나사는 Trailblazer입니다.

나사뿐만 아니라 다양한 임무를 수행하는 수많은 기관의 프로그램 리더는 프로세스와 운영을 개선하고자 할 때 당면한 요구와 예산에 가장 적합하다고 생각되는 시스템을 구현합니다. 이때 구축한 시스템이 모든 프로그램마다 일치하기 어렵습니다. 따라서 다른 워크플로우 규칙에 따라 수집된 서로 다른 데이터 세트는 각기 다른 데이터베이스에 저장됩니다. 결과적으로 이러한 시스템으로 인해 보고서를 가져오고, 데이터 요청에 응답하고, 시스템 무결성을 유지하는 데 더 많은 시간, 에너지, 리소스가 소요되며, 중요한 혁신에 집중할 수 있는 시간, 에너지, 리소스가 줄어듭니다.

이는 비용이 많이 드는 업계 전반의 당면과제로, 나사는 이를 해결하고자 했습니다.

미국 회계감사원은 최근 정부 IT 지출에 관한 연구에서 미국의 연방 기관이 IT 및 사이버 투자에 1,000억 달러 이상을 지출하고 있다고 밝혔습니다. 이 중 약 679억 달러가 운영 및 유지 관리에 사용됩니다.

이는 67.9%에 해당하는 금액으로, 국가 안보 및 국방에 지출되는 346억 달러와 합하면 개발, 현대화 및 개선에 사용할 수 있는 금액은 177억 달러에 불과합니다. 즉, 전체 예산의 불과 17.7%만이 혁신을 위한 분야에 투자되고 있는 것입니다.

이것이 바로 나사의 성공사례가 중요한 이유입니다. 나사는 각 부서와 기관이 어떻게 산업 전반의 과제를 극복하고 사무적인 업무가 아닌 중요한 업무에 더 많은 리소스를 집중할 수 있는지를 보여줍니다.

https://www.gao.gov/assets/gao-23-106414.pdf

나사는 다양한 인턴십 환경을 하나의 온라인 커뮤니티 포털로 통합하는 인턴십 관리 플랫폼인 미국 연방 위험 및 권한 부여 관리 프로그램(FedRAMP) 인증을 받은 공공 부문용 세일즈포스 커스터머 360 기반 STEM 게이트웨이를 론칭했습니다. 이는 나사가 차세대 STEM 리더십에 도달하고, 공감대를 형성하고, 채용하는 방식을 자동화하고 간소화하는 데 사용하는 여러 모듈과 앱을 통합합니다.

• 접수:
  예비 인턴은 포털의 익스피리언스 클라우드 인터페이스를 통해 게이트웨이에서 프로필을 등록하고, STEM 프로그램에 대한 정보를 찾아보고, 관심 있는 역할이나 분야를 표시하여 지원서를 제출합니다. 지원서가 제출되면 지원자는 다시 로그인하여 상태를 확인하고 다음 단계에 필요한 절차(예: 채용 자격 기록 제출 또는 온보딩 활동 등록)를 수행할 수 있습니다.
  셀프 서비스 특성상 지원자가 필수 입력란과 확인란을 통해 안내받으므로 데이터 입력 오류가 줄어듭니다. 통합된 디자인을 통해 여러 인턴십 기회에 대해 일관된 지원서, 소스를 사용할 수 있습니다.
  

• 애플리케이션 처리:
  나사의 직원은 백엔드에서 동일한 디자인 원칙을 활용합니다. 지원서가 접수되면 하나의 사례로 처리되어 서비스 클라우드를 통해 인턴십 코디네이터에게 배정됩니다. 이후 인턴십 코디네이터는 지원서를 검토하고, 메모를 작성하고, 주요 질문에 대해 전문가를 태그하고, 지원자를 추천할 수 있습니다. PII는 캡처되어 중앙에 저장되며(실드의 추가 보안 계층이 적용됨), 어떤 지원자가 어떤 프로그램에 채용되었는지와 함께, 설문조사 결과 등에 대한 세부 정보도 함께 저장됩니다.
  

• 추가적인 참여 기회:
  인턴십은 STEM 게이트웨이 시스템에서 주최하는 30개가 넘는 나사의 STEM 프로그램 중 하나에 불과합니다. 따라서 통합된 지원 및 등록 시스템을 구축하면 정보를 한 번 수집하여 여러 프로그램에서 재사용할 수 있으므로 나사의 직원과 일반인 모두에게 더 나은 사용자 경험을 제공할 수 있습니다. 또한 시스템을 통해 나사는 개인이 기관에서 제공하는 다양한 기회에 어떻게 참여하여 STEM 지식을 쌓을 수 있는지를 파악하고 신뢰를 구축할 수 있습니다. 나사는 향후 약 70개의 프로그램을 본 시스템으로 이전하고 기존의 사용되던 관련 레거시 시스템과 수동 프로세스를 폐기할 계획입니다. 현재 나사의 STEM 게이트웨이를 활용하고 있는 다른 두 가지 사례를 소개합니다.
  
  나사 커넥트는 게이트웨이에서 제공되는 온라인 실무 커뮤니티(CoP)로, 교육자가 서로 교류하고 나사직원과 커리큘럼을 더욱 잘 이해할 수 있도록 구축된 모듈입니다. 교육자는 베스트 프랙티스를 위해 협업하고 토론하며, 교육 리소스를 공유하고, 관련된 교육자 그룹 또는 다른 교육자를 팔로우할 수 있습니다.
  
  나사의 STEM 기내 교육 다운링크 애플리케이션은 국제우주정거장에 있는 우주비행사가 라이브 비디오 스트림을 통해 학교 행사에서 연설할 수 있는 시간대를 예약하려는 교육자 및 관리자로부터 온라인 요청 양식을 받습니다. 나사 직원은 요청을 검토하고 게이트웨이에서 바로 다운링크를 예약할 수 있습니다.
  

• 보고:
  태블로 및 CRM 애널리틱스를 사용하여 구축된 통합 보고서 및 대시보드는 팀에 비즈니스 분석 도구를 제공하여 결과를 요약하고, 추세를 파악하고, 인턴십 프로그램 및 기타 나사 STEM 참여를 촉진하는 요소를 정확히 찾아낼 수 있게 해줍니다. 이를 통해 인재 풀에서 누락된 정보를 이해하고, 지원 과정의 어려움(예: 소수 집단 전용 기관에 더 많은 시간을 할애해야 하는 경우)을 추적할 수 있습니다. 또한, 연방 STEM에 기여하려는 행정부 노력의 일환으로 나사, 연방 정부 및 일부 산업 파트너와 함께 STEM 학생에 대한 보고서를 작성합니다.
  
  이러한 정보를 바탕으로 지원자를 선별하기도 합니다. 회계연도 2022년에 인턴십 프로그램은 기관 전체에서 연간 약 2,200개의 인턴십 채용을 완료했으며, 한 번의 인턴십 기회에 300명이 지원한 경우도 있었습니다. 따라서 CRM 애널리틱스에 채용 공고를 표시하는 대시보드를 구축하여 GPA, 학업 수준, 전공, 학교 또는 교육 기관, 지역, 스킬셋 등을 기준으로 지원자를 검색하는 필터를 만들었습니다. 그런 다음 팀은 후보자를 채용 관리자에게 보내기 전에 이러한 속성을 제거하여 검토 프로세스를 간소화하고 편견의 영향을 줄였습니다.
  

나사는 STEM 게이트웨이와 동일한 디자인 원칙을 사용하여 여러 앱을 출시하고 순차적으로 프로그램을 디지털화 및 자동화함으로써 통합 플랫폼으로 연결했습니다. 

게스트 운영(Guest Ops) 앱은 나사에서 주요 인플루언서를 나사 이벤트에 초대하는 프로세스를 관리하는 데 사용하는 일정 관리 및 CRM 앱입니다. 자동화된 워크플로우 규칙을 통해 초대장 발행, 주차권 발권 등과 같은 업무를 간소화할 수 있습니다. RSVP 및 참석 데이터는 다시 세일즈 클라우드의 개인화된 프로필 레코드에 추가되며, 팀은 이를 통해 나사의 미션에 관심이 있는 개인과 관계를 발전시킵니다. 여기에서 팀은 과거 내용을 검토하고, 공통 관심사를 메모하고, 향후 이벤트에 참여할 적절한 인플루언서에게 연락하여 나사를 가장 먼저 떠올릴 수 있도록 할 수 있습니다. 

익스피리언스 클라우드와 세일즈포스 플랫폼의 주제별 전문가 연사 데이터베이스에는 STEM 게이트웨이와 유사한 접수 기능이 있으며, 다양한 커뮤니티와 학술 행사에 참여할 나사 연사를 위한 디지털 요청 양식을 수집합니다. 직원은 요청 양식을 검토하여 연설할 가장 적합한 사람을 매칭하고, 유사한 태블로 기반 보고서 및 대시보드 세트를 사용하여 나사가 참여하는 행사의 수와 유형에 대해 보고할 수 있습니다. 또한, 나사 직원은 로그인하여 교육 자료를 검토하고, 교육 과정에 등록하여 준비된 전문가가 될 수 있습니다.

나사는 클라우드 컴퓨팅 서비스에 대한 관심이 높아지면서 AWS 기반의 ‘미션 클라우드 플랫폼(MCP)’에 프로젝트를 추가하기 위한 요청을 받고 있었습니다. 그러나 15명으로 구성된 팀이 오프라인 스프레드시트와 이메일을 사용하여 추가 요청을 관리하고 계속 증가하는 고객 기반에 대한 플랫폼 수요를 추적하는 것에 어려움이 있었습니다. 이에 나사는 서비스 클라우드 및 공공 부문 솔루션을 도입하고 직원 경험에 미션 클라우드 플랫폼 대시보드 앱을 구축하여 CRM 분석, 자금 조달 및 고객 추적을 자동화했습니다. 론칭 직전에 팀은 추가 인력 충원 없이 20개 프로젝트에서 145개 프로젝트로 확장시킬 수 있었으며, 이를 통해 일상적인 고객 상호 작용과 신규 고객 온보딩을 자동화하여 업무 부하를 완화할 수 있게 되었습니다. 국제 우주 정거장의 인프라 및 페이로드 관리를 위한 기기, 저지구궤도의 충돌 방지 지원 프로그램, 나사의 달 복귀 프로젝트인 아르테미스를 지원하는 프로젝트 등 나사의 가장 미션 크리티컬한 프로그램 중 일부는 현재 MCP로 인해 AWS를 사용하고 있습니다.

STEM 게이트웨이를 통해 나사의 각 인턴십 코디네이터는 이제 평균 143개의 인턴십 지원서를 관리할 수 있습니다. 이 밖에도 데이터 요청에 응답하는 데 걸리는 시간이 15배나 단축되었습니다. 과거 나사는 15개의 서로 다른 시스템에서 가져온 데이터를 기반으로 보고서를 작성해야 했으나, 이제 통합된 시스템에서 실시간 보고서를 작성할 수 있습니다.

이처럼 나사의 디지털 앱은 모든 프로세스, 프로그램, 임무를 현대화하고자 하는 기관의 베스트 프랙티스입니다. 

• 데이터 분석 및 보안 계층은 시스템 레벨에서 프로그램에 대한 신뢰를 구축할 수 있는 투명성과 신뢰성을 제공합니다. 이는 프로그램 지원 및 자금 조달에 이르기까지의 과정에서 직원 경험을 향상합니다. 또한, 데이터 접근성을 향상하여 직원에게 동기를 부여하고, 이벤트뿐 아니라 모든 성과에 대한 가시성을 향상하고 미션이 오늘날의 커뮤니티 요구와 어떻게 지속적으로 연관되어 있는지에 대한 이해도 향상을 지원합니다.

• STEM 게이트웨이는 통합 접수 및 사례 관리 시스템으로 보조금 프로그램, 혜택 프로그램, ERAP 등을 포함해 접수 및 자격 검토를 필요로 하는 고도화된 프로세스와 다각적인 환경과 유사합니다.

• 일정 예약 앱은 현장에서의 변동 사항을 포함한 방법 및 계획, 다음 단계를 위한 자동화된 워크플로우 규칙을 통한 빠르고 효율적이면서 선형적인 반복 가능한 프로세스에 적용할 수 있습니다.

• 아웃리치, 참여 및 CRM 기능은 보다 세분화된 수준에서 고객의 수요를 파악하고, 기록과 맥락을 기반으로 보다 생산적인 협업을 실현할 수 있는 도구를 제공합니다. 채용, 공공 업무/홍보, 파트너십 개발 등 부문에 적용될 수 있습니다.