni aziendali essenziali in un unico sistema connesso, aiutando i team a lavorare in modo più efficiente e a prendere decisioni più informate. Riunisce funzioni come finanze, produzione, risorse umane, vendite, approvvigionamento e supply chain, fornendo ai decisori l'accesso a dati completi e in tempo reale.

I sistemi ERP uniscono software, informazioni e flussi di lavoro, permettendo l'accesso a ciascuno di essi tramite un'interfaccia unificata. Facilitano inoltre la condivisione dei dati per una comunicazione coerente tra i vari reparti. Ad esempio, quando le organizzazioni integrano un CRM come Salesforce con la loro soluzione ERP di gestione dei ricavi, possono collegare vendite, marketing e assistenza clienti con operazioni, finanza, IT e risorse umane.

I sistemi ERP integrano dati e processi provenienti da diverse aree dell'azienda come HR, contabilità, approvvigionamento e produzione. Questo garantisce che ogni applicazione possa accedere alle stesse informazioni, creando una visione unificata delle attività. Oltre a memorizzare i dati, il software di pianificazione delle risorse aziendali automatizza la condivisione di compiti e informazioni tra le applicazioni per snellire i processi e migliorare la reportistica.

I sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) sono più specifici e si concentrano su ciò che i team di vendita devono raggiungere, a partire dai primi punti di contatto di vendita e marketing fino al servizio clienti e alle iniziative volte alla fidelizzazione. I sistemi ERP, invece, possono includere ogni aspetto delle operazioni aziendali ma spesso puntano maggiormente sulla contabilità e meno sulle funzionalità per i team di vendita.

• I sistemi CRM monitorano le pipeline di vendita e il customer engagement durante tutto il ciclo di vita del cliente, gestiscono le relazioni e migliorano il customer service diretto. È possibile integrarli con il software ERP, funzione che si rivela utile se quest'ultimo dispone di capacità limitate di vendita e gestione clienti.
• I sistemi ERP comprendono molteplici funzioni operative aziendali e possono includere anche processi back-end relativi ad approvvigionamenti, risorse umane, contabilità e finanza, gestione dell'inventario e della supply chain, e altro ancora.

L'ERP aiuta i leader a stabilire come utilizzare al meglio le risorse, dagli asset finanziari alla pianificazione della forza lavoro, per poter operare in modo efficiente e rimanere competitivi. Permette ai collaboratori in prima linea di muoversi più efficacemente nei processi interni dell'organizzazione. Ad esempio, un software ERP intelligente concede ai rappresentanti di vendita più tempo per costruire relazioni positive con la clientela e per l'analisi dei report.

Si tende a pensare che l'ERP sia necessario solo per le grandi operazioni ma in realtà non è così. Solitamente le piccole imprese dispongono di risorse limitate rispetto alla quantità di lavoro che devono svolgere: in questo senso l'ERP risulta estremamente utile, in particolare per automatizzare le mansioni di routine e risparmiare tempo e fatica. Le PMI possono utilizzare soluzioni ERP con interfacce no-code che permettono personalizzazioni semplici secondo necessità.

Un grande vantaggio dato da un sistema ERP è il collegamento delle funzioni aziendali principali in un'unica piattaforma. Aiuta le aziende a operare in modo più fluido e strategico poiché migliora la collaborazione tra team e reparti, condivide dati trasversali per creare un'unica fonte di informazioni e fornisce insight in tempo reale per decisioni più informate. È in grado di ottimizzare l'efficienza e ridurre i costi attraverso l'automazione dei processi. Inoltre, aggiungendo integrazioni software di terze parti per unire vendite, assistenza, marketing, e-commerce e IT in un'unica piattaforma, le aziende possono migliorare la scalabilità.

I sistemi di pianificazione delle risorse aziendali possono essere configurati in modi diversi affinché si adattino al meglio alle esigenze tecniche, al budget e agli obiettivi di ciascuna organizzazione. Queste sono le tre tipologie principali e le funzioni che offrono:

Gli ERP on-site o on-premise offrono alle organizzazioni il totale controllo del software e la piena responsabilità della sua sicurezza. Poiché viene implementato e utilizzato sui server aziendali, richiede un team IT dedicato in loco per la manutenzione e il supporto. Tuttavia l'accesso è limitato a una sede fisica, rendendo difficile o impossibile l'utilizzo dello strumento da parte del personale sul campo.

Questa tipologia utilizza il modello Software as a Service (SaaS), permettendo a chiunque abbia le credenziali e un accesso a internet di utilizzarlo. È generalmente simile a un abbonamento e include hosting dei dati, addestramento, personalizzazioni flessibili, aggiornamenti software e supporto secondo necessità.

Conosciuto anche come ERP a due livelli, si tratta di una combinazione di soluzioni basate su cloud ed ERP. Le organizzazioni che scelgono questo modello di solito ospitano alcune applicazioni e i loro dati nel cloud, mentre altre applicazioni sono accessibili solo tramite un server on-premise.

Valutare l'acquisto di un sistema di pianificazione delle risorse aziendali può apparire difficile, ma puoi rendere la scelta più semplice partendo dai tuoi obiettivi aziendali principali. Raccogli informazioni dirette sulle varie opzioni di software disponibili sul mercato, per stabilire quale funzionerà meglio per la tua attività.

Ecco i principali fattori da confrontare:

Considera le persone che accederanno più spesso alle varie funzionalità dello strumento e dove si trovano. Se lavorano tutti in ufficio, una soluzione on-site potrebbe essere l'opzione più adatta. Se, invece, la maggior parte dei dipendenti lavora da remoto o sul campo, un software ERP nel cloud è probabilmente la scelta migliore. Prima di decidere, valuta quanto controllo vuoi e se hai le risorse per ospitare e mantenere uno strumento di questo tipo.

Un software ERP moderno dovrebbe includere un minimo di intelligenza artificiale integrata. Confronta dove e come viene applicata l'AI nelle varie soluzioni proposte. Poi valuta se (e in che modo) è integrata nell'automazione dei processi, nell'analisi dei dati, nelle interazioni con i clienti, nella reportistica e nelle previsioni.

Considera quanto sono personalizzabili i report e le dashboard. Un'AI potente e opzioni di reportistica flessibili forniscono i migliori e più rapidi insight in tempo reale; questi aiutano i leader e il personale in prima linea a prendere decisioni veloci e maggiormente informate.

Assicurati che le funzioni includano l'automazione integrata per ridurre le attività manuali. Identifica le opzioni di automazione da utilizzare per i processi che i tuoi team eseguono più frequentemente e per quelli in cui osservi il maggior numero di errori umani. Ad esempio potresti applicarle alla gestione degli ordini e dell'inventario, alla fatturazione e alla pianificazione.

Moduli speciali o integrazioni con software di terze parti sono fondamentali. Consentono scalabilità e adattamenti personalizzati per soddisfare le esigenze della tua azienda relative a qualsiasi reparto: contabilità, risorse umane, vendite, marketing, inventario, magazzino, gestione della supply chain, approvvigionamenti e acquisti. Alcuni software di pianificazione delle risorse aziendali offrono adattamenti tramite moduli no-code o low-code, mentre altri si basano su API. Valuta quale opzione funziona meglio per la tua realtà.

Sebbene molte aziende trovino i sistemi ERP vantaggiosi per la gestione dei processi interni, per determinate organizzazioni potrebbero essere indicate altre soluzioni, più adatte a flussi di lavoro complessi e operazioni a contatto con il cliente. Gli ERP da soli spesso non supportano funzioni aziendali importanti come la gestione delle pipeline di vendita, il coinvolgimento della clientela o il rispetto dei requisiti di conformità specifici del settore.

Per colmare queste lacune, è possibile ricorrere a un software flessibile e integrato.

Una piattaforma alimentata dall'AI come Sales Cloud può aiutarti a creare un ecosistema connesso in cui le informazioni interne ed esterne fluiscono tra i tuoi team di vendite, marketing, ricavi e quelli esecutivi e amministrativi. Questo può favorire una maggiore agilità operativa e decisioni più informate a tutti i livelli.

Nel valutare le alternative all'ERP, è consigliabile considerare software che abbiano le seguenti funzioni:

• Scalabilità: i software aziendali devono poter crescere insieme alla tua azienda. Scegli una soluzione che ti permetta di iniziare in piccolo e di ampliarla facilmente con funzioni aggiuntive e integrazioni pronte all'uso.
• Personalizzazione: sebbene gli strumenti out-of-the-box possano funzionare bene, le piattaforme adattabili alle tue esigenze di vendite, servizio clienti, marketing e e-commerce offrono generalmente risultati migliori.
• Automazione: un grande vantaggio dei sistemi interconnessi è la riduzione del lavoro manuale. Il tuo software dovrebbe essere in grado di gestire mansioni come la registrazione dei dati e l'attivazione dei passaggi successivi in un flusso di lavoro.
• Intelligenza artificiale: le soluzioni dotate di assistenti AI possono aiutarti ad analizzare rapidamente grandi quantità di dati non organizzati. Alcuni sistemi si avvalgono persino di agenti autonomi in grado di compiere azioni e, con il tempo, imparare dai risultati per diventare più efficienti e aiutarti in modo più completo.
• Innovazione: le piattaforme basate su cloud forniscono aggiornamenti continui che ti permettono di sfruttare le nuove funzionalità man mano che vengono rilasciate. Una solida community di utenti può inoltre fornirti consigli per utilizzare al meglio i tuoi strumenti.

Il software di pianificazione delle risorse aziendali può aiutare a migliorare la collaborazione, il servizio clienti e la produttività integrando sistemi e dati trasversali in un'unica piattaforma. Uno sviluppo software gestionale ERP tradizionale non è l'unico mezzo per soddisfare questa necessità. Prendi in considerazione anche i software basati sull'AI come product.agentforce, che costituiscono validi strumenti per colmare le lacune e potenziare la tua attività.