Was ist Order to Cash? Das müssen Sie wissen

Order to Cash trägt entscheidend zum Unternehmenserfolg und zur Gestaltung von Kundenbeziehungen bei. Während viele Unternehmen ihre Ressourcen auf den Zeitraum bis zur Bestellung konzentrieren, kann ein optimierter O2C-Prozess bemerkenswerte Vorteile für das gesamte Unternehmen bringen.

Die gute Nachricht ist, dass eine integrierte Lösung wie die CPQ-Software die verschiedenen O2C-Funktionen erheblich verbessern kann. Sie können Ihren Order-2-Cash-Prozess vollständig rationalisieren, um Kund:innen schneller und effektiver zu bedienen, Fehler und Verzögerungen zu minimieren und sicherzustellen, dass sich die Leistungsdaten maximal auf das Unternehmen auswirken.

Unsere Themen:

Was ist Order to Cash?
Alle Aspekte Ihres Unternehmens beeinflussen den O2C-Prozess
Technologie vereinfacht den Prozess auf jeder Ebene

Order to Cash umfasst das gesamte System zur Auftragsabwicklung. Es beginnt, sobald ein:e Kund:in etwas bestellt. Was davor liegt, hat mit Branding, Marketing oder Vertrieb zu tun. Es ist wichtig zu wissen, dass Branding, Marketing und Vertrieb nicht sofort beendet sind, wenn jemand eine Bestellung aufgibt. Aber ihre Kernaktivitäten fallen in die Kundenbeziehung, die vor dem Order-to-Cash-Zyklus liegt.

Manche denken, dass Order to Cash mit einer bezahlten Bestellung abgeschlossen ist. Doch es gibt weitere wichtige Schritte, die danach erfolgen. Es ist wichtig, die im O2C-Zyklus erfassten Aktivitätsdaten zu analysieren, damit das Management mögliche Optimierungen identifizieren kann.

Unternehmen sollten sich aus verschiedenen Gründen um eine Order-to-Cash-Optimierung bemühen. O2C-Aktivitäten beeinflussen die Abläufe im gesamten Unternehmen, einschließlich Supply Chain Management, Bestandsmanagement und Personal. So können Engpässe in einem Bereich für Kopfschmerzen in ganz anderen Abteilungen sorgen.

Außerdem bestimmen die Rechnungsstellung und Debitorenbuchhaltung während des Order to Cash die Mittelzuflüsse des Unternehmens. Verspätete Zahlungseingänge können die Kreditorenbuchhaltung, Gehaltsabrechnung, potenzielle Akquisitionen und andere liquiditätsrelevante Aspekte erschweren.

Je zuverlässiger und konsistenter Sie Ihre O2C-Prozesse verwalten, desto besser können Sie sich als Unternehmen positionieren. Wie können Sie den Prozess gut managen? Sie sollten in jedem Geschäftsbereich hervorragend sein – einschließlich Vertrieb, Produktion, Technologiemanagement, Fulfillment, Versand und Buchhaltung.

Technologie spielt bei jedem Order-to-Cash-Schritt eine entscheidende Rolle. Innovative Technologie und vernetzte Systeme können jede einzelne Maßnahme verbessern.

Für einen optimalen Order-2-Cash-Prozess müssen viele beteiligte Personen in Echtzeit auf präzise Informationen zugreifen können. Neben den vernetzten Daten gibt es Tools zur Automatisierung, digitalen Rechnungsstellung und digitalem Versandmanagement, die Sie integrieren können. Perfekte Ergebnisse erzielt Order to Cash durch eine Kombination aus Technologie, Prozessmanagement und abteilungsübergreifender Zusammenarbeit.

Das sind die acht wichtigsten Schritte im O2C-Prozess:

Der erste Schritt im Order-to-Cash-Prozess ist die Auftragsverwaltung. Sie beginnt, sobald jemand eine Bestellung aufgibt. Sie sind für die Auftragsverwaltung verantwortlich, sobald der Kauf bestätigt wurde – egal ob über eine E-Commerce-Plattform auf Ihrer Website, eine E-Mail an die Sales-Abteilung oder eine persönliche Benachrichtigung von einer:einem Vertriebsmitarbeitenden.

Ihr Auftragsverwaltungssystem muss automatisiert sein und Sofortbenachrichtigungen sollten eine Reihe von Aktionen in anderen Abteilungen auslösen. So können alle Beteiligten den Auftrag gut überblicken. Eine Studie von IBM hat ergeben, dass Unternehmen mit erstklassigen O2C-Praktiken bei der Auftragsverwaltung um 81 Prozent effektiver waren als andere Unternehmen. Sorgen Sie für eine gute Organisation neuer Aufträge und benachrichtigen Sie die beteiligten Personen umgehend, um ein korrektes und rechtzeitiges Fulfillment zu gewährleisten.

Ein sorgfältiges Kreditmanagement am Anfang des O2C-Prozesses minimiert mögliche spätere Probleme. In Fällen, in denen ein Kredit in Frage kommt, sollte jede:r Erstkund:in bei einer Bestellung automatisch ein Kreditgenehmigungsverfahren durchlaufen. Eine Software kann automatisiert genehmigen oder ablehnen und das Finanzpersonal bei Kundenvorgängen benachrichtigen, die eine gründlichere Prüfung erfordern.

Die Auftragsverwaltungssoftware sollte wiederkehrende Kund:innen mit einer aktuellen Kreditgenehmigung direkt in die Fulfillmentphase leiten. Gleichzeitig sollten wiederkehrende Kund:innen, denen bei einer früheren Bestellung ein Kredit verweigert wurde oder die zum ersten Mal einen Kreditantrag stellen, genauso behandelt werden wie neue Kund:innen. Ein automatisiertes Kreditmanagement erleichtert die Debitorenbuchhaltung und strategische Kreditrichtlinien gewährleisten, dass Sie Kredite nur an geeignete Kund:innen vergeben.

Eine automatisierte Software fürs Bestandsmanagement ist entscheidend im Fulfillment-Prozess. Auf der Vertriebsseite sollten die Bestände in Echtzeit aktualisiert werden. Dadurch vermeiden Sie, dass nicht ausführbare Aufträge angenommen werden. Sollte eine nicht vorrätige Bestellung zum Fulfillment gelangen, muss sie sofort gekennzeichnet werden. Dann müssen Sie den:die Kund:in benachrichtigen und die Bestellung stornieren, um Probleme bei der Rechnungsstellung zu vermeiden.

Wenn Aufträge zum Fulfillment gesendet werden, sollten sie in einem standardisierten digitalen Format vorliegen. Dann können Mitarbeiter:innen, die einen Auftrag bearbeiten, alle relevanten Details einsehen. Papierbestellungen und veraltete Softwareprogramme, die keine Auftragsdaten teilen, führen zu Ungenauigkeiten, kostspieligen Klärungen und Engpässen.

Wie erfolgreich der Versand von Bestellungen ist, hängt von der Produktlogistik ab. Lassen Sie die Versandphase im O2C-Prozess regelmäßig überprüfen, um hohe Leistungsstandards zu garantieren.

Daten aus dem Auftrags- und Fulfillment-Management müssen sofort aktualisiert werden, damit das Versandteam die Abholtermine der Spediteur:innen berücksichtigen und die Bestellungen rechtzeitig ausliefern kann.

Verzögerte oder ungenaue Rechnungsstellungen können zu Liquiditätsproblemen führen, die das gesamte Unternehmen beeinträchtigen. Das gilt für alle Bereiche des Kreditmanagements und der Debitorenbuchhaltung. Wenn korrekte Rechnungen nach einem verlässlichen Zeitplan verschickt werden, kann die Finanzabteilung den Mittelzufluss effektiv prognostizieren und die Ausgaben entsprechend planen. Eine von der Aberdeen Group durchgeführte Studie zeigt den Erfolg von Unternehmen, die bei der O2C-Leistung hervorragend abschneiden. Sie bearbeiten nur 16,2 Prozent der Rechnungen manuell – verglichen mit fast 80 Prozent bei Unternehmen, die zu den Schlusslichtern gehören.

Die Frontline-Mitarbeiter:innen müssen die richtigen Informationen in das Rechnungssystem eingeben. Sie müssen Daten wie Auftragsspezifikationen, Kosten, Kreditbedingungen, Auftragsdatum und Versanddatum in das System einpflegen, um Rechnungen mit den korrekten Informationen automatisiert und unverzüglich versenden zu können.

Automatisierte Systeme müssen ausstehende Rechnungen zu festgelegten Zeitpunkten kennzeichnen, bevor sie überfällig sind. Und die Debitorenbuchhaltung sollte die Rechnungen auf eindeutige Fehler hin überprüfen, die zu einem Zahlungsverzug führen können. Ein Beispiel: Unbezahlte Rechnungen auf Bestellungen mit einer 30-tägigen Zahlungsfrist könnten nach zwei Wochen markiert werden, was eine automatische Zahlungserinnerung und eine Rechnungsprüfung auslöst.

Wenn Fehler auftauchen, muss die Debitorenbuchhaltung die Daten aus dem Bestellsystem schnell überprüfen können, um die Fehlerquelle zu finden und sofort eine überarbeitete Rechnung zu verschicken.

Um sich grundlegend gegen Zahlungsrückstände zu schützen, sollten Mitarbeiter:innen die Zahlungseingänge innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens dokumentieren. Für Unternehmen ist es problematisch, wenn Zahlungen nicht im Bestellsystem verarbeitet und die Kundenkonten als unbezahlt angezeigt werden. Es ist unangenehm, wenn Unternehmen Ihre Kund:innen um eine bereits überwiesene Zahlung bitten. Und wenn Finanzteams die Barmittel nur ungenau schätzen können, prognostizieren sie fälschlicherweise höhere Bargelddefizite.

Ist eine Rechnung offiziell überfällig, muss das Kundenkonto gekennzeichnet und der Kredit zurückgestellt werden. Sobald betroffene Kund:innen eine weitere Bestellung aufgeben möchten, sollte das automatisierte System sie darauf hinweisen, dass sie vorher die offene Zahlung begleichen müssen. Die Mitarbeiter:innen der Debitorenbuchhaltung sollten Kund:innen mit überfälligen Rechnungen sofort kontaktieren und sie über das Mahnverfahren und mögliche Strafen aufklären. Außerdem müssen die Verantwortlichen in der Buchhaltung und im Finanzwesen alle überfälligen Rechnungen regelmäßig überprüfen, um eine aktuelle Prognose der Forderungsausfälle zu erstellen und die nächsten Schritte festzulegen.

Vernetzte Softwareprogramme können Leistungsdaten in jeder Order-to-Cash-Phase verfolgen. Es ist wichtig, dass Unternehmensleiter:innen die Daten überwachen und analysieren. Dann können sie sehen, wie sich ihr O2C-Prozess auf alle anderen Unternehmensbereiche auswirkt. Dazu gehören die Kundenbeziehungen, die Länge des Verkaufszyklus, die Onboarding- und Kundenservicefunktionen und so weiter.

Anhand der Daten kann das Management auch feststellen, ob Verzögerungen in einem bestimmten Bereich andere O2C-Phasen negativ beeinflussen. Da Order to Cash sehr interdependent ist, können schon kleine Schwachstellen in einer Funktion woanders zu kostspieligen Problemen führen.

Wenn Unternehmen den Order-to-Cash-Zyklus erfolgreich verwalten und optimieren, können sie ihren Kund:innen einen echten Mehrwert bieten und pünktliche Zahlungen für ihre Leistungen erhalten. Auch mit entsprechender Technologie können Unternehmen ihre Order-to-Cash-Prozesse verbessern. Das setzt wiederum Ressourcen frei, sodass sich die Mitarbeiter:innen auf ihre wichtigste Aufgabe konzentrieren können: die Kundenerlebnisse zu optimieren.