“För oss är Salesforce inte bara en lösning, utan ett supportnätverk. De förstår våra mål och hjälper oss att nå dem snabbare.”

Popkonserter, äventyrsläger och fotbollsmatcher – speciella upplevelser i barndomen som skapar minnen för livet. Men för sjuka barn är det svårt att vara med på evenemang som dessa. Min Stora Dag är en ideell organisation som samarbetar med sjukhus och kliniker över hela Sverige för att uppfylla allvarligt sjuka barns önskningar. ”Vi vill ge de här barnen en chans att vara med om något speciellt som ger glädje och kraft att orka fortsätta kämpa i en tuff vardag”, förklarar Simon Bender som är projektkoordinator på Min Stora Dag. ”De har inte samma möjligheter som andra barn och behöver roliga stunder att se fram emot.”

Välgörenhetsorganisationen vill nå varje barn i sin målgrupp i Sverige, men för det krävs både tid och pengar. ”Vi är en liten organisation, så hur vi använder våra resurser har stor inverkan på hur många barn vi kan hjälpa”, förklarar Maggie Nilsson, projektledare på Min Stora Dag.

Under 2012 bytte Min Stora Dag sina tidskrävande manuella processer mot en integrerad lösning från Salesforce. ”För oss är Salesforce inte bara en lösning, utan också ett supportnätverk. De förstår våra mål och hjälper oss att nå dem snabbare”, säger Nilsson.

Nu loggas allt på en enda plats som hela teamet har åtkomst till – allt från leverantörs- och sponsoruppgifter till evenemangsscheman och barns särskilda önskningar kring den speciella dagen. ”När vi loggar en aktivitet i Salesforce kan vi bifoga all tillhörande bokningsinformation: kopior av biljetter, kontaktuppgifter till familjer, medicinska behov och referensnummer”, säger Bender. ”Det innebär att det inte finns någon risk att tappa bort en biljett och göra ett barn besviket.”

Med en enda informationskälla kan det interna teamet på 14 personer uppnå mer på kortare tid. Efter införandet av Sales Cloud har Min Stora Dag nått fler barn än någonsin. Under 2015 beviljade de 300 önskningar och agerade värd åt 3 000 barn vid speciella evenemang. En rejäl ökning från 2013 då siffran var 1 753.

För att nå ut till fler barn har Min Stora Dag börjat samarbeta direkt med familjer via sin webbplats. Information från onlineformulär samlas in automatiskt i Sales Cloud, som även genererar e-postmeddelanden till föräldrar. ”Genom att automatisera viktiga uppgifter kan vi bredda vår räckvidd utan att behöva utöka våra resurser”, säger Bender. ”Att kunna ge fler barn möjligheten att uppleva en dag fylld med glädje är en fantastisk känsla.”

För Min Stora Dag är detta bara början. Organisationen vill även automatisera sina bokningssystem och skapa nedladdningsbara digitala koder för olika aktiviteter. ”Vi måste förenkla saker så mycket som möjligt för föräldrarna så att de kan få mer kvalitetstid med sina barn”, tillägger Bender.

Min Stora Dag vill även göra jobbet enklare för sina 300 volontärer, som har en viktig roll i planeringen av aktiviteter och medverkan under barnens speciella dag. ”Med Salesforce Mobile App får våra volontärer information under tiden de deltar på ett evenemang med barnen och deras familjer. På så vis kan vi arbeta mer effektivt som ett team och säkerställa en bättre upplevelse för alla inblandade”, förklarar Bender.

”Eftersom vi finansieras till 100 % av donationer vill våra sponsorer veta hur många barn de har hjälpt och vilka typer av aktiviteter de har stöttat ekonomiskt”, säger Nilsson.

Med Sales Cloud kan teamet på Min Stora Dag nå informationen med ett enda klick. ”Genom att visa upp våra resultat och dela berättelserna bakom varje evenemang och varje barns speciella dag, kan vi fortsätta få donationer från privatpersoner och företag”, tillägger Nilsson.

Fler donationer betyder fler speciella dagar – och mer arbete. Med Salesforce kan Min Stora Dag utöka sina aktiviteter enklare och mer kostnadseffektivt. ”Vi hjälper inte bara fler barn med Salesforce, vi hjälper även varandra”, säger Nilsson. ”Vi stärker våra relationer och samarbetar mer effektivt. Allt för att säkerställa att vi uppfyller varje barns förväntningar på sin speciella dag.”