Kommunikationsskolan som når ända fram

Berghs School of Communication är en prisbelönt och internationellt känd skola inom kommunikation. I över 75 år har Berghs utbildat framgångsrika studenter från mer än 40 länder och gett dem verktyg att arbeta med kommunikation och kreativ innovation. Men digitaliseringen både utvecklar och utmanar skolan. Allt eftersom de kostnadsfria utbildningsprogrammen blir mer lättillgängliga online, behöver Berghs bevisa sina kommunikationsmeriter digitalt och i klassrummen. ”Som kommunikationsskola är det viktigt att vi lever som vi lär”, förklarar Mats Lundquist som är IT-chef för skolan. ”Eftersom vi i allt större utsträckning spenderar våra liv online måste vi kunna dela kunskap och möta våra elever där. Salesforce gör det möjligt för oss att erbjuda varje student en mer personaliserad utbildningsupplevelse.”

Skolan har 250 heltidsstudenter och upp till 2 500 studenter som läser deltidskurser varje år. Berghs lilla team på 38 anställda behöver verktyg att hålla kontakt med alla sina elever under hela skolgången – från start till examen.

”Innan Salesforce hade vi en föråldrad databas. Den gav oss ingen information om vad studenten hade för intressen och det fanns inga möjligheter att analysera data”, berättar den tidigare CRM-chefen Lotta Saxe. ”När jag besökte en partnerskola i Sydney fick jag veta att de hade ett fullständigt register över varje student i Salesforce. Då förstod jag att vi var tvungna att skaffa en liknande lösning för att förenkla våra processer och bli mer effektiva.”

Efter att ha granskat andra produkter på marknaden beslutade sig Berghs för att implementera Sales Cloud 2012. ”Skillnaden med Salesforce är att det är mer än ett CRM-verktyg”, säger Saxe. ”Det går att anpassa efter våra behov och vi kan växa vår digitalisering.”

Skolan utvärderade sina befintliga processer och med hjälp från en Salesforce-partner lärde de sig hur Sales Cloud kunde hjälpa dem att bli mer effektiva. ”Saker som vi brukade genomföra i sex steg kan vi nu utföra i ett enda steg”, avslöjar Lundquist. ”Att skriva ut, underteckna och skicka examensbevis till studenter manuellt tog tid och energi, men efter att ha förflyttat processen till Sales Cloud kan vi skicka en PDF med examensbevis till studenterna på bara fem minuter.”

Även studenternas ansökningsprocess går smidigare och snabbare med Sales Cloud. När en ansökan skickas online skapas ett meddelande till den aktuella läraren som ska hantera den. Personalen kan spåra förloppet, och när ansökan är godkänd får ekonomiavdelningen ett automatiskt meddelande om att skapa en faktura.

”Insikterna vi får genom Salesforce hjälper oss att jobba som ett team. Om någon ur personalen blir sjuk kan vi titta i personens schema, se vilket material som har skickats ut som förberedelse för lektionen, och tryggt skapa en handlingsplan”, förklarar Lundquist.

Berghs School of Communication strävar efter att kontinuerligt förbättra sina kurser. ”Den återkoppling vi får har stor inverkan på vad och hur vi undervisar”, säger Lundquist. ”Vi ber våra studenter att utvärdera kurser och registrerar informationen i Sales Cloud. För oss är det viktigt att studenterna kan göra sina röster hörda och vet om att vi lyssnar.”

Automatiseringen av utvärderingsprocessen med Sales Cloud har gjort jobbet så mycket enklare för Berghs personal, som tidigare samlade in den här sortens information manuellt. ”Med hjälp av en enda instrumentpanel kan vi överblicka hur väl våra kurser fungerar”, säger Lundquist. ”Det här gör utvärderingen av undervisningen mer precis och lättillgänglig. Vi kan se hur vi presterar från år till år och säkerställa att vi uppnår våra mål.”

Nästa stora steg för Berghs är att bli mer kvalitativa i sin approach, menar Lundquist: ”Vi har gjort det möjligt för våra studenter att samarbeta smidigare och mötas i sociala medier, men vi vill väldigt gärna utforska Marketing Cloud så att fler kan upptäcka oss, och ta reda på vad folk tycker om oss.”

För att uppnå målet om att lära känna sina studenter ännu bättre strävar Berghs efter att stärka relationen till såväl tidigare som potentiella studenter. ”Tack vare Sales Cloud-integrationen kan vi ta reda på om någon har anmält sig till ett event via vår webbplats. Dessa insikter gör det möjligt för oss att anpassa kommunikationen och skicka personaliserade e-postmeddelanden med information om kommande event eller annat som just de kan vara intresserade av”, förklarar Saxe. ”Vi skulle verkligen uppskatta möjligheten att spåra och personalisera hela kundresan med Marketing Cloud. Då hade vi kunnat behålla kontakten med personer mellan, under och efter kurserna och hjälpa utexaminerade till deras drömjobb.”

Berghs är känd för sin höga kvalitet och har ett gott rykte. Salesforce är en viktig del i skolans succé. ”För att lyckas i den här branschen måste man behärska två saker: att leverera utmärkt utbildning och att kommunicera smidigt. Vi vet att vi är ledande inom utbildning, men med Salesforce har vår kommunikation och studentupplevelse också blivit en framgångsfaktor”, avslutar Lundquist.